Công ty CP Than Hà Lầm - Vinacomin
3.2.1. Nâng cao năng lực cán bộ thực hiện công tác đấu thầu
Để cải thiện được thực trạng đấu thầu qua mạng hiện nay vốn còn nhiều bất cập mà vấn đề cốt lõi nằm ở sự hạn chế về năng lực của nhân sự phụ trách đấu thầu qua mạng. Do vậy trong thời gian tới, vấn đề chất lượng đào tạo phải được coi là nhiệm vụ quan trọng.
đội cán bộ nhân viên về đấu thầu nói chung và đấu thầu qua mạng nói riêng đủ năng lực (giỏi về chun mơn, có bề dày kinh nghiệm, có kiến thức thực tiễn và hiểu biết chuyên môn pháp luật đấu thầu qua mạng); cử cán bộ phụ trách về đấu thầu tham gia các lớp tập huấn về đấu thầu qua mạng với chương trình học cũng như thời gian của khóa học để đảm bảo chất lượng nghiệp vụ.
Công ty tổ chức giám sát, kiểm tra thường xuyên năng lực với nhân sự trong công tác đấu thầu qua mạng. Đây sẽ là áp lực khiến mỗi cá nhân phải thường xuyên trau dồi kiến thức, khơng ngừng học hỏi, tích lũy kinh nghiệm đồng thời nghiên cứu, xem xét những hạn chế của bản thân để tìm ra biện pháp tự nâng cao năng lực để thúc đẩy cạnh tranh trong môi trường làm việc, nâng cao năng lực cá nhân đem lại hiệu quả cho công ty, kiên quyết loại bỏ những cá nhân có biểu hiện suy đồi về đạo đức, những cá nhân có năng lực giảm sút cần có quyết định cho đi tham dự tập huấn hoặc chuyển công tác để đảm bảo hiệu quả cho cơng tác tổ chức đấu thầu.
3.2.2. Hồn thiện từng khâu trong tổ chức đấu thầu qua mạng tại cơng ty
Kế hoạch đấu thầu có vai trị vơ cùng quan trọng với cả chủ đầu tư cũng như nhà thầu tham dự. Chủ đầu tư lập kế hoạch đấu thầu phân chia dự án thành các gói thầu để có định hướng nhằm đáp ứng yêu cầu về chất lượng, chi phí và tiến độ thực hiện dự án. Với các nhà thầu, thông tin trong kế hoạch đấu thầu giúp họ có định hướng về các gói thầu mà mình có đủ năng lực tham gia từ đó có sự chuẩn bị cho q trình dự thầu nhằm đem lại hiệu quả cao nhất.
Quá trình tổ chức đấu thầu như một “dây chuyền”, từng khâu, từng bộ phận của dây chuyền có hoạt động tốt thì mới đảm bảo cả dây chuyền hoạt động tốt. Kế hoạch đấu thầu được nâng cao chất lượng soạn thảo sẽ là tiền đề cho việc nâng cao hiệu quả của cả quá trình thực hiện đấu thầu qua mạng.
Đồng thời kế hoạch đấu thầu được soạn thảo có chất lượng cũng góp phần làm giảm thời gian, nhân sự cho quá trình thẩm định và điều chỉnh. Do vậy lãnh đạo Cơng ty cần có chỉ thị chấn chỉnh việc lập, thẩm định và phê duyệt kế hoạch đấu thầu, lựa chọn hình thức hợp đồng khơng phù hợp với gói thầu dẫn đến phải điều chỉnh gây chậm trễ tiến độ, lãng phí tiền của Công ty; tránh phê duyệt kế hoạch đấu thầu qua
mạng cho từng gói thầu khi có đủ điều kiện để phê duyệt kế hoạch đấu thầu qua mạng cho toàn bộ dự án.
Để nâng cao chất lượng kế hoạch đấu thầu qua mạng thì các cơng việc được tiến hành trước đó như khảo sát, lập thiết kế kỹ thuật, tổng dự toán và dự tốn cần được thực hiện kĩ càng thì việc phân chia các gói thầu, việc xác định giá gói thầu và thời gian thực hiện mới đảm bảo tính chính xác khơng chia nhỏ các gói thầu để tiến hành chỉ định thầu.
Chất lượng HSMT đang từng bước được nâng cao, tuy nhiên như đã nêu trên trong phần hạn chế trong tổ chức đấu thầu qua mạng tại công ty, cán bộ lãnh đạo cơng ty cần có phương hướng giải quyết để phát huy vai trò quan trọng của HSMT trong việc đưa ra những thông tin cơ bản cần phải đáp ứng của gói thầu để cung cấp cho bên dự thầu và cũng để tuyển chọn nhà thầu có đủ năng lực đảm nhận thi cơng gói thầu.
Trước hết vẫn là giải pháp về vấn đề nhân lực bởi nhân lực có vai trị quyết định chất lượng của các văn bản soạn thảo. Với các gói thầu địi hỏi kỹ thuật cao, cần phải phân cơng cho các tổ chun gia có nhiều kinh nghiệm, am hiểu lĩnh vực của gói thầu từ đó đưa ra những tiêu chuẩn kỹ thuật cụ thể, chi tiết để định hướng cho các nhà thầu đồng thời cũng thống nhất và đem lại hiệu quả cho công tác chấm thầu.
Trước khi soạn thảo HSMT cần tiến hành khảo sát, thiết kế kỹ càng tuân thủ nghiêm ngặt quy trình kỹ thuật mà nhà nước quy định để tránh hiện tượng tiên lượng mời thầu khơng chính xác, sự phát sinh khối lượng thi cơng dẫn tới phải thay đổi tổng dự tốn.
Mặt khác, các cán bộ phụ trách soạn thảo HSMT cần tránh việc dựa dẫm quá nhiều vào mẫu HSMT mà Bộ Kế hoạch Đầu tư ban hành, tránh tư tưởng chỉ cần đảm bảo các nội dung trong mẫu ban hành là đảm bảo quy định của pháp luật. Những tiêu chuẩn đánh giá chung chung khơng loại bỏ được HSDT ngay từ những vịng đánh giá sơ bộ và đánh giá năng lực kinh nghiệm gây ra những lãng phí trong nhân lực, thời gian cho cả nhà thầu tham gia cũng như tổ chuyên gia chấm thầu và chủ đầu tư. HSMT càng được chuẩn bị kỹ lưỡng thì các cơng việc lựa chọn và đánh giá HSDT
càng được thực hiện nhanh chóng. Tuy nhiên cũng khơng nên quy định quá chi tiết khiến các nhà thầu có tâm lý khơng muốn tham gia dự thầu vì quá nhiều điều khoản, tiêu chuẩn.
3.2.3. Tăng cường sự phối hợp giữa các phịng ban trong triển khai cơng tác đấu thầu qua mạng
Việc phối hợp chặt chẽ giữa các phịng ban là việc làm hồn tồn cần thiết để đảm bảo sự phát triển của cả Cơng ty. Các phịng ban có phối hợp nhịp nhàng thì những vấn đề nảy sinh mới được giải quyết nhanh, triệt để đồng thời khắc phục những hạn chế về thủ tục rườm rà.
Tuy nhiên để thực hiện được điều này không hề đơn giản, trước hết lãnh đạo Công ty cần thương xuyên ban hành các quyết định hướng dẫn về định hướng, mục tiêu hoạt động của Công ty cho từng giai đoạn, từng năm để các phịng ban có kế hoạch phân cơng nhiệm vụ cụ thể. Sau đó phân cơng nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của từng phịng ban để khơng bị chồng chéo trong khâu quản lý, kiểm tra giám sát cũng như thực hiện.
Các phịng ban cần có trách nhiệm hoạt động theo phương châm tạo điều kiện thuận lợi, hỗ trợ đắc lực cho nhau vì sự nghiệp phát triển chung. Sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban sẽ giúp giảm tối đa thời gian, nhân lực và chi phí cho mọi công việc.
Mặt khác lãnh đạo Công ty thường xuyên phải theo dõi giám sát đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của các phòng ban, tổ chức các đoàn đi học hỏi kinh nghiệm của các công ty bạn trong công tác đấu thầu qua mạng, từ đó áp dụng tại cơng ty. Đồng thời tích cực khuyến khích tính tự chủ của các cá nhân trong việc thông báo về những vướng mắc, đề xuất những giải pháp hoàn thiện.
3.2.4. Một số giải pháp khác
- Do đặc thù ngành mỏ đòi hỏi các điều kiện về đảm bảo an toàn nghiêm ngặt và có quy định cụ thể. Đối với gói thầu đào lị chuẩn bị sản xuất và đổ bê tơng đường lị năm 2022 đến 2023 do không lựa chọn được nhà thầu qua mạng, nên Công ty điều chỉnh, sắp xếp lại lao động để tự làm nhằm cân đối chung trong doanh nghiệp.
- Đối với 6 gói thầu sửa chữa tài sản cố định là thiết bị và 02 gói thầu thuộc dự án đầu tư: Kế hoạch lựa chọn nhà thầu đã được phê duyệt. Vì vậy, Cơng ty tổ chức đấu thầu theo đúng kế hoạch đã được phê duyệt. Trong các gói thầu trên, thời gian thực hiện hợp đồng đều trong năm 2022. Do đó, vào từng thời điểm hợp lý Công ty sẽ bắt đầu tổ chức lựa chọn nhà thầu nhằm đảm bảo nghiệm thu, thanh toán trước ngày 31/12/2022.
- Tiếp theo nâng cao chất lượng đội cán bộ nhân viên về đấu thầu nói chung và đấu thầu qua mạng nói riêng đủ năng lực (giỏi về chun mơn, có bề dày kinh nghiệm, có kiến thức thực tiễn và hiểu biết chuyên mơn pháp luật đấu thầu qua mạng).
- Các phịng ban phải nâng cao trách nhiệm làm việc để đảm bảo sự phát triển của cả Công ty. Giữa các phịng chun mơn nghiệp vụ cần hỗ trợ, trao đổi cho nhau trong lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ.
- Lãnh đạo Công ty phải theo dõi giám sát, xây dựng kế hoạch cụ thể cho từng gói thầu, phân cơng nhiệm vụ, đánh giá mức độ hồn thành nhiệm vụ của các phịng ban, cương quyết trong giải quyết các vi phạm trong công tác đấu thầu qua mạng. HĐQT, Giám đốc giao Bộ phận kiểm soát nội bộ tổ chức thanh kiểm tra việc thực hiện kế hoạch lựa chọn nhà thầu; báo cáo và kiến nghị xử lý những trường hợp vi phạm và đề ra biện pháp phòng ngừa vi phạm.