I. HĨA ĐƠN THƯƠNG MẠI (COMMERCIAL INVOICE)
1. Cơ sở lý thuyết
1.6. Những lỗi thường gặp khi lập hóa đơn thương mại
- Người bán cho rằng hoa hồng, tiền bản quyền và các loại phí khác khơng phải chịu thuế nên khơng ghi vào trong hóa đơn.
- Người xuất khẩu mua hàng từ nhà sản xuất rồi bán lại cho người nhập khẩu và chỉ ghi trên hóa đơn giá họ mua của người sản xuất chứ không ghi giá họ bán cho người nhập khẩu.
- Trị giá nguyên liệu của người nhập khẩu cung cấp cho người xuất khẩu để sản xuất ra hàng hóa khơng được thể hiện trong hóa đơn.
- Nhà sản xuất nước ngoài gửi hàng thay thế cho một khách hàng và chỉ ghi giá thực thu của hàng hóa mà khơng thể hiện giá đầy đủ trừ đi tiền bồi thường cho hàng hóa khiếm khuyết đã giao trước đây và bị trả lại.
- Người giao hàng nước ngồi bán hàng có chiết khấu nhưng trên hóa đơn chỉ ghi giá thực thu mà không thể hiện số tiền chiết khấu.
- Người xuất khẩu bán hàng theo giá giao hàng (giá gắn với một điều kiện giao hàng nào đó ví dụ như giá CIF chẳng hạn) nhưng chỉ ghi hóa đơn theo giá FOB tại nơi xếp hàng và khơng ghi những chi phí tiếp theo sau.
- Người giao hàng ghi trên hóa đơn người nhập khẩu là người mua hàng nhưng trên thực tế người nhập khẩu chỉ là đại lý hoa hồng hoặc là bên chỉ nhận một phần tiền bán hàng cho việc làm trung gian của mình.
- Mơ tả hàng hóa khơng rõ ràng, thiếu một số thông tin yêu cầu, gộp nhiều mặt hàng vào cùng một loại v.v...
- Số lượng, trọng lượng hàng hóa và tổng trị giá hóa đơn không phù hợp. Lỗi này gọi là bất hợp lệ giao hàng thiếu hay giao hàng vượt (số lượng hay số tiền).
- Hóa đơn khơng thể hiện điều kiện cơ sở giao hàng như: FOB – cảng xuất, CIF – cảng nhập hay NCF - cảng nhập…
- Những phụ phí khác hoặc đơn vị xuất khẩu gửi thêm hàng mẫu để chào hàng nhưng tính vào hóa đơn là bất hợp lệ.
- Số tiền bằng số khác với số tiền bằng chữ hoặc số tiền bằng chữ viết sai lỗi chính tả.
- Việc tẩy xóa sửa chữa khơng được đóng dấu sửa, ký nháy. - Số bản của hóa đơn khơng đủ hoặc khơng đúng theo yêu cầu.
Để có thể tránh khỏi những lỗi trên khi lập một hợp đồng thương mại, trước khi giao hàng và lập hóa đơn thương mại hoặc thậm chí ngay từ khi thảo luận hợp đồng, người xuất khẩu phải kiểm tra với người nhập khẩu hoặc luật sư hoặc đại lý giao nhận hàng hóa ( tốt nhất là với người nhập khẩu) về những thông tin cần phải ghi trong hóa đơn thương mại. Cẩn thận hơn nữa, người xuất khẩu nên gửi bản thảo hóa đơn thương mại cho người nhập khẩu để kiểm tra và thơng qua trước khi lập hóa đơn chính thức.