- Lập phương án xử lý và báo cáo với ban quản lý để có hướng giải quyết phù hợp.
63+ File lương tổng hợp, chi tiết.
+ File lương tổng hợp, chi tiết.
+ Bảng kê mua vào – bán ra. + File theo dõi hợp đồng. + Báo cáo tài chính.
Các file trên có thể linh hoạt thêm bớt tùy theo từng khách hàng cụ thể.
Bên cạnh quy trình kiểm tra rà sốt hồ sơ để quản lý và kiểm soát tốt chất lượng dịch vụ thì cần quy trình quản lý hợp đồng dịch vụ như sau:
Quy trình thực hiện Tổ chức thực hiện dịch vụ Kiểm soát chất lượng dịch vụ
Các công việc trước khi thực hiện dịch vụ.
Khảo sát tởng thể và phân tích nhu cầu dịch vụ. Phân tích chi tiết nhu cầu và đánh giá mức độ rủi ro dịch vụ. Đàm phán và ký kết hợp đồng dịch vụ. Phê duyệt đồng ý thực hiện dịch vụ và ký kết hợp đồng.
Lập kế hoạch. Tìm hiểu về hoạt động kinh doanh của khách hàng Lập kế hoạch phân chia, chịu trách nhiệm làm việc.
Phê duyệt kế hoạch thực hiện dịch vụ. Thực hiện dịch vụ. Kiểm tra các chứng từ, kiểm
tra các sơ bộ file mềm của những năm trước (nếu có) để nắm được sơ bộ về tình hình sơ bộ sở sách kế toán. Thực hiện nhập liệu và làm sở kế tốn, kê khai thuế. Kiểm tra lại các nghiệp vụ, kết chuyển và khóa sở kế toán.
Kiểm tra việc nhập liệu để tạo một cơ sở dữ liệu đáng tin cậy.
Lập và trình bày thơng tin kế tốn lên báo cáo tài chính.
Kiểm tra việc lập và trình bày báo cáo tài chính và quyết tốn thuế.
Kiểm tra tính tuân thủ chuẩn mực và rủi ro thực hiện.
Tổng hợp thực hiện dịch vụ và lập các báo cáo nghiệm thu.
Phát hành báo cáo tài chính. Đánh giá rủi ro và các cam kết của khách hàng về phạm vi trách nhiệm.
Các hoạt động sau dịch
vụ. Đánh giá chất lượng, hoàn thiện hồ sơ dịch vụ. Giải đáp, giải trình các vấn đề liên quan đến kết quả dịch vụ.
64
65
Trên đây là quy trình về việc kiểm tra hồ sơ nhằm giúp nhân viên hạn chế được những sai sót xảy ra có thể gây mất uy tín cơng ty, quy trình này cần được công bố rộng rãi và được thực hiện nghiêm túc trong việc thực hiện hồ sơ của khách hàng. Ngồi việc áp dụng quy trình kiểm tra hồ sơ thì quy trình về tuyển dụng để đảm bảo nguồn nhân sự đầu vào có chất lượng để đảm bảo giải pháp về mặt nhân lực là điều cấp thiết, vì hiện nay quy trình tuyển dụng nhân viên của cơng ty khá sơ sài không xác định được trình độ của chuyên viên, với quy trình hiện tại cơng ty chỉ chọn phỏng vấn một lần bởi chuyên viên phịng nhân sự nên khó có thể sàn lọc cũng như đánh giá đúng năng lực của nhân viên. Chính vì vậy cần xây dựng một quy trình tuyển dụng đạt chất lượng.
Một quy trình tuyển dụng đạt chất lượng chính là quy trình giúp cơng ty sàn lọc, phát hiện những nhân viên có chất lượng và biết được thế mạnh của họ để có thể sắp xếp vào những vị trí phù hợp với năng lực. Ngày nay với sự phát triển của nền cơng nghệ 4.0 người có năng lực về khả năng chun mơn, kỹ năng xử lý tình huống tốt ln được cơng ty săn đón với nhiều chính sách đãi ngộ canh tranh, mà cơng tác tuyển dụng đã khó nhưng để làm thế nào để có được nhân viên giỏi và giữ chân họ ở lại làm việc với công ty là vấn đề cấp thiết. Vậy để thu hút được nhiều ứng viên và tuyển dụng được những nhân viên làm việc hiệu quả thì cần có một quy trình tuyển dụng hợp lý.
Quy trình tuyển dụng như sau:
- Mục đích yêu cầu: Thực hiện quy trình tuyển dụng giúp kiểm tra được trình độ đầu vào của nhân viên, tạo điều kiện để tất cả mọi người đều được ứng tuyển công bằng bỏ qua vấn nạn tình trạng quen biết để được tuyển dụng.
66
+ Đối tượng: Các trưởng nhóm và ban giám đốc, bộ phận nhân sự + Thời gian áp dụng: Từ tháng 3 năm 2020
67
Tháng 3 năm 2020: Ban hành quy định tuyển dụng mới đến các phịng, các nhóm trưởng được phân công để soạn thảo các bài kiểm tra đánh giá năng lực người được phỏng vấn
Tháng 4 năm 2020: Các bài kiểm tra năng lực được gửi đến các nhân viên đang làm để thực hiện đánh giá mức độ của bài.
Từ tháng 4 năm 2020: Khi có nhu cầu tuyển dụng phòng nhân sự sẽ áp dụng quy trình mới
Tháng 12 năm 2020: Đánh giá lại quy trình tuyển dụng để thấy được những ưu điểm và hạn chế qua quá trình áp dụng
- Kế hoạch : gồm 6 bước
68
Sơ đồ 5.1: Quy trình tuyển dụng
Chuẩn bị tuyển dụng: Khi có yêu cầu tuyển dụng thêm nhân viên thì các trưởng phịng đưa ra yêu cầu đối với bộ phận nhân sự, sau khi phòng nhân sự nhận được yêu cầu sẽ xem xét và làm bảng tổng hợp đưa lên ban giám đốc. Sau khi thống nhất về yêu cầu tuyển dụng như số lượng, vị trí cơng việc,…ban giám đốc sẽ ký quyết định tuyển dụng nhân sự và gửi xuống phòng nhân sự, nhân sự theo yêu cầu cấp trên sẽ chuẩn bị việc tuyển dụng như lên kế hoạch tuyển dụng trong thời gian
69
bao lâu. Sau đó sẽ thông báo cho các trưởng nhóm để biết để sắp xếp thời gian phỏng vấn.
Thông báo tuyển dụng: tiến hành việc thông báo việc thông báo sẽ được thực hiện thơng qua các trang tin tuyển dụng uy tín như timviecnhanh.com, facebook, zalo, trên trang web….. của công ty.
Thu thập và tiến hành chọn lọc hồ sơ: Qua giai đoạn thông báo tuyển dụng thì sẽ có nhiều ứng viên gửi hồ sơ để ứng tuyển thì bộ phận nhân sự sẽ tìm kiếm những hồ sơ có nhu cầu phù hợp với mục tiêu cần tuyển. Việc chọn lọc hồ sơ cần được thực hiện hết sức cẩn thận để tránh xảy ra sai sót, bõ lỡ hồ sơ.
Phỏng vấn và thực hiện bài kiểm tra theo hình thức trắc nghiệm: Sau giai đoạn chọn lọc hồ sơ thì sẽ lên lịch phỏng vấn và tiến hành phỏng vấn. Việc phỏng vấn sơ bộ được thực hiện bởi phịng nhân sự, để nhân sự sau đó sẽ được thực hiện một bài trắc nghiêm nhỏ, bài trắc nghiệm này được soạn thảo bởi các trưởng phịng đồng thời có sự tham khảo đối với các nhân viên có kinh nghiệm trong cơng ty để đưa ra một bài test mà giúp ứng viên có thể thể hiện năng lực của mình.
Phỏng vấn sâu: ứng viên sẽ được trình phỏng vấn chuyên sâu cùng với các trưởng nhóm về chun mơn.
Thời gian thử việc: Qua được phỏng vấn ứng viên sẽ được thử việc hai tháng, sau thời gian hai tháng thử việc năng lực nhân liên được đánh giá bởi trưởng nhóm nếu đạt sẽ đưa vào thời gian làm việc chính thức, nếu chưa đạt sẽ qua thêm thời gian học việc rồi mới trở thành nhân viên chính thức.
Việc tuyển dụng cần phải được xây dựng quy trình rõ ràng có các bài kiểm tra nhỏ để có thể tuyển dụng được những nhân viên có chất lượng vì chất lượng về nguồn lực là điều quan trọng đối với nguồn lực của công ty.
70
- Hiệu quả mang lại: Tuân thủ tuyển dụng theo quy trình trên giúp năng cao năng lực chuyển môn đầu vào của nhân viên, cũng như nắm được điểm mạnh hay điểm yếu của nhân viên để có sắp xếp vào những vị trí sao cho phù hợp, tránh được tình trạng tuyển dụng theo sự quen biết, không đảm bảo chất lượng.
71
Thực hiện giải pháp trao đổi thông tin qua các ứng dụng nhắn tin như zalo Để phản ứng nhanh với các nhu cầu của khách hàng, cũng như tạo điều kiện cho các cấp quản lý nắm bắt được thông tin khách hàng mà trong thời buổi công nghệ ngày nay với nhiều ứng dụng ra đời để trao đổi thông tin thì việc ứng dụng nó vào cơng việc là điều hết sức cần thiết, vì vậy việc thực hiện trao đởi thơng tin qua ứng dụng nhóm chat trên zalo như là giải pháp hiệu quả ít tốn kém mà đảm bảo được nhu cầu của cá các nhà quản lý và khách hàng
- Mục đích yêu cầu: Ban giám đốc và quản lý nắm được thông tin, và phản hồi lại khách hàng kịp thời
- Đối tượng và thời gian:
+ Thời gian áp dụng từ tháng 10/2019
+ Đối tượng: Tất cả các nhân viên đều phải áp dụng thực hiện
- Kế hoạch: Mỗi khách hàng, nhân viên thực hiện hồ sơ, nhóm trưởng, trưởng phịng kinh doanh được tập trung trong một nhóm qua ứng dụng zalo để thực hiện việc tư vấn trao đổi với khách hàng.
- Hiệu quả mang lại: Áp dụng từ tháng 10/2019 đến tháng 1/2020 đã giúp các nhà quản lý nắm bắt được tình hình các hồ sơ, có những phản hồi kịp thời khi khách hàng cần tư vấn, làm cho khách hàng đã có những phản hồi tích cực về dịch vụ cung cấp.
Mục tiêu chung của việc thực hiện các giải pháp trên tại đơn vị, nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ giúp khách hàng ngày càng hài lòng với dịch vụ. Từ đó khơng những duy trì tiếp tục sử dụng dịch vụ mà còn giới thiệu những khách hàng mới đến với công ty như là một phương thức quản cáo mà công ty không tốn chi phí. Đây cũng là mục tiêu lâu dài mà doanh nghiệp luôn hướng đến mang lại hiệu quả và ít tốn chi phí cho việc thực hiện quảng
72 cáo. cáo.
Triển khai áp dụng các giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ mặc dù có một số giải pháp cần triển khai thực hiện ngay, bên cạnh đó một số giải pháp cần có thêm thời gian để lên kế hoạch chi tiết các chi phí được xem xét một cách kỹ lưỡng rồi mới tiến hành việc thực hiện.
73
Bài nghiên cứu đã giúp cho cơng ty tìm hiểu được những vấn đề mà công ty đang gặp phải, khi công ty đang muốn hướng đến chiến lược ngày càng phát triển trong tương lai. Qua đó như đưa ra các giải pháp thiết thực để giúp công ty trên con đường phát triển và hội nhập của đất nước.
Kết luận chương 5.
Dựa trên những nhận định vấn đề mà công ty cần giải quyết và thực hiện mục tiêu đề ra, từ các giải pháp cụ thể đề ra ở chương 4 trong chương này tác giả đã đề ra kế hoạch triển khai phù hợp với thực tế của công ty, như quy trình kiểm tra hồ sơ, quy trình tuyển dụng nhân viên, giúp cơng ty ngày càng hoàn thiện hơn trong vấn đề tìm kiếm nguồn nhân lực đáp ứng nhu cầu ngày càng lớn của khách hàng.
74