- Định dạng bằng hộp thoại Font
f. Định khoảng cách Tab Stop với Ruler
3.1.3. Lập bảng biểu (TABLE)
M
126
3.1.3.1.Tạo một bảng mới
Để tạo một bảng:
• Đặt con trỏ vào trang nơi bạn muốn tạo bảng • Chọn tab Insert trên vùng Ribbon.
• Chọn vào nút Tables trên nhóm Tables.
Bạn có thể tạo một bảng theo một trong 4 cách sau:
- Đánh dấu số dòng và cột
- Chọn Insert Table và nhập số dòng và cột
- Chọn vào Draw Table, tạo bảng bằng cách kích và nhập số dòng và cột
- Chọn Quick Tables và chọn bảng.
Nhập dữ liệu trong một bảng Đặt con trỏ vào ô bạn muốn nhập thông tin. Và bắt đầu nhập.
3.1.3.2.Các thao tác sửa đổi trong bảng
Chọn các ô, hàng hay cột
- Chọn một ô: di chuyển con trỏ chuột đến mép trái ô đó cho đến khi thấy mũi tên màu đen xuất hiện thì nháy chuột.
- Chọn một hàng: rê chuột từ ô đầu đến ô cuối dòng (hoặc dùng lệnh Table / Select / Row).
- Chọn một cột: di chuyển con trỏ chuột lên mép trên của bảng đến khi thấy mũi tên đen chỉ xuống thì nháy chuột.
- Chọn nhiều ô trong bảng theo một vùng chữ nhật: đƣa con trỏ nhập vào ô đầu tiên, sau đó di chuyển chuột đến ô cuối, giữ phím Shift đồng thời nháy chuột; hoặc nháy chuột vào ô đầu tiên và kéo; hoặc bấm Shift kèm với các phím mũi tên.
-Muốn chọn toàn bộ bảng: đƣa con trỏ vào trong bảng, nháy chuột phải Select/Table.
Chèn thêm các ô, hàng, cột vào bảng di chuyển chuột vào vùng bảng, nháy chuột phải chọn Insert …
Xóa các ô, hàng hay cột của bảng: chọn các ô, hàng hay cột cần xóa, nháy chuột phải Delete / Cells (hay Columns, Rows), xuất hiện hộp thoại Delete Cells. Các lựa chọn trong hộp thoại: Shift cells left (xóa các ô đã chọn và chuyển các ô còn lại trong dòng sang trái), Shift cells up (xóa các ô đã chọn và chuyển các ô còn lại lên phía trên), Delete entire row (xóa tất cả các dòng chứa các ô đã chọn và chuyển các dòng còn lại lên trên), Delete entire column (xóa tất cả các cột chứa các ô đã chọn và chuyển các cột còn lại sang trái).
Gộp, tách các ô trong bảng
- Gộp nhiều ô lại thành một: chọn các ô cần gộp, nháy chuột phải chọn Merge Cells. Khi đó, các đƣờng ngăn cách giữa các ô sẽ mất đi, tạo thành một ô duy nhất.
127
- Tách một ô thành nhiều ô nhỏ: chọn ô cần tách, dùng Split Cells, hộp thoại Split Cells xuất hiện. Các mục lựa chọn: Number of columns (số phần chia theo chiều dọc), Number of row (số phần chia theo chiều ngang), Merge cells before split (trong trƣờng hợp chọn nhiều ô Word sẽ gộp các ô thành một ô trƣớc khi chia nhỏ).
Di chuyển, sao chép các ô, hàng, cột trong bảng: Chọn các ô, hàng hay cột cần di chuyển hoặc sao chép. Đƣa con trỏ chuột đến phần đƣợc chọn, giữ nút bên trái, rồi thực hiện một trong các thao tác sau:
- Rê chuột đến vị trí mới rồi thả nút trái chuột: di chuyển phần đƣợc chọn.
- Giữ phím Ctrl, đồng thời rê chuột đến vị trí mới rồi thả nút trái: sao chép phần đƣợc chọn.
Ta cũng có thể di chuyển, sao chép dữ liệu của các ô, hàng hay cột trong bảng bằng các nút Cut, Copy, Paste trên thanh Standard nhƣ văn bản thông thƣờng.
Thay đổi chiều rộng cột
- Dùng chuột: di chuyển con trỏ chuột đến biên phải cột, khi trỏ chuột có dạng mũi tên hai chiều thì rê chuột để thay đổi chiều rộng cột.
- Dùng menu: chọn cột cần thay đổi, nháy chuột phải Table Properties, xuất hiện hộp thoại, chọn lớp Column, lựa chọn chiều rộng cột trong hộp cạnh mục Preferred width. Nháy vào các nút Previous Column và Next Column để xem và thay đổi độ rộng của các cột khác.
Thay đổi độ cao của hàng: Dùng chuột: trỏ chuột tới cạnh dƣới của hành để con trỏ thành mũi tên hai kép và kéo cạnh xuống phía dƣới.
Dùng menu: chọn Table properties, hiện hộp thoại, chọn lớp Row.
Lựa chọn độ cao dòng trong hộp bên cạnh mục Specify height. Các nút Previous Row và Next Row để xem và thay đổi độ cao của các dòng khác.
Thay đổi hƣớng viết văn bản trong các ô: lựa chọn các ô, nháy nút phải chuột vào một ô đã chọn, xuất hiện menu dọc nhỏ, chọn mục Text Direction, xuất hiện hộp thoại Text Direction, lựa chọn một trong 3 hƣớng theo mẫu trong hộp thoại.
Dóng văn bản trong ô: Ta có thể dóng văn bản cho các ô đã chọn trong bảng theo chiều ngang (trái, phải, giữa) và theo chiều dọc (trên, dƣới, giữa) bằng cách: nháy nút phải chuột vào một trong các ô đã chọn, hiện menu tắt, chọn Cell Alignment, hiện một bảng các mẫu dóng văn bản, chọn một trong 9 cách.
Xác định khoảng cách của văn bản so với bốn cạnh của ô: chọn các ô, nháy nút phải chuột vào một trong các ô đã chọn, hiện menu tắt, chọn Table Properties, hiện hộp thoại, chọn lớp Table, nháy nút Options, hiện hộp thoại Table Options, nhập các khoảng cách vào các mục Top (cách cạnh trên), Bottom (cách cạnh dƣới), Left (cách cạnh trái), Right (cách cạnh phải), khoảng cách tối thiểu nên là 0.05 cm.
Chọn Heading cho bảng: lựa chọn các hàng sẽ làm Heading cho bảng (thƣờng là các hàng đầu), nháy chuột vào bảng, chọn Layout/Repeat Header Row. Khi bảng dài cần cắt sang trang sau thì phần bảng ở trang sau cũng có các dòng Heading. Muốn bỏ Heading thì làm lại thao tác trên một lần nữa.
Tách bảng làm đôi: đặt điểm chèn vào hàng muốn tách bắt đầu từ đó, chuột phải chọn Split Cell.
128
Di chuyển bảng và thay đổi kích thƣớc bảng: Khi đƣa con trỏ chuột vào bên trong một bảng (con trỏ nhập có thể ở nơi khác), góc trên bên trái và góc dƣới bên phải của bảng xuất hiện hai nút. Nếu nháy vào nút trên bên trái (có dấuc hữ thập với 4 mũi tên ở đầu) và kéo thì sẽ di chuyển toàn bộ bảng đi nơi khác (giữ nguyên kích thƣớc). Nháy vào nút dƣới bên phải và kéo sẽ thay đổi kích thƣớc của toàn bảng.
3.1.3.3.Dùng thanh công cụ Tables and Borders khi tạo bảng
Tạo bảng
Chọn vào bảng và bạn sẽ thấy có hai tab mới trên vùng Ribbon là: Design và
Layout. Hai tab này dùng để thiết kế và bố trí bảng.
Trên tab Design, bạn có thể chọn:
• Table Style Options
• Draw Borders
Để định dạng bảng, Chọn vào bảng và chọn tab Layout. Tab Layout này cho phép bạn thực hiện:
• Xem Gridlines và Các thuộc tính (có trên nhóm Table). • Chèn dòng và cột (có trên nhóm Row & Columns). • Xóa bảng, Dòng và cột (nhóm Rows & Columns). • Trộn hoặc tách các ô (có trên nhóm Merge).
• Tăng và giảm kích thƣớc ô (có trong nhóm Cell Size).
• Canh lề văn bản trong các ô và thay đổi hƣớng văn bản (nhóm Alignment).
3.1.3.4 Sắp xếp dữ liệu trên một bảng
Có thể sắp xếp các hàng trong bảng theo một cột nào đó (tối đa xếp theo ba cột cùng với thứ tự ƣu tiên). Dữ liệu trong cột phải có cùng kiểu gồm một trong ba kiểu sau: Text (văn bản) – Number (kiểu số) – Date (kiểu ngày tháng). Nếu dữ liệu ở các hàng trong một
129
cột khác kiểu nhau thì chỉ đƣợc phép sắp xếp theo kiểu Text. Các bƣớc sắp xếp trên bảng:
- Chọn các hàng cần sắp xếp. Nếu sắp xếp toàn bộ bảng thì chỉ cần đƣa con trỏ vào một ô bất kỳ trong bảng.
- Chọn Layout / Sort, hộp thoại Sort xuất hiện. Trong hộp thoại này cần chọn: các khóa sắp xếp trong hộp Sort By và Then By; chọn sắp xếp theo kiểu dữ liệu nào: kiểu ký tự (Text), kiểu số (Number) hay kiểu ngày (Date); chọn thứ tự sắp xếp: tăng dần (Ascending) hoặc giảm dần (Descending).
3.1.3.5.Tính toán trên một bảng:
- Kích chuột vào ô đầu tiên của cộtcần tính, chọn lệnh Layout, nhóm Data, chọn Formula (fx).
- Nhập công thức tính theo hai cách tại ô Formula:
+ Tính trực tiếp theo cách dùng địa chỉ theo dòng và cột của Excel
+ Hoặc có thể sử dụng các hàm có trong ô Paste Function ở bên dƣới hoặc gõ tên hàm vào. Trong Word có thể sử dụng các hàm cơ bản nhƣ: Sum (tính tổng), Count (đếm), Average (tính trung bình cộng), Max (giá trị lớn nhất), Min (giá trị nhỏ nhất), Product (nhân) … và có thể sử dụng địa chỉ ô và vùng nhƣ Excel. Để tính Thành tiền có thể viết nhƣ sau: = Product(left) hoặc = Product(c2:d2)
Hiển thị hàm, công thức tính toán. Bắt đầu mỗi hàm hay công thức đều phải bắt đầu từ dấu “=”. Bạn phải điền đúng công thức của mỗi hàm.
- Number format: Các định dạng kiểu số - Paste Function: Các hàm cơ bản:
- Chọn chế độ định dạng tạiô Number Format (ví dụ: #,##0)
Bƣớc 3. Sao chép xuống các ô bên dƣới: Bôi đen kết quả vừa tính, chọn copy và paste xuống các ô bên dƣới của cột thành tiền rồi bấm F9 để cập nhật theo dòng.
130
Bƣớc 4. Tính tổng: kích chuột vào ô cuối cùng của dòng Thành tiền và chọn Layout/Formula, nhập công thức =sum(above) và chọn chế độ định dạng tại ô Number Format rồi OK.
Trong quá trình làm việc, nếu dữ liệu tại các cột dữ liệu có điều chỉnh thì chỉ cần bôi đen cột lƣu kết quả và bấm F9 thì máy sẽ tự động cập nhập kết quả theo số liệu mới.
Chú ý: nếu ngƣời dùng nhập sai kiểu số liệu hoặc trong bảng có các ô dạng Merge Cells thì có thể kết quả tính toán sẽ không chính xác.