trợ tài chính đối với sinh viên trƣờng Đại học Hoa Lƣ hiện nay
3.2.1. Thực hiện tốt cơng tác tun truyền về chính sách hỗ trợ tài chính đối với sinh viên trong nhà trường
Cơng tác tun truyền giáo dục có ý nghĩa quan trọng trong q trình tổ chức thực hiện. Thực hiện tốt công tác này sẽ giúp cho các sinh viên thuộc các đối tƣợng đƣợc hƣởng chính sách hiểu rõ ý nghĩa, mục đích, vai trị của hệ thống các chính sách của Đảng và Nhà nƣớc ta, tạo ra sự đồng thuận của các tầng lớp nhân dân trong xã hội, sự ủng hộ của các cấp, các ngành, các tổ chức chính trị xã hội. Trong q trình thực hiện về phía nhà trƣờng phải tuyên truyền sâu rộng đến các đối tƣợng hƣởng lợi về công tác chỉ đạo của các cấp ủy Đảng, Ban giám hiệu nhà trƣờng đối với việc tổ chức thực hiện các chế độ chính sách theo hệ thống các văn bản hƣớng dẫn của Nhà nƣớc. Đa dạng hóa các hình thức tun truyền nhƣ: Qua cổng thơng tin điện tử, đài phát thanh, băng rôn, khẩu hiệu, biểu ngữ, họp ban cán sự hàng tháng, các buổi tập huấn về thực hiện chế độ chính sách hƣớng dẫn đầy đủ về từng nội dung, đối tƣợng đƣợc hƣởng, quy trình hƣớng dẫn, cách thức thực hiện, thủ tục hồ sơ, đơn vị giải quyết.
3.2.2. Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật, máy tính
Xây dựng phần mềm ứng dụng chạy trên nền mạng internet để quản lý từng đối tƣợng đƣợc hƣởng chính sách hỗ trợ tài chính theo từng kỳ học, từng năm học thơng qua hệ thống vi tính.
Ứng dụng công nghệ thông tin một trong những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức thực hiện. Việc sử dụng mạng LAN, mạng internet giúp cho hoạt động quản lý hiệu quả, công khai thông tin và nâng cao chất lƣợng công việc. Hệ
thống xử lý hồ sơ, giấy tờ qua mạng nhằm đảm bảo cơng khai thủ tục hành chính, hạn chế trì trệ, sách nhiễu, thiếu chăm chỉ làm việc của cán bộ viên chức đồng thời cho phép giám sát hoạt động xử lý đơn từ của sinh viên cũng nhƣ giải quyết công việc của cán bộ, viên chức một cách công khai, minh bạch. Việc áp dụng mơ hình này giúp:
- Giải phóng các hoạt động thông tin, vƣợt qua các rào cản vật lý của hệ thống giấy tờ truyền thông và hệ thống cơ sở khác hoạt động không hiệu quả, cồng kềnh, mất thời gian, khó kiểm tra, kiểm sốt.
- Cơng khai, rõ ràng, đánh giá ngay tại chỗ và có sự so sánh giữa cách giải quyết các loại khác nhau.
- Trực tiếp biết đƣợc tiến độ, kế hoạch thực hiện cũng nhƣ xử lý hồ sơ, giấy tờ giữa cán bộ viên chức trực tiếp thực hiện công việc với cấp quản lý và sinh viên.
- Tăng tính trách nhiệm trong thực hiện cơng việc.
3.2.3. Thực hiện cải cách thủ tục hành chính trong nhà trường nói chung và trong cơng tác thực hiện chính sách nói riêng
Nghiên cứu tiến tới thực hiện cơ chế một cửa, niêm yết công khai các thủ tục quy trình, trình tự các bƣớc giải quyết hồ sơ đảm bảo đúng thời hạn quy định tránh phiền hà, sách nhiễu trong việc giải quyết các yêu cầu của sinh viên, gia đình sinh viên. Thực hiện chế độ một cửa trong quản lý, điều hành, thực hiện công việc giúp cho sinh viên, ngƣời yêu cầu phục vụ không phải qua nhiều nơi để giải quyết công việc. Thực hiện một cửa gắn liền với việc phân công, phân cấp quyền hạn, trách nhiệm, nhiệm vụ của từng đơn vị trong q trình tổ chức thực hiện cơng việc đƣợc đầy đủ, rõ ràng, cụ thể. Một cửa gắn liền với một quy định, một quy trình rất rõ ràng, cụ thể các bƣớc, các yêu cầu kỹ thuật, kỹ năng, các tiêu chuẩn khác để giải quyết các công việc đƣợc niêm yết công khai. Thực hiện một cửa là thực hiện một hệ thống các thủ tục quy trình, quy định việc giải quyết các yêu cầu của sinh viên, ngƣời yêu cầu đƣợc thực hiện có hiệu lực, hiệu quả, khoa học, đồng thời phải rõ ràng, dễ hiểu, dễ làm và công khai, minh bạch, những quy định đó manh tính bắt buộc từ hai phía để hƣớng tới nâng cao chất lƣợng hiệu quả công việc. Trong q
trình triển khai thực tế khơng ngừng nghiên cứu ứng dụng các phƣơng tiện khoa học công nghệ mới trong giải quyết công việc nhƣ: sử dụng internet, trả lời tự động qua mạng điện thoại, email trực tiếp… Cải cách thủ tục hành chính sẽ giảm bớt hồ sơ giấy tờ không cần thiết giúp nâng cao hiệu quả công việc nhƣ rút ngắn thời gian thực hiện công việc, khơng gây khó khăn cho ngƣời thực hiện cũng nhƣ giải quyết trực tiếp công việc nhằm nâng cao chất lƣợng, hiệu quả thực hiện cơng việc.
Mơ hình một cửa cũng chính là cách thức để có thể áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng ISO trong hoạt động quản lý điều hành thực hiện công việc nhằm nâng cao chất lƣợng, hiệu quả thực hiện công việc.
3.2.4. Nghiên cứu xây dựng hệ thống các quy trình hướng dẫn cụ thể
Xây dựng hệ thống các quy trình hƣớng dẫn thủ tục, hồ sơ cho từng nội dung chính sách cụ thể, từng bƣớc phân loại đối tƣợng đƣợc hƣởng từng chế độ chính sách theo các phân loại đối tƣợng đƣợc hƣởng từng chế độ chính sách theo các nội dung hỗ trợ tài chính để hƣớng dẫn làm hồ sơ trong “Tuần sinh hoạt công dân học sinh, sinh viên”.
3.2.5. Xây dựng hệ thống các văn bản quy định, hướng dẫn của nhà trường về công tác tổ chức, chỉ đạo, kiểm tra, giám sát việc thực hiện chế độ chính sách đối với sinh viên
Có cơ chế động viên khen thƣởng cũng nhƣ hình thức xử lý kỷ luật đối với cá nhân, tập thể để xảy ra sai phạm trong quá trình thực hiện.
Kiểm tra, kiểm soát là một biện pháp tất yếu trong quá trình tổ chức thực hiện. Nếu kiểm tra, kiểm soát tốt việc tổ chức thực hiện có thể ngăn ngừa các sai phạm, khuyết điểm, kịp thời điều chỉnh những điểm không phù hợp. Trong kiểm tra ngoài việc phát hiện sai phạm cịn có mục tiêu đánh giá kết quả, chỉ dẫn cho các hoạt động cơng việc đúng quy trình hƣớng dẫn. Đồng thời, thông qua kiểm tra sẽ đánh giá đƣợc hiệu quả làm việc của cán bộ viên chức để từ đó thúc đẩy họ làm việc và đổi mới cải tiến cho phù hợp với yêu cầu công việc của Nhà trƣờng.
3.2.6. Trên cổng thông tin điện tử của nhà trường xây dựng trang riêng để hỗ trợ về chính sách đối với sinh viên
Trang về chế độ chính sách đối với sinh viên phải đảm bảo đầy đủ nội dung liên quan đến việc thực hiện chính sách hỗ trợ tài chính nhƣ: quy trình hƣớng dẫn thực hiện, cung cấp các văn bản hƣớng dẫn của Nhà nƣớc cũng nhƣ của nhà trƣờng, hồ sơ biểu mẫu liên quan đến từng đối tƣợng đƣợc hƣởng, đồng thời tổng hợp các ý kiến phản hồi của đối tƣợng hƣởng lợi để làm cơ sở nghiên cứu sửa đổi bổ sung, hồn thiện cơng tác tổ chức thực hiện nhằm nâng cao chất lƣợng, hiệu quả công việc.
3.2.7. Tổ chức tập huấn về chế độ chính sách cho cán bộ phụ trách
Tổ chức định kỳ 01 lần/năm kế hoạch tập huấn đội ngũ cán bộ làm công tác chế độ chính sách, trợ lý sinh viên các khoa và ban cán sự các lớp với đầy đủ nội dung nhƣ sau: Hƣớng dẫn quy trình, cách thức tiến hành, hệ thống các văn bản chỉ đạo của nhà nƣớc cũng nhƣ của trƣờng, đánh giá tổng kết và nêu ra những bài học kinh nghiệm trong quá trình thực hiện.