- Định dạng bằng hộp thoại Font
f. Định khoảng cách Tab Stop với Ruler
3.1.4. Định dạng trang và in ấn
Khái niệm section: Bình thƣờng một tài liệu đƣợc chia thành nhiều trang, các trang có định dạng giống nhau. Nhƣng đôi khi ta muốn một số phần văn bản có định dạng trang khác (nhƣ in theo chiều ngang khổ giấy A4) hoặc trình bày theo nhiều cột, khi đó cần phải chia văn bản thành nhiều vùng (Section), mỗi Section có thể có định dạng trang khác nhau. Nếu không chia Section thì Word mặc nhiên coi toàn bộ văn bản là một Section duy nhất.
. Nhấn chuột vào vị trí muốn đặt một vùng mới. Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, nhấn nút Breaks và chọn một kiểu ngắt vùng phù hợp trong Section Breaks.
Chọn nút Page Break để chèn một ngắt trang, chọn Column Break để chèn một ngắt cột trong trƣờng hợp soạn văn bản theo nhiều cột. Khung Section Break Types để tạo một ngắt Section, nó có 4 lựa chọn: Next Page (section mới sẽ sang trang tiếp theo), Continuous (section mới vẫn nằm liên tục với section trƣớc đó), Even Page (section mới sẽ bắt đầu ở một trang đánh số chẵn), Odd Page (section mới sẽ bắt đầu ở một trang đánh số lẻ).
Xóa các ngắt trang và ngắt Section: Chọn thẻ Insert, khi đó ngắt trang là một đƣờng gạch ngang chấm chấm ở giữa có chữ Page Break, di con trỏ tới các đƣờng này và ấn phím Delete.
Chọn cỡ giấy và đặt lề
Trƣớc khi bắt tay vào soạn thảo một văn bản ta phải chọn cỡ giấy định in và đặt lề cho trang in bằng cách chọn thẻ Page Layout/Page Setup, xuất hiện hộp thoại Page Setup.
Chọn cỡ giấy: trong hộp thoại Page Setup chọn lớp Paper size. Nháy chuột vào mũi tên xuống ở mục Paper size để chọn cỡ giấy. Có thể lựa một trong các cỡ đƣợc định nghĩa sẵn. Muốn tạo trang in có kích thƣớc tùy ý thì thay đổi các con số quy định chiều rộng (Width) và chiều cao (Height). Khi đó cỡ giấy đƣợc gọi là Custome size (cỡ của ngƣời dùng tự định nghĩa). Đối với các công văn giấy tờ ta thƣờng chọn khổ giấy A4, 210 x 297 cm. Chọn hƣớng in là Portrait (hƣớng in dọc) hoặc Lanscape (hƣớng in ngang). Trong mục Apply To (áp dụng cho) chọn một trong ba khả năng: This Section (để áp dụng cho Section văn bản hiện tại), This Point Forward (áp dụng cho vùng từ vị trí hiện tại trở về sau), Whole Document (áp dụng cho toàn bộ tài liệu). Chọn OK để xác nhận các thông số mới thiết lập. Có thể chọn Default để lƣu các thông số vào tệp khuôn mẫu sử dụng cho nhiều tài liệu về sau.
131
Đặt lề cho trang in: Trong hộp thoại Page Setup chọn lớp Margins, hộp thoại Page Setup có dạng nhƣ trang sau. Thay đổi khoảng cách từ mép giấy đến phần văn bản gồm các phần: Trên (Top) - Dƣới (Bottom) - Trái (Left) - Phải (Right). Con số trong hộp Gutter để chỉ khoảng cách chừa lề cho việc đóng tập tài liệu. Mục Gutter Position: chọn Gutter nằm bên trái trang (Left) hay bên trên trang (Top). Mục Header: khoảng cách từ mép trên trang giấy tới phần Tiêu đề đầu trang. Mục Footer: khoảng cách từ mép dƣới trang giấy tới phần tiêu đề cuối trang. Sau khi thay đổi một trong các thông số quy định lề, phần Preview sẽ cho thấy hình dạng tƣơng đối của văn bản so với kích thƣớc giấy. Mục Apply To và các bƣớc tiếp theo thao tác tƣơng tự nhƣ phần Page size. Chọn mục Mirror Margins: lề trái và lề phải của hai trang chẵn và lẻ đối xứng nhau qua gáy cuốn sách, phần Preview hiện hai trang giấy.
Các số liệu trong hộp thoại Page Setup là một mẫu đặt lề cho các công văn giấy tìƣ soạn trên khổ giấy A4.
In hai trang trên một tờ giấy: đó là trƣờng hợp ta muốn in hai trang trên tờ giấy A4 đặt nằm ngang, đƣờng phân chia theo chiều dọc chính giữa (hoặc tờ giấy A4 đặt dọc, đƣờng phân chia hai trang nằm ngang chính giữa). Khi chèn số trang máy sẽ tự động điền số trang liên tục theo các trang nhỏ.
Để in hai trang trên tờ giấy A4 nằm ngang chọn hộp thoại Page Setup. Trong lớp Paper Size chọn cỡ giấy A4 29.7 x 21 cm, hƣớng in là Landscape, mục Apply To chọn Whole Document. Trong lớp Margins chọn Top 2 cm, Bottom 2.5 cm, Outside 1.9 cm, Inside 1.99 cm, Gutter 0 cm, Header 1.2 cm, Footer 1.5 cm, đánh dấu kiểm tra vào hộp 2 pages Sheet, mục Gutter Position chọn Left, mục Apply To chọn Whole Document. Nháy OK.
Đặt tiêu đề đầu trang và cuối trang
Tiêu đề đầu trang và cuối trang là phần văn bản đƣợc in trên đầu (hoặc cuối) mỗi trang của tài liệu. Thƣờng sử dụng mục này để thêm vào tài liệu tên tác giả, tên tài liệu, cơ quan phát hành… Có thể áp dụng các kiểu đặt tiêu đề sau: tiêu đề giống nhau trên toàn bộ các trang của tài liệu, tiêu đề của các trang đầu tiên khác với các trang còn lại, một tiêu đề dành cho các trang chẵn, tiêu đề kia dành cho các trang lẻ.
Trong thẻ Insert chọn Header & Footer, hoặc có thể nháy đúp chuột vào đầu hay cuối trang giấy.
Tạo các chú thích ở cuối trang hoặc cuối văn bản
Đối với một văn bản, ta có thể tạo các chú thích cho các cụm từ, chú thích này có thể ở
132
cuối từng trang (gọi là Footnote) hoặc có thể để tất cả ở cuối văn bản (gọi là Endnote). Các chú thích này sẽ đƣợc đánh số tự động. Dùng tổ hợp phím Ctrl+Alt+F để ghi chú (Footnotes) ở chân trang.
Xóa một chú thích: lựa chọn số chú thích ở sau chữ, ấn phím Delete, chú thích bị xóa cùng với văn bản kèm theo, đồng thời các chú thích còn lại tự động đánh số thứ tự lại.
Đánh số trang: Trong thẻ Insert chọn Page Number.
Xem trƣớc trên màn hình cách bố trí các trang in
Giả sử toàn bộ văn bản đã đƣợc định dạng xong và đã đánh số trang. Để xem trƣớc cách trình bày các trang ta dùng lệnh File / Print Preview (hoặc nháy nút Print Preview trên thanh Standard). Nếu các trang phân không hợp lý ta có thể sửa đổi. Khi màn hình soạn thảo biến mất, xuất hiện màn hình mới với các trang đã phân, đỉnh màn hình có một thanh công cụ giúp ta xem các trang một cách thuận tiện:
In văn bản
Muốn in văn bản dùng lệnh File / Print (hoặc nháy chuột vào nút Print trên thanh Standard), xuất hiện hộp thoại Print:
Xử lý hộp thoại:
- Mục Printer: thông báo máy in đang dùng và lựa chọn máy in khác. Máy in này có thể là một máy in kim hay laser đang nối với máy tính, có thể là một máy in trên mạng. Trong trƣờng hợp ta chỉ muốn in ra file PRN thì máy in trong mục này phải là tên máy in mà sau này ta sẽ dùng để in tệp PRN.
- Mục Print What: chọn loại đối tƣợng cần in (Document, Comments, Styles,…), chọn loại Document.
- Mục Copies: nhập vào số bản cần in, ngầm định là 1 bản.
- Mục Page Range: quy định các trang văn bản cần in. Có các lựa chọn: All (in hết),
133
Current Page (chỉ in một trang hiện tại), Pages (quy định in các trang nào, ví dụ 1, 3, 5-12), Selection (in khối văn bản đang chọn).
- Mục Print: chọn All Page in range, Odd pages hay Even Pages.
- Ô kiểm tra Collate: trong khi in nhiều bản, in toàn bộ tài liệu mỗi lần hay là cùng một trang nhiều lần.
- Mục Pages per Sheet: in cùng một bản tài liệu trên cùng một trang giấy, chẳng hạn nhƣ Card visit.
- Mục Scale to paper size: tự động phóng to hay thu nhỏ mội dung của tài liệu để phù hợp với nội dung vài trang.
- Nút Options: xuất hiện hộp thoại Print với nhiều lựa chọn in cao cấp khác. Trong hộp thoại này cần chọn các mục: Allow A4 / Letter page resizing (định kích thƣớc của tài liệu lại để vừa vặn trên kích cỡ A4), Background Printing (in tài liệu nhanh chóng vào vùng đệm để có thể tiếp tục công việc khác trong khi in), Drawing Objects (in đồ họa khi tài liệu có chứa nó).
- Nút Properties: khi nháy nút này sẽ xuất hiện hộp thoại ứng với máy in đã chọn, chọn lớp Graphics, chọn mật độ in cao nhất, chọn chất lƣợng in là Fine, di chuyển trong mục Indensity để điều chỉnh độ đậm nhạt.
- Ô kiểm tra Print to File: nếu đƣợc đánh dấu thì văn bản sẽ in ra tệp.
- Nút OK: khi nháy nút này thì văn bản bắt đầu đƣợc in. Trong trƣờng hợp nếu lựa chọn in ra File thì Word cho xuất hiện hộp thoại mới Print To File, trong hộp thoại này ta phải lựa chọn thƣ mục sẽ chứa tệp, tên tệp có đuôi là PRN và nháy OK. Ta có thể ghi lại tệp PRN ra đĩa và màn sang máy khác có máy in để in với điều kiện máy in phải có đúng tên nhƣ ta đã lựa chọn, lệnh in:
COPY tệp.PRN PRN
Đây là lệnh của DOS, ta không cần Windows và Word nữa.