Trách nhiệm Các bước tiến hành
Người được phân công - P, KH
L§ KH
G§
L§KH
G§
Người được phân công - P. DAD
Cá nhân/đơn vị được phân công
Trưởng đơn vị được phân công
L§ DAD
G§
Người được phân công – P. DAD
Hình 2.2 : Quá trình lập hồ sơ dự thầu
Chi tiết các bước trong sơ đồ như sau :
Tiếp nhận thông tin Nghiên cứu khả năng thầu;
đề xuất tham gia Quyết định
Bổ sung
Dừng
Đồng ý
Lập kế hoạch thực hiện, phân công nhiệm vụ
Duyệt
Bổ sung
đồng ý
Phân phối các thông tin tài liệu, hồ sơ liên quan Chuẩn bị hồ sơ thầu
Kiểm tra từng phần Kiểm tra tổng thể Duyệt Nộp hồ sơ thầu Bổ sung Bổ sung Bổ sung đạt đạt đạt
Tiếp nhận thông tin, nghiên cứu, đề xuất
Tất cả các thông tin về các công trình xây lắp từ mọi kênh đều được tiếp nhận tại Ban Giám đốc và phòng Kế hoạch.
Quyết định
Khi được khách hàng mời tham gia dự thầu, công ty cử người (nhóm người có kinh nghiệm nghiên cứu thông tin và dữ liệu về công trình. Lúc này cần có đối sách tiếp tục tham gia dự thầu hay từ chối, vì vậy trọng tâm nghiên cứu tập trung vào một số điểm sau:
- Tính phức tạp về kỹ thuật-công nghệ của công trình, các yêu cầu về tính năng kỹ thuật của thiết bị thi công. Khả năng thay thế về mặt kỹ thuật và công nghệ đối với gói thầu, đề xuất ứng dụng kỹ thuật, công nghệ mới hợp lý đối với công trình tham gia đấu thầu.
- Các yêu cầu về tính năng, nguồn gốc của vật liệu. Vật liệu có thể thay thế đảm bảo yêu cầu kỹ mỹ thuật, hợp lý về đơn giá để tham gia dự thầu. Ưu tiên các vật liệu công ty hiện có thế mạnh trong quá trình làm việc với các đối tác cung cấp. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Yêu cầu về thời hạn của từng hạng mục và của toàn dự án. Khả năng rút ngắn thời gian đối với từng hạng mục.
- Các điều khoản chủ yếu trong dự thảo hợp đồng.
Công ty cử người (nhóm người) tiến hành nghiên cứu môi trường đấu thầu và điều kiện tự nhiên, xã hội của gói thầu; trọng điểm nghiên cứu là :
- Điều kiện địa lý của hiện trường thi công bao gồm : vị trí địa lý, giao thông vận tải, cung cấp điện nước, thông tin.
- Điều kiện tự nhiên bao gồm : lượng mưa, cường độ, mùa mưa,gió bão, nhiệt độ không khí, động đất...
- Điều kiện cung ứng vật tư bao gồm các nguồn cung ứng các loại vật tư, giá cả và điều kiện vận chuyển chúng đến công trường.
- Tình hình lao động có thể thuê ở địa phương đó và giá cả tiền công lao động cũng như điều kiện thầu phụ chuyên nghiệp...
- Các nhà thầu khác cùng tham gia đấu thầu, năng lực và ý đồ tranh thầu của từng nhà thầu. Chỉ ra đối thủ cạnh tranh chính, dự đoán giá dự thầu của đối thủ.
- Quá trình công tác, năng lực công tác và tác phong làm việc của kỹ sư giám sát công trình đảm bảo yêu cầu của hồ sơ mời thầu.
Tiếp theo công ty sẽ tiến hành so sánh những yêu cầu của gói thầu; những điều kiện tự nhiên, xã hội với năng lực của mình trên một số mặt trọng yếu:
- Năng lực và thiết bị, máy móc, công nghệ có thể đáp ứng không? - Nguồn vật tư, thiết bị cần thiết cho việc thực hiện gói thầu? - Kinh nghiệm thi công và quản lý có tương đối tốt không? - Ảnh hưởng của gói thầu sau khi trúng thầu đến công ty?
- Các lợi ích thu được (lợi nhuận, địa bàn, công ăn việc làm..) sau khi hoàn thành gói thầu?
- Phương án về lợi nhuận đối với gói thầu.
Lập kế hoạch chi tiết
Khi đã quyết định tham gia dự thầu, Trưởng phòng Kế hoạch chủ trì việc lập kế hoạch đấu thầu chi tiết trong đó nêu rõ:
- Thứ tự các công việc cần thực hiện (chi tiết) - Trách nhiệm thực hiện
- Thời gian bắt đầu và kết thúc - Phương tiện cần có
- Thời hạn hoàn thành và kiểm tra công việc
- Phương pháp trao đổi thông tin/ các chế độ báo cáo trong quá trình nghiên cứu bài thầu và lập hồ sơ dự thầu.
Kế hoạch này được cập nhật trong quá trình thực hiện mỗi khi có sự thay đổi.
Duyệt
Chuẩn bị hồ sơ thầu
Tất cả các bộ phận được giao nhiệm vụ nghiên cứu kỹ hồ sơ mời thầu và các dữ liệu liên quan, thực hiện công việc được phân công với mức độ chính xác nhất và trong thời gian đã qui định.
Các bộ phận thực hiện các công việc như sau:
+ Bộ phận lập hồ sơ năng lực, pháp lý: trình bày năng lực tài chính, năng lực kỹ thuật, công nghệ và nhân lực , các bảng kê máy móc thiết bị, nhân lực của công ty theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu.
+ Bộ phận lập biện pháp thi công: Dựa vào hồ sơ mời thầu và các tài liệu kèm theo, các thông tin qua điều tra vùng dự án để lập biện pháp thi công phù hợp đồng thời kết hợp với bộ phận lập giá để tìm ra một biện pháp tối ưu nhất.
+ Bộ phận lập giá dự thầu: giá dự thầu là chỉ tiêu quan trọng nhất quyết định khả năng thắng thầu của doanh nghiệp. Dựa vào hồ sơ mời thầu, biện pháp thi công đã lựa chọn, định mức đơn giá nội bộ của doanh nghiệp, giá cả thị trường, các điều khoản của hợp đồng, chiến lược tranh thầu, ý đồ tranh thầu cụ thể của doanh nghiệp để đưa ra giá dự thầu cạnh tranh nhất.
Kiểm tra từng phần
Dự thảo hồ sơ thầu sau khi được người lập tự kiểm tra sẽ được gửi tới cho người được phân công kiểm tra
Người kiểm tra có trách nhiệm đảm bảo phần hồ sơ này phù hợp với yêu cầu kỹ thuật và trình bày đã qui định. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Kiểm tra tổng thể
Tất cả các phần hồ sơ dự thầu được tập trung tại Phòng Kế hoạch, Trưởng phòng có trách nhiệm chủ trì công tác nghiệm thu chất lượng toàn bộ hồ sơ dự thầu nhằm đảm bảo tất cả các yêu cầu của Chủ đầu tư và các bên liên quan đã được xem xét đầy đủ và công ty có đủ năng lực để đáp ứng các yêu cầu đó.
Duyệt
Giám đốc quyết định cuối cùng thông qua việc phê duyệt hồ sơ dự thầu.
Hồ sơ dự thầu được nhân bản, đóng gói theo đúng yêu cầu. Vận chuyển và bàn giao cho Chủ đầu tư, ký biên bản giao nhận hồ sơ với đại diện Chủ đầu tư.
Phòng Kế hoạch và Ban Giám đốc tiếp tục theo dõi các thông tin trong quá trình chấm thầu. Mọi sự thay đổi/ bổ sung/ điều chỉnh đều được báo cáo cho Lãnh đạo công ty và các đơn vị liên quan để giải quyết.
b) Giai đoạn xem xét và ký hợp đồng
Trách nhiệm Bước tiến hành
KH Người được phân công – P. KH GĐ/KH GĐ KH Hình 2.3 : Quá trình xem xét và ký hợp đồng
Diễn giải các bước trong sơ đồ :
Bước 1: Tiếp nhận thông báo trúng thầu
Phòng Kế hoạch tiếp nhận thông báo trúng thầu, trình Giám đốc và phổ biến cho tất cả các đơn vị liên quan để chuẩn bị các nguồn lực cần thiết. Cử đại diện đến công trình và nhận bàn giao mặt bằng hiện trạng, hệ thống tim trục định vị, cao độ chuẩn và ranh giới công trường, biên bản bàn giao mặt bằng được lập theo quy định hiện hành.
Bước 2: Chuẩn bị dự thảo hợp đồng
Dự thảo này do Phòng Kế hoạch lập căn cứ trên hồ sơ dự thầu, hồ sơ mời thầu
Tiếp nhận thông báo trúng thầu
Chuẩn bị dự thảo hợp đồng Xem xét Ký hợp đồng Dừng Không ký hợp đồng Phân phối hợp đồng
và các yêu cầu của Chủ đầu tư.
Bước 3: Xem xét
Ban Lãnh đạo công ty thương thảo hợp đồng với chủ đầu tư, ghi nhận tất cả các yêu cầu bổ sung. Xem xét nhằm đảm bảo tất cả những gì khác với những điều đã nêu trước đây đều được giải quyết và công ty đã thực sự thấu hiểu các yêu cầu do Chủ đầu tư đặt ra và có đầy đủ khả năng đáp ứng.
Bước 4: Ký hợp đồng
Giám đốc ký hợp đồng với Chủ đầu tư
Bước 5:Phân phối hợp đồng
Phòng Kế hoạch có trách nhiệm chuyển giao hợp đồng và các thông tin liên quan tới các đơn vị có trách nhiệm để thực hiện.
c) Giai đoạn quản lý công trình (sau khi ký hợp đồng giao nhận thầu): *Sơ đồ các bước (khâu) triển khai
Trách nhiệm Các bước triển khai
GĐ T.BĐH GĐ T.BĐH GĐ GĐ T.BĐH/ KH Bổ nhiệm Trưởng Ban điều hành
Xác định cơ cấu tổ chức dự án Duyệt Bæ sung Hoạch định chất lượng dự án Xem xét Duyệt Bæ sung
Bước 1: Bổ nhiệm Trưởng ban điều hành Các đơn vị được phân công T. BĐH Người được phân công – BĐH T. BĐH BĐH/ các đơn vị BĐH/ đơn vị BĐH/ đơn vị BĐH/ KH TCKT T. BĐH T. BĐH
Hình 2.4 : Các bước triển khai thi công xây lắp và quản lý công trình
Xử lý sản phẩm không phù hơp Nghiệm thu Bàngiao Thanh lý hợp đồng Quyết toán Tổng kết dự án Lưu hồ sơ Phòng ngừa (nếu cần) Khắc phục Giám sát Kết quả ? DuyÖt Lập phương án Thực hiện Chỉ đạo triển khai (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Căn cứ trên hợp đồng đã ký và kết quả đấu thầu, Giám đốc lựa chọn sự phù hợp. Ra quyết định bổ nhiệm Trưởng ban điều hành công trình và thông báo cho các đơn vị liên quan.
Bước 2: Xác định cơ cấu tổ chức công trình
Trưởng ban điều hành thiết lập cơ cấu tổ chức công trình bao gồm
- Sơ đồ tổ chức công trình, mô tả mối quan hệ giữa các nhóm trong công trình
- Trách nhiệm, quyền hạn của các trưởng nhóm
- Đề xuất nhân sự cụ thể Bước 3: Phê duyệt
Quyết định về cơ cấu tổ chức công trình được thông báo cho toàn thể nhân sự tham gia công trình
Bước 4: Hoạch định chất lượng công trình
Trưởng ban điều hành phải lập kế hoạch và triển khai các quá trình cần thiết đối với việc quản lý công trình thông qua việc lập sổ tay chất lượng của công trình. Sổ tay chất lượng của công trình phải nhất quán với các hoạt động khác của Hệ thống Quản lý Chất lượng của công ty.
Sổ tay chất lượng của công trình được thiết lập nhằm đảm bảo: - Mục tiêu chất lượng, tiến độ của công trình được xác định
- Các thông tin về công trình được thể hiện rõ, các hạng mục thi công do Công ty đảm nhận
- Cơ cấu tổ chức thực hiện công trình, danh sách các nhà thầu phụ, các nhà cung cấp vật tư, thiết bị;
- Phương thức trao đổi thông tin giữa các đơn vị, phân cấp thông tin giữa từng bộ phận.
- Nhu cầu thiết lập các hoạt động, tài liệu, việc cung cấp các nguồn lực cụ thể cho công trình được nhận biết.
- Có các hoạt động kiểm tra, giám sát trong từng giai đoạn thích hợp của công trình
- Có các hoạt động điều chỉnh khi phát hiện sự không phù hợp trong quá trình triển khai
- Có đủ các hồ sơ cần thiết để chứng minh việc quản lý công trình đáp ứng yêu cầu đề ra
Sổ tay chất lượng công trình do Trưởng ban điều hành quản lý và được cập nhật liên tục trong suốt quá trình triển khai công trình.
Bước 5: Xem xét
Giám đốc thực hiện việc xem xét nhằm đảm bảo các nội dung trong Sổ tay công trình:
- Phù hợp với các yêu cầu của Chủ đầu tư và các bên liên quan; - Có tính khả thi;
- Đáp ứng được các yêu cầu quản lý chất lượng;
- Phù hợp với các hoạt động khác trong hệ chất lượng của Công ty
Bước 6: Phê duyệt
Giám đốc xét duyệt nhằm cung cấp tính hiệu lực cho kế hoạch nêu trên.
Bước 7: Chỉ đạo triển khai
Căn cứ trên kế hoạch công trình đã phê duyệt, Trưởng ban điều hành công trình giao nhiệm vụ cho các đơn vị tham gia trong công trình bằng các quyết định cụ thể hoặc nêu trong sổ tay chất lượng công trình. Nội dung của quyết định này phải bao gồm:
- Hạng mục công việc và yêu cầu đối với từng hạng mục - Thời điểm bắt đầu và kết thúc (hoặc định kỳ thực hiện) - Các thông tin, tài liệu, hồ sơ cần sử dụng
- Phương pháp trao đổi thông tin, báo cáo kết quả Bước 8: Lập phương án thực hiện
Các đơn vị được phân công lập phương án tổ chức thi công để thực hiện được nhiệm vụ đã giao, trong đó phải chỉ rõ: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Mục đích lập phương án tổ chức thi công, hạng mục của phương án Các tài liệu áp dụng,
- Biện pháp thi công chi tiết do cán bộ kỹ thuật lập, áp dụng cho từng công việc thi công,
- Các bộ phận được phân phối tài liệu. Bước 9: Duyệt
Trưởng ban điều hành xem xét và phê duyệt phương án thực hiện của các đơn vị nhằm đảm bảo sự phù hợp với sổ tay chất lượng của công trình và phù hợp với hệ thống chất lượng của công ty.
Bước 10: Giám sát
Trưởng Ban điều hành lập và quản lý kế hoạch giám sát các hoạt động của công trình, phân công nhiệm vụ giám sát đến từng cán bộ giám sát, việc giám sát này nhằm đảm bảo:
- Các thông tin mô tả đặc tính và yêu cầu của công trình, của công trình hay hạng mục công việc luôn sẵn có
- Các quy trình, phương án thi công, biện pháp an toàn… có đủ tại nơi cần
- Các thiết bị (thi công, kiểm tra và nghiệm thu) được sử dụng và được quản lý một cách thích hợp
- Các hoạt động đều được kiểm tra, giám sát trong quá trình thực hiện
- Công tác nghiệm thu, bàn giao được thực hiện đúng yêu cầu đề ra và đúng với các biểu mẫu của Nhà nước và/ hoặc Chủ đầu tư phát hành
- Tiến độ của công trình, của công trình hay của hạng mục công việc phù hợp với kế hoạch được duyệt
- Nhân sự tham gia công trình là những người có đủ năng lực cần thiết - Mục tiêu chất lượng của công trình đang được triển khai
Trên cơ sở tiến độ thi công chi tiết do các đơn vị thi công lập, cán bộ giám sát phải lập sổ tay giám sát trong đó phải thể hiện rõ:
- Hạng mục thực hiện việc giám sát - Thời điểm, địa bàn giám sát,
- Nội dung dự kiến giám sát theo kế hoạch tiến độ, nội dung thực tế giám sát, - Các kiến nghị, kết luận trong và sau quá trình giám sát,…
Các nội dung này cán bộ giám sát phải định kỳ báo cáo Trưởng ban điều hành. Kết quả của quá trình giám sát được tập hợp từ các báo cáo giám sát và lưu thành hồ sơ của công trình.
Bước 11: Đánh giá kết quả
Kết quả thu được thông qua các hoạt động kiểm tra, giám sát được Trưởng ban điều hành xem xét và đánh giá sự phù hợp so với các yêu cầu kỹ thuật của công trình và yêu cầu của chủ đầu tư. Khi kết quả tốt, công trình đi vào giai đoạn nghiệm thu, bàn giao (bước 14).
Bước 12: Xử lý sản phẩm không phù hợp:
Ban điều hành cập nhật thông tin về cấc sự cố, tồn tại trong quá trình điều hành công trình. Ban điều hành chỉ đạo đơn vị có hạng mục thi công không đảm bảo yêu cầu thực hiện xử lý đối với các hạng mục, vật tư, hàng hoá không đáp ứng quy cách kỹ thuật, trong đó chỉ rõ:
- Các nội dung cần xử lý
- Biện pháp xử lý, thời gian thực hiện - Biện pháp phòng ngừa sự cố
Sau khi xử lý phải lập biên bản nghiệm thu công tác xử lý giữa đơn vị, BĐH, Chủ đầu tư và/ hoặc các bên liên quan (Theo qui trình kiểm soát sản phẩm không