Bƣớc 1: Vào đầu năm học, trong “Tuần sinh hoạt công dân – HSSV”, nhà trờng giao cho Phịng Cơng tác sinh viên phổ biến nội dung các văn bản hƣớng dẫn thực hiện chế độ chính sách cụ thể cho sinh viên. Vào trung tuần tháng 10, nhà trƣờng ban hành Thông báo về việc hƣớng dẫn thực hiện chế độ chính sách cho sinh viên chính quy theo mỗi năm học.
Bƣớc 2: Triển khai hƣớng dẫn làm hồ sơ:
Trong thơng báo, hƣớng dẫn thực hiện chế độ chính sách cho sinh viên, nhà trƣờng đã hƣớng dẫn quy trình, hồ sơ cụ thể đối với từng nhóm đối tƣợng kèm theo các mẫu giấy xác nhận, mẫu đơn theo quy định của Nhà nƣớc.
Bƣớc 3: Thời gian và địa điểm
Hồ sơ xin hƣởng chế độ chính sách nộp tại Phịng Cơng tác sinh viên theo học kỳ:
+ Học kỳ I: từ trung tuần tháng 10 đến trung tuần tháng 11 + Học kỳ II: từ trung tuần tháng 3 đến trung tuần tháng 4
Bƣớc 4: Phịng cơng tác sinh viên trên cơ sở văn bản chỉ đạo hƣớng dẫn thực hiện của Nhà nƣớc, kiểm tra, tổng hợp trình Hội đồng danh sách sinh viên đƣợc hỗ trợ tài chính theo quy định, chuyển cho các lớp sinh viên toàn trƣờng kiểm tra lại thơng tin các nhân và bổ sung hồn thiện danh sách đầy đủ.
Bƣớc 5: Cán bộ phụ trách tổng hợp trình danh sách tổng hợp sinh viên đƣợc hƣởng chế độ chính sách trình Trƣởng phịng Cơng tác sinh viên, Trƣởng phịng Tài vụ, Giám hiệu phụ trách và Hiệu trƣởng xét duyệt.
Bƣớc 6: Ra quyết định và chuyển về các đơn vị có liên quan thực hiện Bƣớc 7: Phịng Cơng tác sinh viên theo dõi việc thực hiện và tổng hợp báo cáo Bƣớc 8: Họp đánh giá kết quả, rút kinh nghiệm trong quá trình tổ chức thực hiện