2.1. XÂY DỰNG KẾ HOẠCH THỰC TẬP DOANH NGHIỆP
2.1.1. Mục tiêu thực tập doanh nghiệp
Có những tiêu chí để thống nhất mục tiêu cho bản thân như đề ra mục tiêu phải rõ ràng, chi tiết, có thể đo lường được, phải cho một mốc thời gian cụ thê để hoàn thành mục tiêu, những mục tiêu phải hấp dẫn và thu hút được bạn, cuối cùng bạn sẽ có được gì nếu đạt được những mục tiêu ấy. Qua những nguyên cứu về mục tiêu tôi cũng đã xây dựng cho mình những mục tiêu trong q trình thực tập doanh nghiệp tại cơng ty TNHH MTV Vượt Đường Đại Dương như sau:
Thứ nhất sẽ học hỏi được những kinh nghiệm mới cho bản thân. Mỗi nhân viên trong
cơng ty đều có những kinh nghiệm làm việc chung và cũng có những người có những kinh nghiệm, mẹo nhỏ riêng cho mình, khi tham gia làm việc tại một mơi trường làm việc hồn tồn mới so với việc học tập tại trường, thì bản thân mỗi sinh viên đều có kinh nghiệm từ các việc làm thêm nhưng như thế là chưa đủ, đối với đúng chuyên ngành chúng ta học thì mình chỉ là tờ giấy trắng khi tham gia vào môi trường làm việc mới tại doanh nghiệp , cho nên khi được tham gia thực tập chính là điều kiện tốt để học hỏi từ các anh/chị đã làm việc lâu năm. Đối với lĩnh vực tôi đang hướng về đó là Xuất nhập khẩu và đang thực tập tại một công ty giao nhận và tôi muốn học hỏi những kinh nghiệm liên quan đến lĩnh vực ấy, những kinh nghiệm đó là gì? Ở đây tơi muốn nói mình sẽ hiểu biết được q trình giao nhận của một lơ hàng và các cách cũng như mẹo làm việc của các anh chị trong q trình giải quyết các cơng việc tại cơng ty và các vấn đề mình cần học hỏi như :
+ Đàm phán, ký kết hợp đồng: đây là quá trình quan trọng nhất bởi vì nó quyết định doanh thu – lợi nhuận của cơng ty
+ Để hàng hóa có thể chuyển (nhận) ra nước ngồi thì khâu xin giấy phép xuất khẩu (nhập khẩu) cũng quan trọng không kém
+ Cách đặt Booking và lấy Container rỗng : phải xây dựng được các mối quan hệ tốt với hãng tàu để dễ dàng hơn trong việc đặt chỗ với tàu của họ.
19 SVTH: ĐẶNG BÍCH TUYỀN
BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: TH.S PHẠM THỊ HỒNG NGỌC + Chuẩn bị hàng hóa, kiểm tra hàng hóa
+ Cách đóng gói hàng hóa và chuẩn bị các tài liệu ký hiệu liên quan + Cách mua bảo hiểm cho hàng hóa
+ Các thủ tục liên quan đến Hải quan như mở tờ khai hải quan, đăng ký tờ khai hải quan, đóng phí, lấy tờ khai, thanh lý tờ khai, các sổ tàu,..
+ Cách giao hàng lên tàu + Q trình thanh tốn quốc tế
+Nội dung trong các bộ chứng từ bao gồm Master Bill (Vận đơn đường biển do hãng tàu cung cấp ) hoặc House Bill ( Vận đơn do Công ty Forwarder cung cấp); C/O (giấy chứng nhận xuất xứ) ; Hóa đơn thương mại ; C/Q (giấy chứng nhận chất lượng ); Hợp đồng ngoại thương; Phiếu đóng gói…
+ Quy trình vận chuyển bằng các điều kiện thương mại quốc tế Incorterm 2020 Ngồi ra cịn phải vận dụng những kiến thức các môn học liên quan để áp dụng vào công việc như tin học (Excel, Word,..), rồi mơn ngun lý kế tốn vào việc xuất hóa đơn, các kỹ năng mềm trong môn kỹ năng giao tiếp,…
Thứ hai phải sử dụng thành thạo các phần mềm vi tính tại cơng sở, cũng như trao dồi khả năng sử dụng tiếng anh chuyên ngành. Ở đây máy tính là cơng cụ tương đối quan
trọng hầu hết các công ty hiện nay đều sử dụng máy tính để cho cơng việc dễ dàng trao đổi với khách hàng hơn cũng như góp phần vào việc hiện đại hóa - cơng nghiệp hóa đất nước. Và những phần mềm tơi bắt buộc phải nắm vững được như bộ công cụ Microsoft ( Excel, Word, Outlook, Powerpoint, Access..); cách sử dụng mail hiệu quả; cách sử dụng các chức năng đơn giản của máy tính (sao lưu, quét virus, …); nắm rõ cách truy cập các trang wed liên quan đến công việc ; các loại máy in, scan tại cơng sở; tăng tốc khả năng gõ phím nhanh hơn;… Ngồi để hồn thành cơng việc thì ngồi việc biết các cách làm việc, nội dung công việc chuyên ngành thì tiếng anh góp gần quan trọng khơng kém gì, vốn là lĩnh vực xuất nhập khẩu thường xuyên giao tiếp với khách hàng nước ngoài và ký kết hợp đồng với họ nên hầu hết các văn bản trong công việc đều là ngơn ngữ tiếng anh, điều đó khiến bản thân mình phải thực sự cần chú tâm vào việc học tiếng anh nhiều hơn, mỗi ngày đến cơng ty ngồi việc học hỏi cơng việc chun ngành thì tơi ln dành một khoảng thời gian để đọc, học và nguyên cứu các
20 SVTH: ĐẶNG BÍCH TUYỀN
BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: TH.S PHẠM THỊ HỒNG NGỌC tài liệu tiếng anh chuyên ngành để đạt được mục tiêu là sử dụng được những điểm cơ bản là đọc – hiểu tiếng anh chuyên ngành sau khi hoàn thành đợt thực tập doanh nghiệp.
Thứ ba là tạo cho mình một thói quen học tập và làm việc có kế hoạch, phát triển tư duy nhanh nhạy hơn trong công việc và đời sống. Với những việc như dậy sớm, tập thể
dục, ăn sáng trước khi đi làm đã tạo cho bản thân tơi thói quen sống lành mạnh, phát triển cơ thể cũng như tư duy để mọi công việc ln hồn thành tốt hơn. Đã bước chân vào môi trường làm việc với những anh chị luôn nghiêm túc trong công việc như thế sẽ giúp tôi mạnh mẽ và nghiêm túc, tập trung vào các vấn đề, công việc được giao sẽ làm tốt hơn, như thế cũng đã tạo cho bản thân tôi sự nghiêm chỉnh trong công việc và trong đời sống xã hội. Được học hỏi các cách xử lý công việc và luôn xây dưng kế hoạch công việc cho mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng,…của các anh/chị. Ngoài ra được nghe các vị lãnh đạo có nhiều năm kinh nghiệm cũng như tư duy nhạy bén thuyết trình, diễn giải như thế cũng góp phần giúp tơi ghi nhớ, xây dựng những ý tượng phát triển bộ não của mình.
Cuối cùng mình phải thành thạo được những kỹ năng mềm để giúp ích cho cơng việc sau này của mình. Đã làm trong mơi trường văn phịng thì tơi phải nắm được những kỹ
năng mềm để hồn thành q trình thực tập dễ dàng hơn và xây dựng khả năng tự giác trong việc tốt hơn như
+ Kỹ năng làm việc độc lập + Kỹ năng làm việc nhóm
+ Kỹ năng chịu được áp lực trong công việc
+ Kỹ năng giao tiếp trong mơi trường văn phịng và với khách hàng + Kỹ năng thuyết trình
+ Kỹ năng lưu trữ thơng tin và quản lý thời gian