- Cấu hình các thiệt lập tự động sửa lỗi (AutoCorrect)
- Chèn và tùy chỉnh ghi chú (comments)
5.1 SỬ DỤNG TÙY CHỌN KIỂM TRA CHÍNH TẢ VÀ NGỮ PHÁP ĐỂ XÁC THỰC NỘI DUNG THỰC NỘI DUNG
Word tự động chỉ ra những nghi ngờ về lỗi chính tả và ngữ pháp. Đường lượn sóng màu đỏ chỉ ra các lỗi chính tả và màu xanh lá cây chỉ ra các lỗi ngữ pháp. Người dùng có thể sửa những lỗi này bằng cách chọn từ hoặc cụm từ thay thế từ từ điển dựng sẵn, hoặc người dùng có thể yêu cầu Word bỏ qua từng trường hợp hoặc tất cả các trường hợp từ hoặc cụm từ bị gạch chân.
Với chức năng kiểm tra chính tả và ngữ pháp, người dùng có thể kiểm tra nội dung của toàn bộ tài liệu hoặc từng phần. Từ hộp thoại Spelling And Grammar người dùng có thể xem lại và sửa những vấn đề không phù hợp với quy tắc đánh vần và ngữ pháp.
Nhấn chuột phải vào từ hoặc cụm từ được gạch chân, trên đầu menu ngữ cảnh, chọn từ hoặc cụm từ thay thế.
Kiểm tra đánh vần và ngữ pháp trong tài liệu
1. Trên thẻ Review, trong nhóm Proofing, nhấn Spelling & Grammar.
2. Trong hộp thoại Spelling and Grammar, với mỗi lỗi được đánh dấu, làm như sau:
- Chọn Ignore Once để bỏ qua và chuyển tới lỗi tiếp theo.
- Chọn Ignore All để chuyển tới lỗi tiếp theo và yêu cầu Word không đánh dấu bất kỳ trường hợp nào có lỗi nữa.
- Chọn Add to Dictionary để chèn từ hoặc cụm từ được chọn vào từ điển đang sử dụng.
- Chọn một gợi ý đúng trong khung Suggestions, và nhấn Change
để thực hiện các thay đổi đối với từ hoặc cụm từ được chọn.
- Chọn một gợi ý đúng trong khung Suggestions, và nhấn Change All để thay đổi tất cả các trường hợp từ hoặc cụm từ được chọn trong tài liệu.
- Chọn Delete để xóa các từ hoặc cụm từ đang được chọn.
- Chọn Delete All để xóa tất cả các trường hợp từ hoặc cụm từ đang được chọn trong tài liệu.
Ẩn lỗi đánh vần hoặc ngữ pháp trong tài liệu
Trong hộp thoại Spelling and Grammar, chọn Options.
Hoặc
1. Trong hộp thoại Word Options, chọn Proofing.
2. Trong mục Exceptions for trên thẻ Proofing, làm như sau:
- Để ẩn tất cả các đường gạch chân lượn sóng màu đỏ, chọn Hide spelling errors in this document only.
- Để ẩn tất cả các đường gạch chân lượn sóng màu xanh, chọn Hide grammar errors in this document only.
Để tùy chỉnh thiết lập kieuerm tra đánh vần và ngữ pháp
Trong hộp thoại Spelling and Grammar, chọn Options.
programs của thẻ Proofing, lựa chọn các tùy chọn sửa đánh vần và từ điển muốn sử dụng trong chương trình Office, bao gồm cả Word.
3. Trong mục When correcting spelling and grammar in Word của thẻ Proofing, lựa chọn tùy chọn kiểm tra đánh vần và ngữ pháp muốn sử dụng trong Word).
Bài thực hành
Bài thực hành sử dụng các tệp tin trong thư mục Word\ Objective5. In the first paragraph of the Letter document, correct the spelling of the word sorces by selecting the correct spelling from the context menu.
Check the spelling and grammar of the Letter document, and do the following from within the Spelling And Grammar dialog box: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Correct the duplicate instances of the word to in the first paragraph.
Add the company name Contoso to the dictionary so that Word doesn’t flag future instances of it as a spelling error.
Chức năng AutoCorrect sửa các lỗi chính tả thông thường, như adn thành and, để người dùng không phải tự sửa. AutoCorrect bao gồm một danh sách dài các từ thường gặp lỗi và từ sửa lại của nó.
Nếu người dùng thường xuyên sai chính tả từ mà AutoCorrect không thay đổi, có thể thêm vào danh sách trong hộp thoại AutoCorrect. Nếu AutoCorrect thường đổi một từ hoặc một tập hợp ký tự mà người dùng không muốn, có thể tạo ngoại lệ trong thiết lập AutoCorrect.
1. Chọn từ sai lỗi chính tả và trên thẻ Proofing của hộp thoại Word Options, chọn AutoCorrect Options.
Hoặc
Nhấn chuột phải vào từ sai lỗi chính tả, nhấn AutoCorrect, và chọn
AutoCorrect Options.
2. Trên thẻ AutoCorrect trong hộp thoại AutoCorrect, nhập từ đúng chính tả và ô With. Chọn Add, và nhấn OK.
Hoặc
1. Trên thẻ Proofing của hộp thoại Word Options, chọn AutoCorrect Options.
2. Trên thẻ AutoCorrect của hộp thoại AutoCorrect, nhập từ sai chính tả trong ô Replace và từ đúng chính tả vào ô With. Chọn Add, và nhấn OK.
Chỉnh sửa các tùy chọn tự động sửa lỗi mặc định
1. Trên thẻ Proofing trong hộp thoại Word Options, chọn
AutoCorrect Options.
2. Trên thẻ AutoCorrect trong hộp thoại AutoCorrect, xóa các đánh dấu người dùng không muốn Word tự động sửa. Nhấn OK.
Hủy bỏ tự động sửa lỗi
- Nhấn Undo.
- Nhấn Ctrl+Z.
Tạo ngoại lệ cho các thiết lập AutoCorrect
1. Trên thẻ Proofing của hộp thoại Word Options, chọn AutoCorrect Options.
2. Trên thẻ AutoCorrect của hộp thoại AutoCorrect, chọn Exceptions.
3. Trong hộp thoại AutoCorrect Exceptions, nhập đoạn text mà người dùng không muốn chức năng AutoCorrect thay đổi trên thẻ thích hợp, nhấn Add, và nhấn OK.
Để gỡ bỏ các ngoại lệ AutoCorrect
1. Trên thẻ Proofing của hộp thoại Word Options, chọn AutoCorrect Options.
bỏ, nhấn Delete, và nhấn OK.
Bài thực hành
Bài thực hành sử dụng các tệp tin trong thư mục Word\ Objective5. In the Letter document, locate the misspelled word commited. From the context menu, add the misspelled word to the AutoCorrect list so that Word automatically corrects future instances to committed. Modify the AutoCorrect options so that Word automatically corrects the misspelled word avalable to available. Test the AutoCorrect modification by entering the following text at the end of the second paragraph:
Người dùng có thể chèn ghi chú (comment) để đặt câu hỏi, gợi ý, hoặc giải thích thay đổi. Phụ thuộc vào chế độ xem tài liệu, comment được hiển thị trong bong bóng (balloon), trong khung Reviewing Pane, hoặc trên cùng dòng văn bản.
Khi hiển thị trong bong bóng, mỗi comment liên kết với một đoạn text được đánh dấu cùng màu với bong bóng và được gắn tên viết tắt của người tạo comment cùng với số thứ tự. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Khi hiển thị trong khung Reviewing Pane, tiêu đề mỗi comment hiển thị số của comment và tên của người viết comment.
Chèn comment cho đoạn text
1. Trên thẻ Review, trong nhóm Comments, nhấn New Comment.
Trên thẻ Review, trong nhóm Tracking, nhấn Show Markup, và chọn
Comments.
Hiển thị comment trong lề trang văn bản
Bật chức năng hiển thị comment. Trên thẻ Review, trong nhóm
Tracking, nhấn Show Markup, chọn Balloons, và nhấn Show Revisions in Balloons hoặc Show Only Comments and Formatting in Balloons.
Hiển thị comment trong khung Reviewing Pane
Bật chức năng hiển thị comment. Trên thẻ Review, trong nhóm
Tracking, nhấn mũi tên Reviewing Pane, và chọn Reviewing Pane Vertical or Reviewing Pane Horizontal.
Hiển thị comment trong ScreenTips
Bật chức năng hiển thị comment. Trên thẻ Review, trong nhóm
Tracking, nhấn Show Markup, chọn Balloons, và chọn Show All Revisions Inline.
Hiển thị comment của người dùng cụ thể
1. Trên thẻ Review, trong nhóm Tracking, nhấn Show Markup, và chọn Reviewers.
2. Nhấn để đánh dấu những người có comment muốn hiển thị, và để bỏ chọn những người có comment muốn ẩn.
Di chuyễn giữa các comment
Trên thẻ Review, trong nhóm Comments, nhấn Previous hoặc Next .
Chỉnh sửa comment
1. Hiển thị các comment trong Reviewing Pane hoặc balloon
2. Chọn comment, sửa nội dung bên trong comment.
Phản hồi comment
1. Hiển thị các comment trong Reviewing Pane hoặc balloon
2. Chọn comment. Trên thẻ Review, trong nhóm Comments, nhấn New Comment.
4. Hiển thị các comment trong Reviewing Pane hoặc balloon
5. Chọn comment. Trên thẻ Review, trong nhóm Comments, nhấn
Delete.
Hoặc
Nhấn chuột phải vào comment, và nhấn Delete Comment. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bài thực hành
Bài thực hành sử dụng các tệp tin trong thư mục Word\ Objective5. Open the Comments document, and in the fifth column of the table, add the comment They carry the new Ultra line to the words some
good. Then delete the comment associated with the word competitors
in the first paragraph.
In the Comments document, add These are special order in a new paragraph at the end of the second comment. Then respond to the comment associated with Adequate with a new comment balloon containing the text If I were a real customer, I would have left.
- Sử dụng HYPERLINK
- Tạo chú thích chân trang
- Tạo mục lục (table of contents)