2.3. NHỮNG TRẢI NGHIỆM THỰC TẾ KHI THỰC TẬP TẠI DOANH
2.3.2.2. Về kỹ năng
. Ngồi ra cịn rèn luyện được những kỹ năng như sau:
- Kỹ năng làm việc độc lập : Tự giác lập những kế hoạch, mục tiêu để hoàn thành cơng việc được giao, có trách nhiệm trong cơng việc, chủ động ngun cứu tìm tịi những vấn đề có liên quan đến cơng việc.
- Kỹ năng làm việc nhóm: lắng nghe trong lúc các anh/chị đang thuyết trình, chủ động giúp đỡ anh/chị trong nhóm về các vấn đề mà mình biết làm, tơn trọng mọi người, có trách nhiệm với cơng việc được giao.
- Kỹ năng lắng nghe: Chú ý lắng nghe các anh/chị hướng dẫn, tôn trọng ý kiến của họ, hỏi về các vấn đề chưa rõ.
- Kỹ năng quản lý thời gian: Tự giác tạo cho mình thói quen làm việc, đến cơng ty đúng giờ. Ln xây dựng những kế tốn cho cơng việc để hồn thành đúng hạn được giao.
-Tính sáng tạo trong cơng việc: Được tham gia và học hỏi với nhóm marketing, được đề xuất những ý kiến đóng góp để tạo được tên được tên tuổi trên thị trường, tìm kiếm được nguồn khách mới….
2.3.2.3. Về thái độ
35 SVTH: ĐẶNG BÍCH TUYỀN
BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: TH.S PHẠM THỊ HỒNG NGỌC Về những thái độ đã được học tại môi trường cơng ty đều là những thái độ tích cực đối với cuộc sống của tôi, và theo tôi hiểu thái độ ở đây là cách cư xử, những suy nghĩ, cảm xúc, những quan điểm và niềm tin của mình vào cuộc sống. Trong thời gian thực tập tại doanh nghiệp tơi đã rèn luyện tính kiên trì và chịu những áp lực trong công việc, thái độ nghiêm túc trong môi trường cơng sở, lập cho mình những mục tiêu và kế hoạch cụ thể. Ngồi ra tơi đã học được những thái độ vơ cùng hữu ích từ mọi người trong cơng ty là
+Nhiệt tình trong cơng việc ln ln hỗ trợ và giúp đỡ nhau trong cơng việc, nhiệt tình hướng dẫn các anh/chị nhân viên mới cũng như những thực tập sinh như tôi. +Thái độ sống lạc quan, u đời, u cơng việc, điều đó vơ cùng quan trọng mà tơi học hỏi được. Họ luôn tha thứ những lỗi lầm không cần thiết và tôi thấy điều này một phần ảnh hưởng từ Giám đốc bởi vì tơi thấy sếp ln vị tha, vui cười với nhân viên, họ ln có những mục tiêu tự tin bản thân sẽ phát triển và giải quyết những khó khăn trước mắt thay vì ngồi một chỗ mà than phiền.
+Các anh/chị luôn luôn trao dồi bản thân từng ngày, học hỏi những điều mới hay từ nhau và từ nhà lãnh đạo.
+Thái độ biết ơn và đoàn kết trong môi trường công sở là điều vô cùng quan trọng, họ luôn quý trọng cơng việc hiện tại, thực hiện hết mình vì cơng ty, người này giúp người khác cứ luôn bày tỏ sự biết ơn với nhau như thế thì cơng ty sẽ phát triển mạnh hơn, vì người xưa cũng có câu tục ngữ là “ Một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại nên hòn núi cao”.
+ Cuối cùng là thái độ kỷ luật của mỗi người và luật chung tại công ty, điều này quyết định sự thành công của bản thân nếu như bạn cố gắng tạo kỷ luật cho bản thân cũng như tuân theo luật tại nơi làm việc.
2.3.3. Các mức độ tương tác với nhóm và các phịng ban liên quan trong cơng ty
Mỗi phịng ban đều có những chức năng quan trọng riêng, đều có mối liên kết hoạt động kinh doanh với nhau và khơng thể tách rời bất kì phịng ban nào được.Tơi sẽ phân tích mối quan hệ giữa các phịng ban trong cơng ty TNHH MTV Vượt Đường Đại Dương như sau:
36 SVTH: ĐẶNG BÍCH TUYỀN
BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: TH.S PHẠM THỊ HỒNG NGỌC - Đối với phịng Hành chính nhân sự là phòng thay mặt cho Giám đốc nhận và xử lý những văn bản hành chính của Nhà nước ban hành. Chịu trách nhiệm thống kê, tổ chức các cuộc họp, tuyển dụng nhân sự, tổ chức lao động, soạn những văn bản hợp đồng lao động, phối hợp với phịng kế tốn để thực hiện những vấn đề phát sinh và tổ chức trả lương, khen thưởng, lập các phúc lợi xã hội cho lao động của cơng ty. Ngồi ra cũng có sự liên kết với phịng xuất nhập khẩu về việc thông báo những vấn đề lương, thưởng,… thông báo những luật mới theo yêu cầu của Giám đốc hoặc văn bản từ Nhà nước về việc tổ chức vận chuyển, giao nhận có liên quan đến quy trình hoạt động của cơng ty. Nếu thiếu bộ phận này thì rất khó khăn cho việc xử lý các cơng việc hành chính và dễ dẫn đến thực hiện những công việc không đúng với quy định Nhà nước và thiệt thòi cho người lao động về lương, thưởng…
- Đối với phịng Kế tốn trong cơng ty có nhiệm vụ về các khoản thu, chi trong công ty. Đảm bảo thực hiện các công việc thống kê lương, lập các phiếu thu chi đầy đủ, thực hiện các chính sách theo đúng quy định Nhà nước, ghi chép và báo cáo hàng tháng cho Ban Giám Đốc. Phối hợp với phịng Hành chính nhân sự thực hiện các cơng việc thanh tốn tiền lương, thưởng theo quy định Nhà nước; Phối hợp với phịng Xuất nhập khẩu thực hiện các hóa đơn thương mai, hối phiếu để hồn thành Bộ chứng từ cho mỗi đơn hàng. Là một bộ phận liên quan đến tài chính cơng ty thì khơng thể thiếu được.
- Cuối cùng là phòng Xuất nhập khẩu bao gồm Phòng Kinh doanh, Chứng từ, Hải quan, Giao nhận. Là những bộ phận quan trọng và duy nhất mang đến doanh thu cho công ty, theo quy trình thực hiện một đơn hàng có sự liên kết giữa các bộ phận trong phòng xuất nhập khẩu là bắt đầu từ phòng Kinh doanh là bộ phận nguyên cứu thị trường, tìm kiếm khách hàng và giữ mối quan hệ với khách hàng thân thiết. Sau khi tìm kiếm được khách hàng tiến hành lấy thơng tin và phối hợp với phịng chứng từ để gửi những thông tin của khách hàng về đơn hàng. Phịng chứng từ tiếp nhận thơng tin đơn hàng tiến hành thực hiện những chứng từ liên quan, sau đó liên hệ với phịng Hải quan để họ thực hiện các thủ tục xuất khẩu cho đơn hàng, cuối cùng giao cho bộ phận Giao nhận thực hiện giao bộ chứng từ hoặc giao hàng hóa ra cảng theo yêu cầu của khách hàng. Phối hợp phòng kế tốn để lập các hóa đơn thương mại, hối phiếu,…
2.3.4. Những khó khăn và cách giải quyết vấn đề trong quá trình thực tập
37 SVTH: ĐẶNG BÍCH TUYỀN
BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: TH.S PHẠM THỊ HỒNG NGỌC Nói về lợi ích sau khi thực tập mà tơi có được là được hỗ trợ từ nhà trường và đơn vị thực tập đã tạo cho tơi điều kiện học hỏi và hồn thành công việc được giao dưới sự hướng dẫn của Giảng viên và người hướng dẫn tại công ty. Tiếp đến là được tiếp xúc với những điều mới lạ tại mơi trường văn phịng, được trang bị những trang thiết bị phục vụ công việc thực tập, được áp dụng những kiến thức vào môn học, thỏa sức sáng tạo những điều mới, rút ra được những điểm mạnh và điểm yếu của bản thân, học hỏi kinh nghiệm làm việc của những anh/chị đi trước, nắm được các bước trong quy trình thực hiện các đơn hàng, cũng như cách giao tiếp với khách hàng….Ngồi ra
cũng xảy ra khơng ít những khó khăn và tơi ln ln tìm cách để giải quyết và hồn thiện bản thân trong cơng việc hơn :
Bảng 2. 2. Những khó khăn và cách xử lý trong q trình thực tập
STT Khó khăn
1 Áp lực về thói quen, thời
gian, cách giao tiếp bởi vì cịn chưa biết cách lập kế hoạch khi đi làm, chưa biết cách giao tiếp với mọi người, lo lắng về thời gian hoàn thành
(Deadline) mình.
38 SVTH: ĐẶNG BÍCH TUYỀN
BÁO CÁO THỰC TẬP
2 Chưa nắm vững kiến thức
chuyên môn, không làm được việc, sợ mọi người đánh giá, áp lực về vấn đề mọi người đều tất bật làm việc cịn bản thân chả biết làm điều gì cả.
3 Khơng thân thiện được với mọi người trong công ty, công việc nhiều luôn cảm thấy áp lực khi giải quyết một mình trong quá trình thực tập.
2.3.5. Đề xuất các phương án để cơng ty hồn thiện hơn.
Để có tổng hợp những phương án hiệu quả, tối đa nhất tôi đã tiến hành tham khảo một số anh/chị thuộc phòng xuất nhập khẩu, ngồi ra cịn tham khảo một số ý kiến từ những trưởng phịng ( kinh doanh, kế tốn, hành chính nhân sự ) được họ cho những ý kiến vô cùng quan trọng và tôi đã tổng hợp được một số phương án như sau:
2.3.5.1.Phương án 1. Mở rộng các phòng ban và gia tăng nhân sự
39 SVTH: ĐẶNG BÍCH TUYỀN
BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: TH.S PHẠM THỊ HỒNG NGỌC - Nên xây dựng thêm một số phòng ban mới như Phịng cơng nghệ thơng tin, tách riêng phịng xuất khẩu và nhập khẩu, chăm sóc khách hàng để cơng ty có thể dễ dàng xử lý những công việc nhanh hơn và khơng lộn xộn khi có q nhiều đơn hàng giữa xuất và nhập. Về nhân sự thì nên tuyển dụng cơng khai, một cách khách quan nhất, ưu tiên những đối tượng đã có kinh nghiệm và từng làm việc trong các mơ hình cơng ty tương tự nhưng không bỏ qua các sinh viên mới tốt nghiệp khi các bạn có đủ tư chất, khả năng để đám trách công việc đang cần tuyển dụng.
-Để cơng ty có thể mở rộng và phát triển mạnh hơn nữa, tơi nghĩ nên hình thành một tổ chức hoặc một nhóm có cơng thể phụ trách việc cho Giám đốc để cơng việc có thể thực hiện nhanh chóng và có thể giúp cơng ty tạo các mối quan hệ với các hãng tàu, công ty khác để đẩy mạnh khả năng phát triển thương hiệu của công ty trong nước và thế giới.
2.3.5.2. Phương án 2. Nâng cao cơ sở vật chất và ứng dụng công nghệ thông tin tin
Công ty hiện tại chỉ áp dụng ứng dụng những phần mềm cũ để làm vận đơn, cũng như kế tốn. Chưa có sự liên kết phần mềm giữa các phịng ban với nhau để có thể trích xuất thơng tin hơn. Cơng ty vẫn chưa ứng dụng công nghệ thông tin vào website giúp khách hàng truy xuất được vị trí hàng hóa của mình, những thơng tin về lịch trình hàng hóa, lịch tàu,… làm cơng ty khó có thể phân tích, đánh giá được mong muốn của khách hàng. Trong khi các đối thủ cạnh tranh đã áp dụng nhiều công nghệ tiên tiến để phát triển kinh doanh dịch vụ của mình. Cơng ty nên nâng cấp các phần mềm làm chứng từ hiện có mà cịn đầu tư nghiên cứu sử dụng phần mềm để tra cứu vị trí hàng hóa, thường xun cập nhật những thơng tin liên quan đến hàng hóa, số hóa cơng việc, giảm công việc trên giấy. Tiết kiệm thời gian quản lý và chuyên nghiệp hơn.
2.3.5.3. Phương án 3. Tạo mối quan hệ với nhiều khách hàng mới và giữ vững mối quan hệ với khách hàng thân thiết
Trong tình hình cạnh tranh với các đối thủ khác trong và ngoài nước, việc kết nối với nhiều đại lý trên tồn thế giới mang đến cho cơng ty những cơ hội mới để phát triển giao nhận hàng hóa bao gồm cả cao su thiên nhiên và các hàng hóa khác. Đồng thời đa dạng hóa thị trường và giảm phụ thuộc vào các thị trường chính, giảm rủi ro.
2.3.5.4. Phương án 4. Xây dựng chiến lược Marketing
40 SVTH: ĐẶNG BÍCH TUYỀN
BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: TH.S PHẠM THỊ HỒNG NGỌC Đưa ra các hoạt động quảng cáo dịch vụ kinh doanh, định vị thương hiệu doanh nghiệp để tiếp cận thị trường, tạo cầu nối giữa cung và cầu, để người bán thoả mãn tốt hơn nhu cầu của khách hàng đồng thời giảm được chi phí và rủi ro trong kinh doanh. Tạo quan hệ với đối tác ngày càng bền chặt và uy tín.
Tóm lại những đề xuất trên chỉ xuất phát từ những nguyên cứu của bản thân tơi, nó có thể khơng hồn tồn giúp nhiều cho cơng ty TNHH MTV Vượt Đường Đại Dương, nhưng hy vọng sẽ được ban lãnh đạo để ý đến và có thể góp ý những sai sót trong q trình tơi ngun cứu những thực trạng cũng như những đề xuất cho công ty giúp cho cơng ty hồn thiện hơn.
2.4. KẾT QUẢ SAU QUÁ TRÌNH THƯC TẬP
2.4.1. So sánh những mục tiêu và kết quả đạt được
Những kết quả đạt được so với mục tiêu đề ra thực sự quá sự mong đợi của tơi, ngồi những đạt được những mục tiêu đã đề ra trước đó tơi cịn được nhận thêm nhiều kỹ năng cũng như kinh nghiệm mới nữa cho bản thân.
100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%
Hình 2. 2. Kết quả đã đạt được so với mục tiêu ban đầu CHÚ THÍCH:
- Thứ nhất là sẽ học hỏi được những kinh nghiệm mới cho bản thân.
-Thứ hai phải sử dụng thành thạo các phần mềm vi tính tại cơng sở, cũng như trao dồi
khả năng sử dụng tiếng anh chuyên ngành.
- Thứ ba là tạo cho mình một thói quen học tập và làm việc có kế hoạch, phát triển tư
duy nhanh nhạy hơn trong công việc và đời sống.
- Thứ tư là mình phải thành thạo được những kỹ năng mềm để giúp ích cho cơng việc
41 SVTH: ĐẶNG BÍCH TUYỀN
BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: TH.S PHẠM THỊ HỒNG NGỌC Theo như sự đánh giá của bản thân tơi ở biểu đồ trên thì ta có thể thấy được phần trăm những mục tiêu đạt được, qua đó có thể thấy được điểm mạnh của bản thân là mục tiêu thứ ba và còn yếu ở mục tiêu thứ tư. Sau đây tơi sẽ phân tích để có thể hình dung ra được kết quả đạt được của tơi.
Về điểm giống nhau giữa mục tiêu và kết quả đạt được là đều mang lại cho bản thân những lợi ích cho bản thân như thái độ làm việc, kỹ năng xử lý công việc, học hỏi nhiều điều mới cho bản thân,…những kết quả đạt được đều từ những mục tiêu trước đó.
Về điểm khác biệt ở chỗ có những mục tiêu đạt được hơn kì vọng, cũng có những mục tiêu khơng đạt được những mong muốn và kết quả đạt được như sau:
- Đối với mục tiêu thứ nhất là học hỏi được những kinh nghiệm mới cho bản thân đã đạt được 80% tuy không là cao nhất nhưng tôi cũng đã học hỏi rất nhiều điều từ quá trình làm việc tại cơng ty, học từ nhà lãnh đạo, học từ những anh/chị đi trước , học từ chính bản thân mình. Bởi vì thực trạng cơng việc giao nhận hiện nay trên thị trường rất rộng và nó có nhiều điểm lạ mà bản thân tôi chưa thể tiếp thu được hết những điều ấy, các anh/chị cũng khơng có nhiều thời gian để đào tạo tôi nên không hướng dẫn được nhiều đa phần tơi phải tự tìm hiểu ngun cứu về lĩnh vực tơi đang làm so với mục tiêu thì tơi đã nắm được những công việc sau đây:
+Đàm phán, ký kết hợp đồng: đây là q trình quan trọng nhất bởi vì nó quyết định doanh thu – lợi nhuận của cơng ty
+Để hàng hóa có thể chuyển (nhận) ra nước ngồi thì khâu xin giấy phép xuất khẩu (nhập khẩu) cũng quan trọng không kém
+ Cách đặt Booking và lấy Container rỗng : phải xây dựng được các mối quan hệ tốt với hãng tàu để dễ dàng hơn trong việc đặt chỗ với tàu của họ.
+ Nội dung trong các bộ chứng từ bao gồm Master Bill (Vận đơn đường biển do hãng tàu cung cấp ) hoặc House Bill ( Vận đơn do Công ty Forwarder cung cấp); C/O (giấy chứng nhận xuất xứ) ; Hóa đơn thương mại ; C/Q (giấy chứng nhận chất lượng ); Hợp đồng ngoại thương; Phiếu đóng gói…