Tập tin mẫu (template) là tập tin được thiết kế sẵn giúp bạn có thể tạo nhanh các tài liệu mới. Các thiết kế có trong tập tin mẫu thường gồm định dạng nội dung, cấu trúc trang giấy như lề, kích cỡ v…v… thậm chí bao gồm các nội dung gợi ý.
Trong phần mềm Word, tập tin mẫu có định dạng riêng, khác biệt với tập tin thông thường. Đa số người sử dụng hay nhầm lẫn tập tin thông thường là tập tin mẫu. Xem bảng sau bạn có thể thấy rõ sự khác biệt giữa hai loại tập tin này.
Tập tin mẫu Tập tin thông thường Cách tiếp cận
Sử dụng chức năng tạo mới của phần mềm Word để tạo tập tin mới từ “khuôn” tập tin mẫu.
Sử dụng chức năng mở tập tin để mở tập tin mẫu, và lưu lại với thông tin mới.
Lợi ích
Có sẵn một thư viện lớn các tập tin mẫu được cung cấp bởi Microsoft và đối tác.
Các tập tin mẫu được tổ chức theo từng nhóm rất dễ tìm.
Rủi ro
Không bị ghi đè lên tập tin mẫu.
Chức năng save hoạt động như với tập tin bình thường nên sẽ ghi đè lên tập tin mẫu.
Trong giao diện này có 3 phần Home, Office.com template và phần xem trước bên phải.
Home
Gồm các mẫu có sẵn trong máy:
- Blank document là mẫu để tạo tập tin trắng. - Blog post là mẫu viết blog
- Recent templates là các mẫu sử dụng gần đây - Sample templates là các mẫu ví dụ có sẵn - My templates là các mẫu do người dùng tạo ra - New from existing là tạo mới từ tập tin có sẵn.
Office.com
Phần nằm dưới có tên Office.com Templates gồm các mẫu tải trực tiếp từ mạng. Có thể dùng thanh Search Office.com for templates để tìm theo từ khóa, hoặc chọn trong các nhóm như Agendas, Books, Brochures and booklets v…v…
Xem trước Phần giao diện bên phải là bản xem trước của mẫu đang
được chọn
Để tạo tập tin từ Template trên mạng
1. Trên thanh Ribbon, nhấp thẻ File, nhấn mục New.
2. Trong nhóm New
Nhấn hộp Search Office.com for templates để nhập từ khóa cần tìm kiếm, sau đó nhấn Enter để nhận được kết quả tìm kiếm.
Hoặc
Nhấp chuột vào các nhóm tập tin mẫu để tìm tập tin mẫu theo nhóm
3. Chọn kết quả tìm kiếm, nhấn nút Download để tải về.
Để tạo tập tin từ Template trong máy
Từ các Template có sẵn
1. Trên thanh Ribbon, nhấp thẻ File, nhấn mục New.
2. Trong nhóm New, nhấn My Templates để sử dụng các tập tin mẫu đã lưu trong máy.
3. Trong hộp thoại New, chọn mẫu muôn sử dụng và nhấn Ok để tạo tập tin mới từ mẫu được chọn.
2. Trong nhóm New, nhấn New from Existing để tạo tập tin mới từ mẫu là 1 tập tin thông thường khác.
3. Trong hộp thoại New From Existing Document, tìm và chọn tập tin bạn muốn sử dụng làm mẫu.
4. Nhấn nút Create New để tạo tập tin mới từ tập tin được chọn.
Để tạo tập tin Template
Từ tập tin đang mở
1. Hiệu chỉnh tập tin đang có: xóa đi những phần riêng biệt, chỉ để lại phần chung làm mẫu.
2. Trên thanh Ribbon, nhấn thẻ File, chọn Save As để lưu tập tin.
3. Nhập tên tập tin trong ô File name.
4. Trong mục Save as Type, chọn Word Template.
5. Nhấn nút Save để lưu tập tin.
Để hiển thị thẻ Developer
Trong hộp thoại Word Options, khung Customize the Ribbon, Main Tabs, đánh dấu chọn Developer, và nhấn OK.
Đính kèm template có sẵn trong máy vào tài liệu
1. Trên thẻ Developer, chọn Document Template trong nhóm
Templates.
2. Trong trang Templates của hộp thoại Templates and Add-ins, trên vùng Document template, nhấn Attach.
3. Trong hộp thoại Attach Template, di chuyển đến và nháy đúp vào template người dùng muốn đính kèm.
4. Trong hộp thoại Templates and Add-ins, đánh dấu Automatically update document styles, và nhấn OK.
5. Chọn thẻ Home, trong nhóm Styles, nhấn nút Change Styles, chọn
Style Set, và nhấn Reset to Quick Styles from <template name> Template.
1. Trên trang New của giao diện Backstage view, trong phần
Office.com Templates, duyệt tới template muốn đính kèm.
2. Chọn template và nhấn nút Download. On the Developer tab, in the
Templates group, click the Document Template button.
3. Trong trang Templates của hộp thoại Templates and Add-ins, trên vùng Document template, nhấn Attach.
4. Trong hộp thoại Attach Template, di chuyển đến và nháy đúp vào template người dùng muốn đính kèm.
5. Trong hộp thoại Templates and Add-ins, đánh dấu Automatically update document styles, và nhấn OK.
6. Chọn thẻ Home, trong nhóm Styles, nhấn nút Change Styles, chọn
Style Set, và nhấn Reset to Quick Styles from <template name> Template.
Bài thực hành
Bài thực hành sử dụng các tệp tin trong thư mục Word\ Objective1. Double-click the ExecutiveResume document template to open a new document based on the template. In the new document, display the Developer tab on the ribbon. Then save the document as MyResume. Attach the UrbanResume document template to the MyResume document and ensure that the document styles are updated to the new template. Then note the differences.