I. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh ảnh hưởng đến hạch toán
3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Tổ chức bộ máy quản lý trong bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng cần thiết và không thể thiếu được. Nó đảm bảo sự giám sát, quản lý chặt chẽ tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Để phát huy và nâng cao vai trò của bộ máy quản lý, công ty đã tổ chức lại cơ cấu lao động, tổ chức lại các phịng ban, xí nghiệp phân xưởng cho phù hợp với yêu cầu quản lý của công ty.
Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mơ hình trực tuyến gồm có 1 giám đốc và 2 phó giám đốc chỉ đạo các phịng ban, xí nghiệp phân xưởng của cơng ty.
Mỗi phịng ban, xí nghiệp, phân xưởng trong cơng ty đều có chức năng, nhiệm vụ riêng. Nhưng giữa chúng đều có mối liên hệ chặt chẽ với nhau làm cho bộ máy quản lý của công ty tạo thành một khối thống nhất.
* Giám đốc công ty: Là người phụ trách chung, quản lý công ty về mọi
mặt hoạt động, ra các quyết định quản lý sản xuất, là người chịu trách nhiệm trước cấp trên về các hoạt động của cơng ty mình. Giám đốc khơng chỉ quản lý các phịng ban của mình thơng qua các phó giám đốc mà cịn có thể xem xét trực tiếp từng nơi làm việc khi cần thiết. Giám đốc có các phó giám đốc và các trưởng phòng giúp đỡ trong việc điều hành của cơng ty.
* Phó giám đốc: Là người giúp việc của giám đốc trong việc quản lý cơng
ty. Cơng ty có 2 phó giám đốc:
- Phó giám đốc kinh doanh: Phụ trách mặt kinh doanh của công ty, quản lý các phòng:
+Phòng kinh tế - thị trường. + Phòng điều hành sản xuất.
- Phó giám đốc kĩ thuật: Phụ trách về mặt kĩ thuật sản xuất sản phẩm của cơng ty và quản lý các phịng.
+ Phịng thiết kế ơtơ
+ Phịng thiết kế máy cơng trình + Phòng KCS
+ Phịng chuyển giao cơng nghệ + Trung tâm bảo hành
+ Ban cơ điện
* Phòng kinh tế - thị trường (KT -TT): thực hiện chào hàng, tiếp xúc với
khách hàng, tiêu thụ sản phẩm, cung cấp các thông tin về thị trường và sự biến động về giá cả các sản phẩm trên thị trường, thực thi các chính sách Marketing để thúc đẩy việc tiêu thụ sản phẩm.
* Phòng điều hành sản xuất (ĐHSX): Tổ chức việc tìm kiếm, lựa chọn
nhà cung cấp cho đầu vào, tức là tổ chức mua các nguyên vật liệu, CCDC, TSCĐ… cần thiết phục vụ cho sản xuất và quản lý dựa trên cơ sở kế hoạch sản xuất sản phẩm và định mức kĩ thuật đã xác định
* Phịng thiết kế ơtơ, phịng thiết kế máy cơng trình: Tổ chức tính tốn các
định mức kỹ thuật, nghiên cứu đổi mới nâng cao chất lượng sản phẩm máy cơng trình, ơtơ, kết cấu thép và đưa ra các biện pháp kỹ thuật góp phần giảm chi phí sản xuất sản phẩm.
* Phòng KCS: Chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng hàng mua vào và
các thành phần của công ty.
* Phịng chuyển giao cơng nghệ: Là phịng có trách nhiệm trước giám
đốc về khâu chuyển giao cơng nghệ máy cơng trình.
* Trung tâm bảo hành sản phẩm: Có nhiệm vụ theo dõi sản phẩm phải
tu, bảo hành, bảo trì các sản phẩm đã giao cho khách hàng.
* Phòng tổ chức lao động: Tổ chức cán bộ quản lý trong công ty, điều
động - tuyển dụng lao động cho các bộ phận, phịng ban, tính lương, thưởng, các chế độ khác cho lao động trong công ty, xây dựng mức tiền lương.
* Ban cơ điện: quản lý, sửa chữa các thiết bị máy móc phục vụ trong tồn
cơng ty.
* Văn phịng cơng ty: Có nhiệm vụ soạn thảo, nhận gửi, lưu trữ các công
văn, giấy tờ cần thiết, giúp công ty thực hiện các hoạt động trong quan hệ giao dịch.
* Ban ytế - vệ sinh: Khám chữa bệnh định kỳ hoặc đột xuất cho CBCNV
trong tồn cơng ty, vệ sinh mơi trường cơng ty.
* Phịng bảo vệ: Phụ trách quản lý tài sản trong phạm vi quản lý của công
ty 24/24 giờ
* Các bộ phận sản xuất bao gồm:
- Phân xưởng cơ khí: gia cơng cơ khí, chế tạo các chi tiết sản phẩm phục vụ cho việc lắp ráp chế tạo ơtơ, máy cơng trình, các sản phẩm khác.
- Xí nghiệp ơtơ: Lắp ráp, sửa chữa, đại tu ơtơ
- Xí nghiệp MCT và kết cấu thép: chuyên sản xuất lắp ráp các thiết bị MCT, cầu giao thông, các trạm bơm trộn bê tông, lu bánh lốp…
Giám đốc thực hiện việc quản lý trực tiếp các bộ phận sản xuất này.
Ta có sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh của công ty như sau (SĐ 2.1).
4. Đặc điểm tổ chức công tác kế tốn và hệ thống sổ kế tốn tại Cơng ty cơ khí ơ tơ 1 -5:
4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán:
Phịng kế tốn - tài vụ của cơng ty có nhiệm vụ theo dõi, phản ánh, quản lý các số liệu vào sổ sách kế tốn, thống kê, cung cấp các thơng tin kinh tế kịp thời phục vụ cho việc ra quyết định của giám đốc, thường xuyên báo cáo kịp thời tình hình hoạt động trên cơ sở đó để ra các biện pháp tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm.
Phịng kế tốn gồm có 9 người dưới sự lãnh đạo của 1 kế tốn trưởng và phó phịng kế tốn. Ngồi ra cịn có 4 nhân viên thống kê phân xưởng tương ứng với một phân xưởng và 3 xí nghiệp có nhiệm vụ thu thập thơng tin từng phân xưởng, xí nghiệp cho kế tốn trưởng. Bốn nhân viên phịng này ngoài sự quản lý của kế tốn trưởng cịn có sự quản lý của phân xưởng, và các xí nghiệp.
Trong phịng kế tốn, có sự phân công công tác cho từng nhân viên kế tốn nhưng sự phân cơng này có sự liên kết chặt chẽ với nhau đảm bảo tính đầy đủ, chính xác, chặt chẽ của thơng tin kế tốn.
Chức năng, nhiệm vụ của từng nhân viên trong phịng kế tốn như sau:
* Kế toán trưởng kiêm trưởng phịng kế tốn: Có nhiệm vụ phụ trách
chung mọi hoạt động của phịng cũng như phân xưởng, xí nghiệp, kí các lệnh thu chi, giấy đề nghị tạm ứng, hoá đơn GTGT của công ty, chịu trách nhiệm trước giám đốc về tồn bộ cơng tác tài chính kế tốn của cơng ty,chỉ đạo thực hiện phương thức hạch tốn; tạo vốn cho cơng ty, tham mưu về tình hình tài
chính, thơng tin kịp thời cho giám đốc về tình hình sản xuất, kinh doanh của công ty.
Định kỳ, kế tốn trưởng phải dựa trên các thơng tin từ các nhân viên trong phòng đối chiếu sổ sách để lập báo cáo phục vụ cho giám đốc và các đối tượng có nhu cầu thơng tin về tình hình tài chính của công ty như ngân hàng, tổng công ty, các nhà đầu tư, các nhà cung cấp…
* Phó phịng kế tốn kiêm kế tốn tổng hợp:
Có nhiệm vụ tổng hợp các thơng tin từ các nhân viên kế toán để lên can đối, lập báo cáo cuối kỳ. Phó phịng kế tốn phụ trách điều hành các kế toán viên liên quan đến việc đi sâu vào hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty. Cuối tháng phó phịng lên cân đối số phát sinh, tính ra các số dư tài khoản và sổ cái các tài khoản. Hàng quý lập báo cáo tài chính.
Đối với kế tốn tổng hợp: Tính giá thành sản phẩm, tổng hợp các khoản thu chi, lập bảng kê số 1, NKCT số 1, NKCT số 8,7,10 chịu trách nhiệm trong kế tốn thanh tốn và bảng trìn vốn vay.
* Kế toán vật tư kiêm thủ quỹ:
-Định kỳ kế toán vật tư căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất vật liệu, CCDC để phản ánh, theo dõi trên bảng phân bổ số 2, bảng kê số 3. Cuối tháng căn cứ vào các NKCT liên quan vào bảng kê số 3 để xác định hệ số chênh lệch và tính giá thực tế xuất dùng theo từng khoản mục chi phí trên Bảng phân bổ số 2.
Định kỳ, dựa vào các chứng từ nhập - xuất vật liệu, CCDC đối chiến với thẻ kho.
- Thủ quỹ có nhiệm vụ quản lý lượng tiền mặt có tại két của cơng ty, kiểm nhận lượng tiền vào ra hàng ngày, thủ quỹ vào sổ quỹ các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt. Cuối ngày thủ quỹ đối chiếu sổ quỹ với báo cáo quỹ do kế toán thanh toán với người bán lập.
Kiểm tra các hố đơn mà phịng ĐHSX nộp lên để phản ánh các nghiệp vụ liên quan vào sổ chi tiết TK 331, cuối tháng vào NKCT số 5. Định kỳ, kế toán thanh tốn với người bán lập báo cáo tập hợp tồn bộ thúê GTGT đầu vào để kế toán doanh thu lên báo cáo thuế.
* Bộ phận phiếu xuất vật tư:
Căn cứ vào định mức kinh tế kỹ thuật đã được phê duyệt và căn cứ vào nhu cầu vật tư của các phân xưởng, xí nghiệp, bộ phận này viết phiếu vật tư theo từng loại sản phẩm, từng phân xưởng, xí nghiệp.
* Kế tốn ngân hàng kiêm kế toán tiền lương.
- Giao dịch với ngân hàng, chuyển tiền, chuyển séc, mở L/C và các hình thức thanh tốn khác của cơng với ngân hàng, lập bảng kê số 2, NKCT số 2.
- Tính tốnvà thanh tốn lương cho tồn bộ CBCNV. Kế tốn lương có liên hêh chặt chẽ với phòng TC - LĐ về các vấn đề liên quan đến hệ số lương, BHXH, BHYT, KPCĐ.
* Kế toán TSCĐ và XDCB:
- Theo dõi TSCĐ và tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng. - Theo dõi tình hình xây dựng cơ bản và lập quyết toán XDCB.
* Kế toán thanh toán tạm ứng:
Ghi chép, theo dõi việc tạm ứng và thanh tốn tạm ứng của CBCNV trong cơng ty phản ánh các nghiệp vụ mua hàng bằng tiền tạm ứng.
* Kế tốn doanh thu, thu hồi cơng nợ và thuế.
Phản ánh các khoản doanh thu bán hàng, thuế và khoản phải thu. Chịu trách nhiệm trong thu hồi nợ
Lập báo cáo thuế theo định kỳ.
* Bốn nhân viên thống kê:
Hàng tháng, các kế toán viên phải đối chiếu ngang với nhau và đối chiếu với nhân viên thống kê để lên tổng hợp nhập - xuất nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất sản phẩm.
Ngoài ra trong phịng kế tốn cũng được trang bị thêm một số máy tính để phục vụ cho cơng tác kế tốn.
Bộ máy kế tốn của cơng ty được khái quát bằng sơ đồ 2.2
4.2. Đặc điểm tổ chức hệ thống kế toán:
Hiện nay, cơng ty đang áp dụng hình thức sổ NKCT để hạch tốn tổng hợp với phương pháp hạch toán tổng hợp HTK theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Theo hình thức NKCTm bộ sổ kế tốn của cơng ty gồm: - Các Nhật ký chứng từ: 1,2,5,7,8, 10,4,6.
- Bảng kê: 1,2,3,4,5,6,,8,9,11; các sổ cái TK. - Sổ chi tiết: TK 331, TK 131, vật tư, 511… - Bảng phân bổ: 1,2,3.
- Các TK sử dụng TK 111, 112 (chi tiết cho từng ngân hàng) 152, 153, 154, 155, 211, 241, 214, 621, 627, 642, 532…
Sơ đồ hạch tốn tổng hợp theo hình thức NKCT được khái quát như sau:
Sơ đồ 2.3: Khái quát trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức NKCT. Chứng từ gốc, các bảng phân bổ NKCT Thẻ (sổ) kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Báo cáo tài chính Bảng kê
II. THỰC TẾ CƠNG TÁC KẾ TỐN NGUN VẬT LIỆU TẠI CƠNG TY CƠ KHÍ Ơ TƠ 1 -5: Ơ TƠ 1 -5:
1. Khái quát chung tình hình ngun vật liệu tại cơng ty:
1.1. Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu tại công ty:
Cơng ty cơ khí ơ tơ 1 -5 là cơng ty chun sản xuất, lắp ráp, chế tạo các sản phẩm này được cấu thành từ nhiều chi tiết khác nhau và đòi hỏi phải sử dụng nhiêù loại nguyên vật liệu khác nhau.
Nguyên vật liệu ở công ty rất phong phú về chủng loại và quy cách, có khoảng 700 loại như tôn, thép, sơn xi măng… Các loại nguyên vật liệu này chủ yếu được mua ở trong nước, ngồi ra cịn nhập ngoại (như các loại sơn, nướclàm mát…) nguyên vật liệu mua về công ty đều phải qua kiểm nghiệm trước khi nhập kho cho nên đảm bảo chất lượng và đúng thông số kỹ thuật.
Do đặc điểm của các sản phẩm mà công ty chế tạo là các sản phẩm cơ khí, địi hỏi nhiều loại nguyên vật liệu, nên chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng giá thành sản phẩm (chiếm tỷ trọng khoảng 75 - 80%). Vì vậy, khi có sự biến động nhỏ của nguyên vật liệu cũng ảnh hưởng rất lớn đến giá thành sản phẩm. Hạ thấp chi phí nguyên vật liệu đưa vào sản xuất, sử dụng tiết kiệm vật liệu là biện pháp tích cực nhằm hạ giá thành sản phẩm mà vẫn đảm bảo được chất lượng sản phẩm. Song muốn làm được điều này thì cơng ty phải có những biện pháp khoa học và thuận tiện để quản lý nguyên vật liệu ở tất cả các khâu từ khâu thu mua đến bảo quản, sử dụng và dự trữ…
Và để quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu, tổ chức hạch tốn chính xác đảm bảo công việc dễ dàng không tốn kém nhiều công sức, công ty đã tiến hành phân loại vật liệu trên cơ sở côngdụng kinh tế cảub nguyên vật liệu đối với qúa trình sản xuất sản phẩm. Vật liệu được chia thành các loại sau:
- Nguyên vật liệu chính bao gồm các loại: tơn, thép, nhơm… - Nguyên vật liệu phụ: que hàn, đinh, sơn bulơng, ốc, vít các loại… - Nhiên liệu: đất đèn, ga ôxy, xăng…
- Phế liệu thu hồi: Phơi tơn, thép… trong q trình gia cơng các chi tiết sản phẩm .
Cách phân loại trên giúp cho cơng ty đánh giá được vai trị của từng loại nguyên vật liệu để từ đó xác định các định mức tiêu hao nguyên vật liệu phù hợp với điều kiện sản xuất. Hơn nữa cách phân này định giá sản phẩm dở dang theo nguyên vật liệu chính 1 cách dễ dàng và xác định chi phí giá thành sản phẩm sản xuất trong kỳ được chính xác hơn.
1.2. Cơng tác quản lý vật liệu ở công ty:
Để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh trong quá trình hoạt động, cơng ty phải thực hiện quản lý tốt nguyên vật liệu. Công tác quản lý vật liệu tại công ty được thể hiện qua các công việc sau:
Một là, tổ chức hệ thống kho tàng: Vật tư ở công ty được tổ chức bảo quản ở 2 kho phù hợp với tính chất của vật liệu và với nhu cầu cung ứng nguyên vật liệu và sản xuất sản phẩm:
+ Kho 1: Bảo quản các loại nguyên vật liệu chính.
+ Kho 2: Bảo quản các loại ngun vật liệu có tính chất dễ cháy nổ. + Kho 3: Vật liệu phụ, phụ tùng thay thế.
Ở mỗi kho, thủ kho được trang bị đầy đủ phương tiện cân, đo, đong, đếm. ở các xí nghiệp, phân xưởng của cơng ty cũng có các kho riêng và do thống kê phân xưởng quản lý. Đây là những kho nhỏ có tính chất tạm thời giữ vật tư mà xí nghiệp phân xưởng nhận về chưa đưa vào sản xuất, sau đó vật tư được giao cho các tổ, đội sản xuất.
Hai là, cơng ty cịn xây dựng định mức tiêu hao vật tư. Đây cũng là biện pháp quan trọng để quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu. Phịng thiết kế ơtơ và máy cơng trình có nhiệm vụ nghiên cứu và xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng chi tiết, sản phẩm dựa trên định mức kinh tế kĩ thuật đã quy định chung của nhà nước. Như vậy, khi các phân xưởng, xí nghiệp có nhu cầu về vật tư thì thống kê phân xưởng, xí nghiệp căn cứ vào nhu cầu vật tư do tổ trưởng
phân xưởng, xí nghiệp đề nghị sẽ lên phịng kế tốn u cầu viết phiếu xuất vật tư.
Ba là, công ty giao trách nhiệm cho các thủ kho. Các thủ kho ngoài việc quản lý, bảo quản tốt vật tư còn phải cập nhật số liệu vào sổ sách về mặt số lượng, tình hình biến động của từng thứ vật liệu, kiểm kê kho hàng đồng thời có