3. 5 Tổng hợp chiphí sản xuất, kiểm kê, đánh giá sản phẩm dở dang.
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
đối chiếu sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết, khi đã khớp đúng, số liệu trên 2 sổ đó được dùng để lập các báo cáo tài chính.
(Nguyên tắc: Tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật kí chung).
Theo quy trình hạch tốn chung đó, việc hạch tốn chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm được thực hiện trên hệ thống các bảng phân bổ vật liệu, công cụ, dụng cụ, tiền lương, bảo hiểm xã hội, khấu hao tài sản cố định và các chứng từ gốc có liên quan khác như kế hoạch phân bổ chi phí trả trước (1421); sổ chi tiết tài khoản và trên hệ thống sổ tổng hợp là Nhật ký chung và sổ cái các tài khoản 154, 621, 622, 623, 627. Dựa vào hệ thống sổ chi tiết và sổ cái, kế tốn lập bảng tính giá thành sản phẩm. Cụ thể:
TRÌNH TỰ HẠCH TỐN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM TẠI CÔNG TY XÂY DỰNG SỐ 34
Các chứng từ gốc
Các bảng phân bổ vật liệu, công cụ, tiền lƣơng, bảo hiểm xã hội, KHTSCĐ,...
Sổ chi tiết TK 154, 621, 622, 623, 627
NHẬT KÝ CHUNG Sổ chi phí theo cơng
trình
Sổ cái các TK 621, 622, 623, 627, 154
Báo cáo giá theo cơng trình
Ghi chú: Trình tự ghi sổ như đã nói ở phần trình tự hạch tốn
trên sổ kế toán của doanh nghiệp.
III-HẠCH TỐN CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CƠNG TY XÂY DỰNG SỐ 34
1/Đối tượng và phương pháp hạch tốn chi phí sản xuất. 1.1/Đối tượng tập hợp chi phí sản xuất:
Xuất phát từ đặc điểm của ngành xây dựng là q trình thi cơng lâu dài, phức tạp và đặc điểm của sản phẩm xây lắp là đơn chiếc, mang tính cố định về địa điểm thi công và cũng để đáp ứng yêu cầu của cơng tác quản lý, đối tượng tập hợp chi phí của cơng ty được xác định là các cơng trình, hạng mục cơng trình, các giai đoạn xây dựng có điểm dừng kỹ thuật hợp lý có dự tốn riêng; đối với các đơn đặt hàng thì đối tượng tập hợp chi phí là theo từng đơn đặt hàng từ lúc khởi công cho đến lúc kết thúc hoàn thành bàn giao cho khác hàng.
1.2/Phương pháp tập hợp chi phí sản xuất:
Phương pháp kế toán tập hợp chi phí sản xuất mà công ty sử dụng là phươg pháp trực tiếp. Mỗi cơng trình, hạng mục cơng trình từ khi khởi cơng đến khi hồn thành, bàn giao đều mở riêng một sổ chi tiết chi phí để tập hợp chi phí thực tế phát sinh cho cơng trình, hạng mục cơng trình đó. Các chi phí có liên quan trực tiếp dến đối tượng nào thì tập hợp trực tiếp vào đối tượng đó, với các chi phí có liên quan đế nhiều đối tượng, không thể tập hợp trực tiếp cho từng đối tượng được thì tập hợp riêng cho từng nhóm đối tượng có liên quan, tới cuối kỳ hạch tốn, kế tốn tiến hành phân bổ theo các tiêu thức hợp lý như
theo định mức tiêu hao vật tư, định mưvcs chi phí nhân cơng trực tiếp, theo tỷ lệ sản lượng, theo giá trị dự tốn,...Tuỳ theo từng loại chi phí và loại sản phẩm mà lựa chọn tiêu thức cho phù hợp.
Các sổ chi tiết được tổng hợp được trong từng tháng và được theo dõi chi tiết theo từng khoản mục (vì vậy, khi cơng trình hồn thành, kế tốn chỉ cần tổng cộng chi phí sản xuất ở các tháng từ lúc khởi công đến lúc hoàn thành là sẽ được giá thành thực tế của sản phẩm theo từng khoản mục chi phí). Cuối mỗi tháng, dựa trên các sổ chi tiết chi phí của tất cả các cơng trình, kế tốn tổng hợp số liệu để lập bảng tổng hợp chi phí sản xuất trong tháng. Hết mỗi quý, từ các bảng tổng hợp chi phí của từng tháng, kế tốn lập bảng tổng hợp chi phí sản xuất của quý, làm cơ sở cho việc tính giá thành sản phẩm được dễ dàng.
1.3/Trình tự hạch tốn chi phí sản xuất ở cơng ty:
Ỏ công ty hiện nay đã sử dụng máy vi tính để thực hiện cơng tác
hạch tốn. Đối với cơng tác hạch tốn chi phí sản xuất, trên cơ sở phương pháp tập hợp chi phí sản xuất như vậy,trình tự hạch tốn chi phí sản xuất đực tiến hành như sau:
Các nghiệp vụ hạch toán trên được phản ánh cập nhật vào máy vi tính theo trình tự thời gian nhận được chứng từ. Chương trình kế tốn máy mà cơng ty sử dụng (CAP) cho phép theo dõi chi phí theo từng đối tượng, từng khoản mục và theo từng yếu tố chi phí, do đó nó rất thuận lợi cho việc tổng hợp chi phí theo từng cơng trình, từng yếu tố chi phí cũng như theo từng khoản mục chi phí. Mặt khác, nó cho phép thiết kế hệ thống bảng biểu kế tốn để phân tích các chỉ tiêu kinh tế tài chính nói chung và các chỉ tiêu chi phí nói riêng, có các cơng việc tổng hợp chi phí được tiến hành theo trình tự như sau:
Một là: Cuối quý, kế toán cho in ra sổ Nhật ký chung và Sổ cái tài khoản theo biểu mẫu đã thiết kế (theo biểu mẫu thống nhất do bộ tài chính quy định-biểu số 6,7) theo trình tự ngày nhận được chứng từ gốc.
Hai là: Do khi nhập chứng từ vào máy, nó đã cho phép chi tiết đến từng cơng trình, yếu tố chi phí và khoản mục chi phí nên dễ dàng có được bảng tổng hợp chi phí theo từng cơng trình, từng khoản mục
chi phí và theo từng yếu tố chi phí (biểu số 8),(được làm vào cuối tháng). Từ đó tổng hợp chi phí cho các cơng trình và tồn bộ các cơng trình (biểu số 9).
Ba là: Khi cơng trình hồn thành và được bên A thanh tốn, cơng ty cũng tổng hợp chi phí của cơng trình bằng cách tổng cộng chi phí sản xuất ở các tháng từ lúc khởi cơng đến lúc hồn thành là sẽ được giá thành thực tế của sản phẩm theo từng khoản mục chi phí). Đối với các cơng trình có nhiều hạng mục cơng trình được dự tốn riêng, khi hồn thành hạng mục nào và được bên A chấp nhận thanh tốn, cơng ty tiến hành xác định giá trị sản phẩm dở dang theo phương pháp định mức để từ đó tính ra giá thành của hạng mục cơng trình (sẽ trình bày rõ ở phần phương pháp tính giá thành ở cơng ty).
1.4/Phân loại chi phí sản xuất ở cơng ty:
Với các loại hình sản phẩm khác nhau thì quy mơ, tỷ trọng từng loại chi phí cũng khác nhau. Để quản lý chặt chẽ các chi phí dùng cho sản xuất, đồng thời để xác định được giá thành sản phẩm xây lắp một cách chính xác, nhanh chóng, việc nhận biết phân tích được ảnh hưởng của các nhân tố sản xuất trong cơ cấu giá thành, việc phân loại chi phí là khơng thể bỏ qua. Trong các doanh nghiệp xây lắp, bất kỳ cơng trình nào trước lúc thi cơng cũng phải lập dự toán (dự toán thiết kế và dự tốn thi cơng) và q trình thi cơng ln phải so sánh với dự toán và lấy dự toán làm thước đo, các dự tốn cơng trình xây dựng cơ bản được lập theo hạng mục cơng trình và được phân tích theo từng khoản mục chi phí. Do đó, cơng ty phân loại chi phí sản xuất theo khoản mục chi phí. Mặt khác, để thuận lợi cho việc quả lý tài sản (yếu tố chi phí), ở cơng ty người ta kết hợp phân loại chi phí theo yếu tố với phân loại theo khoản mục. Theo cách phân loại này, việc tập hợp chi phí sản xuất trong cơng ty theo các khoản mục sau:
-Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Phản ánh giá trị thực tế của toàn bộ vật liệu chính, phụ, các cấu kiện, các bộ phận rời lẻ dùng cho việc xây dựng lắp đặt các cơng trình.
-Chi phí nhân cơng trực tiếp: Phản ánh số tiền lương và các khoản trích theo lương của cơng nhân trực tiếp sản xuất thi công các cơng trình.
-Chi phí sản xuất chung, bao gồm các yếu tố: chi phí nhân viên.
Chi phí vật liệu.
Chi phí khấu hao tài sản cố định.
Chi phí máy thi cơng (tiền th máy, chi phí nhân cơng điều khiển máy, chi phí vật liệu máy thi cơng, khấu hao máy thi cơng,...).
Chi phí dịch vụ mua ngồi.
Chi phí bằng tiền khác (gồm cả chi phí lãi vay: Lãi các khoản tiền vay để mua các yếu tố chi phí cho thi cơng cơng trình cũng như các khoản vay khác có kiên quan đến từng cơng trình ).
1.5/Tài khoản hạch tốn chi phí sản xuất ở cơng ty:
Tài khoản 621-“chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”: Tài khoản này phản ánh chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, được chi tiết theo từng đội xây dựng, cơng trình thi cơng, và có thể tập hợp được theo từng loại vật liệu (qua kế tốn máy).
Tài khoản 622-“chi phí nhân cơng trực tiếp”: Phản ánh chi phí nhân cơng trực tiếp, được chi tiết theo từng đội xây dựng, cơng trình thi cơng.
Tài khoản 627-“chi phí sản xuất chung”:Phản ánh chi phí sản xuất chung, được chi tiết theo đội xây dựng, cơng trình thi cơng. Tài khoản này có các tiết khoản sau:
6271: chi phí nhân viên. 6272: chi phí vật liệu.
6273: chi phí cơng cụ dụng cụ.
6274:chi phí khấu hao tài sản cố định. 6277: chi phí dịch vụ mua ngồi.
6278: chi phí bằng tiền khác
2/Nội dung, trình tự và cách thức hạch tốn chi phí sản xuất. 2.1/Hạch tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp:
Ở cơng ty xây dựng số 34, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm
tới 60-80% trong giá thàh sản phẩm. Do vậy, việc quản lý chặt chẽ, tiết kiệm là một yêu cầu cần thiết trong công tác quản lý nhằm giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm. Xác định được tầm quan trọng đó, cơng ty phải luôn chú trọng việc quản lý vật liệu từ khâu mua, vận chuyển cho tới khi xuất dùng và cả q trình sản xuất thi cơng ở hiện trường, kế tốn là một cơng cụ hữu hiệu, nó cịn góp phần đảm bảo tính chính xác trong giá thành sản phẩm xây dựng.
Vật liệu ở công ty thường có nhiều loại nhưng chủ yếu được phân loại thành:
Nguyên vật liệu chính: Gồm các loại vật liệu xây dựng: Xi măng, sắt thép, đá, gạch các loại,...
Vật liệu phụ, văn phòng phẩm: Vật liệu phụ ở đây bao gồm cả đà giáo, ván khuôn.
Nhiên liệu: Xăng, dầu,... Phụ tùng thay thế:
Quân trang, bảo hộ lao động: Phế liệu thu hồi.
Cơng cụ dụng cụ có giá trị <= 5 triệu đồng.
Chủ yếu công ty phải mua vật liệu ở ngoài theo giá thị trường. Điều này là tất yếu trong nền kinh tế thị trường hiện nay. Song nó đã gây khó khăn lớn cho việc quản lý cũng như hạch tốn chi phí ngun vật liệu. Bởi vì cơng trình thường được thi cơng kéo dài nên có nhiều biến động giá cả theo cung cầu trên thị trường cũng như việc xây dựng quản lý kho bãi. Tuy nhiên, bên cạnh đó có một phần vật liệu do bên A cung cấp hoặc do bộ phận phụ sản xuất như các loại cữa gỗ, giàn
giáo gỗ,... Mặc dù vậy, số lượng vật liệu từ hai nguồn trên là rất hạn chế. Vì thế, phương pháp kiểm kê thường xuyên để hạch toán nguyên vật liệu nói riêng cũng như hạch tốn hàng tồn kho nói chung. Do đặc điểm của ngành xây dựng cơ bản và của sản phẩm xây dựng, địa điểm phát sinh chi phí ở nhiều nơi khác nhau, để thuận lợi cho việc xây dựng cơng trình và tránh việc vận chuyển tốn kém nên công ty tổ chức kho vật liệu ngay ở từng chân cơng trình. Tuy nhiên đối với một số ngun vật liệu, cơng ty cũng có kho của mình để dự tính. Vật tư của cơng ty mua có thể giao thẳng tới cơng trình hoặc nhập kho cơng ty để dự tính. Như vậy, vật tư để thi cơng cơng trình bao gồm: vật tư nhận từ kho của công ty, vật tư mua xuất thẳng tới cơng trình, vật tư do các đội, xí nghiệp mua, vật tư do phân xưởng khác chuyển qua.
2.1.1.Cơ sở chứng từ và hạch tốn chi tiết chi phí ngun vật liệu trực tiếp:
chứng từ gốc:
a/Đối với vật tư mua ngồi:
Khi các đội có nhu cầu mua vật tư sử dụng cho thi cơng thì các đội sẽ gửi hợp đồng mua vật tư về phòng kinh tế kế hoạch- kỹ thuật vật tư. Phòng kinh tế kế hoạch- kỹ thuật vật tư căn cứ vào dự toán được lập và kế hoạch về tiến độ thi công để lập kế hoạch cung cấp vật tư và giao nhiệm vụ thi cơng cho từng cơng trình. Ở từng cơng trình,
dựa vào nhiệm vụ sản xuất thi công, kế hoạch cung cập vật tư từ công ty giao và nhu cầu vật tư trong từng giai đoạn thi công cụ thể, chủ nhiệm cơng trình (hoặc đội trưởng) được phép uỷ quyền của công ty chủ động đi mua vật tư về nhập kho cơng trình phục vụ cho nhu cầu thi công.
a1/Đối với vật liệu do đội tự mua:
Khi các đội tạm ứng tiền để mua nguyên vật liệu, đội trưởng thi cơng cơng trình viết giấy xin tạm ứng (biểu số 1): (tạm ứng giao khoán nội bộ)
Biểu số 1: GIẤY XIN TẠM ỨNG số tiền :100.000.000
Ngày 12 ttháng 12 năm 1999
Họ và tên người tạm ứng: Nguyễn Văn Đình Đơn vị cơng tác: đội xây dựng số 5
Số tiền tạm ứng:100.000.000đ
Bằng chữ: Một trăm triệu đồng chẵn.
Lý do tạm ứng: Đi mua ngun vật liệu cơng trình UNND tỉnh Vĩnh Phúc
Thời hạn thanh tốn: Đến ngày 12 tháng 1 năm 2000. Thủ trưởng đơn vị: Kế toán tài vụ: Phụ trách bộ phận: Người xin tạm ứng:
Khi vật liệu về nhập kho, thủ kho cơng trình cùng người giao vật liệu kiểm tra, đong đếm số lượng vật liệu nhập kho để lập phiếu nhập kho (biểu số 2).
Biểu số 2 Ban hành theo QĐ số 1141 – T C/CĐKTngày1/1/1994
Đơn vị :Công ty xây dựng số 34 PHIẾU NHẬP KHO Số: 195
Đội xây dựng số 5 (Ngày 20 tháng 12 năm 1999) Nợ TK: 152
Họ và tên người giao hàng: Nguyễn văn Hùng. Có TK: 3386
Theo hố đơn số 010276 ngày.. . . . . . của cửa hàng.. . . . . . . . . Nhập tại kho. . . . . . . S T T Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hố) M m ã số Đ Đ ơn vị tín h Số lượng Đơn giá Thành tiền T The o chứ ng từ T hực nhập 1 2 3 Kính lưới thép Thép vuông Đài loan(32x1,5) Nhôm puzi các loại m 2 m kg 2 00 9 40 5 82 205.00 0 18.484 52.000 41.000.00 0 17.374.96 0 30.264.00 0 Cộng 88.648.96 0
Cộng thành tiền (băng chữ): Tám mươi tám triệu sáu trăm bốn mươi tám nghìn chín trăm sáu mươi đồng chẵn.
Phụ trách cung tiêu Ngườigiao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Tuệ Thu Phát Bắc
Giá thực tế vật tư mua ngồi= giá mua ghi trên hố đơn+chi phí vận chuyển
Chú ý: Giá mua ghi trên hố đơn khơng bao gồm thuế giá trị gia
tăng nếu đơn vị bán hàng kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, còn nếu đơn vị bán hàng kê khai thuế theo phương pháp trực tiếp hoặc mặt hàng khơng chịu thuế thì giá mua trên hố đơn được khấu trừ 3%. Gía mua trên hố đơn cịn bao gồm cả thuế nhập khẩu (nếu có).
Trường hợp vật tư mua về giao thẳng tới chân cơng trình để đưa vào sản xuất ln thì phải lập “bảng kê giao nhận vật tư” (biểu số 3) giữa người cung ứng vật tư với người phụ trách đội thi công (đội trưởng hay đội phó thi cơng cơng trình).
Biểu số 3: Tổng công ty
BIÊN BẢN GIAO NHẬN VẬT TƢ
Công ty Cơng trình: Khu vui chơi giải trí Hồ Tây.
Đội 2 Ngày 5/11/1999.
Người giao: Ơng Hồng Văn Thành. Người nhận: Ơng Nguyễn Văn Đình. S
T T vật tư vị tính Chứn g từ Thực nhận tiền 1 Xi măng chinpon Tấn 10 10 750.000 7.500.0 00 Cộng
Người cung ứng vật tư: Đội trưởng cơng trình: Hồng Văn Thành Nguyễn Văn Đình
Nhân viên kinh tế ở các đội tập hợp các chứng từ kế toán gửi cho phịng kế tốn cơng ty, nhân viên kế tốn sẽ căn cứ vào các phiếu nhập kho và hoá đơn VAT của bên bán hàng để viết giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (biểu số 4):
Biểu số 4:
Công ty xây dựng số 34 GIẤY THANH TOÁN TẠM ỨNG