1. Cơ sở lý thuyết
1.1. Định nghĩa
Phiếu đóng gói là bảng kê khai tất cả các hàng hoá đựng trong một kiện hàng (hịm, hộp, Container).v.v... Phiếu đóng gói được đặt trong bao bì sao cho người mua có thể dễ dàng tìm thấy, cũng có khi được để trong một túi gắn ở bên ngồi bao bì. Phiếu đóng gói do người sản xuất, xuất khẩu lập khi đóng gói hàng hóa. Phiếu đóng gói thường được lập thành 3 bản:
- Một bản để trong kiện hàng cho người nhận hàng kiểm tra hàng trong kiện khi cần, là chứng từ để đối chiếu hàng hóa thực tế với hàng hóa do người bán gửi.
- Một bản kèm theo hóa đơn thương mại và các chứng từ khác lập thành bộ chứng từ xuất trình cho ngân hàng làm cơ sở thanh tốn tiền hàng.
- Một bản còn lại lập hồ sơ lưu.
1.2. Chức năng của packing list.
Packing list cho chúng ta biết được trọng lượng tịnh, trọng lượng bao gồm cả bao bì, phương thức đóng gói của hàng hóa, loại hàng hóa, số lượng, quy cách đóng gói. Từ đó chúng ta tính tốn được một số phần sau:
- Sắp xếp kho chứa hàng.
- Bố trí được phương tiện vận tải.
- Bốc dở hàng dùng thiết bị chuyên dụng như máy móc hay th cơng nhân. - Mặt hàng có bị kiềm hóa hay khơng….
Ngay sau khi đóng hàng xong, người bán sẽ gửi ngay cho người mua Packing List để người mua kiểm tra hàng hóa trước khi nhận hàng.
1.3. Nội dung chính của packing list
Phiếu đóng gói là một trong các chứng từ khơng thể thiếu của bộ chứng từ xuất trình thnah tốn. Nó chính là chứng từ thể hiện chi tiết lô hàng, là căn cứ để người mua xác nhận việc giao hàng của người bán có đúng hợp đồng hay khơng và là cơ sở để người bán làm bằng chứng đã giao hàng đúng quy định. Mẫu phiếu đóng gói cũng có thể có nhiều mẫu khác nhau, tùy thuộc vào từng doanh nghiệp.
- Thông tin người mua, người bán.
- Số L/C (nếu áp dụng phương thức thanh tốn bằng thư tín dụng) - Cảng xếp hàng, dỡ hàng.
- Thông tin hãng tàu, số chuyến tàu.
- Thơng tin hàng hóa: trọng lượng, số kiện, mơ tả hàng hóa, thể tích hàng hóa, ký mã hiệu.
- Số hiệu hợp đồng. - Điều kiện giao hàng.
1.4. Một số loại phiếu đóng gói
Ngồi loại phiếu đóng gói thơng thường, cịn có các loại sau:
+ Phiếu đóng gói chi tiết (Detailed packing list): Là phiếu đóng gói có nội dung liệt kê tỉ mỉ hàng hóa trong kiện hàng. Đơi khi nội dung khơng có gì khác biệt so với phiếu đóng gói thơng thường, nhưng nếu nó có tiêu đề là phiếu đóng gói chi tiết thì nó trở thành phiếu đóng gói chi tiết.
+ Phiếu đóng gói trung lập (Neutrai packing list): Là phiếu đóng gói trong đó khơng ghi tên người bán và người mua nhằm để người mua có thể sử dụng phiếu này bán lại hàng hóa cho người thứ 3.
Ngồi phiếu đóng gói cịn có một chứng từ tương tự đó là bản kê chi tiết hàng hóa (Specification): là bản thống kê tồn bộ hàng hóa của lơ hàng được phân bổ trong
các kiện. Đơn giản hóa đó là bản tổng hợp của các phiếu đóng gói. Nó được dung trong các trường hợp hàng hóa phức tạp (như phụ tùng, dụng cụ, hóa chất thí nghiệm…)
2. PHÂN TÍCH PHIẾU ĐĨNG GĨI GIỮA CƠNG TY TNHH LOTTE CINEMA VIỆT NAM VÀ CÔNG TY TONG YANG INTERLINE CO.,LTD
2.1. Phiếu đóng gói số:
TY-170522
2.2. Ngày lập đơn:
22/05/2017
2.3. Thông tin bên bán và bên mua:
- Bên bán: Công ty Tong Yang Interline Co.,Ltd
Địa chỉ: 3F, Dongwon B/D, 637-5 Junggok-Dong, Kwangjin-Gu, Thủ đô Seoul, Hàn Quốc
TEL: 82 2 3409 4721 FAX: 82 2 3409 4720
- Bên mua: Công ty TNHH Lotte Cinema Việt Nam
Địa chỉ: Tầng 3, Trung tâm thương mại Lotte, số 469 đường Nguyễn Hữu Thọ, Phường Tân Hưng, Quận 7, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.
Tax code (MST): 0302575928
2.4. Thơng tin hàng hóa, mơ tả hàng hóa:
Marks
&No. Description of goods Quantity(Pcs) Net Weight(Kg) Gross Weight (Kg) tMeasuremen (CBM) 1-5 Tufted Carpet 5 1,231.68 1,269.49 6.65 6-36 Rubber Underlay 31 988.90 989.83 2.48 37-42 Smooth Edge (70pcs/box) (L1220xW32xH6.2mm) 6 77.40 78.00 0.28
43-48 Heat Bond Tape (20m/roll)
(L20mxW10cm)
Total Amount 48 2,302.19 2,341.58 9.44
Dịch:
Ký mã
hiệu Mơ tả hàng hóa
Số kiện (Pcs) Trọng lượng tịnh (Kg) Trọng lượng cả bì (Kg) Thể tích (CBM) 1-5 Thảm dạng chần 5 1,231.68 1,269.49 6.65 6-36 Thảm lót bằng cao su 31 988.90 989.83 2.48 37-42 Nẹp thảm sàn bằng gỗ ép (70pcs/hộp) (L1220xW32xH6.2mm) 6 77.40 78.00 0.28 43-48 Băng dính chống nhiệt (20m/roll) (L20mxW10cm) 6 4.20 4.26 0.03 Tổng cộng 48 2,302.19 2,341.58 9.44
Xác nhận của bên bán hàng: có dấu, khơng có chữ ký.
Nhận xét:
- Packing list này là có thể phiếu đóng gói chi tiết (Detailed packing list) vì nó liệt kê cụ thể mã hàng hóa, quy cách, trọng lượng, số lượng, thể tích,… có thể giúp Lotte Cinema kiểm tra số lượng hàng hóa thực tế khi dỡ hàng.
- Phiếu đóng gói khơng thể hiện tiêu chuẩn đóng gói của hàng hóa xuất khẩu đường biển.
- Các nội dung trên packing list phù hợp với nội dung của hợp đồng, vận đơn và hóa đơn thương mại.
- Packing list không đề cập đến điều kiện giao hàng.
- Phiếu đóng gói khơng thể hiện rõ những u cầu cần lưu ý trong quá trình xếp hàng, vận chuyển, bốc xếp…
- Phiếu đóng gói quy định về ký mã hiệu của nhà cung cấp ghi trên bao bì xuất khẩu để tránh nhầm lẫn với các lơ hàng khác trong q trình vận chuyển.
- Khi nhìn vào phiếu đóng gói, ta có thể hiểu được
Trong container có số lượng hàng bao nhiêu? Trọng lượng bao nhiêu? Số kiện, thể tích như thế nào?
Hàng sẽ được dỡ bằng tay (công nhân bốc trực tiếp, cần nhiều người?). Thời gian dự kiến dỡ hàng là bao lâu và từ đó có thể tính tốn được số lượng hàng có thể dỡ trong một ngày. Điều này quan trọng cho người mua (Công ty Lotte Cinema Việt Nam) trong việc bố trí nhân lực xuống hàng và chuẩn bị kho bãi.
Tìm được sản phẩm đó nằm trong kiện nào? Nếu sản phẩm đó bị lỗi, Cơng ty Lotte Cinema có thể khiếu nại nhà cung cấp (Cơng ty Tong Yang).