2.4.1 .Thị trường mục tiêu
2.8. QUY TRÌNH PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG PHÂN PHỐI HÀNG HÓA VẬT
CHẤT.
Hệ thống phân phối hàng hóa vật chất là tổng hợp của nhiều quá trình vận động của dịng sản phẩm. Do vậy nếu q trình này càng hiệu quả thì việc phân phối sản phẩm từ cơng ty đến với khách hàng đạt được tính hiệu quả càng cao. Đây là điều kiện then chốt để gia tăng doanh thu của sản phẩm gạch tuynel Đức Bảo.
2.8.1. Mục đích và lý do của việc phát triển hệ thống phân phối
Hiện tại việc phân phối sản phẩm gạch tuynel Đức Bảo diễn ra vẫn chưa đạt hiệu quả cao. Khi khách hàng gọi điện thoại đặt hàng, nếu cịn xe thì cơng ty sẽ vận chuyển ngay. Ngược lại sẽ phải chờ đến khi có xe sẽ tiến hành vận chuyển. Cơng ty đã khơng có một quy trình vận chuyển hợp lý nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí. Khi mơi trường kinh doanh ngày càng khốc liệt thì hệ thống phân phối hiện tại sẽ khơng thể cạnh tranh với các hệ thống phân phối khác. Do đó việc phát triển hệ thống phân phối hàng hóa vật chất là một điểm mấu chốt trong các giải pháp mà công ty đã và đang thực hiện nhằm nâng cao vị trí của cơng ty trên thị trường Tỉnh Kon Tum
Mục đích của việc phát triển hệ thống phân phối hàng hóa vật chất là tiết kiệm thời gian và chi phí, từ đó gia tăng doanh thu và hiệu quả kinh doanh.
2.8.2. Căn cứ để xây dựng quy trình
Thứ nhất là tình hình khách hàng hiện nay của cơng ty. Khách hàng chính của cơng ty là các đại lý/ nhà bán lẻ nên nhu cầu có sự khác biệt nhau. Ngồi ra các đại lý/ nhà bán lẻ này lại nằm rải rác. Đây là điều kiện không thuận lợi để phân phối đạt hiệu quả cao cả về chi phí và thời gian. Đồng thời khả năng thanh toán và thời gian thanh toán của khách hàng vẫn chưa hợp lý do vậy cần phải chú ý đến phương diện khách hàng.
Thứ hai là hệ thống phân phối hiện tại của cơng ty vẫn cịn nhiều vấn đề cần khắc phục bao gồm chính sách đối với khách hàng, hệ thống kho bãi, quy trình vận chuyển. Các thành phần này có mối liện hệ mật thiết với nhau cùng tạo nên một hệ thống phân phối hiệu quả. Do đó việc kết nối các thành phần này cần phải được thực hiện.
0 200 400 600 800 1.000 1.200 1.400 1.600
Khu vực 1 Khu vực 2 Khu vực 3
Tình hình tiêu thụ dự báo theo từng khu vực Quý 2-3-4 năm 2022
31
Thứ ba là chiến lược phát triển của công ty. Với mong muốn tăng doanh thu của kênh cấp 2 các quý 2 (2022) và quý 3 (2022) sẽ tăng lên khoảng 1 tỷ đồng. Bên cạnh đó với mơi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt thì cơng ty muốn giữ vững và phát triển mối quan hệ với các khách hàng vì nó sẽ đem đến lợi ích cho cả đơi bên. Nhận thức được tầm quan trọng của mặt hàng gạch tuynel Đức Bảo nói chung và cho kênh cấp 2 nói riêng, cơng ty ln ưu tiên các chính sách phát triển cho mặt hàng này.
Dựa trên ba căn cứ trên, em đã xây dựng quy trình hệ thống phân phối hàng hóa vật chất cho sản phẩm gạch tuynel Đức Bảo ở kênh cấp 2 của Công ty CP Đầu Tư Gạch Tuynel Đức Bảo.
2.8.3. Quy trình tối ưu hóa hệ thống phân phối hàng hóa vật chất
Quy trình được xây dựng như sau:
Giai đoạn 1: Dành cho khách hàng chưa ký kết hợp đồng
Bước 1:
Bước 2:
Bước 3 Không đạt
Đạt
Bước 4:
Sơ đồ 2.3: Quy trình dành cho khách hàng chưa ký hợp đồng
Chào hàng
Tiếp nhận yêu cầu
Xem xét hồ sơ Ngưng
32
Giai đoạn 2: Dành cho khách hàng đã ký kết hợp đồng.
Bước 1: Không đạt Bước 2: Đạt Bước 3: Chưa đến 17h Đến 17h Bước 4:
Tiếp nhận yêu cầu
Ngưng Kiểm tra tài chính Kiểm tra số lượng Đặt trước 17h Đặt sau 17h Tính tốn số lượng Tính tốn số lượng Lập kế hoạch giao hàng Lập kế hoạch giao hàng bổ sung
33
Bước 5:
Bước 6:
Bước 7:
Sơ đồ 2.4. Quy trình dành cho khách hàng đã ký hợp đồng
Xem xét vận tải
Xem xét vận tải
Thuê ngoài Điều động Kho 1 Kho 2
Phê duyệt
Phê duyệt
Giao hàng
Theo dõi sau khi bán hàng
34
Giai đoạn 1: Dành cho khách hàng chưa ký kết hợp đồng Bước 1: Chào hàng
Nhân viên phòng kế hoạch – kinh doanh tiến hành chào hàng cho các khách hàng mục tiêu.
Bước 2: Tiếp nhận yêu cầu
Khi nhận được yêu cầu của khách hàng, phòng kế hoạch kinh doanh sẽ tiến hành xem xét hồ sơ.
Bước 3: Xem xét hồ sơ
Việc xem xét hồ sơ bao gồm các nội dung chủ yếu sau: vốn, tài sản thế chấp, thái độ hợp tác….do nhân viên của phòng kế hoạch kinh doanh thực hiện. Nếu hồ sơ đạt yêu cầu phải chuyển lên trưởng phòng kế hoạch kinh doanh để thơng qua trước khi trình lên ban giám đốc nhằm thực hiện ký kết hợp đồng. Nếu hồ sơ không đạt yêu cầu thì ngưng và nhân viên kinh doanh báo kết quả lại cho khách hàng.
Bước 4: Ký hợp đồng
Khi hồ sơ đã đạt u cầu thì lãnh đạo cơng ty sẽ tiến hành ký hợp đồng. Sau khi đã ký hợp đồng thì nhân viên phòng kế hoạch – kinh doanh sẽ tiếp nhận đơn đặt hàng từ khách hàng.
Giai đoạn 2: Dành cho khách hàng đã ký kết hợp đồng Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu
Nhân viên của phòng kế hoạch – kinh doanh tiếp nhận đơn đặt hàng thông qua đại diện trực tiếp của khách hàng, thông qua điện thoại, fax.
Bước 2: Kiểm tra tài chính
Sau khi tiếp nhận yêu cầu, bộ phận tài chính của phịng kế hoạch kinh doanh sẽ kiểm tra tình hình tài chính của khách hàng bao gồm các nội dung như các khoản nợ hiện tại, tình hình thực hiện các khoản nợ.
Trọng tâm của việc thỏa thuận hai bên là các khoản nợ và yêu cầu khách hàng cam kết nhanh chóng trả tiền trong một thời gian hợp lý…Nếu quá trình làm việc với khách hàng diễn ra thuận lợi và cả hai bên đều đạt được sự thống nhất thì việc giao hàng được tiếp tục. Nếu hai bên không đạt được thỏa thuận thì sẽ ngưng việc giao hàng. Kết quả thỏa thuận phải thông báo trực tiếp cho trưởng phòng kế hoạch kinh doanh.
Thứ hai là nợ chưa đến hạn thanh tốn thì q trình giao hàng sẽ vẫn được tiếp tục. Thứ ba là nợ đã q hạn thanh tốn thì sẽ giải quyết theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế đã kí kết.
Sau q trình kiểm tra tài chính, nếu khơng đạt yêu cầu sẽ ngưng việc giao hàng và báo cáo cho trưởng phòng kế hoạch kinh doanh ngược lại nhân viên phòng kế hoạch kinh doanh tiếp tục kiểm tra về mặt số lượng.
Bước 3: Kiểm tra số lượng
Sau khi kiểm tra tài chính thì đơn đặt hàng được xem xét về mặt số lượng nhằm đảm bảo cho q trình vận chuyển đạt được tính tối ưu. Việc kiểm tra số lượng lấy thời gian 17h làm điểm mốc.
35
Đối với các đơn đặt hàng trước 17h, nhân viên sẽ tính tốn số lượng. Nếu thời gian 17h đã kết thúc thì nhân viên bắt đầu thực hiện bước 4 là lập kế hoạch giao hàng.
Đối với các đơn đặt hàng sau 17h, nhân viên kinh doanh cũng tiến hành tương tự và sẽ lập kế hoạch giao hàng bổ sung.
Bước 4: Lập kế hoạch giao hàng
Đây là nhiệm vụ của nhân viên phịng kế hoạch – kinh doanh. Cơng việc này gồm có nhiều nội dung như thời gian giao hàng, hàng được lấy từ kho nào, vận chuyển được tiến hành bằng việc thuê ngoài hay điều động, mỗi lần vận chuyển bao nhiêu….Trong đó hai nhiệm vụ quan trọng là xem xét việc vận chuyển và nhà kho.
Nhiệm vụ 1: xem xét việc vận chuyển. Phòng kế hoạch – kinh doanh xem xét nhu cầu của lần tiếp theo. Nếu nhu cầu lớn và công ty không đủ xe để phục vụ khách hàng thì cơng ty sẽ tiến hành thuê ngoài nhằm bảo đảm thời gian vận chuyển đã cam kết. Sau khi đã có quyết định về th ngồi hay điều động thì trưởng phịng kế hoạch – kinh doanh sẽ phê duyệt quá trình vận chuyển.
Nhiệm vụ 2: Song song với vận chuyển thì xem xét nhà kho để cung cấp sản phẩm cho khách hàng cũng rất quan trọng. Căn cứ vào địa điểm khách hàng và nhu cầu đặt hàng, nhân viên phòng kế hoạch – kinh doanh sẽ quyết định nhà kho nào sẽ xuất hàng. Sau q trình xem xét phịng kế hoạch kinh doanh sẽ phê duyệt nếu thấy hợp lý.
Bước 5: Giao hàng
Sau khi kế hoạch giao hàng được thơng qua thì mỗi bộ phận sẽ nhận được u cầu của việc thực hiện công việc và cùng tiến hành đồng bộ nhằm đảm bảo quá trình giao hàng có hiệu quả nhất về thời gian và chi phí.
Bước 6: Theo dõi sau bán hàng
Quá trình giao hàng kết thúc thì nhân viên phịng kế hoạch – kinh doanh sẽ theo dõi quá trình sau bán hàng như thời gian trả tiền, thông tin phản hồi từ khách hàng. Các thông tin này sẽ được xem xét khi tiếp nhận đơn đặt hàng từ khách hàng vào các lần sau.
Bước 7: Kết thúc quá trình phân phối sản phẩm
* Nhận xét:
Sự mềm dẻo của quy trình thể hiện ở việc cơng ty lấy thời gian 17h làm điểm mốc (vì đây là thời gian kết thúc giờ hành chính) nhưng cơng ty vẫn linh động cho phép các đơn đặt hàng sau 17h nhưng nằm trong khoảng từ 17h đến 18h được nằm trong kế hoạch giao hàng của các đơn đặt hàng trước 17h.
Với một quy trình hoạt động có sự tương tác chặt chẽ với nhau sẽ đảm bảo quá trình xử lý đơn đặt hàng, lưu kho, vận chuyển, kho bãi đạt được sự tối ưu như mong đợi.