2.1. Sự ra đời và quá trình hoạt động phát triển của Trung tâm du lịch và
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng chức danh trong Trung tâm du
lịch Cơng Đồn Hà Nội
Sơ đồ 2 : Bộ máy của Trung tâm du lịch và dịch vụ Cơng đồn Hà Nội
Từ sơ đồ trên, chúng ta có thể thấy, đứng đầu Trung tâm du lịch là Giám đốc – là ngƣời quản lý trực tiếp các nhân viên làm việc tại Trung tâm. Và với những cơng việc khác nhau thì có những nhân viên đảm nhiệm riêng nhằm tạo nên những sản phẩm du lịch tốt nhất đáp ứng nhu cầu của du khách, đồng thời góp phần đem về lợi nhuận tối đa cho công ty.
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng chức danh trong Trung tâm du lịch và dịch vụ thuộc Công ty du lịch Cơng Đồn Hà Nội dịch vụ thuộc Công ty du lịch Cơng Đồn Hà Nội
Giám đốc Trung tâm :
Giám đốc trung tâm
Nhân viên Kế toán Nhân viên dịch vụ Nhân viên marketing
Nhân viên xây dựng tour
Hƣớng dẫn viên
Cộng tác viên và sinh viên thực tập
Là ngƣời chịu trách nhiệm trƣớc giám đốc Công ty và tập thể lãnh đạo đơn vị về mọi mặt.
Có trách nhiệm lập phƣơng hƣớng về kế hoạch kinh doanh, tổ chức thực hiện nhiệm vụ chuyên môn để đạt năng suất cao, chất lƣợng, hiệu quả.
Thực hiện sự uỷ quyền của Giám đốc cơng ty trong việc giao dịch kí kết hợp đồng và thanh tốn trong lĩnh vực du lịch và dịch vụ khác đối với khách hàng.
Hàng tháng phải có trách nhiệm báo cáo doanh thu, phân tích kết quả kinh doanh cho cán bộ cơng nhân viên trong phịng và Giám đốc cơng ty, kí xác nhận đề nghị duyệt thu, chi hàng ngày và những giấy tờ khác có liên quan đến Trung tâm du lịch và dịch vụ.
Giám đốc Trung tâm phân công công việc và lao động tại Trung tâm tuỳ theo năng lực cụ thể và tình hình kinh doanh thực tế sao cho đạt hiệu quả cao nhất.
Đƣợc quyền tuyển cộng tác viên (sinh viên thực tập sau khi báo cáo và đƣợc Giám đốc công ty đồng ý).
Nhân viên kế tốn:
Phụ trách vấn đề doanh thu tài chính, hoạch tính lỗ lãi. Chịu trách nhiệm quản lý mọi sổ sách, hoá đơn tài chính, chịu sự hƣớng dẫn nghiệp vụ của phịng tài vụ cơng ty, chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc trung tâm về cơng tác hoạch tốn tài chính của Trung tâm.
Hàng ngày phải cập nhật theo dõi đối chiếu, kiểm tra và hoạch tốn các hoạt động tài chính trong hoạt động kinh doanh du lịch, mua bán văn phòng phẩm, hoạt động kinh doanh vận chuyển và các dịch vụ khác thực hiện tại
Trung tâm. Trực tiếp làm thanh toán với khách và địi các cơng nợ. Khi thanh tốn phải dựa trên hợp đồng đã kí và phát sinh do hƣớng dẫn viên báo về.
Tuân thủ sự phân công công tác của ngƣời lãnh đạo, hồn thành tốt cơng việc đƣợc giao, phải báo cáo Giám đốc trung tâm các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Cuối tháng phải tổng hợp chứng từ, làm báo cáo doanh thu và phân tích hoạt động kinh doanh của Trung tâm để báo cáo với Giám đốc trung tâm.
Nhân viên Marketing:
Tuân thủ sự phân công công tác của ngƣời lãnh đạo, hoàn thành các nhiệm vụ mà Giám đốc trung tâm giao phó.
Đảm nhận chức năng nghiên cứu thị trƣờng để đƣa ra những sản phẩm phù hợp với nhu cầu thị trƣờng, quyết định nguồn khách và đồng thời tiến hành các hoạt động quảng cáo, khuyến mại thu hút khách, nghiên cứu mở rộng nguồn khách cho Trung tâm, phân công nhân viên phụ trách tiếp thị từng thị trƣờng và quản lý những thông tin về thị trƣờng đó.
Lập phƣơng án marketing, tổ chức qui trình marketing. Trong quá trình tiếp thị phải tự giác nhiệt tình và có báo cáo thƣờng xun về kết quả tiếp thị bằng văn bản hay theo quy định để ngƣời quản lý tiếp tục thực hiện các công việc tiếp theo. Trong quá trinh đi tiếp thị có quyền đàm phán giá và cơ chế hoa hồng cho khách không quá 3% trên tổng thu.
Nhân viên xây dựng Tour:
Chịu trách nhiệm với Giám đốc trung tâm về việc thiết lập, xây dựng những chƣơng trình du lịch do Giám đốc trung tâm giao phó và u cầu của cơng ty để thiết lập xây dựng những tour du lịch mới sao cho có hiệu quả và
Tính giá thành và giá bán của các tour du lịch. Nhân viên dịch vụ:
Đảm nhiệm các cơng việc tìm hiểu và đặt các dịch vụ với đối tác sao cho đáp ứng nhu cầu của khách du lịch và đem lại lợi nhuận cho công ty.
Phải nắm vững các thủ tục cần thiết để hƣớng dẫn cho du khách khi làm các giấy tờ có liên quan đến visa, hộ chiếu...
Luôn cập nhật thông tin để nắm đựoc những sự thay đổi về dịch vụ (nều có) nhƣ : giá vé máy bay, tàu hoả; lịch trình xuất phát của các chuyến bay...
Hƣớng dẫn viên:
Đảm nhiệm việc tổ chức thực hiện chƣơng trình du lịch đã kí kết trên thực tế nhằm đảm bảo đúng kế hoạch và đáp ứng các nhu cầu đã thoả thuận với du khách.
Chỉ dẫn và cung cấp lời thuyết minh về các điểm du lịch. Giải quyết những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện chƣơng trình du lịch với phạm vi quyền hạn, khả năng của mình và tạo ra ấn tƣợng tích cực cho du khách.
Trong cơng tác dẫn đồn phải tn thủ theo quy trình hƣớng dẫn đồn đã đƣợc cơng ty phê duyệt. Tuân thủ sự phân công của cấp lãnh đạo-cấp trên.
Ngồi ra, cịn làm các cơng việc văn phịng khác. Cộng tác viên, sinh viên thực tập :
Làm tất cả những cơng việc mà Giám đốc trung tâm giao phó sao cho có hiệu quả nhất.
Có thể đƣợc tuyển chọn, kí hợp đồng làm việc với cơng ty nếu nhƣ cộng tác viên, sinh viên thực tập đó làm tốt mọi việc và đƣợc Giám đốc trung tâm tín nhiệm (sinh viên thực tập phải hiểu biết về kinh doanh lữ hành, năng động, có phẩm chất đạo đức tốt...)
Tóm lại: Bộ máy hoạt động của Trung tâm theo tính chất một Thủ truởng, các nhân viên hoạt động dƣới sự chỉ đạo của Giám đốc Trung tâm. Các nhân viên có trách nhiệm hỗ trợ lẫn nhau, liên kết với nhau tạo thành một khối vững mạnh. Tất cả có cùng mục địch là làm cho Trung tâm kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất và có uy tín trên thị trƣờng.
Mọi hoạt động của Trung tâm đều do Giám đốc Trung tâm quyết định. Giám đốc Trung tâm đƣợc coi nhƣ “con chim đầu đàn” là ngƣời quyết định cho việc kinh doanh có hiệu quả của Trung tâm.
2.1.3 Chức năng của Trung tâm du lịch và dịch vụ thuộc Công ty du lịch Cơng Đồn Hà Nội
Từ khi thành lập và đi vào hoạt động tháng 6 năm 1995, chức năng chính của Trung tâm là hoạt động kinh doanh lữ hành, tổ chức các hoạt động trung gian và tổ chức các chƣơng trình du lịch trọn gói.
Các dịch vụ trung gian chủ yếu bao gồm : - Đăng kí đặt vé may bay, tàu hoả...
- Môi giới cho thuê xe ô tơ.
- Đăng kí mua bảo hiểm cho khách. - Đăng kí đặt chỗ trong khách sạn.
Tổ chức các chƣơng trình du lịch trọn gói mang tính chất đặc trƣng cho hoạt động lữ hành nói chung và của Trung tâm du lịch và dịch vụ Cơng Đồn Hà Nội nói riêng. Trung tâm liên kết các sản phẩm của các nhà sản xuất riêng lẻ thành một sản phầm hoàn chỉnh và bán cho khách du lịch với một mức giá gộp.
Để đứng vững trên thị trƣờng, Trung tâm khơng chỉ tìm kiếm nguồn khách cho mình mà trên cơ sở đó khai thác nguồn khách cho Công ty.