1 .Khái niệm, vai trò của quản trị nguồn nhân lực
3.2 Một số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác quản trị nguồn nhân lực tại Cục
3.2.1.4 Tổ chức phân tích cơng việc
Thực tế, nhiều cơ quan đã tiến hành phân tích cơng việc “theo phong trào” khơng có mục đích rõ ràng, cụ thể. Như đã phân tích ở chương 2, ở Cục Thuế Quảng Bình hiện nay cơng tác tổ chức phân tích cơng việc chưa được chính thức thực hiện. Để khắc phục các điểm yếu của hoạt động này ở Cục Thuế Quảng Bình, tác giả xin đề xuất một số giải pháp sau:
Xây dựng trình tự tiến hành phân tích cơng việc
Căn cứ vào mục tiêu đã đề ra, ra soát lại cơ cấu tổ chức hiện tại của Cục Thuế. Với sơ đồ cơ cấu tổ chức hợp lý, trình tự tiến hành phân tích cơng việc được thực hiện qua các bước sau (Trần Thị Thu và Vũ Hoàng Ngân, 2011):
Bước 1: liệt kê các chức danh công việc của Cục Thuế.
Bước 2: dựa vào mục tiêu đã định, lựa chọn một số chức danh cơng việc cần phân tích/ hoặc là tất cả các chức danh cơng việc.
Bước 3:thiết kế mẫu các văn bản phân tích cơng việc và lựa chọn phương pháp thu thập thơng tin phân tích cơng việc.
Bước 4: tiến hành thu thập thông tin.
Bước 5: xử lý thông tin thu thập được và viết các văn bản kết quả phân tích cơng việc.
Bước 6: chuẩn hóa các văn bản kết quả phân tích cơng việc và đưa vào sử dụng. Bước 7: cập nhật và xem xét định kỳ các văn bản phân tích cơng việc.
Xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc:
Đây là kết quả của q trình thực hiện phân tích cơng việc. Cục Thuế Quảng Bình cần đổi mới xây dựng lại nội dung của hai bảng này với các tiêu chí rõ ràng cụ thể cho từng vị trí chức danh cơng việc. Theo đó, Cục Thuế Quảng Bình có thể học tập Cục Thuế Đà Nẵng trong việc đưa hệ thống tiêu chuẩn chất lượng theo tiêu chuẩn ISO áp dụng trong tiến trình phân tích cơng việc từ đó xây dựng các bảng mơ tả cơng việc và bảng tiêu chuẩn công việc một cách khoa học và tối đa hóa được hiệu quả đem lại.
Tác giả đề xuất giải pháp cụ thể cho cơng tác phân tích cơng việc trên cơ sở hồn thành bảng mô tả công việc và bảng tiểu chuẩn công việc của chuyên viên thanh tra thuộc phòng thanh tra thuế ở phụ lục 06 và phụ lục 07.
3.2.2Nhóm giải pháp hồn thiện chức năng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Bên cạnh việc thực hiện các chính sách đào tạo, đào tạo lại và các chương trình tập huấn, bồi dưỡng cho nhân viên đã đạt được một số hiệu quả thì cơng tác này cần được đổi mới, xây dựng lại theo một hệ thống thống nhất khoa học nhằm tối đa hóa hiệu quả đầu tư cũng như nâng cao chất lượng thực sự cho CBCC đáp ứng ngày càng cao yêu cầu của công việc. Để làm được điều đó, cần thực hiện các biện pháp cụ thể sau đây:
Thứ nhất, xác định nhu cầu đào tạo một cách khoa học và rõ ràng thông qua
việc thiết lập các quy tắc đánh giá kết quả thực hiện công việc và năng lực nhân viên (được trình bày ở phần sau). Các yêu cầu về kiến thức, kỹ năng cần thiết cho việc thực hiện công việc của CBCC được thiết lập và sau đó đối chiếu với từng nhân viên để tìm ra điểm mạnh, điểm yếu của nhân viên. Từ đó xác định được đối
Xác định nhu cầu đào tạo
Phân tích nhu cầu của cá nhân người lao động Phân tích yêu cầu của cơng việc
Phân tích nhu cầu của tổ chức cơng
tượng được đào tạo cũng như xây dựng các chương trình và hình thức đào tạo phù hợp. Theo đó, các cán bộ quản lý và nhân viên đã có đầy đủ phẩm chất, kỹ năng cần thiết để thực hiện các trọng trách mới sẽ không cần phải đào tạo, phát triển thêm. Những cán bộ quản lý hiện đang “có vấn đề” trong thực hiện cơng việc hiện tại sẽ cần được bồi dưỡng thêm để hoàn thành tốt công việc. Riêng đội ngũ CBCC đang thực hiện tốt cơng việc hiện tại, có tiềm năng phát triển nhưng thiếu kinh nghiệm và kiến thức để đảm nhận cương vị, trách nhiệm mới,là những đối tượng cần được chú trọng đặc biệt trong các kế hoạch đào tạo, phát triển của đơn vị.
Sơ đồ 3.2: Xác định nhu cầu đào tạo
(Nguồn: Trần Thị Thu và Vũ Hoàng Ngân, 2011)
Theo sơ đồ trên, việc xác định nhu cầu đào tạo phụ thuộc vào việc phân tích nhu cầu của cá nhân người lao động; phân tích yêu cầu của cơng việc và phân tích nhu cầu của tổ chức cơng. Cụ thể:
Phân tích nhu cầu của Cục thuế Quảng Bình: xác định khi nào có nhu cầu
đào tạo, có thể là khi có sự thay đổi về chính sách và chiến lược phát triển, hay trong công tác quy hoạch, bổ nhiệm cần phải đào tạo lại một số CBCC nhằm đáp ứng yêu cầu đổi mới hay có thể là bổ sung kiến thức mới, trau dồi kỹ năng, trình độ nghiệp vụ cho nhân viên,v.v…
Phân tích nhu cầu cá nhân CBCC thông qua:
- Năng lực cá nhân: kiến thức, kỹ năng, thái độ, hành vi, - Kết quả thực hiện công việc;
Nhu cầu đào tạo của cá nhân mỗi CBCC xuất hiện khi nhận công việc mới với trách nhiệm cao hơn; hoặc khi được đề bạt công việc đòi hỏi khả năng cao hơn; khi đã hồn thành tốt tồn bộ cơng việc đang đảm nhận; khi cảm thấy mình sẽ được phân cơng việc địi hỏi khả năng cao hơn trong tương lai;v.v…
Phân tích u cầu cơng việc thơng qua:
- Xem xét bảng mô tả công việc;
- Xem lại bản yêu cầu chuyên môn đối với người thực hiện công việc,
- Xác định khung năng lực của công việc: kiến thức, kỹ năng, hành vi cần thiết cho nhân viên thực hiện tốt công việc.
- So sánh: kiến thức, kỹ năng, khả năng hiện có của người đảm nhận cơng việc với khung năng lực của công việc.
Thứ hai, xây dựng các chương trình đào tạo và tổ chức thực hiện chương
trình đào tạo. Sau khi đã xác định được nhu cầu đào tạo, Cục Thuế Quảng Bình nên thống nhất xây dựng các chương trình đào tạo và triển khai thực hiện nghiêm túc. Chương trình đào tạo phải đảm bảo các nội dung sau:
- Phải căn cứ mục tiêu chiến lược trong từng giai đoạn để xác định các yêu cầu đặt ra cho công tác đào tạo và huấn luyện cho CBCC.
- Trên cơ sở chức danh công việc và bảng đánh giá kết quả thực hiện công việc của từng CBCC để xác định yêu cầu đào tạo cho mỗi CBCC, cũng như xây dựng thành các kế hoạch đào tạo. Chương trình đào tạo phải sát với thực tế u cầu cơng việc của mỗi CBCC.
- Chương trình đào tạo phải cung cấp kiến thức và kỹ năng xử lý công việc phù hợp với khả năng tiếp thu và trí tuệ của CBCC.
- Chương trình đào tạo phải dựa trên nguồn kinh phí được cấp cho cơng tác đào tạo, có như thế mới đảm bảo cân đối nguồn ngân sách cho Cục Thuế Quảng Bình.
Thứ ba, các phương pháp đào tạo có thể được lựa chọn phải đảm bảo nguyên
tắc: tối thiểu hóa chi phí và tối đa hóa hiệu quả đạt được. Ngồi các hình thức đào tạo đã được áp dụng tại Cục Thuế Quảng Bình, cần triển khai thêm phương pháp đào tạo tại nơi làm việc, đây là hình thức đơn giản và có chi phí thấp nên được tận
dụng thực hiện. Trong hình thức này, tất cả các nhân viên ở các chức vụ khác nhau đều rút ra được những kinh nghiệm làm việc cho mình để thực hiện cơng việc tốt hơn thông qua việc hướng dẫn của cấp trên hoặc của các nhân viên có kinh nghiệm, có năng lực trình độ chun mơn giỏi cho những nhân viên thiếu kinh nghiệm, trình độ chun mơn nghiệp vụ cịn yếu.
Thứ tư, như đã phân tích ở chương 2 hiện nay Cục Thuế Quảng Bình chưa có
sự đánh giá hiệu quả của hoạt động đào tạo NNL, chính vì vậy, một giải pháp cần thiết là xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả chất lượng đào tạo NNL. Việc đánh giá chất lượng sau đào tạo giúp Cục Thuế Quảng Bình hạn chế tối đa sự lãng phí trong đào tạo cũng như thời gian bỏ ra cho các nhân viên đi đào tạo khơng trở nên vơ ích.
Hiệu quả của chương trình đào tạo thường được đánh giá qua hai giai đoạn:
Giai đoạn 1: học viên tiếp thu, học hỏi được gì sau khóa đào tạo?
Giai đoạn 2: học viên áp dụng các kiến thức kỹ năng đã học hỏi được vào trong thực tế để thực hiện công việc như thế nào?
Đánh giá kết quả học tập của tồn chương trình là vấn đề phức tạp và địi hỏi thời gian. Sau tồn bộ chương trình đào tạo, cần thiết phải có sự đánh giá kết quả đào tạo, xem xét lại các mức độ thỏa mãn các mục tiêu đào tạo, những điểm yếu điểm mạnh của chương trình và đặc tính hiệu quả kinh tế của việc đào tạo thơng qua đánh giá chi phí và kết quả của chương trình, từ đó so sánh chi phí và lợi ích của chương trình đào tạo và đưa ra những điều chỉnh thích hợp nhằm nâng cao hiệu quả cho các chương trình đào tạo sau. Trên cơ sở đó tác giả đề xuất xây dựng bảng khảo sát về đánh giá của nhân viên đối với chương trình đào tạo của Cục Thuế Quảng Bình ở phụ lục 08.
Thứ năm, nguồn ngân sách chi cho đào tạo của Cục Thuế Quảng Bình hàng
năm cịn tương đối thấp, dẫn đến số lượng CBCC cũng như chương trình đào tạo cịn hạn chế, chưa được mở rộng. Chính vì vậy, Cục Thuế nên phân phối lại nguồn ngân sách cho đào tạo theo hướng tăng thêm mức trợ cấp 100% kinh phí học tập cho các trường hợp CBCC được cử đi đào tạo trong diện quy hoạch cũng như các
trường hợp đi học xuất phát từ nhu cầu cá nhân với cam kết phục vụ cho đơn vị mà khơng phải bỏ thêm chi phí cá nhân.
Thứ sáu, trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế, cần mạnh dạn đưa cán bộ
lãnh đạo, quản lý đi nghiên cứu, học tập ở nước ngồi nhằm góp phần cho cán bộ mở rộng tầm nhìn, học tập những kinh nghiệm của các nước, trau dồi khả năng ngoại ngữ, khắc phục những hạn chế mà việc đào tạo trong nước chưa đáp ứng được. Những năm trước mắt, ưu tiên gửi cán bộ đến học tại các nước có thế mạnh về các lĩnh vực mà chúng ta đang cần nhưng các cơ sở đào tạo trong nước chưa đáp ứng được như: quản lý hành chính, quản lý kinh tế, quản lý xã hội, cải cách hành chính, chính phủ điện tử, dịch vụ cơng,
3.2.3Nhóm giải pháp hồn thiện chức năng duy trì nguồn nhân lực
Có thể nói, nếu như chức năng thu hút và đào tạo, phát triển NNL nhằm thu hút, bố trí NNL sao cho “đúng người, đúng việc” cũng như nắm được cách thức sử dụng, trau dồi nâng cao chất lượng của nguồn lực đặc biệt “con người” trong quá trình hoạt động, thì chức năng duy trì NNL là một động lực để nhân viên cống hiến cho tổ chức. Đây là một yếu tố nhạy cảm mà Cục Thuế Quảng Bình cần cải thiện nhằm “giữ chân” người tài cũng như duy trì được sự bền vững của NNL hiện có của mình cả về số lượng lẫn chất lượng.
3.2.3.1Công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc và năng lực nhân viênHiện tại công tác đánh giá này còn bất cập, chưa đạt được mục tiêu đề ra. Hiện tại công tác đánh giá này còn bất cập, chưa đạt được mục tiêu đề ra. Giải pháp cho Cục Thuế Quảng Bình là cần xây dựng lại hệ thống đánh giá kết quả thực hiện công việc và đánh giá năng lực, phẩm chất nhân viên.
Đánh giá nhân viên là một hoạt động quan trọng nhằm tổng kết một cách có hệ thống q trình tuyển dụng “đầu vào” cho đến kết quả là “đầu ra” của hoạt động QT NNL. Chính vì vậy, Cục Thuế Quảng Bình cần tập trung xây dựng lại các vấn đề sau:
Công tác đánh giá kết quả thực hiện cơng việc
Xây dựng các tiêu chí cơ bản cần đánh giá: Đây là vấn đề cần thiết phải xây
Các tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện công việc được xác định trên cơ sở bảng mô tả cơng việc để rút ra những yếu tố có ý nghĩa nhất hoặc quan trọng nhất hợp thành các tiêu chí kết quả cần đánh giá.
Lựa chọn phương pháp đánh giá phù hợp:
Có nhiều phương pháp để đánh giá kết quả thực hiện cơng việc, tuy nhiên xét tình hình thực tế và đặc thù của Cục Thuế Quảng Bình, tác giả đề xuất một số phương pháp đánh giá sau:
Phương pháp danh mục kiểm tra: trong phương pháp này, cần phải thiết kế một danh mục các câu mô tả về các hành vi và các thái độ có thể xảy ra trong việc thực hiện công việc của người lao động.
Các câu mô tả được cho các trọng số để làm rõ mức độ quan trọng tương đối giữa chúng với nhau. Điểm số sẽ được tính bằng cách cộng các câu hoặc điểm của các câu. Phương pháp này dễ thực hiện và tránh được các lỗi như xu hướng trung bình hay dễ dãi. Kết quả đánh giá được biểu hiện cụ thể bằng điểm do đó cũng thuận tiện cho việc ra các quyết định quản lý.
Phương pháp quản trị theo mục tiêu: khác với các đơn vị sản xuất kinh doanh, có các sản phẩm dịch vụ cụ thể, ở Cục Thuế Quảng Bình làm cơng tác theo nhiệm vụ chính trị nhà nước giao cho nên việc đo lường các kết quả bằng định lượng trong việc thực hiện công việc là rất khó khăn. Chính vì vậy, với phương pháp đánh giá theo mục tiêu sẽ giúp cho người đánh giá và cả người được đánh giá nắm bắt dễ dàng hơn cách thức cũng như quy trình đánh giá.
Xác định mục tiêu của tổ chức
Xác định mục tiêu của bộ phận
Xác định mục tiêu của nhóm/cá nhân
Phát triển kế hoạch hành động
Thực hiện
Phân tích, điều chỉnh mục tiêu
Đánh giá kết quả
Sơ đồ 3.3: Quá trình quản trị theo mục tiêu
(Nguồn: Trần Kim Dung, 2011)
Để thực hiện phương pháp này, ban lãnh đạo và nhân viên trong Cục phải tổ chức một cuộc họp thống nhất về các nội dung sau:
- Các yếu tố chính trong cơng việc của nhân viên.
- Các mục tiêu cụ thể cần đạt được cho từng yếu tố của công việc trong kỳ đánh giá đã định trước (thường là 6 tháng và 1 năm).
- Xây dựng một kế hoạch hành động để thực hiện các mục tiêu đó.
Cuối kỳ, ban lãnh đạo Cục sử dụng các mục tiêu đó để đánh giá sự thực hiện cơng việc của CBCC. Tuy nhiên, trong suốt chu kỳ đánh giá, CBCC luôn tự xem xét lại một cách định kỳ tiến độ cơng việc của mình dưới sự giúp đỡ của cấp trên trực tiếp là các trưởng, phó phịng của mình.
Ngồi ra, nên có thêm phương pháp ghi chép các sự kiện quan trọng nhằm hỗ trợ các phương pháp khác vào cuối các giai đoạn đánh giá. Đây là phương pháp đòi hỏi sự ghi chép thường xuyên của ban lãnh đạo trực tiếp đối với các hành vi “tích cực” hoặc “ tiêu cực” của nhân viên. Phương pháp này giúp lãnh đạo nhớ về
những điểm yếu những sai sót của cấp dưới và có biện pháp giúp đỡ họ làm việc tốt hơn tránh bớt sai lầm trong thực hiện công việc.
Công tác đánh giá năng lực nhân viên
Cục Thuế Quảng Bình cần hồn thiện cơng tác đánh giá năng lực nhân viên bởi nó cho phép xác định nhu cầu đào tạo cũng như xác định những kiến thức, kỹ năng mà người lao động đã lĩnh hội được từ những khóa đào tạo trước đây từ đó ảnh hưởng đến các quyết định đề bạt, bổ nhiệm, thăng tiến cho nhân viên của đơn vị.
Theo đó, phịng TCCB nên trao đổi với ban lãnh đạo để xây dựng các tiêu chí và chỉ tiêu cụ thể thơng qua việc xác định rõ mỗi vị trí, mỗi chức vụ nhất định