công dân
* Lý do đề ra giải pháp
Yếu tố về tiếp cận dịch vụ có tỷ lệ hài lòng thấp nhất (SIPAS của yếu tố tiếp cận dịch vụ đạt 75,11%) trong số 5 yếu tố đƣợc SIPAS đánh giá. Do đó, yếu tố này đƣợc ngƣời dân mong chờ tiếp tục cải cách cụ thể: Cải thiện hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ ngƣời dân tại cơ quan giải quyết thủ tục hành chính/ Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. (32,5% số ngƣời đƣợc hỏi). Chính vậy, cần nâng cao khả năng tiếp cận để gia tăng sự hài lòng của ngƣời dân với dịch vụ công tại bộ phận một cửa của UBND thành phố Quảng Ngãi, tỉnh Quảng Ngãi.
* Phƣơng thức tiến hành
Để việc nâng cao khả năng tiếp cận dịch vụ cho công dân, tổ chức UBND thành phố Quảng Ngãi cần tập trung nâng cao một số nội dung:
Cần tăng cƣờng đầu tƣ kinh phí để sửa chữa, cải tạo và nâng cấp phòng làm việc cũng nhƣ trang bị thêm máy tính, máy in… cho Bộ phận trực tiếp cung cấp dịch vụ hành chính cơng trên cơ sở có nghiên cứu, tính tốn cụ thể sát thực để sắp xếp các trang thiết bị phù hợp hơn; đồng thời, cần đầu tƣ hơn nữa kinh phí hoạt động cho Bộ phận này, vì đây là đầu mối quan trọng, là bộ mặt giao dịch của UBND thành phố với tổ chức và cá nhân. Bố trí lại phịng làm việc giữa các lĩnh vực giải quyết tại Bộ phận “một cửa” để tạo khơng gian thơng thống hơn và thuận tiện cho ngƣời dân khi đến giao dịch, bố trí bàn ghế đủ rộng để có thể đáp ứng nhu cầu để tài liệu, hồ sơ, hệ thống tủ lƣu trữ hồ sơ đủ rộng để bảo quản và tra cứu khi cần thiết, phục vụ cho việc giải quyết hồ sơ hành chính của cá nhân. Việc bảo dƣỡng, nâng cấp trang thiết bị, máy móc phục vụ cho việc giải quyết TTHC, dịch vụ hành chính cơng cũng cần đƣợc thực hiện thƣờng xuyên, định kỳ để đảm bảo máy móc vận hành tốt, thơng suốt trong q trình thực hiện cơng việc của cán bộ, cơng chức. Bên cạnh đó, UBND thành phố cần có quy định rõ về trang phục của cán bộ, công chức làm cơng tác cung cấp dịch vụ hành chính cơng, phải có thẻ ghi tên, chức vụ khi thực hiện giao tiếp với tổ chức, công dân tại nơi làm việc.
Song song đó, cần đẩy mạnh việc ứng dụng cơng nghệ thông tin trong giải quyết hồ sơ hành chính. Việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin đƣợc tiến hành trên hai phƣơng diện là đầu tƣ máy móc, trang thiết bị và thiết kế, sử dụng phần mềm quản lý, giải quyết hồ sơ. Việc sử dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý hành chính nhà nƣớc là một hƣớng đi đúng, là một giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động cải cách TTHC.
Bên cạnh việc đầu tƣ máy móc, trang bị và thiết kế, sử dụng phần mềm quản lý, giải quyết hồ sơ nhƣ trang bị cho mỗi cán bộ, công chức trực tiếp cung cấp dịch vụ hành chính cơng một máy vi tính riêng và kết nối mạng nội bộ và một máy chủ cho phép truy cập các mạng tin học diện rộng của các cơ quan khác, mạng Internet để thu thập thơng tin phục vụ cơng tác thì cần nân cấp, hồn thiện cổng thơng tin điện tử (trang thông tin điện tử); đồng thời, cổng thông tin điện tử này phải đƣợc liên kết với cổng thông tin điện tử của UBND thành phố để thực hiện tốt việc công khai các TTHC tại địa phƣơng cũng nhƣ các thông tin về cải cách hành chính, tiến tới cung ứng dịch vụ hành chính cơng trực tuyến theo cơ chế “một cửa” liên thông hiện đại. Ngƣời dân chỉ cần truy cập vào trang website của địa phƣơng để tra cứu và thực hiện TTHC tại đó, khi có kết quả ngƣời dân chỉ cần tới Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo giấy hẹn và các giấy tờ pháp lý kèm theo để nhận kết quả hồ sơ hành chính và nộp lệ phí theo quy định.
Trong hƣớng tới, để nâng cao hơn nữa chất lƣợng hoạt động của bộ máy hành chính cần sớm hình thành kho lƣu trữ điện tử. Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý nhà nƣớc phổ biến trên tất cả các lĩnh vực trong hoạt động của cơ quan hành chính cấp thành phố. Một trong những phƣơng hƣớng nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động này là phải từng bƣớc hiện đại hố cơng tác điều hành và các hoạt động tác nghiệp hàng ngày của lãnh đạo UBND Phƣờng và phòng ban trực thuộc thành phố Quảng Ngãi; tạo điều kiện để các đơn vị tra cứu tham gia giải quyết phần lớn cơng việc quản lý hành chính nhà nƣớc thơng qua quản lý văn bản và hồ sơ cơng việc theo hệ thống. Qua đó, tin học hố các qui trình hoạt động tác nghiệp, các hình thức tiếp nhận, lƣu trữ, trao đổi, tìm kiếm xử lý thông tin, giải
quyết công việc để nâng cao chất lƣợng và hiệu quả của công tác điều hành cho lãnh đạo thành phố Quảng Ngãi, lãnh đạo văn phòng và các hoạt động của cán bộ chun viên các phịng, ban.
Từ đó giúp nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các cơng cụ cơng nghệ thơng tin, từng bƣớc tạo ra thói quen làm việc trong mơi trƣờng mạng và sử dụng thơng tin điện tử, nâng cao trình độ quản lý, tạo một bƣớc thay đổi đột phá trong các qui trình xử lý thơng tin, giải quyết cơng việc với sự hỗ trợ hiệu quả của các phần mềm hoạt động trên mạng, góp phần thực hiện cải cách hành chính. Ðồng thời phân rõ thẩm quyền quản lý và khai thác hệ thống mạng; thẩm quyền xử lý, quản lý các loại văn bản đi - đến. Chuẩn hoá mẫu các văn bản hành chính thơng thƣờng để tiến tới chuẩn hố về hình thức các loại văn bản hành chính nhà nƣớc. Từng bƣớc chuẩn hố quy trình luân chuyển hồ sơ trong nội bộ để đảm bảo thời gian và tiến độ của từng loại công việc; khắc phục sự chậm trễ ở từng bộ phận, kể cả bộ phận lãnh đạo trong suốt quá trình luân chuyển hồ sơ, xử lý văn bản các loại theo trình tự khoa học, rõ thẩm quyền và trách nhiệm thông qua việc ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại nhằm đạt yêu cầu ngày càng cao công tác quản lý toàn diện các mặt đời sống kinh tế xã hội.
* Kết quả của giải pháp
Hoàn thiện hệ thống cơ sở vật chất, hiện đại hóa trang thiết bị phục vụ ngƣời dân tại cơ quan giải quyết thủ tục hành chính/ Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.