5. Kết cấu bài tiểu luận
2.3. Thực trạng vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định
2.3.3. Tổ chức xây dựng và thực hiện các giải pháp
2.3.3.1. Tuyển dụng nhân sự
Là một doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh hàng may mặc, công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại TNG không ngừng chú trọng tới hoạt động tuyển dụng nhân sự. Đây là một trong những hoạt động được thực hiện thường xun tại cơng ty, chính vì thế mà vai trị của nhà quản trị văn phịng tại cơng ty, cụ thể là trưởng phịng hành chính tổng hợp có vai trị quan trọng trong hoạt động chỉ đạo, theo dõi các kế hoạch tuyển dụng bảo đảm cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Dựa trên mục tiêu phát triển hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty, trưởng phịng hành chính tổng hợp sẽ chỉ đạo xây dựng kế hoạch và chiến lược tuyển mộ nhân sự cho công ty: Xác định số người cần tuyển mộ; Xác định nguồn tuyển mộ và phương pháp tuyển mộ phù hợp cho công ty; Xác định thời gian và địa điểm tuyển mộ và xây dựng các phương án thay thế khi chưa hồn tất q trình tuyển mộ.
Do đặc điểm sản xuất ngành may mặc, ngoài các vị trí kỹ thuật, nhân viên văn phịng, … người lao động phổ thơng tại cơng ty được tuyển chọn với quy trình hết sức đơn giản và bảo đảm được nhu cầu sử dụng lao động của công ty. Công ty luôn chú trọng tới thái độ của người lao động, đây là điều kiện cơ bản để người lao động có thể làm việc tại cơng ty. Vai trị của trưởng phịng HCTH là ln theo dõi sát xao các hoạt động tuyển dụng nhân sự đặc biệt là chú trọng tới mục tiêu về số lượng, chất lượng tuyển dụng, nguồn và phương pháp tuyển dụng, đánh giá hiệu quả tuyển dụng của công ty.
Nguồn tuyển dụng tại công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại TNG luôn chú trọng tới 2 nguồn là nguồn bên trong cơng ty và nguồn bên ngồi.
+ Nguồn bên trong chủ yếu tuyển dụng các vị trí quản lý, nhân viên có chun mơn thăng tiến trong cơng việc, đặc biệt là thông qua việc viết các thông báo trong các hội nhóm của cơng ty, thơng qua hệ thống loa phát thanh, truyền thông nội bộ, …
+ Đối với nguồn tuyển dụng bên ngồi, trưởng phịng HCTH chỉ đạo việc xây dựng các bản thông báo tuyển dụng đăng trên các hội chợ tìm kiếm việc làm, website tuyển dụng, in các baner, treo tại cổng công ty, …
Quy trình tuyển dụng nhân sự tại Cơng ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại TNG bao gồm các bước sau:
Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng Bước 2: Xây dựng kế hoạch tuyển dụng Bước 3: Thông báo tuyển dụng
Bước 5: Phỏng vấn
Bước 6: Xác minh thông tin Bước 7: Kiểm tra sức khỏe Bước 8: Thử việc
Bước 9: Ra quyết định chính thức và kí hợp đồng lao động
Tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại TNG Trưởng phịng HCTH có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ của ứng viên và lập danh sách sơ tuyển các ứng viên phù hợp để tham dự bài kiểm tra đánh giá và phỏng vấn dựa trên số lượng tuyển dụng, trình độ chuyên mơn, kinh nghiệm làm việc và các tiêu chó u cầu đã xác định. Có thể thấy rằng, cơng tác tuyển dụng nhân sự mới của công ty khá chặt chẽ và được quản lý một cách khoa học đáp ứng với u cầu từng vị trí cơng việc của cơng ty. Góp phần vào việc quản lý nhân sự có hiệu quả của ban quản trị công ty đồng thời khi ứng viên được nhận vào làm cũng nhanh chóng hịa nhập được với mơi trường cơng việc, tạo được cảm giác thoải mái, tự tin khi làm việc.
Có thể thấy, vai trị của nhà quản trị văn phịng (trưởng phịng hành chính tổng hợp) tại cơng ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại TNG trong công tác tuyển dụng nhân sự. Nhà quản trị văn phòng là người trực tiếp chỉ đạo việc xây dựng kế hoạch tuyển dụng, tham gia vào quá trình tuyển dụng, đánh giá hiệu quả tuyển dụng, … nội dung này có vai trị hết sức quan trọng đối với sự phát triển của cơng ty, góp phần đưa cơng ty thực hiện được các mục tiêu đã đề ra.
2.3.3.2. Đào tạo, phát triển nhân sự
Để hoàn thành các mục tiêu nhân sự đã đặt ra công tác đào tạo và phát triển do trưởng phòng HCTH đứng đầu trực tiếp xây dựng hoặc tham mưu cho Ban giám đốc công ty. Trong những năm qua, công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại TNG cũng có rất nhiều các hoạt động đào tạo và phát triển nhân lực nhằm nâng cao kiến thức, kinh nghiệm cho người lao động, góp phần quan trọng trong cơng tác tạo động lực cho người lao động.
Dựa theo tình hình phát triển kế hoạch của mỗi năm, công ty có tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng cán bộ và nhân viên về các nội dung liên quan đến chuyên môn, nghiệp vụ phục vụ cho công việc, cụ thể:
+ Đối với lao động quản lý gián tiếp và các cán bộ:
Cán bộ và bộ phận nhân viên văn phòng được cử đi đào tạo, bồi dưỡng tại các trường đại học quản lý kinh tế và kinh doanh, các khóa học ngắn hạn nâng cao kiến thức, các khóa học chính trị cao cấp.
Cơng ty có tổ chức các lớp đào tạo cho mọi nhân viên ở các chi nhánh trong mảng kế toán và kinh doanh. Đồng thời tạo cơ hội để họ có thể thuận lợi phát triển và nâng cao, chuyên môn nghiệp vụ. Ngồi việc tổ chức đào tạo chun mơn cho một số bộ phận người lao động gián tiếp, thì cơng ty cịn tổ chức lớp đào tạo Kaizen 5S cho tồn bộ các cán bộ quản lý phịng, ban và các tổ trưởng tổ sản xuất, trưởng nhóm. Sau khi được đào tạo các cán bộ quản lý có trách nhiệm về hướng dẫn và quản lý nhân viên trong bộ phận của mình,
để đảm bảo vừa nâng cao năng suất lao động vừa có thể loại bỏ những lãng phí và đảm bảo mơi trường, sức khỏe cho người lao động.
+ Đối với lao động sản xuất trực tiếp:
Là lực lượng lao động chính, thực sự tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp vì vậy việc đào tạo nâng cao tay nghề, bậc thợ được tổ chức thường xuyên tại Công ty. Với những lao động được tuyển vào mà chưa có tay nghề, công ty sẽ tổ chức đào tạo ngắn hạn những kiến thức cơ bản trong 1 tháng và đan xen với hình thức cầm tay chỉ việc, vừa học vừa làm để người lao động có thể nhanh chóng hịa nhập. Tuy nhiên để vừa đảm bảo chi phí đào tạo và hiệu quả sản xuất thì cơng ty ln ưu tiên những người lao động đã có kiến thức về ngành may để giảm thiểu công tác đào tạo.
Các hình thức đào tạo của cơng ty chủ yếu là đào tạo ngắn hạn và dài hạn tại chính cơng ty hoặc đối với các chức danh quản lý quan trọng sẽ được đào tạo ở các viện, trường. Có thể thấy, vai trò của Nhà quản trị trong hoạt động đào tạo và phát triển nhân sự tại công ty đã phát huy được hiệu quả của mình trong việc xác định nhu cầu đào tạo, xây dựng chương trình đào tạo và tổ chức đào tạo. Những hoạt động này đã thể hiện được vai trò của Nhà quản trị văn phịng trong cơng tác hoạch định nhân sự tại công ty, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, đưa cơng ty phát triển.
2.3.3.3. Bố trí, sử dụng nhân sự
Bố trí, sử dụng nhân lực trong công việc phù hợp với năng lực của người lao động là một trong những cơng tác thể hiện vai trị của nhà quản trị văn phịng. Qua tìm hiểu thực tế việc bố trí nhân sự tại cơng ty hiện nay vẫn cịn một số vị trí cịn sắp xếp nhân sự chưa phù hợp với chuyên môn được đào tạo, điều này gây nên ảnh hưởng lớn tới hiệu quả làm việc của người lao động. Công ty CP Đầu tư và Thương mại TNG đã làm tương đối tốt cơng tác phân cơng, bố trí nhân sự, việc phân cơng đúng. Việc phân cơng, bố trí đúng năng lực, đúng việc sẽ là yếu tố giúp thúc đẩy động lực cho người lao động. Nếu được sắp xếp công việc phù hợp với khả năng và chun mơn của mình thì người lao động sẽ có điều kiện để làm việc và phát triển.
Vai trò của nhà quản trị văn phòng (trưởng phòng HCTH) sẽ là người chịu trách nhiệm chính trong cơng tác bố trí và sắp xếp nhân lực. Trưởng phòng HCTH với nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo công ty hoặc trực tiếp tham gia vào q trình bố trí nhân sự cho công ty dựa trên các căn cứ về chức năng, nhiệm vụ của cơng ty; căn cứ về tính chất nghiệp vụ của từng đơn vị; căn cứ vào biên chế và nguồn cung cấp nhân sự; căn cứ vào năng lực hiện có của nhân sự; yêu cầu của nhân sự; căn cứ vào kết quả hoạt động của kỳ trước để điều chỉnh nhân sự kỳ này.
Bố trí và sử dụng nhân lực tại Cơng ty CP Đầu tư và Thương mại TNG là một trong những nhiệm vụ quan trọng để bảo đảm hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty mang lại hiệu quả tích cực đưa cơng ty phát triển. Đồng thời thơng qua việc bố trí và sử dụng nhân lực hợp lý, đúng chun mơn nghiệp vụ sẽ góp phần quan trọng trong việc tạo động lực làm việc cho người lao động. Việc bố trí, sử dụng đúng chun mơn nghiệp vụ tại cơng
ty giúp người lao động có làm việc tốt hơn, hiệu quả công việc từ đó sẽ cao hơn. Qua khảo sát thực tế, có thể thấy rằng nhà quản trị văn phịng có vai trị quan trọng trong việc bố trí và sử dụng nhân lực tại cơng ty, vai trị này đã góp phần thực hiện tốt hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, đưa công ty ngày càng phát triển.
2.3.3.4. Đãi ngộ nhân sự
Vai trò của nhà quản trị văn phịng (trưởng phịng HCTH) tại cơng ty có vai Cơng ty khi xây dụng hệ thống đãi ngộ luôn dựa trên các căn cứ là hệ thống đãi ngộ hợp pháp, hợp lý; hệ thống đãi ngộ phải phát huy được hiệu quả; hệ thống đãi ngộ phải dựa trên sự thống nhất giữ tập thể; hệ thống đãi ngộ phải công khai, minh bạch.
Công ty CP Đầu tư và Thương mại TNG đã có sự quan tâm, chú trọng công tác tạo động lực cho người lao động trong công ty nhằm nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả làm việc của người lao động ngoài ra còn để thúc đẩy phát triển sản xuất kinh doanh của công ty. Do tiền lương, thu nhập chiếm vị trí quan trọng trong chiến lược thúc đẩy động lực lao động cho nhân viên và sự phát triển của cơng ty, vì vậy cơng ty đã áp dụng theo đúng quy định của pháp luật.
Nguyên tắc trả lương: Cơng ty thanh tốn tiền lương cho tồn bộ nhân viên và người lao động vào ngày mùng 5 và ngày 25 hàng tháng. Hình thức nhận lương thơng qua cây ATM của ngân hàng Vietcombank. Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh việc tính tốn lương cho cơng nhân viên trong cơng ty đang áp dụng hình thức trả lương cơ bản sau: Trả lương theo thời gian và trả lương theo sản phẩm.
+ Hình thức trả lương sản phẩm: Hình thức trả lương theo sản phẩm của cơng ty
chủ yếu có tác dụng thúc đẩy năng suất lao động của cơng nhân, ngồi ra căn cứ trả lương dựa vào sản phẩm thực tế mà người lao động tạo ra, do đó còn có tác dụng nâng cao chất lượng sản phẩm.
+ Hình thức trả lương theo thời gian: Đối tượng chủ yếu được hưởng lương thời gian
là cán bộ nhân viên văn phòng, hành chính, người lao động gián tiếp các bộ phận cơ khí, kỹ thuật. Tiền lương được tính theo cơng thức sau:Lương thử việc đối với người lao động mới vào được ít nhất 80% mức lương cơng việc đó. Lương làm thêm giờ ngày thường hưởng thêm 150%. Lương làm thêm giờ ngày nghỉ hàng tuần hưởng 200%. Lương làm thêm ngày lễ nhận 300% lương công việc. Trong đó 100% được trả vào lương và 200% tính thực tế thời gian làm thêm.
Căn cứ vào kết quả sản xuất đạt được mỗi năm mà Ban giám đốc sẽ họp bàn về việc tăng lương, thăng chức cho người lao động mỗi năm 1 lần. Việc nâng lương đều được dựa trên cơ sở đánh giá của Công ty về năng lực của cá nhân sau thời gian làm việc, cơng ty cịn tạo điều kiện để nhân viên nỗ lực, phấn đấu làm việc để có thể được xét nâng lương. Thời gian để xem xét nâng bậc lương tối thiểu là 12 tháng dựa vào sự gắn bó lau dài và các thành tích người lao động mang lại cho Cơng ty.
Bảng 2.3. Tiền lương bình quân theo khối lao động năm 2019 – 2021
Nội dung Đơn vị tính Năm
2019 2020 2021 TLBQ lao động gián tiếp Nghìn
đồng/người/tháng 11 240 11 050 11 800
TLBQ lao động trực tiếp Nghìn
đồng/người/tháng 7 580 7 230 7 850
(Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính)
Ban lãnh đạo Cơng ty CP Đầu tư và Thương mại TNG đã có sự quan tâm đến các chính sách khen thưởng cho người lao động, tiền thưởng có tác dụng kích thích tinh thần làm việc và còn giúp người lao động tăng thêm thu nhập. Hàng tháng, khoản tiền thưởng trích từ quỹ tiền lương của công ty để thực hiện việc khen thưởng đối với các nhân viên đạt thành tích trong hoạt động sản xuất kinh doanh, chấp hành đúng nội quy lao động của công ty. Khen thưởng ở đây không chỉ đề cập đến việc khen thưởng vật chất mà còn bao hàm cả khen thưởng về tinh thần nên Cơng ty đã có nhiều hình thức khác nhau như: Khen thưởng định kì; Khen thưởng cho các đơn vị có thành tích xuất sắc trong các phong trào thi đua hàng tháng, hàng quý của Công ty tổ chức. Thưởng cho đơn vị đạt cờ thi đua danh hiệu tập thể lao động vững mạnh toàn diện 5.000.000đ/đơn vị, đơn vị đạt danh hiệu tập thể lao động tiên tiến 2.500.000đ/đơn vị.
Để thúc đẩy tính sáng tạo, nâng cao hiệu quả sản xuất, cơng ty có những phần thưởng về đóng góp sáng kiến về cải tiến sản xuất, máy móc cơng nghệ với mức thưởng từ 3.000.000 – 5.000.000 vnđ cho mỗi một sáng kiến và tương ứng với hiệu quả của sản phẩm. Khen thưởng cho các cá nhân có thành tích như: Lao động có tay nghề giỏi, chiến sĩ thi đua. Thưởng cuối năm: Công ty tiến hành đánh giá mức độ hồn thành cơng việc, ngày công làm việc thực tế của người lao động trong một năm, kết quả kinh doanh để từ đó tiến hành thưởng cho người lao động, tuy nhiên mức thưởng thì được các đề xuất dựa trên những tiêu chuẩn rõ ràng, chính xác, cụ thể.
Cơng ty TNG có những chính sách phúc lợi hơn luật như: Phụ cấp ăn ca, phụ cấp xăng xe, phụ cấp chuyên cần,…. Các chế độ phụ cấp lương mà công ty đang áp dụng là:
- Phụ cấp trách nhiệm: tổ trưởng bộ phận sản xuất được hưởng các mức 100.000 ngàn đồng, 200.000 ngàn đồng… tùy thuộc vào hiệu quả sản xuất kinh doanh và số lượng người lao động trong phân xưởng.
- Phụ cấp thâm niên: Áp dụng chung cho khối gián tiếp và khối trực tiếp sản xuất:
PC = Số ngày công thực tế x Mức phụ cấp thâm niên
- Phụ cấp làm thêm giờ của cơng ty được tính theo cơng thức PC = Số giờ làm thêm
Ngồi ra, Cơng ty Đầu tư và Thương mại TNG cũng còn áp dụng một số phụ cấp, trợ cấp tiền ăn ca 30.000 đồng/suất/người đối với tồn bộ người lao động trong cơng ty, bồi dưỡng trực đêm 40.000 đồng/người/ca.
Ngồi tiền lương thì các chế độ phúc lợi cũng có tác động tới tạo động lực lao động. Công ty luôn đảm bảo các phúc lợi bắt buộc như đóng BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp, chế độ ốm đau, thai sản theo đúng quy định của Nhà nước. Công ty CP Đầu tư và