4. Kết cấu đề tài
2.1. TỔNG QUAN VỀ BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN
2.1.3. Bộ máy quản lý
Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận
Giám đốc
- Giám đốc Ban quản lý dự án chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh và pháp luật về quản lý, điều hành toàn bộ hoạt động của Ban quản lý dự án và là chủ tài khoản của đơn vị;
Giám đốc Phó giám đốc Văn phòng Ban quản lý dự án Phòng kế hoạch – tổng hợp Phòng kỹ thuật – thẩm định Phòng tài chính – kế tốn Phịng quản lý dự án
Quan hệ chỉ đạo Quan hệ phối hợp
20
- Xây dựng, ban hành Quy chế làm việc và các quy định khác về hoạt động của Ban quản lý dự án;
- Phân công nhiệm vụ của các Phó giám đốc và thành viên Ban quản lý dự án; tuyển dụng, đề bạt, bổ nhiệm, miễn nhiệm, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật các chức danh Trưởng, Phó Trưởng phịng (ban), nhân viên thuộc Ban quản lý dự án;
- Tổ chức, chủ trì các cuộc họp định kì và đột xuất (nếu có) của Ban quản lý dự án, đơn đốc, kiểm tra, giám sát việc thực hiện nhiệm vụ công tác của các phòng (ban) và của các thành viên Ban quản lý dự án;
- Ký các văn bản, hợp đồng xây dựng với các nhà thầu được lựa chọn, hợp đồng lao động đối với cán bộ, viên chức Ban quản lý dự án.
Phó giám đốc
- Thực hiện hiệm vụ, quyền hạn, trong phạm vi được giám đốc Ban quản lý dự án phân công hoặc ủy quyền; thực hiện chế độ báo cáo về tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao;
- Chịu trách nhiệm trước giám đốc Ban quản lý dự án và người quyết định thành lập Ban quản lý dự án về kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao;
- Tham gia các cuộc họp, đề xuất hoặc kiến nghị về các giải pháp, biện pháp cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ của Ban quản lý dự án.
Văn phòng ban quản lý dự án
- Chủ trì tham mưu cho lãnh đạo Ban trong các lĩnh vực: Tổng hợp, tổ chức, lao động tiền lương, quản lý nhân lực; quản trị, hành chính, văn thư lưu trữ, tổng hợp; tham mưu xây dựng các nội quy, quy định, quy chế hoạt động phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Ban. Theo dõi việc thực nội quy, quy định, quy chế của Ban để đánh giá và đề xuất các ý kiến điều chỉnh nhằm đáp ứng tình hình hoạt động của Ban;
- Quản lý cán bộ, bao gồm việc quản lý hồ sơ, theo dõi, nhận xét, tham mưu cho lãnh đạo Ban các ý kiến điều chỉnh cán bộ cho phù hợp với năng lực cán bộ và nhu cầu cơng tác của Ban;
- Chủ trì tham mưu giải quyết chế độ, chính sách đối với người lao động, bao gồm công tác xây dựng cơ cấu lương, nâng lương định kì, nghỉ chế độ, bảo hiểm xã hội, y tế… với sự tham gia phối hợp của Phịng Tài chính - Kế tốn; cơng tác khen thưởng, kỷ luật…
- Tham mưu cho lãnh đạo Ban thành lập các tổ chuyên gia đấu thầu, tổ thẩm định; - Quản lý tài sản của Ban, bao gồm trụ sở cơ quan, ô tô, xe máy, các trang thiết bị. Hằng năm, phối hợp với Phòng Tài chính - kế tốn, Kế hoạch - Tổng hợp kiểm kê đánh giá giá trị tài sản của Ban;
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác theo sự phân cơng của Giám đốc Ban.
Phịng kế hoạch tổng hợp
- Chủ trì tham mưu lập kế hoạch ngắn hạn, trung hạn và dài hạn và theo dõi việc thực hiện kế hoạch;
- Chủ trì tham mưu lập báo cáo tiến độ, giám sát đầu tư theo quy định hiện hành; cơng tác đền bù giải phóng mặt bằng của các dự án; Kế hoạch đấu thầu, hồ sơ mời thầu, kết quả
21
lựa chọn nhà thầu tư vấn và xây lắp các dự án; báo cáo giám sát đầu tư dự án và các báo cáo đột xuất, định kỳ khác của Ban; mở thầu;
- Chịu trách nhiệm chính về khối lượng, đơn giá trong hợp đồng tư vấn, xây lắp; - Tham gia vào tổ thẩm định hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu; thẩm định kết quả hồ sơ dự thầu; cùng lãnh đạo Ban dự thẩm định Dự án, TKKT, TKBVTC; thẩm định các tư vấn khác…; tổ chức quản lý hợp đồng tư vấn và xây lắp, chất lượng và tiến độ các dự án; công tác nghiệm thu khối lượng tư vấn và xây lắp, hồn thành cơng trình bàn giao đưa vào sử dụng;
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác theo sự phân công của Giám đốc Ban.
Phịng kỹ thuật thẩm định
- Chủ trì tham mưu lãnh đạo Ban lựa chọn dự án đầu tư; ban triển khai lập dự án đầu
tư; Ban phê duyệt TKBVTC các hạng mục thuộc thẩm quyền của Ban, đề cương nhiệm vụ tư vấn, các Phòng làm việc với các đoàn kiểm tra, thanh tra của các cơ quan quản lý Nhà nước; lập, quản lý, kiểm tra định mức, đơn giá; dự toán xây lắp, tư vấn và các dự toán khác theo quy định hiện hành; thẩm định hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu; thẩm định kết quả hồ sơ dự thầu;
- Tham gia cùng lãnh đạo Ban dự thẩm định Dự án, TKKT, TKBVTC; thẩm định các
tư vấn khác; tổ chức quản lý hợp đồng tư vấn và xây lắp; quản lý chất lượng và tiến độ các dự án, công tác nghiệm thu khối lượng tư vấn và xây lắp, hồn thành cơng trình bàn giao đưa vào sử dụng;
- Ngồi ra cịn thực hiện các nội dung khác do Giám đốc Ban giao. Phòng quản lý dự án
- Tiếp nhận Hồ sơ TKKT, TKBVTC đã được duyệt để tổ chức, quản lý thực hiện dự
án theo tiến độ tổng thể được phê duyệt;
- Là đầu mối quan hệ với các địa phương nơi có dự án đầu tư, quan hệ với các phịng
chun mơn nghiệp vụ của Ban và các cơ quan, đơn vị có liên quan để giải quyết những cơng việc cụ thể của từng dự án;
- Tham gia cùng các Phòng theo dõi thực hiện hợp đồng; đề xuất với lãnh đạo thưởng,
phạt hợp đồng; chấm dứt và gia hạn hợp đồng; điều chỉnh giá trị hợp đồng… và phải chịu trách nhiệm về đề xuất của mình. Tham gia phối hợp với các Phịng và chịu trách nhiệm chính về khối lượng, hồ sơ tài liệu liên quan trong điều chỉnh, bổ sung thiết kế. Tham gia vào tổ thẩm định hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu; thẩm định kết quả hồ sơ dự thầu;
- Tổ chức quản lý chất lượng, giám sát công tác khảo sát xây dựng và các công tác
khảo sát khác liên quan đến tư vấn; lập hồ sơ trình lãnh đạo Ban phê duyệt BVTC (kể cả việc điều chỉnh TKKT-BVTC, điều chỉnh DAĐT) khi được phân công;
- Tổ chức quản lý chất lượng, giám sát thi cơng xây dựng cơng trình theo quy định
hiện hành về quản lý chất lượng và bảo trì cơng trình xây dựng; cùng các Phịng nghiệm thu: Cơng việc xây dựng, giai đoạn thi công xây dựng hoặc bộ phận cơng trình xây dựng, khối lượng hồn thành theo quy định hiện hành;
22
- Khi kết thúc xây dựng cơng trình, hạng mục cơng trình Phịng quản lý dự án phối
hợp với các Phịng tổ chức nghiệm thu hồn thành bàn giao đưa vào sử dụng hạng mục cơng trình, cơng trình xây dựng theo quy định hiện hành. Chủ trì theo dõi, kiểm tra bảo hành cơng trình xây dựng theo quy định hiện hành;
- Khi kết thúc xây dựng một hạng mục, một cụm hạng mục hoặc dự án cơng trình
hồn thành bàn giao đưa vào sử dụng có trách nhiệm cùng Phịng Tài chính - Kế tốn lập báo cáo quyết tốn vốn đầu tư, quyết tốn khối lượng hồn thành và tham mưu lãnh đạo Ban trình phê duyệt quyết tốn theo quy định hiện hành;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Ban giao. Phịng tài chính kế toán
- Thực hiện cơng tác kế tốn của Ban theo đúng các chế độ chính sách quy định. - Cập nhật các chế độ chính sách trong cơng tác kế tốn, cơng tác quản lý tài chính;
tham mưu cho Lãnh đạo ban để có các quy chế về quản lý tài chính, quản lý chi tiêu nội bộ trong Ban phù hợp với quy định hiện hành, Nghiên cứu, phổ biến, hướng dẫn các phòng nghiệp vụ thực hiện đúng theo chế độ chính sách hiện hành trong các lĩnh vực này.
- Thực hiện các thủ tục thanh toán, cấp phát vốn cho các nhà thầu, tư vấn theo chỉ
đạo, phê duyệt của lãnh đạo Ban, đảm bảo thực hiện đúng cà đủ các quy định hiện hành về quản lý tài chính, kế tốn (như sự đầy đủ thủ tục thanh tốn, sự phù hợp của hóa đơn, chứng từ; lưu trữ các chứng từ gốc…).
- Cân đối nguồn vốn để lập kế hoạch chỉ tiêu hàng năm cho ban, quản lý hạch tốn
và tham mưu cho Lãnh đạo Ban về tình hình thực các khoản chi phí cho hoạt động của ban;
- Chủ trì thực hiện cơng tác quyết tốn các dự án, lập các báo cáo quyết toán, các báo
cáo tài chính; làm việc với các đơn vị Kiểm toán (Kiểm toán độc lập, Kiểm toán Nhà nước), các đồn Kiểm tốn tài chính; q trình chuẩn bị nội dung, đàm phán thương thảo, ký kết các hợp đồng kinh tế; tổ thẩm định hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu; thẩm định kết quả hồ sơ dự thầu.
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác theo sự phân công của Giám đốc Ban. 2.1.4. Tổ chức cơng tác kế tốn tại ban quản lý dự án
Nhiệm vụ và chức năng của từng bộ phận
Kế toán trưởng (kiêm thủ quỹ)
Kế toán viên
23
Kế toán trưởng
- Tổ chức cơng tác kế tốn, cơng tác thống kê trong nội bộ đơn vị và cơ sở môi trường
cấp dưới, không ngừng cải tiến tổ chức bộ máy và cơng tác kế tốn thống kê theo yêu cầu đổi mới cơ chế quản lý.
- Tổ chức ghi chép phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, mọi hoạt động kinh tế
tài chính trong đơn vị.
- Tổ chức phổ biến hướng dẫn thi hành kịp thời các chế độ kế toán, tài chính và các
quy định của cấp trên cho các bộ phận, cá nhân có liên quan, trong nội bộ đơn vị.
- Quản lý, thanh quyết toán vốn đầu tư xây dựng các dự án được giao quản lý và quản
lý thu, chi kinh phí hoạt động của Ban quản lý.
- Tổ chức bảo quản lưu trữ các tài liệu kế tốn, giữ bí mật các tài liệu và số liệu kế
toán theo chế độ của nhà nước.
- Tính tốn và đơn đốc việc nộp đủ, đúng hạn các khoản phải nộp cho ngân sách. - Thanh toán lương đầy đủ, kịp thời và đúng hạn cho cán bộ - công chức, công - nhân
viên.
Kế toán viên
- Giúp kế tốn trưởng trong việc quản lý tình hình tài chính với các tổ chức tín dụng,
ngân hàng cũng như việc hạch tốn các nghiệp vụ kế toán phát sinh.
- Cập nhật, kiểm tra, lập các chứng từ phản ánh các khoản thu, khoản chi và lập chứng
từ thanh toán tiền lương, các chế độ khác cho CBCNV trong tồn cơng ty.
- Theo dõi quỹ tiền mặt, cập nhật số dư tiền gửi, tiền vay, làm hồ sơ vay vốn ngân
hàng, đối chiếu cơng nợ, thời hạn thanh tốn.
- Theo dõi các khoản kinh phí do ngân sách nhà nước cấp.
- Theo dõi các khoản ngoài ngân sách cấp phát nhưng được ký gửi ở kho bạc - ngân
hàng.
- Làm các thủ tục kinh phí, thanh tốn tiền qua kho bạc hoặc nộp tiền gửi vào kho bạc
ngân hàng hay nộp tiền cho ngân sách.
- Định kỳ đối chiếu tồn khoản với kho bạc ngân hàng.
c. Chế độ kế toán áp dụng tại ban quản lý
- Chế độ kế toán áp dụng cho Ban quản lý dự án sử dụng vốn đầu tư công ban hành
theo Thông tư 79/2019/TT-BTC ngày 14/11/2019 của Bộ tài chính.
- Hình thức ghi sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chung. - Kỳ kế toán năm: 01/01 đến 31/12.
- Phần mềm kế toán BQL sử dụng: BQL sử dụng Exel để hỗ trợ cho cơng tác kế tốn. - Đơn vị tiền tệ: Việt Nam đồng (VND).
- Tính khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng, áp dụng thông tư số: 79/2019/TT-BTC ngày 14/11/2019 của Bộ tài chính.
24
2.1.5. Thực trạng nguồn lực tại Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng các cơng trình nơng nghiệp và phát triển nông thôn tỉnh Kon Tum
a. Nguồn nhân lực
Bảng 2.1. Nguồn nhân lực tại Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng các cơng trình nông nghiệp và phát triển nông thôn tỉnh Kon Tum
Chỉ tiêu Năm 2020 Năm 2021 Số lượng Tỷ lệ (%) Số lượng Tỷ lệ (%) Tổng lao động 19 100 19 100 Giới tính Nam 5 26.3 5 26.3 Nữ 14 73.6 14 73.6 Độ tuổi 18 -> 27 4 21 4 21 >27 15 79 15 79 Trình độ
Đại học - trên Đại học 17 89.4 17 89.4
Cao đẳng - lao động phổ thông 2 10.6 2 10.6 Cấp công việc Quản lý 2 10.6 2 10.6 Nhân viên 17 89.4 17 89.4 Nhận xét:
Qua bảng số liệu ta thấy: Trong giai đoạn 2020 – 2021, tổng số lao động tồn Cơ quan khơng có biến động lớn. Số lượng Cán bộ quản lý và Nhân viên không thay đổi, cho thấy sự phát triển ổn định của Cơ quan.
Cụ thể, về cơ cấu lao động theo giới tính: Sự chênh lệch và biến động về số lượng giữa lao động nam và lao động nữ khá lớn, tỷ trọng lao động nữ chiếm tỷ trọng lớn hơn lao động nam. Chứng tỏ Cơ quan luôn tạo điều kiện, cơ hội như nhau cho lao động nữ để họ phát huy tốt nhất hiệu quả làm việc. Tuy nhiên, lao động nam có thể lực tốt hơn lao động nữ nên hiệu quả làm việc sẽ cao hơn. Ngồi ra, lao động nam khơng nghỉ chế độ thai sản, thời gian nghỉ chế độ ốm đau cũng thấp hơn lao động nữ nên nếu sử dụng nhiều lao động nam thì số lượng lao động nghỉ chế độ sẽ ít biến động, việc phân cơng, bố trí cơng việc sẽ ít bị ảnh hưởng do lao động nghỉ chế độ, Cơ quan cũng tiết kiệm được phần nào chi phí chi trả cho người lao động theo các chế độ. Vì vậy, việc sử dụng nhiều lao động nam sẽ mang lại hiệu quả cao hơn cho Cơ quan nên cần xem xét lại cơ cấu lao động nam và nữ cho phù hợp.
Về cơ cấu lao động theo độ tuổi: chủ yếu là lao động độ tuổi từ 27 tuổi trở lên, người lao động trong độ tuổi này có độ chín muồi cả về chun mơn và kinh nghiệm do đó hiệu quả làm việc, chất lượng cơng việc sẽ cao hơn so với nhóm tuổi cịn lại, hơn nữa sự ổn định, mức độ gắn bó lâu dài với Cơ quan cũng cao hơn so với nhóm tuổi cịn lại. Vì nhóm lao động dưới 25 tuổi là những thanh niên trẻ, giàu nhiệt huyết, thích sự thay đổi, thách thức và cơ hội nên họ dễ dàng rời bỏ Cơ quan khi có cơ hội mới, bên cạnh đó kiến thức
25
chun mơn và kinh nghiệm của nhóm lao động này chưa được chín muồi nên cần nhiều sự đầu tư của Cơ quan. Do đó, cần tập trung nâng cao chất lượng nguồn nhân lực của những lao động ở độ tuổi trên 27 tuổi.
Trình độ lao động: Chủ yếu lao động trong Cơ quan đã qua đào tạo. Tỷ lệ lao động có trình độ cao đẳng- lao động phổ thơng chỉ chiếm tỷ trọng thấp, điều này thể hiện trình