6 Các dự án khác 100 100 100 100
3.2.5. Xây dựng và ứng dụng hệ thống thông tin quản lý
Cần nhanh chóng xây dựng và ứng dụng hệ thống thơng tin quản lý, trong đó có phần mềm quản lý quá trình thực hiện đầu t- xây dựng cơ bản. Tin học hố q trình quản lý là u cầu khơng thể thiếu trong điều kiện hiện nay khi cơng nghệ thơng tin đang có những b-ớc phát tiển mạnh mẽ. Là một Tổng cơng ty mạnh, có lợi thế về hạ tầng kỹ thuật với đầy đủ các trang thiết bị tin học cần thiết nh- : máy chủ, máy trạm, hubs... và đội ngũ cán bộ quản lý có trình độ tin học cơ bản, đơn vị có điều kiện để thuận lợi để triển khai thực hiện quản lý đầu t- xây dựng cơ bản trên mạng. Hiện tại trong Tổng công ty, chỉ riêng bộ phận kế tốn là có phần mềm quản lý, cịn các bộ phận khác đa phần máy vi tính chỉ dùng để xử lý văn bản nên rất lãng phí và khó kiểm sốt. Theo tơi để nâng cao hiệu quả quản lý, đơn vị cần xây dựng một hệ thống thông tin đồng bộ, trong đó cần thiết kế một mạng máy tính cục bộ (LAN) làm cơ sở kỹ thuật và cơng nghệ cho các quy trình xử lý thơng tin.
Yêu cầu khi xây dựng hệ thống thông tin :
- Phải xây dựng một hệ cơ sở dữ liệu tập trung và thống nhất để đảm bảo khơng có sự trùng lắp thơng tin. Tồn bộ dữ liệu đ-ợc l-u trữ tập trung nh-ng phải có khả năng xử lý phân tán nhằm giảm l-u l-ợng, tăng tốc độ, tăng tính linh hoạt cục bộ và giảm chi phí, thiết bị l-u trữ, khai thác.
- Hệ thống thông tin phải đ-ợc phân chia thành các module và tổ chức thành các vùng dữ liệu phù hợp với yêu cầu quản lý và chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận, từng cấp quản lý trong Tổng công ty.
Hệ thống thống tin khi thiết kế cần chú ý tuân thủ đúng theo quy trình sau :
- Thu thập thông tin : Đây là công đoạn đầu tiên và có vai trị rất quan trọng trong quy trình xử lý thơng tin, chí có thu thập đ-ợc đầy đủ các thơng tin cần thiết mới đảm bảo cho ta những số liệu chính xác, phản ánh tồn diện các đối t-ợng cần quản lý. Khi thu thập thơng tin cần có sự chọn lọc cả về loại
thơng tin, số l-ợng thông tin, thời gian... để có đ-ợc những thơng tin mang tính đại diện tốt nhất, tồn diện nhất. Đối với Tổng cơng ty, những thông tin cần thu thập là :
+ Các chỉ tiêu kết quả sản xuất kinh doanh : doanh thu, chi phí, giá thành, thuế, lợi nhuận, sản phẩm...;
+ Các ph-ơng tiện, máy móc, thiết bị sản xuất kinh doanh và phục vụ; + Các cơng trình đang thực hiện, cơng trình hồn thành bàn giao; + Số l-ợng, trình độ lao động;
+ Vốn và nguồn vốn đầu t- phát triển...
Thơng tin có thể tổ chức thu thập từ các nguồn khác nhau, nh- : + Thu thập từ tổ sản xuất, phân x-ởng
+ Thu thập từ các bộ phận chức năng : kế toán, kế hoạch, tổ chức ... + Thu thập từ các cuộc điều tra...
- Xử lý thông tin : Đây là công đoạn trung tâm và có vai trị quyết định trong quy trình xử lý thơng tin. Cơng đoạn này bao gồm các công việc nh- sắp xếp thông tin, tập hợp hoặc phân chia thơng tin thành nhóm, tiến hành tính tốn theo các chỉ tiêu. Kết quả của q trình xử lý thơng tin cho ta các bảng biểu số liệu, biểu đồ, các con số đánh giá phản ánh các mặt của đối t-ợng cần quản lý. Việc xử lý thông tin cần bám sát yêu cầu nội dung công việc cụ thể của từng đối t-ợng nhận tin để vừa tiết kiệm tài nguyên, thời gian, vừa tránh lỗi kỹ thuật phát sinh do yêu cầu xử lý quá phức tạp.
- L-u trữ thơng tin : Kết quả của q trình xử lý thông tin đ-ợc l-u trữ để sử dụng lâu dài trong hệ cơ sở dữ liệu đã thiết lập. Ng-ời ta th-ờng tổ chức l-u trữ thông tin sau khi xử lý trên đĩa từ, băng từ, trống từ, đĩa CD...
- Truyền đạt thông tin : Các kết quả xử lý thông tin kinh tế đ-ợc truyền đạt đến các bộ phận có nhu cầu sử dụng thông tin. Thông tin kết quả đ-ợc truyền đạt nội bộ đến các bộ phận bên trong của hệ thông quản lý để h-ớng dẫn thực hiện. Cịn thơng tin kết quả đ-ợc gửi ra bên ngoài với mục đích thơng báo.