2.2. NHỮNG KIẾN THỨC NỘI DUNG ĐÃ HỌC TẠI TRƯỜNG GIÚP ÍCH
2.2.2.1. Kỹ năng về công cụ phần mềm
Hiện nay về các công cụ phần mềm xử lý công việc ở các doanh nghiệp tại Việt Nam tuy không vượt trội so với thế giới nhưng nó vẫn quan trọng bậc nhất tại các doanh nghiệp trong nước. Vì vậy tất cả các trường đại học, cao đẳng đều đào tạo kỹ năng về máy tính cho sinh viên, để sinh viên có thể hiểu biết và hồn thành các cơng việc liên quan sau này.
Xét về lĩnh vực xuất nhập khẩu, theo tổ chức VIFFAS ( Hiệp hội giao nhận kho vận Việt Nam (Vietnam Freight Forwarders Association), trình độ cơng nghệ Logistics hiện nay cịn thấp, hầu hết các wedsite của các công ty chỉ mô tả được lĩnh vực nghề nghiệp, cịn các cơng cụ để giới thiệu các dịch vụ, tiện ích, và tương tác như cơng cụ theo dỗi được lịch tàu, theo dỗi hàng hóa và cả q trình làm chứng từ đều khơng có mà hiện tại các khách hàng mong muốn những điều như vậy. Việc liên hệ giữa các đại lý hải quan và công ty giao nhận, khách hàng hầu như là thủ công, giấy tờ. Mặc dù năm 2010-2011 đã có dịch vụ khai báo hải quan điện tử nhưng phần mềm vẫn có những chỗ dễ nhầm lẫn, sai sót và vẫn chưa thu hút được nhiều doanh nghiệp tham gia nên quá trình giao nhận, làm thủ tục chỉ qua giấy tờ, khó mà tồn cầu hóa nền cơng nghiệp sử dụng những công nghệ hiện đại.
Những thực trạng trên cho thấy chúng ta cần nên hiểu biết nhiều về các công cụ phần mềm để giúp nền kinh tế nước ta phát triển và có thể sánh với các nước khác trên thế giới.Và cách tôi ứng dụng những kỹ năng công nghệ thông tin đã học tại trường vào công việc như sau:
- Ứng dụng phần mềm Microsoft Office vào cơng việc văn phịng chú yếu là Word và Excel, ngồi ra có Outlook nữa
+ Về word thì bên bộ phận chứng từ bên tơi ít sử dụng đa phần thì nó sẽ được sử dụng nhiều ở phịng hành chính nhân sự để viết các văn bản hành chính, tuyển
29 SVTH: ĐẶNG BÍCH TUYỀN
BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: TH.S PHẠM THỊ HỒNG NGỌC dụng…Nhưng khơng thể thiếu word được bởi vì tơi phải soạn thảo các hợp đồng thương mại, lập hối phiếu, viết các đơn báo cáo liên quan,…
+ Về Excel thì thực hiện các chứng từ liên quan như Phiếu đóng gói hàng hóa, hóa đơn, cập nhật lịch tàu hàng tháng, lưu trữ tên những chứng từ đã hoàn thành, liên kết link giữa các ô với nhau để tạo bảng để dễ dàng in ấn,…
+ Về Outlook là công cụ quan trọng nhất đối với tơi vì hầu như trao đổi với khách hàng đều qua nó rất dễ dàng và nhanh chóng, nó có thể gửi cả trăm mail đến với các khách hàng khác nhau trong ngày, công cụ này tuy khơng được học nhiều tại trường nhưng tơi cũng có thể hiểu cộng với sự hướng dẫn của các anh/chị thì bây giờ tơi có thể sử dụng thành thạo nó.
+ Ngồi ra cịn sử dụng các phần mềm khác như Ứng dụng chuyển đổi định dạng file (PDF Converter), Ứng dụng chỉnh sửa ảnh (Paint, Photoshop,…) dùng trong việc xử lý các chứng từ.
- Ứng dụng các cách truy cập Internet để thực hiện các công việc như đặt chỗ, gửi các phiếu hàng hóa qua các wedsite của các hãng tàu. Khai báo hải quan điện tử, nguyên cứu thị trường qua những wedsite liên quan đến xuất nhập khẩu, sử dụng công cụ dịch ngôn ngữ để xử lý những văn bản chưa hiểu rõ, truy cập vào phần mềm quản lý vận chuyển FMS để báo giá, theo dỗi các lô hàng, xem báo cáo tổng hợp theo lô hàng, ghi nhận các loại vận đơn, phát hành Debit note, credit note,….