7. Bố cục luận văn
1.3.1. Những yếu tố khách quan
1.3.1.1. Tình hình kinh tế - xã hội
Tình hình kinh tế - xã hội là một yếu tố có ảnh hưởng lớn đến mua sắm TSC. Tùy vào từng thời gian cũng như hồn cảnh cụ thể mà chính phủ sẽ đẩy mạnh hay thắt chặt mua sắm cơng.
Trong tình hình kinh tế có nhiều khó khăn, tình hình nợ cơng và thâm hụt ngân sách cao, chính phủ sẽ lựa chọn biện pháp cắt giảm chi tiêu công để khống chế nợ công và thâm hụt NSNN. Để thực hiện tiết kiệm, thắt chặt chi tiêu, một trong những yêu cầu của chính phủ đưa ra là tạm dừng mua sắm một số loại hàng hóa có giá trị lớn.
1.3.1.2. Cơ sở pháp lý trong quản lý mua sắm TSC
Đối với mua sắm TSC, những quy định về tiêu chuẩn, định mức sử dụng máy móc, thiết bị và danh mục hàng hóa mua sắm là các yếu tố có ảnh hưởng nhiều đến việc tổ chức thực hiện. Đây là cơ sở để thực hiện mua sắm tài sản tại các đơn vị. Đồng thời đây cũng là căn cứ để triển khai công tác kiểm tra, giám sát và xử lý các vi phạm trong quản lý, sử dụng TSC. Nếu tiêu chuẩn và định mức ban hành không kịp thời, khơng phù hợp thực tế sẽ dẫn đến khó khăn cho việc lập kế hoạch cũng như dự toán mua sắm tài sản.
Danh mục tài sản mua sắm TSC sẽ quyết định quy mô, cách thức tổ chức mua sắm tài sản. Thông thường danh mục tài sản mua sắm cần đáp ứng một trong các điều kiện là số lượng hàng hóa mua sắm lớn hoặc hàng hóa được sử dụng rộng rãi, phổ biến tại nhiều đơn vị, hàng hóa yêu cầu sự đồng bộ. Do vậy danh mục hàng hóa mua sắm cũng là yếu tố quyết định đến cơng tác mua sắm TSC.
1.3.1.3. Quy trình triển khai mua sắm
Công tác xây dựng và thẩm định kế hoạch lựa chọn nhà thầu, hồ sơ mời thầu cho các loại tài sản đặc biệt như ơ tơ, máy móc, trang thiết bị đặc thù… cũng có nhiều
vướng mắc do việc xây dựng yêu cầu kỹ thuật và giá gói thầu có nhiều khó khăn. Ngun nhân do khơng có chun gia hiểu biết chun sâu về tính năng kỹ thuật các loại tài sản trên. Hơn nữa, một số loại tài sản khơng có nhiều nhà cung cấp trên thị trường hoặc đã đăng ký giá thống nhất với Nhà nước. Ngoài ra trong lĩnh vực CNTT, do tốc độ phát triển rất nhanh của cơng nghệ dẫn đến các loại hàng hóa, thiết bị trên thị trường rất nhanh được thay thế bởi các dòng sản phẩm mới vượt trội về kỹ thuật với giá thành rẻ hơn. Điều này cũng ảnh hưởng lớn đối với công tác xây dựng kế hoạch đấu thầu cũng như yêu cầu kỹ thuật cho các loại hàng hóa này. Nếu khơng tìm hiểu, nghiên cứu kỹ có thể sẽ rơi vào tình trạng mua sắm hàng hóa vừa giá cao vừa sản xuất trên cơng nghệ cũ.
Các gói thầu mua sắm TSC thường có giá trị lớn, vì vậy bắt buộc sử dụng hình thức đấu thầu rộng rãi. Điều này cũng dẫn tới kéo dài thời gian thực hiện do quy trình đấu thầu phức tạp. Thường thời gian tính từ lúc kế hoạch mua sắm được duyệt đến lúc đơn vị sử dụng tài sản được bàn giao sẽ kéo dài từ 6 - 8 tháng. Trong trường hợp không lựa chọn được nhà thầu trúng thầu thì thời gian sẽ kéo dài hơn.
Trong phương thức mua sắm tập trung, đơn vị thực hiện mua sắm tập trung sẽ tổng hợp nhu cầu trang bị từ các đơn vị. Việc lựa chọn chủng loại hàng hóa, mẫu mã, yêu cầu kỹ thuật chi tiết là do đơn vị mua sắm tài sản xây dựng. Mặc dù cũng đã nghiên cứu, khảo sát trên thị trường cũng như yêu cầu của các đơn vị nhưng chưa thể đáp ứng hết toàn bộ các yêu cầu hoặc khơng phù hợp với thiết bị có sẵn từ trước của mỗi đơn vị.
Quy trình bàn giao, hạch tốn tài sản giữa đơn vị mua sắm TSC và đơn vị quản lý, sử dụng tài sản cũng phải được quy định và thực hiện đầy đủ. Làm tốt việc này sẽ hạn chế được sự chậm trễ, kéo dài trong hoàn tất giấy tờ thủ tục, nâng cao chất lượng công tác quản lý TSC
1.3.1.4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý mua sắm
động của các tổ chức, doanh nghiệp. CNTT giúp cải thiện hiệu quả hoạt động, tiết kiệm chi phí cho các đơn vị. Chính vì vậy, việc áp dụng CNTT trong cơng tác quản lý mua sắm TSC là điều tất yếu.
Trước đây, công tác mua sắm tài sản chủ yếu được thực hiện bằng phương pháp thủ công rất rườm rà, tốn nhiều chi phí cũng thời gian. Nhưng hiện nay việc ra đời các trang thơng tin đấu thầu cùng với hình thức tổ chức đấu thầu qua mạng sẽ là công cụ hỗ trợ tích cực góp phần giảm chi phí, thời gian đồng thời cũng làm cho quản lý mua sắm TSC hiệu quả hơn. Thời gian gần đây, Hệ thống đấu thầu điện tử quốc gia ngày càng được nâng cấp, hoàn thiện. Việc lựa chọn nhà thầu qua mạng cũng đã đem lại những lợi ích khơng nhỏ trong mua sắm cơng ở nước ta như tiết kiệm thời gian, chi phí, nâng cao sự công khai và minh bạch trong tổ chức đấu thầu, thực hiện thu thập dữ liệu, thông tin đấu thầu dễ dàng hơn. Điều này mang đến nhiều thuận tiện trong việc kiểm tra, kiểm sốt cũng như phịng, chống tham nhũng và lãng phí trong các hoạt động mua sắm cơng.