PHẦN II : NỘI DUNG
3.2. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác đàotạo nhân lực:
3.2.1.2. Bổ sung cơ sở để xác định nhu cầu đàotạo nhân lực:
Để tiến hành xác định nhu cầu đào tạo tại Công ty Cổ phần xây dựng giao thông Yên Bái một cách khoa học và có hệ thống, cán bộ đào tạo tại Công ty cần xác định dựa trên hoạt động phân tích cơng việc và có hướng dẫn cụ thể việc xác định nhu cầu đào tạo tới các đơn vị.
Nội dung giải pháp:
Trước hết, chuyên viên đào tạo cần tiến hành phân tích cơng việc đối với từng chức danh và cả vị trí cơng việc, từu đó làm rõ ở từng cơng việc cụ thể, cán
bộ có những nhiệm vụ, trách nhiệm gì, họ thực hiện những hoạt động nào, tại sao phải thực hiện và thực hiện như thế nào, những mối quan hệ nào được thực hiện, yêu cầu về kiến thức, kỹ năng mà người lao động cần có để thực hiện cơng việc… Kết quả của việc phân tích cơng việc chính là phải xây dựng được hệ thống các bản mô tả công việc, bản yêu cầu đối với người thực hiện và bản tiêu chuẩn thực công việc đối với từng vị trí cơng việc.
Bên cạnh đó, khi xác định nhu cầu đào tạo nhân lực, thay vì việc giao phó hồn tồn cho các đơn vị như hiện nay, Phịng Tổ chức – hành chính có thể trực tiếp thực hiện hoặc hướng dẫn cho bộ phận tại các đơn vị về kỹ thuật xây dựng nhu cầu đào tạo. Kỹ thuật xây dựng nhu cầu đào tạo như sau:
Quan sát và phỏng vấn trực tiếp: Kỹ thuật phỏng cấn là rất quan trọng đối với cán bộ đào tạo. Các cuộc phỏng vấn có thể được tiến hành một cách khơng chính thức qua trao đổi thảo luận ở người văn phòng hoặc tiến hành rất chính thứ khi cán bộ đào tạo có các ghi chép nhất định.
Trước tiên, cán bộ đào tạo quan sát công việc đang thực hiện của cán bộ một cách kỹ lưỡng và có hệ thống, cố gắng xác định tất cả các bước công việc được thực hiện để hồn thành cơng việc. Cán bộ đào tạo có thể tham khảo mẫu sau để ghi chép các quan sát của mình.
Sau bước phỏng vấn, cán bộ đào tạo tiến hành phỏng vấn người cán bộ xem đối tượng phỏng vấn thực hiện công việc như thế nào để xác định lại những ghi chép của cán bộ đào tạo. Sau đó tiếp tục phỏng vấn một người thực hiện không tốt công việc tương tự để các vấn đề người lao động gặp phải khi thực hiện công việc.
Thứ hai, sử dụng phiếu câu hỏi điều tra: phiếu câu hỏi điều tra sẽ cho cán bộ có cơ hội thể hiện mong muốn đào tạo của mình mà khơng e ngại hay lo sợ điều gì.
Cách thức tiến hành: Cán bộ đào tạo chọn thời gian và địa điểm nào đó thuận lợi (không phải trong giờ làm việc), đồng thời giải thích mục đích của việc điều tra cho cán bộ để giúp họ hiểu và hợp tác với công việc điều tra.
Ba là, thực hiện kiểm tra: kiểm tra về kết quả công việc sẽ chỉ rõ cán bộ biết gì, có thể làm được gì và qua đó sẽ phát hiện được lĩnh vực cần cung cấp thêm thông tin hoặc cần đào tạo thêm. Kiểm tra về kỹ năng cũng giúp phát hiện được khả năng tiếp thu của cán bộ hoặc kỹ năng cụ thể cần đào tạo thêm.
Bốn là, phân tích các báo cáo và dữ kiệu ghi chép: Các báo cáo và ghi chép về quản lý cung cấp các dữ liệu quan trọng cho việc xác định nhu cầu đào tạo. Cán bộ đào tạo liệt kê tất cả các tài liệu và các ghi chép có sẵn tại Cơng ty, kiểm tra những dữ liệu nào trong số đó có thể giúp nhận ra được nhu cầu đào tạo của nhân viên. Một só tài liệu được sử dụng rất hữu ích như:
Các báo cáo ghi chép về quản lý: Xem xét các số liệu về năng suất lao động, doanh thu, tỷ lệ di chuyển lao động, việc vi phạm kỷ luật lao động của cán bộ…. Tập trung vào tìm câu trả lời cho câu hỏi: vấn đề nảy sinh bao nhiêu lần? Có bao nhiêu lần xảy ra vấn đề đó?
Các báo cáo đánh giá và kiểm tra: Xem xét các số liệu về ciệc vi phạm kỷ luật, không đáp ứng tiêu chuẩn về kết quả công việc, các vụ tranh chấp và khơng hồn thành nhiệm vụ. Tập trung trả lời cho câu hỏi: nguyên nhân của vấn đề là gì?
Các ghi chép nhân sự: Tìm kiếm các thơng tin về tranh chấp trong nội bộ, tỷ lệ cán bộ ra khỏi Công ty, số lần vắng mặt, các hình thức kỷ luật lao động…
Báo cáo về chi phí và kinh doanh: Xem xét các số liệu về việc tăng chi phí, những phàn nàn của khách hàng, sự lãng phí, … Cố gắng thu thập dữ liệu để trả lời câu hỏi: Vấn đề gì đang xảy ra? Nguyên nhân của vấn đề là gì?
Cán bộ đào tạo cần tìm và chỉ ra những dẫn chứng của việc thiếu đào tạo. Những ghi chép này sẽ không thực sự chỉ cho ta thấy cái gốc, nguyên nhân cuối
cùng của vấn đề mà nó chỉ cho ta thấy những lĩnh vực mà nhân viên có thể tốt hơn nhờ đào tạo.
Một vấn đề đáng lưu ý là do đặc thù của Công ty là một công ty xây dựng, yếu tố kỹ thuật vô cùng cần thiết trong q trình thi cơng các cơng trình. Vì vậy, cán bộ đào tạo cần phân tích u cầu về chun mơn kỹ thuật (đối với cán bộ kỹ thuật) và yêu cầu về cấp bậc công việc (đối với công nhân) để đưa ra mức độ đáp ứng công việc mà cơng nhân đang đảm nhận, từ đó xây dựng nhu cầu đào tạo, đào tạo lại, đào tạo bổ sung hay đào tạo nâng cao.
Điều kiện thực hiện giải pháp:
Cần sự phối kết hợp giữa các phịng ban trong Cơng ty, sự ủng hộ của đồng nghiệp.
Hệ thống các báo cáo và dữ liệu mà Công ty đang lưu trữ.
Kỹ năng làm việc của cán bộ đào tạo: chăm chỉ, hiểu vấn đề, biết những số kiệu mình đang cần, tìm được lý do giải thích cho những con số thực tế.