Tài liệu gốc
Chức năng trộn thư sử dụng các thông tin tĩnh được lưu trữ trong một tài liệu (tài liệu gốc) với các thông tin khác nhau trong một tập tin khác (nguồn dữ liệu).
Tài liệu gốc chứa những nội dung tĩnh sẽ xuất hiện trong tài liệu được trộn. Nó chữa các trường trộn (merge fields) để Word chèn các thông tin khác nhau. Nguồn dữ liệu chứa những thông tin đó.
Nguồn dữ liệu
Một nguồn dữ liệu hợp lệ là một tập tin có cấu trúc, ví dụ như bảng biểu trong MS Word, bảng tính Excel, bảng cơ sở dữ liệu MS Access, hoặc danh sách liên lạc trong MS Outlook, chứa các bộ thông tin, còn gọi là các bản ghi (record) trong một định dạng bảng.
Một tập tin nguồn dữ liệu điển hình bao gồm một ma trận các hàng và các cột. Mỗi hàng chứa một bản ghi (record), ví dụ Tên đầy đủ và Địa chỉ của khách hàng. Mỗi cột chứa một loại thông tin riêng biệt được gọi là trường (field), như Họ của các khách hàng. Ở hàng đầu tiên của bảng nguồn dữ liệu, mỗi trường được xác định bởi tiêu đề cột – tên trường (field name)
Người dùng có thể chọn người nhận bằng các nhập tên vào danh sách mới, bằng tham chiếu tới nguồn dữ liệu có sẵn, hoặc nhập từ danh sách liên lạc Outlook. Khi người dùng đưa danh sách liên lạc Outlook vào, tất cả các thông tin liên lạc sẽ được chọn làm người nhận.
1. Trong nhóm Start Mail Merge của thẻ Mailings, nhấn nút Select Recipients, và chọn Type New List.
2. Trong hộp thoại New Address List, nhập thông tin của người nhận đầu tiên.
3. Để thêm người nhận, nhấn New Entry (hoặc nhấn phím Tab) và nhập thông tin người nhận.
1. Trên thẻ Mailings, trong nhóm Start Mail Merge, nhấn Select Recipients, và chọn Use Existing List.
2. Trong hộp thoại Select Data Source, duyệt tìm và chọn tệp tin chứa danh sách người nhận. Nhấn Open.
Chọn người nhận từ danh sách liên lạc của Outlook
1. Khởi động Outlook.
2. Trong Word, trên thẻ Mailings, trong nhóm Start Mail Merge, nhấn
Select Recipients, và chọn Select from Outlook Contacts.
3. Trong hộp thoại Select Contacts, chọn danh sách liên lạc muốn sử dụng và nhấn OK.
4. Để sử dụng một vài thông tin liên lạc trong danh sách, thực hiện một trong các bước sau ở hộp thoại Mail Merge Recipients:
- Xóa ô đánh dấu giữa Data Source và Last trong danh sách tiêu đề để bỏ chọn tất cả các người nhận. Sau đó chỉ chọn những người nhận mong muốn.
- Xóa đánh dấu của từng người nhận không cần thiết.
Chuẩn bị tài liệu gốc
Người dùng can create a Word document and then use it as the main document for a mail merge process, or người dùng can create a document specifically for the mail merge process. Either way, người dùng insert merge fields into the document in the location in which người dùng want to insert variable information from the data source.
address block or greeting line (salutation) that người dùng tailor to suit yourneeds.
1. Trên thẻ Mailings, trong nhóm Write & Insert Fields, nhấn Insert Merge Field.
2. Trong hộp thoại Insert Merge Field, chọn trường mong muốn và nhấn Insert. Sau khi chèn các xong các trường, nhấn Close.
Chèn trường địa chỉ
1. Trên thẻ Mailings, trong nhóm Write & Insert Fields, nhấn
Address Block.
2. Trong hộp thoại Insert Address Block, xác định khối địa chỉ muốn chèn thêm, xem lại kết quả. Nhấn OK.
Chèn lời chào
1. Trên thẻ Mailings, trong nhóm Write & Insert Fields, nhấn
Greeting Line.
2. Trong hộp thoại Insert Greeting Line, chọn định dạng lời chào và nhấn OK.
Merging Source Documents
Người dùng có thể trộn tài liệu gốc với nguồn dữ liệu bằng cách thủ công hoặc sử dụng thuật sĩ Mail Merge wizard.
Trộn thư trên Ribbon
Trình tự trộn thư
1. Xác định loại nội dung: là bước đầu tiên, thực hiện việc xác định nội dung chính cho thư, thư điện tử, phong bì, nhãn (label) hay danh bạ (directory).
2. Xác định khuôn mẫu nội dung chính: bao gồm việc lựa chọn mẫu nội dung, bao gồm bố cục nội dung tự nhập hoặc lấy từ tập tin có sẵn.
3. Lựa chọn nguồn dữ liệu: nguồn dữ liệu được tạo bằng cách nhập trực tiếp trong quá trình thực hiện, hoặc sử dụng từ các tập tin Excel, Access, Word v…v…
4. Tạo tài liệu gốc: viết mới hoặc điều chỉnh thông tin dựa trên nội dung đã có, đồng thời đưa các trường dữ liệu vào đúng vị trí trong tài liệu.
hoặc gửi nội dung tài liệu.
Thiết lập trộn thư thủ công
1. Mở một tài liệu mới.
2. Trên thẻ Mailings, trong nhóm Start Mail Merge, nhấn Start Mail Merge, và chọn Letters.
3. Trên thẻ Mailings, trong nhóm Start Mail Merge, nhấn Select Recipients, và chọn loại nguồn dữ liệu sẽ sử dụng. Sau đó chọn hoặc tạo nguồn dữ liệu, và tinh chỉnh danh sách người nhận phù hợp.
4. Trong tài liệu, nhập đoạn văn bản tĩnh muốn xuất hiện trong các thư.
5. Đặt trỏ chuột vào vị trí cần chèn thông tin từ nguồn dữ liệu, sử dụng các lệnh trong nhóm Write & Insert Fields trên thẻ Mailings để chèn các trường mong muốn.
Thiết lập trộn thư cho email
1. Mở một tài liệu mới.
2. Trên thẻ Mailings, trong nhóm Start Mail Merge, nhấn Start Mail Merge button, và chọn E-mail Messages.
3. Trên thẻ Mailings, trong nhóm Start Mail Merge, nhấn Select Recipients, và chọn loại nguồn dữ liệu sẽ sử dụng. Sau đó chọn hoặc tạo nguồn dữ liệu, và tinh chỉnh danh sách người nhận phù hợp.
4. Trong tài liệu Word, nhập nội dung email và các trường trộn mong muốn.
Thực hiện trộn thư cho một phong bì dựa vào địa chỉ trong một tài liệu
1. Trong tài liệu, chỉ chọn những dòng địa chỉ. (không chọn bất kì dòng trống trên hoặc dưới địa chỉ)
2. Trên thẻ Mailings, trong nhóm Create, nhấn Envelopes.
3. Trong hộp thoại Envelopes and Labels, thực hiện như sau nếu cần thiết:
- Chỉnh sửa địa chỉ trong ô Delivery address.
vào máy in (ngang, dọc, mặt trước, mặt sau) và font chữ, cỡ chữ của cả địa chỉ gửi đi và trả vể.
4. Trong hộp thoại Envelopes and Labels, thực hiện một trong các bước sau:
- Để in phong bì, chọn cách đưa phong bì vào máy in, và nhấn
Print.
- Để Word chèn địa chỉ giống như định dạng phong bì vào trang đầu tiên của tài liệu hiện thời, nhấn Add to Document.
Thiết lập trộn nhiều phong bì
1. Mở một tài liệu mới, và hiển thị dấu đoạn văn.
2. Trên thẻ Mailings, trong nhóm Start Mail Merge, nhấn Start Mail Merge, và chọn Envelopes.
3. Trong hộp thoại Envelope Options, thực hiện như sau và nhấn OK:
3.1. Trên thẻ Envelope Options, chọn kích cỡ phong bì và xác định font chữ, vị trí cho địa chỉ gửi đi và địa chỉ trả về.
3.2. Trên thẻ Printing Options, xác định máy in muốn sử dụng, cách thức đưa phong bì vào máy in, chọn vị trí đưa vào. (đối với phong bì, thường là manual paper feed.)
5. Trên thẻ Mailings, trong nhóm Start Mail Merge, nhấn Select Recipients, và chọn loại nguồn dữ liệu sẽ sử dụng. Sau đó chọn hoặc tạo nguồn dữ liệu, và tinh chỉnh danh sách người nhận phù hợp.
4. Trong tài liệu, đặt trỏ chuột phía trên bên trái dấu đoạn văn và nhập vào địa chỉ trả về nếu muốn nó xuất hiện trên các phong bì.
5. Đặt trỏ chuột tại dấu đoạn văn ở giữa. Trên thẻ Mailings, trong nhóm
Write & Insert Fields, nhấn Address Block.
6. Trong hộp thoại Insert Address Block, xác định địa chỉ muốn chèn, và xem lại kết quả. Nhấn OK.
Thiết lập trộn nhãn
1. Lựa chọn kích cỡ chính xác cho các nhãn theo mục đích của người dùng. Chú ý hãng sản xuất và số hiệu của nhãn.
Merge, và chọn Labels.
5. Trong hộp thoại Label Options, thực hiện như sau và nhấn OK:
5.1. Trong phần Printer information, chọn máy in. nếu chọn
Page printers, chọn khay máy in.
5.2. Trong phần Label information, chọn hãng tạo nhãn trong danh sách Label vendors, và chọn số hiệu nhãn trong danh sách Product number.
Hoặc
Để thiết lập nhãn tự tạo, nhấn New Label. Trong hộp thoại Label Details, nhập tên, cỡ giấy, và số lượng nhãn mỗi hàng, mỗi cột trên trang. Nhấn OK.
6. Trên tài liệu, đặt trỏ chuột ở ô đầu tiên. Trên thẻ Mailings, trong nhóm Write & Insert Fields, nhấn Address Block.
7. Trong hộp thoại Insert Address Block, xác định địa chỉ muốn sử dùn, và xem kết quả. Nhấn OK.
Thiết lập trộn bảng tra, danh bạ
1. Mở một tài liệu mới, và hiển thị dấu đoạn văn.
2. Trên thẻ Mailings, trong nhóm Start Mail Merge, nhấn Start Mail Merge, và chọn Directory.
3. Trên thẻ Mailings, trong nhóm Start Mail Merge, nhấn Select Recipients, và chọn loại nguồn dữ liệu sẽ sử dụng. Sau đó chọn hoặc tạo nguồn dữ liệu, và tinh chỉnh danh sách người nhận phù hợp.
4. Trong tài liệu Word, chèn các trường trộn vào bảng tra hoặc danh bạ, và nhấn Enter. Chắc chắn rằng một dấu đoạn văn trống kết thúc tài liệu gốc.
The Mail Merge wizard hướng dẫn người dùng qua các bước trộn tài liệu gốc với nguồn dữ liệu.
Thiết lập trộn thư sử dụng Mail Merge wizard
1. Tạo một tài liệu có chứa nội dung thư.
2. Trên thẻ Mailings, trong nhóm Start Mail Merge, nhấn Start Mail Merge, và chọn Step by Step Mail Merge Wizard.
3. Trong khung Mail Merge, chọn Letters, ở cuối khung, nhấn Next: Starting document.
4. Với lựa chọn Use the current document, nhấn Next: Select recipients.
5. Với lựa chọn Using an existing list, nhấn Browse. Trong hộp thoại
Select Data Source, xác định nguồn dữ liệu, và nhấn Open.
6. Nếu cần thiết, trong hộp thoại Select Table, chọn bảng muốn sử dụng làm nguồn dữ liệu và nhấn OK.
7. Trong hộp thoại Mail Merge Recipients, sắp xếp hoặc lọc các bản ghi cần thiết, và nhấn OK.
1. Tạo một tài liệu có chứa nội dung email.
2. Trên thẻ Mailings, trong nhóm Start Mail Merge, nhấn Start Mail Merge, và chọn Step by Step Mail Merge Wizard.
3. Trong khung Mail Merge, nhấn E-mail messages, và chọn Next: Starting document.
4. Với lựa chọn Use the current document, nhấn Next: Select recipients.
5. Chọn Select from Outlook contacts, và chọn Choose Contacts Folder. Nếu hộp thoại Choose Profile được mở, nhấn Outlook profile để chọn người nhận, và nhấn OK. Trong hộp thoại Select Contacts, xác định nguồn dữ liệu, và nhấn OK.
6. Trong hộp thoại Mail Merge Recipients, sắp xếp hoặc lọc nếu cần thiết, và nhấn OK.
7. Trong khung Mail Merge, nhấn Next: Write youre-mail message, và chèn các trường trộn cần thiết.
8. Xem lại các email được trộn và nhấn Next: Complete the merge.
9. Nhấn Electronic Mail, và trong hộp thoại Merge to E-mail, thực hiện như sau:
9.1.Kiểm tra Email_Address được chọn trong ô To.
9.2.Nhập chủ đề tin nhắn trong ô Subject line.
9.3.Chọn định dạng tin nhắn trong ô Mail format.
10. Với lựa chọn tùy chọn All trong phần Send records, nhấn OK.
Thiết lập trộn phong bì với Mail Merge wizard
1. Mở một tài liệu mới, và hiển thị dấu đoạn văn.
2. Trên thẻ Mailings, trong nhóm Start Mail Merge, nhấn Start Mail Merge, và chọn Step by Step Mail Merge Wizard.
3. Trên thẻ Select document type của khung Mail Merge, chọn
Envelopes, và nhấn Next: Starting document.
4. Với lựa chọn Change document layout trên trang Starting document, chọn Envelope options.
font chữ, vị trí điền địa chỉ gửi và địa chỉ nhận.
5.2.Trên thẻ Printing Options, kiển tra máy in mặc định, xác định cách đưa phong bì vào máy in và chọn khay in. (đối với phong bì, thường là manual feed.)
6. Ở cuối khung Mail Merge, nhấn Next: Select recipients.
7. Trên trang Select recipients, chọn loại nguồn dữ liệu sẽ sử dụng. Sau đó chọn hoặc tạo nguồn dữ liệu, và tinh chỉnh danh sách người nhận phù hợp.
8. Ở cuối khung Mail Merge, nhấn Next: Arrange yourenvelope.
9. Trong tài liệu, đặt trỏ chuột phía trên bên trái dấu đoạn văn và nhập vào địa chỉ trả về nếu muốn nó xuất hiện trên các phong bì.
10. Đặt trỏ chuột tại dấu đoạn văn ở giữa. Trên trang Arrange yourenvelope của khung Mail Merge, nhấn Address Block.
11. Trong hộp thoại Insert Address Block, chọn địa chỉ muốn thêm và xem lại kết quả. Nhấn OK.
Thiết lập trộn nhãn với Mail Merge wizard
1. Mở một tài liệu mới.
2. Trên thẻ Mailings, trong nhóm Start Mail Merge, nhấn Start Mail Merge, và chọn Step by Step Mail Merge Wizard.
3. Trên trang Select document type của khung Mail Merge, chọn
Labels, và nhấn Next: Starting document.
4. Với lựa chọn Change document layout trên trang Starting document, nhấn Label options.
5. Trong hộp thoại Label Options, thực hiện như sau, và nhấn OK:
5.1. Trong phần Printer information, chọn máy in. nếu người dùng chọn Page printers, chọn khay máy in.
5.2. Trong phần Label information, chọn tên hãng tạo nhãn trong danh sách Label vendors, và chọn số hiệu nhãn trong sanh sách Product number.
Hoặc
đó chọn hoặc tạo nguồn dữ liệu, và tinh chỉnh danh sách người nhận phù hợp.
8. Ở cuối khung Mail Merge, nhấn Next: Arrange yourlabels, và chắc chắn rằng người dùng có thể xem lề trái của tài liệu gốc.
9. Với trỏ chuột ở ô đầu tiên, nhấn Address block trên trang Arrange yourlabels.
10. Trong hộp thoại Insert Address Block, nhấn OK để chấp nhận các thiết lập mặc định.
11. Trong khung Mail Merge, nhấn Update all labels.
Thiết lập trộn bảng tra hoặc danh bạ với Mail Merge wizard
1. Mở tài liệu mới, và hiển thị dấu đoạn văn.
2. Trên thẻ Mailings, trong nhóm Start Mail Merge, nhấn Start Mail Merge, và chọn Step by Step Mail Merge Wizard.
3. Trong khung Mail Merge, chọn Directory, và nhấn Next: Starting document.
4. Trong khung Mail Merge, với lựa chọn Directory, ở cuối khung, nhấn Next: Starting document.
5. Với lựa chọn Use the current document nhấn Next: Select recipients.
6. Trong khung Mail Merge, chọn loại nguồn dữ liệu sẽ sử dụng. Sau đó chọn hoặc tạo nguồn dữ liệu, và tinh chỉnh danh sách người nhận phù hợp.
7. Ở cuối khung Mail Merge, nhấn Next: Arrange yourdirectory, và chèn các trường cần thiết.
Bài thực hành
Bài thực hành sử dụng các tệp tin trong thư mục Word\ Objective7. Set up a form letter using the AnniversaryLetter document as the main document and the CustomerList workbook as the data source. At the top of the main document, insert merge fields for a standard address and an informal greeting line. At the beginning of the third paragraph, insert a merge field for the recipient’s first name, type a comma followed by a space, and change For to for.
within Word to include the following contact:
Heidi Steen 678 Pine Street
Agriculture, WA 10003
Before merging the source documents, sort the recipient list in ascending order by postal code.
Without merging the source documents, save the main document as
AnniversaryFormLetter. Check the document for errors, and then
retain it for use in the section 7.2 practice tasks.
Create a sheet of labels for all the records in the CustomerList workbook other than the two recipients whose addresses are not in the state of Washington (WA). Save the label document as
Previewing the Results of a Mail Merge Operation
After người dùng specify the data source người dùng want to use and enter merge fields in the main document, người dùng can preview the merged documents before performing the actual merge. Người dùng can exclude recipients during this preview.
Xem lại kết quả quá trình trộn thư
1. Trên thẻ Mailings, trong nhóm Preview Results, nhấn Preview Results.
2. Trong nhóm Write & Insert Fields, nhấn Highlight Merge Fields. Kiểm tra các trường trộn được đặt đúng vị trí.
3. Trong nhóm Preview Results, nhấn Next Record hoặc Previous Record để hiển thị mỗi tài liệu trộn được tạo ra. Nhấn First Record
hoặc Last Record để hiển thị tài liệu trộn đầu tiên hoặc cuối cùng.
4. Để xem lại kết quả trộn thư cho mỗi bản ghi, nhấn Find Recipient
trong nhóm Preview Results. Trong hộp thoại Find Entry, nhập tên hoặc chi tiết bản ghi vào ô Find và nhấn Find Next.
Or
1. Hiển thị trang Preview youre-mail messages trong khung Mail Merge.
2. Trong khung Mail Merge, nhấn Next Record hoặc Previous Record
để hiển thị mỗi tài liệu được trộn.
3. Để xem lại kết quả trộn thư cho mỗi bản ghi, nhấn Find Recipient