2.3. NHỮNG TRẢI NGHIỆM THỰC TẾ KHI THỰC TẬP TẠI DOANH
2.3.1 Phân tích thực trạng của các phịng ban tại cơng ty TNHH MTV Vượt
Đường Đại Dương
Theo như Hình 1.2 tổ chức bộ máy cơng ty thì mỗi phịng ban đều có những đặc điểm
riêng để góp phần vào xây dựng cơng ty phát triển hơn. Về chức năng các phịng ban như sau:
- Giám đốc có chức năng lãnh đạo nhân viên, xây dựng các chiến lược Marketing, nhân sự để phát triển công ty. Đưa ra các quyết định và kế hoạch liên quan đến các vấn đề kinh doanh.
- Phịng kế tốn: Cung cấp cho Giám đốc đầy đủ các số liệu các quý trong năm liên quan để phục vụ cho việc kinh doanh của công ty. Làm việc bên ngân hàng để mở quỹ L/C hay thanh tốn T/T cho các hàng hóa xuất khẩu, thường xuyên cập nhật tỷ giá ngoại tệ. Nộp đầy đủ các khoản thuế xuất nhập khẩu hàng hóa và giấy
nộp vào ngân sách Nhà nước đúng thời hạn và quy định.
- Phịng tổ chức hành chính nhân sự: Lập danh sách các cuộc họp, chuẩn bị phịng họp. Lưu trữ sổ sách, cơng văn, giấy tờ và con dấu. Đảm bảo an ninh nơi làm việc, phối hợp với chính quyền địa phương về những vấn đề cháy nổ hay trộm cắp
32 SVTH: ĐẶNG BÍCH TUYỀN
BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: TH.S PHẠM THỊ HỒNG NGỌC
tại cơ quan. Đề xuất những mơ hình quản lý mới phù hợp cơ cấu cơng ty. Công tác tuyển dụng nhân sự, giải quyết các vấn đề liên quan đến chính sách người lao động
- Phịng xuất nhập khẩu có chức năng điều phối, giám sát, xử lý những vấn đề liên quan đến quy trình giao nhận hàng hóa xuất và nhập khẩu, sử dụng hiệu quả tối đa nguồn cơ sở vật chất và ứng dụng công nghệ xử lý các thủ tục liên quan theo quy định.
Từ những chức năng của những phịng ban trên tơi có thể phân tích thực trạng của những phịng ban như sau:
-Ban giám đốc: là người quyết định mọi hoạt động tại công ty, công ty phát triển như thế này phần lớn là do bộ phận lãnh đạo giỏi luôn đưa ra những ý kiến phù hợp với tình hình cơng ty, tuy nhiên cơng ty chỉ có một giám đốc hầu như mọi công việc đều do Giám đốc giải quyết.
- Phịng Kế tốn là nơi cung cấp số liệu, thống kê lương thưởng, hoàn thành các nghĩa vụ liên quan đến chi phí cơng ty, lưu trữ thơng tin tài chính cơng ty. Với số lượng nhân viên của phịng kế tốn chỉ có 3 người tuy khơng nhiều nhưng đối với tình hình cơng ty thì như vậy cũng đủ để hồn thành mọi cơng việc, tuy nhiên theo mình quan sát thì nên cần đào tạo kế tốn thêm 2 người bên phòng chứng từ để vào những mùa cao điểm hàng hóa lưu thơng nhiều thì họ cũng có thể phụ nhau. Về cơng tác quản lý bên kế tốn có 3 người nhưng khơng có đồng điệu trong cơng việc 1 người thực hiện kế tốn liên quan đến chi phí thu chí cơng ty, 1 người liên quan đến việc thống kê danh sách tài chính, và nhóm trưởng là người thống kê cả hai. Về cơng việc bên thu chi, xuất hóa đơn rất nhiều so với cơng việc thống kê thì chỉ theo tháng, nếu có thể thêm nhân sự cho bộ phận kế tốn bên thu chi thì tơi nghĩ cơng việc sẽ nhanh chóng và dễ dàng hơn.
-Phịng hành chính nhân sự: Hiện tại có 4 người trong đó có 2 người bên hành chính và 2 bên nhân sự bao gồm cả nhiệm vụ công nghệ thông tin của công ty, ở đây 2 người bên hành chính có thể xử lý được những văn bản hành chính của cơng ty, cịn bên nhân sự chỉ có 2 người thực hiện nên khả năng hồn thành cơng việc rất lâu. - Phòng xuất nhập khẩu là chiếm đa số nhất trong các phịng ban bởi vì đó là các phịng có thể mang lại doanh thu cho cơng ty. Trong đó bao gồm các phịng: phịng kinh doanh, Chứng từ , Hải Quan, Giao nhận.
33 SVTH: ĐẶNG BÍCH TUYỀN
BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: TH.S PHẠM THỊ HỒNG NGỌC + Đối với phịng kinh doanh là bộ phận tìm kiếm khách hàng cho cơng ty, gồm 10 nhân viên. Theo tơi thì thực trạng tại phòng này là số lượng nhân viên nhiều so với tình hình hiện tại của cơng ty, bởi vì số lượng khách hàng mới khơng nhiều, nhưng phải chi trả lương cho nhân viên, gây ra hiện tượng mất cân bằng về chi phí trong cơng ty.
+Đối với phịng chứng từ thì có 7 nhân viên, khả năng hồn thành cơng việc của các anh/chị tương đối đồng đều, phù hợp với cơ cấu tổ chức của công ty. Tuy nhiên cơ cấu quản lý tài liệu trong công việc chưa tốt, thường xuyên lạc mất tài liệu, và mail của khách hàng đều gửi về các máy của nhân viên nên khả năng nhầm lẫn cao.
+ Về phịng Hải quan gồm 3 nhân viên, cơng việc được thực hiện đúng tiến độ, tuy nhiên cịn chậm và phịng chứng từ ln phải đơn thơng tin từ phịng hải quan bởi vì cơng việc làm thủ xuất khẩu ln khó khăn với nhiều luật được đưa ra hiện tại, nên mọi người đều đồng cảm cho nhau trong cơng việc.
+Về phịng giao nhận thì tơi chưa thấy thực trạng bởi vì cơng việc giao nhận diễn ra nhanh và đúng hạn mặc dù chỉ có 3 người, nhưng đều là những nhân viên có nhiều kinh nghiệm.