Quy trình tạo động lực làm việc cho người lao động- 123docz.net

6. Kết cấu luận văn

1.2. Nội dung tạo động lực làm việc cho người lao động trong tổ chức

1.2.3. Quy trình tạo động lực làm việc cho người lao động trong tổ chức

1.2.3.1 Xác định nhu cầu của người lao động

“

Mỗi người khi tham gia vào một tổ chức đều có những nhu cầu khác nhau về mặt vật chất và tinh thần. Có người cống hiến và nhiệt huyết với công việc của mình vì công việc đó được trả lương cao, có những chế độ đãi ngộ về mặt tài chính

hợp lý, cạnh tranh; có người mong muốn nhận được sự công nhận, đánh giá cao về những đóng góp của mình nhưng cũng có những người lại muốn học hỏi, tích lũy nhiều kinh nghiệm và kỹ năng hơn nữa, v.v… Do vậy việc tạo động lực cho người lao động trong các tổ chức đòi hỏi tổ chức phải có sự đầu tư nghiên cứu về nhu cầu của người lao động.”

“

Xác định nhu cầu của nhân viên tức là cần phải biết rõ những nhu cầu nào đã được thỏa mãn, chưa được thỏa mãn? Cho loại nhân viên nào? Cho bộ phận nào? Trong đó nhu cầu nào chưa được thỏa mãn, gây ra những trạng thái căng thẳng áp lực ảnh hưởng tiêu cực đối với người lao động thì tổ chức cần có biện pháp giải quyết. Đặc biệt, xác định được nhu cầu của người lao động thì tổ chức có chính sách đáp ứng đúng tâm tư, nguyện vọng của người lao động và tiết kiệm quỹ tài chính phân bổ cho công tác này.”

“

Căn cứ để tổ chức xác định nhu cầu người lao động là dựa trên phân tích đánh giá quá trình thực hiện và kết quả làm việc, từ đó sẽ bộc lộ năng lực chuyên môn, thái độ làm việc, tính cách của người lao động. Ngoài ra, có thể căn cứ vào đặc điểm nhân khẩu học của người lao động như giới tính, độ tuổi, tình trạng hôn nhân… để xác định nhu cầu của người lao động. Ví dụ đối với người lao động có độ tuổi trên 45 tuổi thường họ là người có kinh nghiệm làm việc và mong muốn gắn bó lâu dài với tổ chức, những người từ 25-30 tuổi là những lao động có khao khát được công hiến cũng như thử sức mình, nhóm này rất dễ nhảy việc.”

1.2.3.2 Phân loại nhu cầu của người lao động

“

Bước tiếp theo sau khi nắm bắt nhu cầu của người lao động thì tổ chức cần phải phân nhóm các nhu cầu để có biện pháp đối ứng thích hợp và xác định thứ tự ưu tiên cho các nhóm nhu cầu này. Việc phân loại nhu cầu của người lao động sẽ khác nhau tùy theo tính chất công việc, trình độ chuyên môn, thâm niên công tác, giới tính. Ví dụ đối với nhóm lao động trực tiếp ưu tiên của họ là mức thu nhập tương xứng với năng suất lao động và môi trường làm việc ít ảnh hưởng đến sức khỏe, nếu có ảnh hưởng phải có chính sách phụ cấp thỏa đáng. Đối với nhóm lao động gián tiếp đa phần nhu cầu của họ là phải có thu nhập tốt, ổn định, có cơ hội

mở rộng vốn kiến thức, có cơ hội thăng tiến trong công việc. Theo trình độ chuyên môn thì có thể chia thành nhóm người lao động có trình độ thấp (THPT) đa phần mong muốn của họ là có một việc làm ổn định, đảm bảo được cuộc sống cơ bản, môi trường làm việc an toàn đối với sức khỏe; Nhóm lao động có năng lực chuyên môn nghiệp vụ họ mong muốn có công việc đúng với chuyên ngành của mình, có cơ hội phát huy bản thân, thu nhập khá và họ rất quan tâm đến văn hóa tổ chức cũng như khả năng phát triển của tổ chức mà mình làm việc; Nhóm lao động quản lý nhu cầu của họ thường tập trung vào việc khẳng định được bản thân, thu nhập cao và có thể thu hút và kiểm soát người khác. Xét về thâm niên công tác có thể chia thành các nhóm như sau: Nhóm mới bước vào tổ chức thời gian ngắn từ 1-2 năm nhu cầu ưu tiên với họ là có thu nhập tương xứng, hòa nhập với văn hóa của tổ chức và có cơ hội được học tập mở rộng vốn kiến thức, nâng cao kỹ năng, tích lũy kinh nghiệm; Nhóm có thâm niên gắn bó với tổ chức là những người lao động đã làm việc được trên 2 năm đến 5 năm mong muốn lớn nhất của họ là có cơ hội được thăng tiến, thu nhập khá, được công nhận khi có thành tích tốt, có môi trường làm việc tốt được trao đổi rèn luyện học hỏi đồng thời có cơ hội thăng tiến; Nhóm lao động làm việc tại tổ chức trên 5 năm họ có nhu cầu cao hơn phải có thu nhập cao, cơ hội thăng tiến, có địa vị, có thể kiểm soát người khác.”

Khi có được kết quả phân loại nhu cầu của người lao động, tổ chức sử dụng phương pháp bảng hỏi phỏng vấn, thảo luận, phân tích thông tin có sẵn... để tiến hành sắp xếp các nhu cầu theo thứ tự ưu tiên nhằm phục vụ công tác tạo động lực làm việc cho người lao động theo thứ tự này để có thể đạt hiệu quả cao nhất trong việc tạo ra động lực thúc đẩy người lao động trong tổ chức khi nguồn lực của tổ chức còn hạn chế.

Việc xác định nhu cầu và phân loại nhu cầu cũng có thể kết hợp thực hiện cùng lúc nếu như tổ chức xây dựng bảng hỏi có chứa các nội dung theo thứ tự ưu tiên dành cho người lao động của mình. Việc kết hợp sẽ giúp tổ chức tiết kiệm thời gian và cơng sức hơn.

1.2.3.3 Xây dựng chương trình tạo động lực làm việc cho người lao động

Mục đích của xây dựng, thiết kế chương trình tạo động lực làm việc cho người lao động giúp tổ chức chú trọng trong lựa chọn các biện pháp tạo động lực phù hợp cho một đối tượng lao động cụ thể gắn với mục tiêu cụ thể.

Nội dung của xây dựng, thiết kế chương trình tạo động lực gồm xác định mục tiêu, đối tượng của chương trình tạo động lực, tiếp theo là lựa chọn các biện pháp tạo động lực và xác định chi phí để triển khai chương trình.

“

Trong tổ chức các mục tiêu chủ yếu của chương trình tạo động lực cho người lao động gồm: tăng năng suất lao động, thúc đẩy, khuyến khích người lao động làm việc tự giác, chủ động, duy trì và phát huy không khí làm việc năng động, sáng tạo, thu hút và giữ chân người lao động, làm cho người lao động gắn bó với tổ chức, hỗ trợ việc đạt được mục tiêu chung của tổ chức trong ngắn hạn và dài hạn, xây dựng hình ảnh, uy tín tổ chức, hình thành và phát triển văn hóa tổ chức.”

Về việc xác định đối tượng của chương trình tạo động lực cho người lao động thì phụ thuộc vào mục tiêu của chương trình tạo động lực và chiến lược phát triển bền vững của tổ chức, năng lực và mức độ khan hiếm của lao động trên thị trường mà tổ chức xác định đối tượng tạo động lực phù hợp cho từng giai đoạn, thời kì. Đối tượng lao động trong tổ chức thường gồm hai nhóm chính đó là lao động gián tiếp và trực tiếp.

Về vấn đề lựa chọn các biện pháp tạo động lực cho người lao động sao cho phù hợp phụ thuộc rất nhiều vào đặc điểm của tổ chức cũng như mục tiêu, chiến lược của tổ chức trong từng giai đoạn.

“

Vấn đề cuối cùng trong bước xây dựng, thiết kế chương trình tạo động lực chính là xác định chi phí triển khai chương trình tạo động lực. Đây là yếu tố rất quan trọng để tổ chức lựa chọn chương trình tạo động lực sao cho phù hợp với khả năng tài chính và đem lại hiệu quả. Các chi phí dự kiến gồm có chi phí lương, thưởng, trợ cấp, phụ cấp, chi phí đào tạo, chi phí tổ chức sự kiện như sinh nhật, hội thi thể dục thể thao, hội thi tay nghề… Chi phí này sẽ phụ thuộc vào mục tiêu

chương trình, đối tượng tạo động lực, các biện pháp tạo động lực và ngân sách dành cho tạo động lực của mỗi tổ chức.”

1.2.3.4 Triển khai chương trình tạo động lực làm việc cho người lao động

Mục đích của triển khai chương trình tạo động lực cho người lao động nhằm thực hiện mục tiêu của chương trình tạo động lực cho người lao động đã thiết kế và nó là kết quả của việc tổ chức và phối hợp các bộ phận trong quá trình tạo động lực cho người lao động.

“

Việc triển khai chương trình tạo động lực cho người lao động cần tuân thủ theo đúng kế hoạch đã xây dựng. Thông thường phòng phụ trách vấn đề nhân sự sẽ có nhiệm vụ xây dựng và ban hành các văn bản hướng dẫn, thực hiện phân công công việc và tổ chức các chương trình tạo động lực cho người lao động. Ngân sách thực hiện do phòng tài chính kế toán chịu trách nhiệm cung cấp theo quyết định của lãnh đạo và các bộ phận có người lao động là đối tượng hướng đến của chương trình sẽ chịu trách nhiệm cung cấp thông tin và phối hợp thực hiện các chương trình tạo động lực. Có khá nhiều việc cần phải làm như lên danh sách và thông tin tới các bộ phận, các đối tượng lao động đã xác định trong chương trình tạo động lực, chuẩn bị các điều kiện vật chất phục vụ chương trình tạo động lực phi tài chính như: thời gian, địa điểm, trang thiết bị, giải trí, các dịch vụ ăn uống, thể dục thể thao…, chuẩn bị kinh phí cho đối tượng tham gia chương trình tạo động lực cho người lao động.”

1.2.3.5 Đánh giá tạo động lực làm việc cho người lao động

Mục tiêu hướng đến của việc đánh giá tạo động lực làm việc cho người lao động để thấy được ưu điểm cũng như hạn chế trong quá trình tạo động lực từ đó đưa ra được giải pháp đối ứng phù hợp, là cơ sở để đúc rút kinh nghiệm cho nhà quản lý. Đánh giá tạo động lực làm việc cho người lao động trên hai khía cạnh đó là đánh giá chương trình tạo động lực và đánh giá kết quả tạo động lực.

Một là, đánh giá chương trình tạo động lực cho người lao động

Đây là việc đánh giá xem xét về sự đầy đủ các nội dung chương trình tạo động lực cho người lao động, đảm bảo đúng mục tiêu hướng tới của tổ chức; chương

trình tạo động lực phải đảm bảo tốt và phù hợp với đối tượng và thực trạng của tổ chức, phù hợp với các nguồn lực khác của tổ chức như nhân lực, tài chính…

Đánh giá quá trình triển khai chương trình tạo động gồm các vấn đề như các chương trình tạo động lực đã được xây dựng theo nội dung chuẩn, được ban lãnh đạo tổ chức phê duyệt đã được triển khai, áp dụng tại tổ chức chưa? Có đúng nội dung và hướng dẫn áp dụng hay không? Có xảy ra vấn đề gì trong quá trình triển khai?

Tạo động lực cho người lao động liên quan đến toàn bộ quá trình làm việc của người lao động do vậy việc đánh giá được thực hiện xuyên suốt quá trình từ khi xây dựng chương trình tạo động lực đến đánh giá mực độ thỏa mãn của người lao động.

Hai là, đánh giá kết quả tạo động lực cho người lao động

Việc đánh giá kết quả tạo động lực cho người lao động có thể thực hiện thông qua rất nhiều tiêu chí khác nhau ví dụ như năng suất lao động, tỷ lệ vắng mặt, nghỉ việc, mức độ tuân thủ kỷ luật lao động, sự hài lòng của người lao động đối với công việc…

Năng suất lao động: Năng suất lao động phản ánh năng lực tạo ra của cải, hay

hiệu suất của lao động cụ thể trong quá trình lao động đo bằng giá trị hoặc số sản phẩm. Năng suất lao động là chỉ tiêu quan trọng để thể hiện tính chất và trình độ tiến bộ của một tổ chức, một đơn vị sản xuất, một phương thức sản xuất. Năng suất lao động được quyết định bởi nhiều nhân tố như trình độ thành thạo của người lao động, trình độ phát triển khoa học và áp dụng công nghệ, sự kết hợp xã hội của quá trình sản xuất, quy mô, tính hiệu quả của các tư liệu sản xuất, các điều kiện tự nhiên. Trong tổ chức nếu các yếu tố khác không thay đổi thì việc tăng hoặc giảm năng suất lao động là phản ánh thực trạng tạo động lực lao động tại tổ chức đó. Khi người lao động có động lực để làm việc họ sẽ tích cực làm việc để đạt được mục tiêu cá nhân và năng suất lao động cũng sẽ tăng lên.

Do đó, có thể xem xét kết quả của việc thực hiện các chương trình tạo động lực thông qua việc xác định về năng suất lao động của người lao động. Năng suất lao động tăng tức là kết quả của việc thực hiện các chương trình tạo động lực đạt hiệu quả và ngược lại.

Tỷ lệ vắng mặt, nghỉ việc: Tỷ lệ người lao động vắng mặt, nghỉ việc được hiểu

đơn giản là tốc độ thay đổi người lao động của Công ty, tỷ lệ vắng mặt tức là số lượng ngày nghỉ việc của người lao động theo lịch làm việc trên tổng số ngày làm việc theo quy định. Tốc độ này được đo hàng tháng và đo hàng năm. Tỷ lệ nghỉ việc là số lượng lao động thôi việc trên tổng số lao động bình quân của tổ chức. Nếu như tổ chức có tỷ lệ nghỉ việc và vắng mặt cao đây là hồi chuông cảnh báo về mức độ thỏa mãn của người lao động đang thấp, gây ra hiện tượng chán công việc, không muốn tiếp tục gắn bó với tổ chức.

Tuân thủ kỉ luật lao động: Tạo ra trật tự, nề nếp trong quá trình lao động

chung giữa những người lao động trong một tổ chức đó là kỷ luật lao động. Kỷ luật lao động là yêu cầu khách quan đối với tất cả các tổ chức, bất kỳ tổ chức nào cũng đều có những nội quy, quy định riêng. Thông thường người lao động thực hiện tốt thì được động viên, khen thưởng, ngược lại, nếu người lao động vi phạm nội quy, quy định thì sẽ bị kỷ luật. Như vậy, kỷ luật lao động phản ánh phần nào đó kết quả tạo động lực cho người lao động trong tổ chức. Bởi khi công tác tạo động lực lao động của tổ chức được thực hiện tốt thì việc tuân thủ kỷ luật lao động cũng sẽ được chấp hành với thái độ hợp tác của người lao động. Nếu sau chương trình tạo động lực, việc tuân thủ kỷ luật của người lao động không đổi hoặc giảm xuống đồng nghĩa với việc chương trình tạo động lực chưa có hiệu quả.

Sự hài lịng của người lao động đối với cơng việc: sự hài lòng của người lao

động với công việc là thước đo thực tế và phản ánh gần như chính xác nhất về chương trình tạo động lực cho người lao động của tổ chức. Nếu như người lao động cảm thấy giảm sự yêu thích đối với công việc thì chứng tỏ các chương trình tạo động lực của tổ chức chưa hiệu quả, ngược lại, nếu người lao động hài lòng với công việc mình đang làm và quyết tâm gắn bó với tổ chức thì hoạt động tạo động lực của tổ chức đạt kết quả tốt.

Về việc làm sao để biết mức độ hài lòng của người lao động thì tổ chức phải tiến hành đo lường sự hài lòng của người lao động đối với công việc, điều này có thể được tiến hành thông qua các hoạt động mang tính chủ động như phỏng vấn,

khảo sát, các câu hỏi đặt ra cho người lao động hướng đến mục tiêu xác định kết quả sau khi thực hiện chương trình tạo động lực. Ví dụ: Anh (chị) có hài lòng về công việc và các điều kiện công tác hay không? Mức độ hài lòng như thế nào? Ngoài ra, tổ chức cũng có thể thực hiện những hoạt động như thu thập ý kiến người lao động hay công đoàn trong một số trường hợp hay chính sách cụ thể, giả định tình huống quản trị cho người lao động để người lao động đưa ra quyết định và ý kiến cá nhân.

Sự gắn bó của người lao động đối với tổ chức: Một sự thật đó là người lao

Quy trình tạo động lực làm việc cho người lao động trong tổ chức

Giới thiệu về Viện Dầu khí Việt Nam