2.3. Nội dung chính sách phân phối của công ty TNHH thƣơng mại tin
2.3.3. Chính sách về tổ chức kênh phân phối
Công ty TNHH thương mại tin học và thiết bị văn phịng TIC đã sử dụng hình thức phân phối đa kênh bao gồm một kênh trực tiếp và một kênh phân phối gián tiếp qua một cấp trung gian. Việc cung ứng, phân phối sản phẩm của công ty được thực hiện bởi các cửa hàng bán lẻ, các nhà mua bn, các nhà mơi giới hạch tốn độc lập với nhau. Tuy nhiên do mới áp dụng kênh phân phối gián tiếp nên hiện cơng ty mới chí có rất ít các trung gian này. Cơng ty áp dụng các chính sách như cho vay với lãi suất thấp, bảo lãnh trả chậm, chỉ đạo các đơn vị kinh doanh và khối lưu thông phối hợp về vận chuyển tiêu thụ. Các thành viên phân phối tích cực tìm kiếm khách hàng, thiết lập được đầu ra tương đối ổn định để đạt mục tiêu hàng bán ra nhanh và có lãi. Kênh phân phối gián tiếp này đang được cơng ty tập trung phát triển vì nó mang lại hiệu quả khá lớn cho công ty, mặc dù mới được áp dụng từ quý 3 năm 2006 nhưng nó đã chiếm tới 20% doanh số trong cả năm. Mặt khác, so với kênh trực tiếp, khả năng bao phủ thị trường của nó lớn hơn nhiều, nhờ vào các nhà môi giới, bán buôn và bán lẻ khác mà cơng ty có thể bán được sản phẩm của mình cho những khách hàng mà nếu như chỉ thông qua kênh bán hàng trực tiếp thì cơng ty khơng thể có được. Cơng ty tìm khách mua bn thơng qua các trường đại học, cao đẳng và các cơ quan mới thành lập, sau khi được chào hàng bằng cách gửi catalogue tới các trường và các cơ quan, họ sẽ nghiên cứu nếu sản phẩm của cơng ty có chất lượng và giá cả cũng như phương thức thanh tốn phù hợp với điều kiện của họ thì sẽ hình thành các cuộc đàm phán đàm phán ký kết hợp đồng mua bán. Do số lượng trung gian giữa cơng ty và người tiêu dùng chỉ có một cấp vì vậy người tiêu dùng có thể n tâm là họ mua được sản phẩm với giá cả hợp lý do tiết kiệm được chi phí hoa hồng dành cho các cấp trung gian khác. Mặt khác, để có thể đạt được mức bao phủ thị trường mong muốn, cơng ty đã thiết lập nên một số hình thức trung gian như: Cửa hàng chuẩn, cửa hàng đại lý, điểm bán hàng,…Mỗi loại hình trung gian được tính tốn sao cho có thể tiếp cận được với các tập khách hành riêng biệt mà không tranh giành khách hàng của nhau. Các loại hình trung gian phong phú như vậy giúp khách hàng có cơ hội nhiều hơn để tiếp cận với sản phẩm của công ty, tiết kiệm chi phí thời gian cho khách hàng khi mua sắm.
Hồn thiện chính sách phân phối tại công ty TNHH TIC
Công ty đã tạo ra một mối liên kết khá chặt chẽ với các thành viên kênh phân phối của mình. Cơng ty giao các đặc quyền cho các trung gian phân phối và làm cho quyền lợi của họ gắn chặt với quyền lợi của công ty. Khi lợi nhuận của cơng ty được nâng cao thì lợi ích của họ cũng được nâng lên theo với một tỷ lệ thích hợp đã được cơng ty tính tốn kỹ lưỡng. Và nếu cơng ty làm ăn thua lỗ thì họ cũng phải chia sẻ rủi ro, bị cắt giảm phần hoa hồng được hưởng. Điều này kích thích các trung gian làm việc tích cực hơn và thực sự gắn kết với cơng ty. Do đó, hầu như giữa các thành viên trong kênh rất ít xảy ra các xung đột.
Ngoài các công ty thuộc khối lưu thơng cịn có các tổ chức bổ trợ cho việc phân phối của công ty như công ty vận tải, công ty kho hàng. Công ty đã ký với họ hợp đồng dài hạn trong việc liên kết vận chuyển và lưu trữ hàng hóa. Do các cơng ty này kinh daonh trong lĩnh vực hồn tồn khác nên cơng ty không phải lo lắng về vấn đề san sẻ bí quyết kinh doanh cho họ, mặt khác, thông qua sự liên kết này cơng ty có thể khắc phục được mặt hạn chế về khâu vận chuyển và lưu trữ hàng hóa trong q trình lưu thơng, một trong những điểm yếu của công ty.Cụ thể, công ty đã ký hợp đồng vận chuyển với một công ty chuyên vận chuyển bằng xe máy với thời hạn hợp đồng 3 năm một và một công ty cho thuê kho hàng hóa trên địa bàn Hà Nội với thời hạn 2 năm. Những công ty này là những tổ chức nhằm đảm bảo cho cơng ty tiết kiệm được chi phí lưu thơng và những chi phí khấu hao khơng cần thiết, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động phân phối của công ty, tăng lợi nhuận.
2.3.4. Các dịng chảy trong kênh phân phối của cơng ty.
- Dịng sản phẩm: Sản phẩm của cơng ty luôn được vận hành một cách thông suốt theo một quy trình đã được định sẵn. Công ty luôn đảm bảo cung cấp một cách đầy đủ theo từng khu vực thị trường và mức tiêu thụ cho từng đại lý. Khi khách hàng đặt mua hàng tại các cửa hàng bán lẻ của cơng ty, ngay lập tức hàng hóa sẽ được lắp ráp theo u cầu của khách tại phịng kỹ thuật, sau đó sẽ được chuyên chở đến tận nơi mà khách yêu cầu trên phương tiện vận chuyển chuyên dụng có bộ phận chống va đập, trầy xước và chống xóc. Với các trung gian phân phối, công ty giao thành từng kiện hàng theo từng mẫu mã, chủng loại, moderm...và theo năm sản xuất. Từ đó các sản phẩm được đưa tới tận tay
người tiêu dùng và công ty sẽ chịu trách nhiệm sửa chữa những hỏng hóc kỹ thuật, bảo hành, bảo trì cho sản phẩm được bán ra.
Hàng tháng, hàng quý, các chi nhánh của công ty đều phải căn cứ vào tình hình tiêu thụ của khu vực mình mà tiến hành họp đặt hàng. Công ty đặt mua hàng từ các đại lý chính thức của các hãng nổi tiếng về mặt hàng này tại Việt Nam, sau đó, hàng được chuyển về kho của công ty tại trụ sở chính ở Phạm Ngọc Thạch, từ đó, hàng được phân phối cho các chi nhánh với khối lượng được xác định theo mức tiêu thụ dự tính của từng chi nhánh này. Tại đây, các chi nhánh thực hiện nghiệp vụ kinh doanh qua các nhà trung gian hoặc trực tiếp cung cấp cho người tiêu dùng.
- Dịng thanh tốn:
Thông thường, các khách hàng thanh toán trực tiếp tại các cửa hàng bán lẻ của cơng ty hoặc có thể thanh tốn qua ngân hàng. Công ty đã thiết lập một tài khoản tại ngân hàng TECHCOMBANK và một tài khoản tại ngân hàng VIETCOMBANHK để tiện cho việc thanh toán tiền hàng đối với những khách hàng ở xa và đặc biệt là các khách hàng mua với số lượng lớn từ vài chục chiếc trở lên, như vậy có thể đơn giản hóa được các thủ tục rườm rà cho khách hàng và cũng tiện hơn cho công ty trong việc theo dõi lượng tiền vào ra. Tuy nhiên, cơng ty ln khuyến khích việc thanh tốn trực tiếp tại cửa hang bán lẻ để giảm chi phí chuyển tiền qua ngân hàng và các chi phí phát sinh khác. Việc thanh toán tiền trực tiếp như vậy sẽ đảm bảo được tính nhanh chóng, chính xác tuyệt đối cho cơng ty. Sau khi nhận được thanh toán trực tiếp từ khách hàng, lượng tiền thu được sẽ được chuyển về phịng kế tốn. Cuối mỗi kì kinh doanh, phịng kế tốn tổng hợp của cơng ty sẽ tập hợp tất cả các dữ liệu từ các cửa hàng, sau đó tiến hành kết chuyển doanh thu và tổng hợp kết quả kinh doanh của tồn cơng ty trong kì đó.
- Dịng thơng tin:
Muốn đạt được hiệu quả cao trong kinh doanh thì các thành viên trong kênh phân phối phải ln có sự trao đổi thơng tin. Hiện tại, cơng ty có một hệ thơng thông tin khá đảm bảo. Mỗi một nhân viên công ty khi được nhận vào làm đều được nhận một chiếc điện thoại di động để tiện cho việc liên lạc khi
Hồn thiện chính sách phân phối tại cơng ty TNHH TIC
cần thiết có hỗ trợ cước phí hàng tháng, mức phí này được tính tốn phù hợp với tính chất cơng việc của từng nhân viên. Nhờ vậy, các thành viên của cơng ty có thể thường xuyên liên hệ với nhau và với cơng ty. Ngồi ra cơng ty cịn có một hệ thống mạng máy tính kết nối nội bộ, giúp cho việc trao đổi thông tin mua bán hàng từ các cơ sở bán lẻ và giữa các phịng ban diễn ra nhanh chóng, tiện lợi. Bộ phận kinh doanh của công ty sẽ tiếp nhận các thông tin từ các thành viên kênh, xử lý các thơng tin đó và báo cáo lên cấp trên. Ngồi ra, cac nhân viên kinh doanh luôn bám sát thị trường hàng ngày, không để khoảng trống trên thị trường và tìm cách tiếp cận thị trường mới ln. Các nhân viên của công ty tiến hành phân tích các thơng tin thu thập được để đưa ra các kế hoạch, các chương trình phân phối phù hợp, hiệu quả và chính xác đã giúp cho cơng ty tiết kiệm được rất nhiều chi phí, thời gian vận chuyển, đảm bảo cung cấp nhanh cho các trung gian hay các khách hàng.
- Dịng xúc tiến:
Cơng ty TNHH thương mại tin học và thiết bị văn phịng TIC đã có những hoạt động xúc tiến hỗ trợ các thành viên kênh phân phối nhằm đẩy mạnh khối lượng sản phẩm tiêu thụ hay thông tin về sản phẩm cho người tiêu dùng biết như: vận động bán, thi đua về doanh số bán, khuyến mãi cho các thành viên kênh về một phần lợi nhuận. Năm nào công ty cũng mở một cuộc thi đua tăng doanh số bán đối với các cơ sở bán lẻ của cơng ty và tổ chức bình chọn cho nhà trung gian xuất sắc nhất. Những người được bình chọn sẽ được cơng ty trao giải thưởng bằng tiền, bằng ngày nghỉ hoặc những ưu đãi khác. Mặt khác, cơng ty cũng sử dụng các hình thức xúc tiến đối với khách hàng như: tặng quà kèm theo sản phẩm (khi mua hàng, khách hàng được tặng thêm đĩa mềm, đĩa CD, áo…) hoặc giảm giá nếu mua nhiều…Với các hình thức này, cơng ty đã nâng cao được hiệu quả kinh doanh một cách đáng kể, nâng cao được tổng mức tiêu thụ sản phẩm cho tồn cơng ty. Mặc dù vậy, đối với cơng ty dịng xúc tiến khuyếch trương vẫn chưa được chú trọng và tiến hành mạnh mẽ.
2.3.5. Quản lý, kiểm soát hoạt động các thành viên trong kênh.
Ban giám đốc công ty luôn giám sát chặt chẽ hoạt động của các thành viên kênh, từ đó ra quyết định phân chia công việc cho các thành viên một cách
thích hợp nhất. Do số lượng cửa hàng của cơng ty ít, chỉ gồm có 3 cửa hàng, cho nên việc kiểm soạt hoạt động của các công ty này diễn ra khá thuận lợi. Cuối mỗi kỳ, các cửa hàng này luôn báo cáo lên ban giám đốc các hoạt động của cửa hàng, do đó, ban giám đốc ln nắm được tình hình kinh doanh của các thành viên. Và mặc dù hoạt động độc lập với nhau nhưng giữa các cửa hàng luôn giữ mối quan hệ tốt, thường xuyên trao đổi với nhau về tình hình hoạt động kinh doanh nên giữa các cửa hàng đó có một mối liên hệ chặt chẽ, cùng hướng về mục tiêu chung của công ty.
Công ty tiến hành đánh giá hoạt động kênh phân phối vào cuối mỗi kỳ báo cáo, dựa trên hệ thống chỉ tiêu đã được tiêu chuẩn hoá , dựa trên sự kết hợp các yếu tố: kết quả hoạt động bán của các thành viên kênh, tất cả các hoạt động phối hợp của thànhviên kênh, thái độ của các thành viên, cạnh tranh mà các thành viên phải đương đầu, tương lai tăng trưỏng của các thành viên. Các tiêu chuẩn được cơngty sử dụng đó là:
-Hoạt động bán:
Đây là chỉ tiêu quan trọng nhất để đánh giá hoạt động của các thành viên kênh, nếu hoạt động bán của các thành viên kênh khơng tốt thì có thể có vấn đề nảy sinh. Người quản lý kênh đánh giá dữ liệu bán theo 3 mức độ sau:
(1): Lượng bán hàng hiện tại của một thành viên kênh so với lượng bán hàng trong lịch sử.
(2): So sánh lượng bán của một thành viên với tổng lượng bán hàng của các thành viên trong kênh.
(3): Lượng bán của từng thành viên kênh so với các chỉ tiêu đã xác định trước.
- Duy trì tồn kho:
Duy trì mức độ tồn kho hợp lý là chỉ tiêu quan trọng khác đánh giá hoạt động kinh doanh. Với đặctính sản phẩm, quy mơ kho cũng như nhu cầu về sản phẩm công ty áp dụng mơ hình kiểm tra thường xuyên. Kiểm tra tình trạng hàng hóa trong kho, các thơng số dự trữ để có lượng hàng hóa kịp thời đáp ứng nhu cầu khách hàng, Hàng ngày nhân viên của công ty
- Các khả năng của lực lượng bán:
Hồn thiện chính sách phân phối tại cơng ty TNHH TIC
của các bộ phận bán hàng và phát triển sự xếp hàng toàn bộ khả năng bán cho mỗi thành viên kênh. Đánh giá này cũng có thể được sử dụng để so sánh giữa các thành viên kênh.
- Thái độ các thành viên trong kênh:
Công ty sử dụng các tác động phải hồi từ lực lượng bán và thông tin mật để giữ định hướng cho thái độ của các thành viên kênh.
- Cạnh tranh:
Công ty xem xét hai dạng cạnh tranh khi đánh giá hoạt động thành viên kênh. + Sự cạnh tranh từ phía những người trung gian khác.
+ Cạnh tranh giữa các dòng sản phẩm khác.
2.4. Đánh giá chính sách phân phối của công ty TNHH thƣơng mại tin học và thiết bị văn phòng TIC. và thiết bị văn phòng TIC.
2.4.1. Ưu điểm và hạn chế của chính sách phân phối mà cơng ty đang áp dụng.
a. Ưu điểm.
Cơng ty kiểm sốt chặt chẽ hoạt động của các thành viên trong kênh đồng thời giữa các thành viên trong kênh phân phối của cơng ty có một sự liên hệ khá mật thiết, thường xuyên liên hệ với nhau do đó cơng ty có thể đưa ra sự điều chỉnh hợp lý khi có sự cố bất thường xảy ra, giảm thiểu được rất nhiều tổn thất.
Mặt khác, cơng ty có 3 cửa hàng được đặt ở 3 vị trí tương đối thuận tiện về nhiều mặt, đặc biệt là rất tiện đường gíao thơng, mặt bằng thống, rộng, đẹp, đấy là một trong những yếu tố quan trọng giúp công ty đạt thành công trong kinh doanh. Các trung gian của công ty được tuyển chọn kỹ lưỡng theo tiêu chuẩn nhất định do đó làm việc khá hiệu quả, lượng hàng được tiêu thụ qua trung gian ngày một nhiều hơn.
- Việc nghiên cứu thị trường: được tiến hành thường xuyên kịp thời nắm bắt những thay đổi của thị trường. Khi một sản phẩm nào đó được nâng cấp hay một sản phẩm mới ra đời, có những ưu thế hay hạn chế gì so với các sản phẩm hiện tại của công ty đều được cơng ty cập nhật nhanh chóng.
- Nhà cung cấp: các nhà cung cấp có thể là trong nước hoặc nước ngoài, nhưng chủ yếu vẫn là các đại lý chính thức của các nhãn hiệu nổi tiểng nước ngồi tại Việt Nam như Samsung, IBM, LG, Intel,...và một số sản phẩm của
Trung Quốc nhưng con số này rất ít…với sự đa dạng của các nhà cung cấp đã giúp cơng ty có sự lựa chọn khi mua sản phẩm, đồng thời không bị phụ thuộc vào họ, linh hoạt khi tiến hành nhập hàng về. Nếu công ty này khơng có sản phẩm đó thì cơng ty vẫn có thể đặt ở công ty khác. Sự đa dạng này cũng tạo điều kiện cho công ty xác định giá một cách linh hoạt, đây là một yếu tố quan trọng khi định giá bán của cơng ty.
- Cơng ty có quan hệ tốt với các bạn hàng, thực hiện cạnh tranh bình
đẳng, đồng thời quan hệ trên nguyên tắc cả hai cùng có lợi. Mối liên kết giữa các thành viên kênh khá chặt chẽ.
- Chủng loại hàng hoá: khá phong phú, liên tục cập nhật những mặt hàng mới theo sự thay đổi của công nghệ, sự thay đổi của nhu cầu và theo phạm vi tiêu thụ. Công ty rất chú trọng đến chất lượng sản phẩm và tính thẩm mĩ cũng như giá bán của những sản phẩm mà cơng ty kinh doanh. Các sản phẩm này có