Thực hiện cam kết trong hợp đồng xuất khẩu, chủ hàng xuất khẩu phải tiến hành chuẩn bị hàng xuất khẩu. Căn cứ để chuẩn bị hàng xuất khẩu là hợp đồng đã ký với nước ngồi lơ hàng xuất khẩu, đóng gói bao bì và kẻ ký mã hiệu hàng xuất khẩu.
a. Thu gom tập trung làm thành lô hàng xuất khẩu.
Công ty TNHH TH&D gom hàng từ các vườn tiêu ở Tây Nguyên gồm 3 vườn Mang Yang – Gia Lai, Vườn tiêu Ea Ktuk – Đăk Lăk và vườn tiêu Bù Đốp – Bình Phước.
Tây Nguyên hiện là vùng sản xuất hồ tiêu lớn nhất cả nước, tính đến tháng 5-2017, diện tích hồ tiêu tồn vùng lên đến 72.000 ha. Cụ thể, tỉnh Đác Lắc có gần 28.000 ha hồ tiêu (vượt diện tích quy hoạch hơn 12.500 ha), tỉnh Đác Nơng: gần 25.000 ha (vượt 14.000 ha), tỉnh Gia Lai: 16.400 ha (vượt hơn 10.000 ha). Cây tiêu khá phù hợp điều kiện khí hậu vùng Tây Ngun, năng suất bình qn đạt 31,4 tạ /ha, sản lượng hơn 120.000 tấn, giá trị do hồ tiêu đem lại luôn chiếm tỷ lệ lớn giá trị kim ngạch xuất khẩu hằng năm của các tỉnh, mở ra cơ hội làm giàu cho hàng nghìn hộ nơng dân.
Giá tiêu tại các công ty, doanh nghiệp, đại lý thu mua hồ tiêu tỉnh Đắk Lắk, Bà Rịa -
Tỉnh
/huyện (khu vực khảo sát)
Giá thu mua
Đơn vị: VNĐ/kg
ĐẮK LẮK— Ea H'leo 63,000
GIA LAI— Chư Sê 62,000
BÌNH PHƯỚC 62,000
b. Ðóng gói bao bì hàng xuất khẩu.
Trong bn bán quốc tế, tuy khơng ít mặt hàng để trần hoặc để rời, nhưng đại bộ phận hàng hố địi hỏi phải được đóng gói bao bì trong q trình vận chuyển và bảo quản. Vì vậy, tổ chức đóng gói, bao bì, kẻ mã hiệu là khâu quan trọng của việc chuẩn bị hàng hoá.
Muốn làm tốt được cơng việc bao bì đóng gói, một mặt cần phải nắm vững loại bao bì đóng gói mà hợp đồng quy định, mặt khác cần nắm được những yêu cầu cụ thể của việc bao gói để lựa chọn cách bao gói thích hợp.
(i). Loại bao bì
Bột tiêu đen Mesh 28 được đóng gói trong bao giấy gói hàng loại dày, trong đó 50 lbs một bao, đóng gói phù hợp với vận chuyển đường biển
Tổng cộng: 750 bao/1 contaniner 1x20’ Ft
(ii). Những nhân tố cần được xét đến khi đóng gói.
u cầu chung về bao bì đóng gói hàng hố ngoại thương là "an toàn, rẻ tiền và thẩm mỹ". Ðiều này có nghĩa là: Bao bì phải đảm bảo tự nguyên vẹn về chất lượng và số lượng hàng hoá từ nơi sản xuất đến tay người tiêu dùng, phải bảo đảm hạ giá thành sản phẩm nhưng đồng thời phải bảo đảm thu hút sự chú ý của người tiêu thụ.
Khi lựa chọn loại bao bì, loại vật liệu làm bao bì và phương pháp bao bì, chủ hàng xuất khẩu phải xét đến những điều đã thoả thuận trong hợp đồng, thứ đến phải xét đến tính chất của hàng hố (như lý tính, hố tính, hình dạng bên ngồi, màu sắc, trạng thái của hàng hố) đối với những sự tác động của mơi trường và của điều kiện bốc xếp hàng... Ngoài ra, cần xét đến những nhân tố dưới đây:
- Ðiều kiện vận tải: Hàng được đóng bao giấy dày vận chuyển đường biển từ
cảng Cái Mép đến cảng Savannah GA, USA. Phương pháp này khá hợp lý và tiết kiệm với loại hàng hóa dễ vận chuyển như tiêu đen, với thời gian vận chuyển tầm 10 ngày và đoạn đường biển dài.
- Ðiều kiện khí hậu: Thời gian vận chuyển hàng rơi vào tháng 8 của Mỹ, thời
tiết khá nóng và nhiệt độ vẫn cịn cao, dao động từ 28 độ C đến 35 độ C. Tuy nhiên tiêu đen là loại hàng hóa dễ bảo quản, chủ yếu tránh để ở nơi ấm mốc nên bao bì phải là loại dày tránh ẩm để đảm bảo hàng vận chuyển đến nơi an toàn, tránh rủi ro và hư hỏng
- Ðiều kiện chi phí vận chuyển: Tính cả giá thành sản phẩm và cước phí là
107,300 USD tính theo giá CIF
Cước phí thường được tính theo trọng lượng cả bì hoặc thể tích của hàng hố. Vì
vậy, rút bớt trọng lượng của bao bì hoặc thu hẹp thể tích của hàng hố sẽ tiết kiệm được chi phí vận chuyển. Ngồi ra muốn giảm được chi phí vận chuyển cịn phải đề phịng trộm cắp trong q trình chun chở. Muốn thoả mãn được những điều kiện này, người ta thường dùng bao bì vừa nhẹ, vừa bền chắc tận dụng khơng gian của bao bì, thu nhỏ bản thân hàng hố lại,…
Còn những điều kiện về luật pháp và thuế quan ví dụ cấm nhập khẩu một số loại bao bì nhất định,...thì ở Mỹ khơng u cầu khắt khe.
Ký mã hiệu (marking) là những ký hiệu bằng chữ, bằng số hoặc bằng hình vẽ được ghi trên các bao bì bên ngồi nhằm thơng báo những chi tiết cần thiết cho việc giao nhận, bốc dỡ hoặc bảo quản hàng hoá.
Kẻ ký mã hiệu là một khâu cần thiết của q trình đóng gói bao bì nhằm:
- Bảo đảm thuận lợi cho công tác giao nhận.
- Hướng dẫn phương pháp, kỹ thuật bảo quản, vận chuyển, bốc dỡ hàng hoá. Ký mã hiệu cần phải bao gồm:
- Những dấu hiệu cần thiết đối với người nhận hàng như: Tên người nhận: Công ty TOLUCA FOODS
Tên người gửi: Công ty TH & D FOODS Trọng lượng cả bì: 37,000 Lbs
Số hợp đồng: 23/SC-THD/2017
Số hiệu kiện hàng: BPG28-4/23032017
- Những chi tiết cần thiết cho việc tổ chức vận chuyển hàng hoá như: Tên nước hàng đến: Mỹ
Tên địa điểm hàng đến: Cảng Savannah GA Tên nước hàng đi: Việt Nam
Tên địa điểm hàng đi: Cảng Cái Mép Hành trình chuyên chở: Đường biển Số vận đơn: ZIMUHCM000224498
- Những dấu hiệu hướng dẫn cách xếp đặt, bốc dỡ và bảo quản hàng hoá trên đường đi từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ, như: mở chỗ này, tránh mưa, nguy hiểm...
Việc kẻ ký mã hiệu cần phải đạt được yêu cầu sau: Sáng sủa, dễ đọc, không phai màu, không thấm nước, sơn (hoặc mực) không làm ảnh hưởng đến phẩm chất hàng hố. Ðể làm hình thành một lơ hàng, ngồi những cơng việc trên đây, đơn vị kinh doanh xuất khẩu cịn phải kiểm tra hàng hố và lấy giấy chứng nhận sự phù hợp của hàng hoá với quy định của hợp đồng (giấy chứng nhận phẩm chất, giấy chứng nhận kiểm dịch...).