Biểu đồ bảng tính và chèn hình ảnh

- Sheet (Bảng tính) là một bảng gồm có 256 cột và 65536 dòng Tên bảng tính mặc nhiên là Sheet# (# là số thứ tự) Một tệp Workbook có nhiều Sheet, đƣợc liệt kê

3.2.4 Biểu đồ bảng tính và chèn hình ảnh

Biểu đồ là đồ thị biểu diễn dữ liệu bảng tính. Các biểu đồ làm cho dữ liệu của bảng tính phức tạp trở thành trực quan và dễ hiểu hơn. Biểu đồ biến đổi dữ liệu từ các hàng và các cột trên bảng tính thành hình khối, đồ thị,… Biểu đồ có các trục, trên đó có các giá trị tỷ lệ tƣơng đƣơng với giá trị dữ liệu trên bảng tính.

3.2.4.1.Các bước tạo biểu đồ

Xét bảng tính ví dụ dƣới đây.

Tạo đồ thị dạng cột từ dữ liệu của Trồng trọt. Các bƣớc thực hiện: - Dùng chuột chọn vùng chứa dữ liệu.

- Trong thẻ Insert chọn vùng Chart, chọn các nút nằm ngay trên thanh Ribbon hoặc nháy vào nút mũi tên ở góc bên phải để hiển thị hộp thoại Chart.

150

- Nháy nút Ok. Nháy chuột phải vào biểu đồ vừa tạo, chọn Select Data để hiển thị hộp thoại Select Data Source.

Trong hộp thoại này cho dạng đồ thị ban đầu và gồm hai lớp. Lớp Chart Data Range dùng để chọn vùng chứa dữ liệu cho biểu đồ, xác định chuỗi dữ liệu bố trí theo hàng hay theo cột. Lớp Series: thêm hay xóa dữ liệu.

Đặt tên cho biểu đồ t nháy chuột vào biểu đồ, chọn thẻ Layout, chọn nút Chart Title.

151

3.2.4.2.Hiệu chỉnh biểu đồ

Để hiệu chỉnh biểu đồ trƣớc tiên ta cần chọn biểu đồ bằng cách nháy chuột vào biểu đồ muốn hiệu chỉnh, khung viền biểu đồ sẽ hiện 8 nút ở 4 góc và điểm giữa các cạnh. Sau đó có thể tiến hành các thao tác:

 Di chuyển biểu đồ: nháy chuột vào biểu đồ và giữ tay cho đến khi con trỏ chuột biến thành dấu chữ thập với bốn mũi tên ở đầu thì kéo chuột để di chuyển biểu đồ đến vị trí mới.

 Thay đổi kích thƣớc: dùng chuột rê các nút trên khung viền.

 Nháy nút phải chuột lên biểu đồ, chọn Select Data. Hộp thoại này có nhiều lớp dùng để thay đổi tiêu đề đồ thị, thuyết minh các cột, các đƣờng kẻ ngang dọc, chú thích, các nhãn…

- Hiệu chỉnh các thành phần bên trong biểu đồ: ( vùng Series của hộp thoại Select Data Source ở trên ).

- Xóa một thành phần: nháy chuột vào thành phần, ấn Delete.

- Thay đổi kích thƣớc một thành phần: nháy chuột lên thành phần, xuất hiện 8 nút hình vuông, kéo các nút để thay đổi kích thƣớc. Di chuyển thành phần sang vị trí khác: nháy chuột lên thành phần và kéo đi.

- Định dạng lại một thành phần: nháy đúp chuột vào thành phần, xuất hiện một hộp thoại gồm nhiều lớp, tiến hành lựa chọn theo hƣớng dẫn trên hộp. Ta có thể chọn mẫu tô và màu tô cho thành phần.

- 3.2.4.3.Đưa các đối tượng hình ảnh vào bảng tính

- Thao tác hoàn toàn nhƣ trong Word 2010 ta có thể dùng thanh công cụ Insert để đƣa một đối tƣợng Shape, Text Box, Word Art vào trong một bảng tính nhƣ trong bảng tính sau:

-

- Ta cũng có thể dùng lệnh Insert / Picture / From File để chèn một bức tranh lấy từ một tệp vào bảng tính, hoặc có thể dùng lệnh Insert / Picture / Clip Art để chèn một bức tranh lấy từ Clip Art vào bảng tính. Khi bức ảnh đã vào bảng tính ta có thể

152

kéo nó tới vị trí bất kỳ trên bảng tính, có thể dùng nút Order trên Thanh công cụ Drawing để chuyển ảnh xuống dƣới các đối tƣợng đồ họa khác.

- Ta có thể lấy một bức ảnh làm nền cho phần dữ liệu của bảng tính bằng cách:

dùng chuột lựa chọn bộ phận bảng tính muốn đặt lên phía trƣớc của ảnh nền (đây có thể là một bộ phận của Sheet hiện hành hoặc bất kỳ bảng tính nào khác), Page Layout / Background, kéo phần vừa chép lên vị trí thích hợp trên bảng tính, kéo các khung viền của bộ phận bảng tính đã sao chép để định lại kích cỡ cho vừa khớp với ảnh nền.

153

3.3 POWERPOINT 2000

PowerPoint dùng để tạo một trình diễn (Presentation) gây ấn tƣợng cho một bài nói trƣớc đông đảo ngƣời nghe trong một hội nghị, một buổi bảo vệ luận án. Cách dùng hệ thống menu, dùng các thanh công cụ Standard và Formatting, dùng Office Assistant và nhận trợ giúp, chèn các đối tƣợng đồ họa và hình ảnh, chèn Table trong PowerPoint đƣợc thực hiện giống nhƣ trong Word. Ta có thể dễ dàng sao chép văn bản trong Word và các biểu đồ trong Excel vào trong PowerPoint.

3.3.1.Khởi động PowerPoint

Để khởi động PowerPoint dùng lệnh Start / Programs / Microsoft PowerPoint, PowerPoint đƣợc khởi động và xuất hiện hộp thoại PowerPoint:

- Design: chọn các mẫu thiết kế sẵn, trong mẫu không có nội dung.

- Blank Presentation: tạo một trình diễn trắng. Khi chọn mục này xuất hiện hộp thoại New Slide cho phép ta chọn các mẫu Slide (bản phim) mới:

154

Màn hình làm việc của PowerPoint ở chế độ Normal View có dạng sau:

 Thanh tiêu đề (Title bar):Thể hiện tên của chƣơng trình đang chạy là PowerPoint và tên của bài trình diễn hiện hành. Nếu cửa sổ chƣa toàn màn hình thì ta có thể dùng chuột kéo Title bar để di chuyển cửa sổ.

 Ribbon:Chức năng của Ribbon là sự kết hợp của thanh thực đơn và các thanh công cụ, đƣợc trình bày trong các ngăn (tab) chứa nút và danh sách lệnh.

 Quick Access Toolbar: Chứa các lệnh tắt của các lệnh thông dụng nhất. Bạn có thể thêm/ bớt các lệnh theo nhu cầu sử dụng.

 Nút Minimize: Thu nhỏ cửa sổ ứng dụng vào thanh tác vụ (taskbar) của Windows; bạn nhấp vào nút thu nhỏ của ứng dụng trên taskbar để phóng to lại cửa sổ ứng dụng.

 Nút Maximize/Restore: Khi cửa sổ ở chế độ toàn màn hình, khi chọn nút này sẽ thu nhỏ cửa sổ lại, nếu cửa sổ chƣa toàn màn hình thì khi chọn nút này sẽ phóng to cửa sổ thành toàn màn hình

 Nút Close: Đóng ứng dụng lại. Bạn có thể nhận đƣợc thông báo lƣu lại các thay đổi của bài trình diễn.

 Khu vực soạn thảo bài trình diễn:Hiển thị slide hiện hành.

 Ngăn Slides: Hiển thị danh sách các slide đang có trong bài thuyết trình

 Ngăn Outline: Hiển thị dàn bài của bài thuyết trình

 Thanh trạng thái (Status bar): Báo cáo thông tin về bài trình diễn và cung cấp các nút lệnh thay đổi chế độ hiển thị và phóng to, thu nhỏ vùng soạn thảo.

155

PowerPoint 2010 xây dựng Ribboncó các nút lệnh đồ họa dễ nhận biết đƣợc chia thành nhiều Tab (ngăn) thay cho hệ thống thực đơn xổ xuống trƣớc đây.Mỗi tab giống nhƣ một thanh công cụ với các nút lệnh và danh sách lệnh cho ngƣời dùng lựa chọn sử dụng.

Các tab không dễ tùy biến dễ nhƣ các thang công cụ ở các phiên bản trƣớc, nhƣng PowerPoint 2010 có thêm một thanh công cụ gọi là Quick Access Toolbar(QAT - thanh công cụ truy cập nhanh) giúp ngƣời dùng có thể tùy biến và gắn thêm các nút lệnh thƣờng dùng một cách nhanh chóng và dễ dàng.Bạn có thể thêm vào QAT bất kỳ nút lệnh nào bằng cách nhấp phải chuột vào nó và chọn Add to Quick Access Toolbar.

Ribbon xuất hiện thêm ngăn Transitions giúp việc áp dụng hiệu ứng chuyển từ slide này sang slide khác đƣợc nhanh và thuận tiện hơn. Ngoài ra, nút Minimize the Ribbon giúp ngƣời dùng dễ dàng phóng to hay thu gọn Ribbon. Góc dƣới bên trái có các nút dùng để lựa chọn cách xem slide: Slides, Outline view (khung 1 rộng), Slide view (khung 2 rộng, khung 1 chỉ còn biểu tƣợng của các slide, khung 3 không có), Slide show (hiện slide trên toàn màn hình). Slide còn có cách hiện Notes Pages ở dƣới dạng khổ giấy A4 nhƣ khi in ra máy in, nửa trên là slide, nửa dƣới là nội dung các chú giải, về cách hiện này bằng khung Notes Pages.

3.3.2.Tạo trình diễn dựa trên Slide trắng

Các bƣớc để tạo một trình diễn từ đầu:

Bƣớc 1: Dùng lệnh File / New, hiện hộp thoại New Presentation:

Chọn lớp Available Template and Themes, chọn biểu tƣợng Blank Presentation, xuất hiện hộp thoại New Slide, chọn một slide, nháy OK. Đặt màn hình ở chế độ Normal View.

156

Bƣớc 2: Gõ tiêu đề của Slide và nội dung của nó. Nhấn Enter để xuất hiện lại hộp thoại New Slide, chọn một mẫu slide, bổ xung nội dung cho nó.

Bƣớc 3: Xem cách hiển thị slide đang thiết kế: nháy nút Slides ở góc trái bên dƣới cửa sổ PowerPoint.

Bƣớc 4: Ghi tệp vào đĩa dùng lệnh File / Save.

Bổ xung thay đổi màu nền của Slide: dùng lệnh Home, Nháy vào nút mũi tên trong khung Drawing/ Shape fill để hiện các mẫu màu và chọn (xử lý hộp thoại giống nhƣ trong Word). Nút Apply: áp dụng thay đổi cho slide hiện tại. Nút Apply to All: áp dụng thay đổi cho tất cả các slide.

Thay đổi màu của phông chữ: chọn Slide, dùng lệnh Home, chọn đối tƣợng cần đổi màu phông chữ. Chọn trong khung Font/Font Color, hiện hộp thoại Color Scheme. Chọn lớp Standard để chọn màu từ bảng, hoặc chọn lớp Custom để trộn mày riêng.

Trong hộp thoại Color Scheme, nút Apply: áp dụng màu mới chỉ cho slide hiện hành, nút Apply to All: áp dung màu cho tất cả các Slide.

Bổ xung và thay đổi phần đầu trang và cuối trang: dùng lệnh View / Header and Footer, xuất hiện hộp thoại Header and Footer:

- Chọn lớp Slide. Trong lớp này mục Data and Time dùng để chèn ngày và thời gian vào cuối slide (mục Update automatically để điền tự động, mục Fixed để điền trực tiếp), mục Slide number để chèn số trang cho slide, mục Footer để chèn phần văn bản cuối mỗi slide.

- Chọn lớp Notes and Handouts: chèn ngày tháng, thời gian, phần đầu trang và cuối trang, số trang đối với tờ giấy A4 in ra trên máy in cho các dạng Notes Pages và Handouts.

Chú ý, để chèn số trang, ngày, thời gian vào bất kỳ đâu trên một Slide riêng biệt ta thực hiện: đƣa con trỏ vào chỗ muốn chèn, dùng lệnh Insert / Data and Time và Insert / Slide Number.

157

Tạo các chú giải cho một Slide

Trong chế độ Normal View khi soạn một Slide, khung bên phải phía dƣới là mơi nhập chú giải (Notes) cho Slide. Phần chú giải này có thể là các giải thích thêm cho các điểm trong phần slide, hoặc có thể là phần giảng chi tiết của diễn giả cho các chủ đề trong phần slide. Phần Slide và phần Notes của nó tạo nên một Trang in bằng giấy để xem thêm. Muốn xem thử hình dạng các Trang in dùng lệnh View / Notes Pages.

Chèn hình ảnh vào Slide: chèn một hình ảnh từ Clip Art Galery dùng lệnh Insert / Picture / Clip Art. Chèn một hình ảnh từ tệp dùng lệnh Insert / Picture / From File ...

Tạo một biểu đồ: Ta có thể tạo một biểu đồ đẹp trong Excel và sau đó dán vào PowerPoint qua trung gian Clipboard. Tuy nhiên ta cũng có thể tạo biểu đồ ngay trong PowerPoint bằng lệnh Insert / Chart, xuất hiện cửa sổ Datasheet giống nhƣ một bảng tính,

158

nhập dữ liệu vào bảng tính. Để trở về PowerPoint nháy bên ngoài biểu đồ trên Slide của PowerPoint. Định cỡ lại và chỉnh sửa biểu đồ làm giống trong Excel.

Xem Slide dƣới dạng đen trắng: dùng lệnh View / Black and White. Muốn chuyển lại sang xem màu thì dùng lệnh View/Color.

Xóa một Slide: cho các slide hiện ở chế độ Outline View, nháy vào biểu tƣợng của slide để chọn nó, nhấn phím Delete hoặc Backspace.

Tạo một slide hoàn toàn giống với một Slide có sẵn: cho các slide hiện ở chế độ Outline View, nháy vào biểu tƣợng của slide để chọn nó, dùng tổ hợp phím Ctrl + C và paste slide ở chỗ thích hợp bằng tổ hợp Ctrl + V. Ta có thể sửa chữa trên Slide vừa nhận đƣợc để đƣợc một slide mới.

3.3.3.Thiết lập cách hiển thị Slide

3.3.3.1.Xác định cách chuyển tiếp giữa các Slide

Cách chuyển tiếp của một slide bao gồm cách nó xuất hiện trên màn ảnh và nó kết thúc hiện bằng cách nào. Ta có thể quy định cách chuyển tiếp cho từng slide một, hoặc đồng thời cho toàn bộ các slide của một trình diễn. Các bƣớc thực hiện:

- Trong chế độ Slide View hoặc Slides, chọn một Slide. - Dùng lệnh Transitions trên thanh công cụ.

- Mục Effect Options chọn kiểu chuyển tiếp tới slide, ví dụ Wipe From right (slide trƣớc ẩn từ phải sang trái). Ngầm định là No Transition.

- Mục Advance Slide chọn kiểu kết thúc slide khi trình diễn. Chọn On mouse click (ngầm định): khi nháy chuột thì kết thúc hiện slide. Chọn After N seconds: tự động kết thúc hiện sau N giây. Có thể chọn đồng thời cả hai mục này.

159

- Nháy nút Apply to All để áp dụng kiểu chuyển tiếp cho tất cả các slide. Để xem thử cách chuyển tiếp đã thiết đặt nháy nút Slide Show ở góc dƣới bên trái cửa sổ PowerPoint.

3.3.3.2.Làm cho văn bản và đối tượng của slide trở nên sinh động

Trong mục mày xét cách hiển thị của từng đối tƣợng trong một slide sao cho sinh động, hấp dẫn ngƣời xem. Các bƣớc thực hiện:

1. Trong chế độ Slide View, chọn slide có các đối tƣợng cần thêm hiệu ứng. 2. Dùng lệnh Animation, hiện hộp thoại Animation:

3. Trong khung Slide, chọn đối tƣợng muốn tạo hiệu ứng (ví dụ Title1).

160

4. Khung Timing có ba mục. Chọn mục On mouse click để quy định: muốn đối tƣợng xuất hiện phải nháy chuột (nếu đối tƣợng văn bản có nhiều mục, muốn mỗi mục xuất hiện phải nháy chuột). Chọn With previous: đối tƣợng cùng xuất hiện với đối tƣợng sau. Chọn After previous: đối tƣợng tự xuất hiện sau sự kiện trƣớc N giây. Chỉnh thời gian duration hay delay N giây.

5. Chọn hiệu ứng mong muốn. Entrace: xuất hiện đối tƣợng. Emphasis: đối tƣợng xuất hiện và đổi màu. Exit: ẩn đi đối tƣợng. Path: di chuyển đối tƣợng theo hình mong muốn.

6. Lặp lại các bƣớc 3, 4, 5 cho mỗi một đối tƣợng muốn tạo hiệu ứng. Nháy nút OK để ghi lại thiết lập.

Chú ý:

- Cách nhanh chóng để tạo một hiệu ứng cơ bản là chọn đối tƣợng trong chế độ Slide View, dùng lệnh Animation, lựa chọn hiệu ứng mong muốn từ 15 cách. Ngầm định: các đối tƣợng xuất hiện khi ấn chuột (On mouse click).

- Để xem thử hiệu ứng trong chế độ Slide View, dùng lệnh Animation Pane ấn Play các hiệu ứng trình diễn trong một slide thu nhỏ ở góc trên bên phải màn hình, muốn xem lại chỉ cần nháy chuột vào slide nhỏ này. Không cho hiện slide nhỏ nữa: nháy nút Close của nó.

3.3.4.Các công cụ phụ trợ

3.3.4.1.Dùng các Template sẵn có

Khi dùng lệnh Design, xuất hiện lớp Design Templates cho các mẫu thiết kế Slide (không có nội dung). Khi cần tạo một trình diễn mới nên sử dụng các thiết kế có sẵn này. Khi đã chọn một Template, các slide mới vẫn theo Template này.

Lớp Presentations chứa các trình diễn có sẵn nội dung theo nhiều chủ đề bằng tiếng Anh (Marketing Plan, Company Meeting, Training,...), mỗi trình diễn có nhiều Slide (có thể có tới 20 slide sẵn). Nội dung trong slide là các gợi ý cho ngƣời dùng làm báo cáo.

161

3.3.4.2.Chuyển đổi giữa các Template

Giả sử khi tạo một trình diễn nhờ lệnh File / New, hiện hộp thoại New Presentation, chọn lớp Design Template, chọn mẫu Bamboo và soạn 3 slide theo mẫu này. Bây giờ bạn không thích mẫu này và muốn chuyển sang mẫu khác (chẳng hạn Ribbons), hãy chọn các slide muốn đổi Template, dùng lệnh Design, chọn Template mong muốn.

3.3.4.3.Sử dụng menu tắt khi thực hiện một trình diễn

Khi trình chiếu một slide, nếu ta đƣa chuột lên phía trên, góc

dƣới bên trái màn hình xuất hiện một nút chữ nhật nhỏ với mũi tên

lên. Nháy nút trái chuột vào nút này (hoặc nháy nút phải chuột vào nền màn hình), xuất hiện menu tắt.

Ý nghĩa các mục của menu tắt nhƣ sau: Mục End Show: kết thúc xem. Mục Next: xem slide tiếp. Mục Previous: xem slide trƣớc. Mục Go: chuyển tới slide khác. Mục Speaker Notes: cho hiện phần chú giải của slide hiện hành trong một cửa sổ nhỏ. Mục Screen: cho đen màn hình hay không.

3.3.4.4.In các slide và các chú giải ra giấy

Dùng lệnh File / Print, xuất hiện hộp thoại Print, lựa chọn đối tƣợng cần in, tất cả hay chỉ 1,2 slide. Khổ giấy dọc ngang tùy chỉnh.