2.2.3 .Công tác sắp xếp, vị trí hàng hóa trong kho
2.2.6. Các nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho
Trong một nền kinh tế đang có xu hướng phát triển mạnh mẽ như hiện nay, nhưng việc các doanh nghiệp Việt Nam tiếp cận nó thực sự chưa đem lại hiệu quả đặc biệt là trong công tác quản lý hàng tồn kho. Doanh nghiệp của bạn xác định giá trị HTK cuối kỳ theo phương pháp nào? Sử dụng phương pháp kế toán HTK nào để kiểm kê?...Vấn đề đặt ra ở đây là công tác ghi nhận hàng tồn kho có được thực hiện một cách thuần thục và cẩn thận. Nắm bắt được tầm quan trọng đó Phước Hải đã thực hiện cơng tác ghi nhận HTK khá tốt. HTK của cơng ty được tính theo giá gốc của từng loại sản phẩm theo nguồn hình thành (nhà cung cấp) vì cơng ty chủ yếu tiếp nhận phân phối các sản phẩm thuộc ngành hàng của UNILEVER và Ajinomoto.
Với đặc thù là công ty kinh doanh và phân phối các mặt hàng có giá trị thấp, nhiều chủng loại và có số lượng lớn nên Phước Hải đã lựa chọn phương pháp kiểm kê định kỳ. Phương pháp này dựa vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ hàng hóa trên sổ kế tốn tổng hợp từ đó tính giá trị của hàng hóa đã xuất bán.
Bên cạnh đó, cơng ty cũng áp dụng thêm một phương pháp để tính giá hàng hóa xuất kho đó chính là phương pháp nhập trước – xuất trước (FIFO). Việc lựa chọn phương pháp phù hợp với tình hình và đặc thù của ngành nghề kinh doanh là một thế mạnh giúp kiểm sốt, tính tốn chính xác những vấn đề liên quan đến sự biến động của hàng hóa, các quy trình kiểm kê bảo quản, từ đó có thể hồn thiện hơn hệ thống kiểm sốt HTK của mình.
*Áp dụng mơ hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản EOQ
Mơ hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản EOQ giúp công ty xác định lượng đặt hàng tối ưu qua các năm. Khi áp dụng mơ hình này nhà quản trị cần đặt ra các câu hỏi:
- Số lượng đặt hàng lý tưởng nên mua cho HTK của mình là bao nhiêu để đạt chi phí
thấp nhất
- Với sự thay đổi nhu cầu của người tiêu dùng theo mùa thì thời gian từ khi đặt hàng
đến khi nhận hàng là bao lâu để có thể cung cấp kịp thời thị hiếu của người tiêu dùng. Như đã nói trên, cơng đang hoạt động kinh doanh trong ngành phân phối thuộc ngành hàng của UNILEVER và Ajinomoto là chủ yếu nên việc áp dụng mơ hình EOQ là rất hợp lý vì UNILEVER và Ajinomoto là những nhà cung cấp lâu năm cho công và đã thỏa thuận giá ngay từ đầu và một phần cũng phụ thuộc khá nhiều vào công ty mẹ nên việc được khấu trừ theo số lượng thực sự khơng khả thi. Bên cạnh đó, mơ hình EOQ có cách tinhs khá đơn giản dễ áp dụng nên hầu như tất cả doanh nghiệp nào cũng có thể áp dụng.
Khi áp dụng mơ hình này, ta cần đưa ra một số giả thuyết:
- Nhu cầu hàng năm của cơng ty có ổn định và có thể dự đốn trước - Tồn bộ hàng được đặt phải được tiếp nhận cùng một lúc
- Thời gian từ lúc đặt hàng đến lúc nhận hàng khơng đổi và phải được xác định trước
Để tính lượng đặt hàng tối ưu ta cần biết các thông số sau: Nhu cầu hàng tồn kho mỗi năm (D); Nhu cầu HTK mỗi ngày (d); Chi phí cho 1 đơn đặt hàng (S); Chi phí lưu kho trong 1 năm (H); sau đây ta sẽ tiến hành xác định lượng đặt hàng tối ưu:
Đầu tiên, cần xác định nhu cầu hàng tồn kho mỗi năm cũng như như cầu HTK mỗi ngày trong giai đoạn 2019 – 2021.
Bảng 2.7. Nhu cầu HTK của Công ty TNHH TMTH Phước Hải
(Đơn vị: Thùng)
Chỉ tiêu 2019 2020 2021
Nhu cầu HTK mỗi năm (D) 3280 4493 4025
Nhu cầu HTK mỗi ngày (d) 10.9 14.97 13.4
Tiếp theo, xác định chi phí cho một đơn đặt hàng trong 3 năm 2019 – 2021 Trị giá hàng xuất kho trong kỳ
Bảng 2.8. Xác định chi phí cho một đơn đặt hàng (Đơn vị: Đồng) Chi phí cho một đơn đặt hàng (S) Chỉ tiêu 2019 2020 2021 Chi phí vận chuyển 2.360.000 3.190.000 2.670.000 Chi phí xử lý đơn đặt hàng 100.000 100.000 100.000
Chi phí giao nhận, kiểm tra 550.000 600.000 580.000
Tổng 3.010.000 3.890.000 3.350.000
Xác định tổng chi phí lưu kho và chi phí lưu kho 1 năm hàng năm giai đoạn 2019- 2021
Bảng 2.9. Tổng chi phí lưu kho – Chi phí lưu kho 1 năm giai đoạn 2019 – 2021
(Đơn vị: Đồng)
Tổng chi phí lưu kho (TC)
Chỉ tiêu 2019 2020 2021
Chi phí nguồn nhân lực 120.000.000 152.000.000 136.000.000
Chi phí kho hàng 82.000.000 110.000.000 90.000.000
Chi phí vật tư, thiết bị 10.256.000 12.039.000 12.657.000
Tổng 212.256.000 274.039.000 238.657.000
Chi phí lưu kho 1 năm (H)
HTK m n 64712.19 60992.43 59293.66
Với những thơng số trên ta sẽ tóm tắt lại như sau:
Bảng 2.10. Tóm tắt các thơng số
Chỉ tiêu 2019 2020 2021
Nhu cầu HTK mỗi năm (D) 3280 4493 4025
Nhu cầu HTK mỗi ngày (d) 10.9 14.97 13.4
Chi phí lưu kho 1 năm (H) 64712.19 60992.43 59293.66
Chi phí cho một đơn đặt hàng (S) 3.010.000 3.890.000 3.350.000
Thời gian từ lúc đặt hàng đến khi nhận được (L) 7 7 7
Qua bảng số liệu bên dưới có thể thấy với việc áp dụng mơ hình EOQ để tính lượt đặt hàng tối ưu qua từng năm nhìn chung khá đơn giản. Với lượng đặt hàng năm 2019 là 552.38 sản phẩm tương ứng với chi phí 35.746.062,99 triệu đồng thời gian nhận hàng diễn ra trong vòng 7 ngày. Tiếp đến năm 2020 với lượng đặt hàng tối ưu đạt 757.04 sản phẩm với chi phí thấp nhất là 46.173.838,12 triệu đồng với thời điểm giao hàng cũng trong vòng 7 ngày. Cuối cùng, năm 2021 lượng đặt hàng tối ưu là 674.39 sản phẩm với tổng chi phí là 39.987.520,26 triệu đồng cũng với thời gian là 7 ngày. Qua đó, với mơ hình EOQ ta có thể thấy trong tổng chi phí lưu kho chỉ bao gồm chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho,…chứ khơng xuất hiện thêm các loại chi phí như thiệt hại khi khơng có hàng, chi phí mua hàng. Với việc tính tốn được lượng hàng hóa tối ưu cần đặt mua với tổng chi phí thấp nhất có thể giúp cơng ty kiểm sốt tốt hơn tình trạng dự trữ hàng tồn kho. Ngồi việc áp dụng mơ hình EOQ cơng ty cần phải tham khảo thêm các mơ hình khác để giúp hệ thống kiểm sốt HTK ngày càng hồn thiện hơn.
Bảng 2.11. Lượng đặt hàng tối ưu - tổng chi phí tồn kho tối thiểu – khoảng thời gian dự trữ tối thiểu – điểm tái đặt hàng – số lượng đơn đặt hàng tối ưu trong năm theo mơ hình EOQ giai đoạn 2019 – 2021
Chỉ tiêu Cơng thức tính Đơn vị 2019 2020 2021
Lượng đặt hàng tối ưu (Q*)
Sản phẩm 552.38 757.04 674.39
Tổng chi phí tồn kho tối thiểu (TCmin)
Đồng 35.746.062,99 46.173.838,12 39.987.520,26
Khoảng thời gian dự trữ Q Ngày 50.67 50.57 50.32
tối ưu (T*) T =
d
Điểm tái đặt hàng (ROP) = ∗ Sản phẩm 76.3 104.79 93.8
Số lượng đặt hàng tối ưu trong năm (n*)
D n* = Q