2.2.3 .Công tác sắp xếp, vị trí hàng hóa trong kho
2.2.4. Quy trình quản lý hoạt động nhập – xuất kho tại công ty TNHH Phước Hải
Bất kỳ hoạt động nào của doanh nghiệp đều phải vận hành theo những nguyên tắc cơ bản. Đặc biệt, là hoạt động quản lý hàng tồn kho. Với tính chất đặc thù là nhà phân phối thuộc nhóm hàng UNILEVER và Ajinomoto nên số lượng hàng tồn kho thường khá nhiều nên địi hỏi sự chính xác và nhanh chóng. Vì vậy, để q trình kiểm sốt HTK được diễn ra trơn tru và đạt hiệu quả tối công ty TNHH TMTH Phước Hải đã xây dựng quy trình quản lý hoạt động xuất – nhập kho như sau:
a. Quy trình quản lý hoạt động nhập kho
Đối với cơng ty TNHH TMTH Phước Hải quy trình nhập kho sẽ diễn ra vào thứ 2 thứ 4 thứ 6 hàng tuần, và đôi khi cũng có ngoại lệ vì số lượng đặt hàng tăng nhanh mà hàng hóa trong kho khơng đủ cung cấp. Quy trình quản lý hoạt động nhập kho bao gồm 5 bước:
Hình 2.3. Quy trình quản lý hoạt động nhập kho
(Nguồn: Phịng Hậu Cần Cơng ty)
Bước 1: Kiểm tra hàng theo đơn đặt hàng
Sau khi nhận được đơn hàng từ khách hàng, kiểm toán sẽ tiến hành xử lý đơn hàng và đặt hàng với nhà cung cấp. Nhằm đảm bảo được số lượng cũng như chất lượng của cả đơn hàng. Thủ kho hoặc phụ kho sẽ tiến hành kiểm tra tất cả hàng được giao bởi nhà cung cấp.
Bước 2: Yêu cầu nhập kho
Người nhập hàng (nhà cung cấp) sẽ cần nhập kho hàng sau khi hàng được giao đến. Vì vậy, họ cần phải lập phiếu nhập kho (theo mẫu của công ty) và gửi cho bộ phận kế toán.
Bước 3: Lập phiếu nhập kho
Sau khi nhận phiếu nhập kho từ nhà cung cấp, kế toán cần một lần nữa dối chiếu tồn bộ thơng tin trước khi lập phiếu nhập kho.
Bước 4: Thủ kho xác nhận và nhập hàng
Sau khi hoàn tất phiếu nhập kho, nhà cung cấp sẽ giao hàng cho thủ kho và một lần Kiểm tra hàng theo đơn đặt hàng Yêu cầu nhập kho Lập nhập kho Thủ kho xác nhận và nhập hàng Nhập hàng vào hệ thống
nữa thủ kho chịu trách nhiệm kiểm kê lại lượng hàng hóa chuẩn bị nhập trước khi nhập kho. Sở dĩ thủ kho phải kiểm tra lại là vì nếu bất cứ trường hợp thừa thiếu nào xảy ra thì ngay tại lúc đó thủ kho phải báo cáo với nhà cung cấp và phía địa diện bên cơng ty để kịp thời xử lý. Cịn trường hợp hàng hóa đã được giao đúng như đơn đặt hàng thì thủ kho ký nhận và tiến hành nhập hàng vào kho.
Bước 5: Nhập hàng vào hệ thống
Kế toán chịu trách nhiệm nhập hàng vào hệ thống của công ty để tiện đối chiếu với thủ kho. Ở giai đoạn này kế toán cần nhập đúng chính xác số lượng, chủng loại, giá thành,…mà khơng được xảy ra sai sót. Nếu trường hợp xảy ra sai sót kế tốn làm nhiệm vụ này sẽ phải chịu trách nhiệm
Thơng qua các bước của quy trình quản lý hoạt động nhập kho, có thể thấy quy trình nhập kho của công ty được xây dựng khá cụ thể, các thủ tục được diễn ra nhanh gọn, các bộ phận làm việc với nhau khá chuyên nghiệp. Từ đó cho thấy việc tạo ra một quy mẫu chuẩn giúp các nhân viên hiểu rõ được trách nhiệm của mình và giúp nhà quản trị dễ tìm kiếm những lỗ hỏng trong q trình để có thể kịp thời chỉnh sửa và hồn thiện.
b. Quy trình quản lý hoạt động xuất kho
Đối với hoạt động xuất kho thì cơng ty thực hiện quy trình xuất kho hàng ngày và chỉ nghỉ ngày Chủ Nhật. Với mỗi nhu cầu của khách hàng đều khác nhau nên tùy theo nhu cầu của khách hàng mà công ty thực hiện hoạt động xuất bán cũng khác nhau. Quy trình quản lý hoạt động xuất kho bao gồm 5 bước:
Hình 2.4. Quy trình quản lý hoạt động xuất kho
(Nguồn: Phịng Hậu Cần Cơng ty TNHH TMTH Phước Hải )
Bước 1: Yêu cầu xuất hàng
Khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, nhân viên hoặc thủ kho cần lập yêu cầu xuất kho (theo mẫu của công ty)
Bước 2: Kiểm tra HTK và chuẩn bị hàng
Giai đoạn này khá quan trọng, vì nếu trường hợp hàng tồn trong kho đã hết thì phải lập tức gửi u cầu nhập thêm hàng hóa đồng thời thơng báo bên khách hàng để giảm sự chờ đợi của họ và hẹn khi hàng đầy đủ sẽ giao ngay.
Bước 3: Lập phiếu xuất kho
Cũng như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho sẽ được gửi đến kế tốn, sau đó kế tốn sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho rồi chuyển đến thủ kho.
Bước 4: Xuất kho và giao hàng Yêu cầu xuất hàng Kiểm tra HTK và chuẩn bị hàng Lập phiếu xuất kho Xuất kho và giao hàng Cập nhật vào hệ thống
Thủ kho sau khi nhận được phiếu xuất kho sẽ lập tức tiến hành soạn hàng theo đơn yêu cầu và giao cho bộ phận giao hàng để kịp thời giao hàng đến khách hàng. Bước 5: Cập nhật vào hệ thống
Kế toán cần cập nhật ngay lại nhật ký xuất kho và số lượng HTK còn lại. Đồng thời số liệu của kế toán và thủ kho phải được thống nhất và chính xác.
Cũng như quy trình nhập kho, quy trình quản lý hoạt động xuất kho của công ty với các bước làm việc gắn liền với một phận cụ thể, tính hệ thống cũng như tiết kiệm thời gian, nhân lực và chi phí cho doanh nghiệp. Nhà quản trị cũng từ đó mà kiểm sốt được số lượng cũng như chất lượng HTK để xây dựng những chiến lược phát triển phù hợp với tình hình của cơng ty.
2.2.5. Tình hình xuất nhập tồn kho của cơng ty TNHH TMTH Phước Hải giai
đoạn 2019 – 2021
Tại công ty hoạt động nhập kho và xuất kho diễn ra thường xuyên. Tuy nhiên, là chi nhánh thuộc công ty TNHH TMTH Phước Hải nên việc xuất và nhập kho của công ty phải theo kế hoạch của công ty chủ quản.
Bảng 2.6. Tình hình xuất nhập tồn kho của cơng ty giai đoạn 2019 – 2021
(Đơn vị: đồng) Chỉ tiêu 2019 2020 2021 2020/2019 2021/2020 +/- % +/- % Đầu kỳ Nhập kho 89.586.205.301 158.217.391.284 169.283.648.545 68.631.185.983 76,61 11.066.257.261 6,99 Xuất kho 80.360.674.629 140.708.312.844 182.519.835.305 60.347.638.215 75,10 41.811.522.461 29,72 Tồn kho 9.225.530.672 26.734.609.112 13.498.422.352 17.509.078.440 189,79 - 13.236.186.760 - 49,51
(Nguồn: Phịng Kế Tốn cơng ty)
Qua bảng 2.10 cho thấy, trong năm 2019 và 2020 lượng nhập kho luôn lớn lượng xuất kho chứng tỏ công ty luôn đáp ứng kịp thời các đơn hàng. Nhưng trong năm 2021, trong khi lượng xuất bán chiếm 182.519.835.305 đồng thì lượng nhập chỉ 169.283.648.545 đồng. Chứng tỏ trong năm 2021 công ty đã khơng đủ hàng hóa để cung cấp, nhưng do cuối năm 2020 đã có một lượng tồn kho đủ lớn nên vẫn đủ đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Từ đó, có thể thấy rằng việc dự tốn sai có thể dẫn đến những hậu quả khá nghiêm trọng, vì vậy cơng ty nên áp dụng các phương pháp nhằm tính tốn chính xác lượng nhập xuất HTK.
Cũng với bảng số liệu trên, cho thấy tình hình xuất nhập tồn của cơng ty có tăng trưởng qua các năm. Cụ thể, Với lượng nhập hàng tăng liên tục chứng tỏ công ty đang thực hiện tốt hoạt động kinh doanh của mình, cũng trong năm 2020 lượng nhập kho tăng mạnh 68.631.185.983 đồng vì trong giai đoạn này cơng ty đang thực hiện chiến lược mở rộng thị trường về các vùng huyện, thị xã, ven thành phố. Đến năm 2021 giá trị nhập hàng của công ty đạt 169.283.648.545 đồng chiếm giá trị cao nhất trong 3 năm và tăng
11.066.257.261 đồng (tương ứng tăng 6,99%) so với năm 2020. Với việc tăng lượng nhập hàng cho thấy tình hình kinh doanh của cơng ty trong năm 2021 khả quan, việc mở rộng thị trường hiệu quả .
Bên cạnh đó, giá trị xuất kho năm 2020 đạt 140.708.312.844 đồng tăng 60.347.638.215 đồng tương ứng tăng 75,1% so với năm 2019. Đến năm 2021 giá tị xuất kho đạt 182.519.835.305 đồng tăng 41.811.522.461 đồng tương ứng 29,7% so với năm 2020. Từ những số liệu trên, có thể thấy qua các năm lượng xuất kho tăng trưởng khá nhanh, từ đó cho thấy khả năng tiêu thụ sản phẩm của cơng ty đang có sự tiến triển rõ rệt. Lượng tồn kho của công ty lại tăng lên khá nhiều năm 2020, HTK là 26.734.609.112 đồng tăng 2.446.076.551 đồng so với năm 2019, điều này đồng nghĩa với việc mở rộng thêm thị trường nhưng lại không mang lại hiệu quả cao do khả năng tiêu thụ sản phẩm thấp hoặc công ty nhập hàng với số lượng quá nhiều. Điều này mang lại một dấu hiệu khơng tốt trong cơng tác quản lý HTK vì nếu lượng HTK này kéo dài sẽ dẫn đến tăng một số loại chi phí như: chi phí tồn trữ, chi phí quản lý,…Sang năm lượng HTK năm 2021 giảm 13.236.186.760 đồng so với năm 2020, việc giảm lượng HTK đem lại một sự phấn khởi trong công tác quản lý HTK. Tuy nhiên, lượng HTK vẫn chưa đạt mức lý tưởng.
Vì cơng ty nhập hàng định kỳ vào thứ 2, thứ 4, thứ 6 hàng tuần nên dẫn đến khả năng cơng ty cập nhật và bám sát tình hàng xuất kho tốt, từ đó có những tính tốn và kế hoạch cho việc nhập kho. Từ việc kiểm sốt tốt q trình nhập và xuất kho nên cũng đã phần nào hạn chế được số lượng hàng tồn kho trong cơng ty. Tuy nhiên, với tình hình xuất nhập tồn kho như thế vẫn chưa đem lại được hiệu quả tối ưu cho cơng ty. Vì vậy, cơng ty nên áp dụng các mơ hình để tính lượng đặt hàng tối ưu nhằm tối thiểu hóa mức tồn kho cũng như giảm các loại chi phí khơng cần thiết từ đó giúp cơng ty tăng trưởng mức lợi nhuận đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục ổn định.