CHƢƠNG 3 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI HÀNG TỒN KHO
3.1. Tổng quan về Công ty TNHH MinhLong
3.1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh tại Công ty TNHH MinhLong
3.1.2.1 Lĩnh vực kinh doanh
Trên thị trƣờng vật liệu nội thất gỗ và vật liệu Décor tại Việt Nam không thể không nhắc tới thƣơng hiệu Minh Long. Bắt đầu hoạt động từ năm 2005 đến năm 2008 cơng ty Minh Long đi vào hoạt động chính thức, mặc dù là thƣơng hiệu trẻ, tuy nhiên Chúng tôi đã từng bƣớc khẳng định vị thế là một trong những thƣơng hiệu hàng đầu về cung cấp vật liệu nội thất gỗ và vật liệu Décor tại Việt Nam. Hiện nay Chúng tôi tự hào là đối tác của rất nhiều thƣơng hiệu lớn, uy tín, hàng đầu đến từ khắp Thế giới nhƣ EU, Thailand, Malaysia. Ấn Độ, ...
45
Sản phẩm của Công ty TNHH Minh Long đa dạng từ vật liệu lõi (Ván dăm, MDF, ván dán...) với phƣơng pháp xử l bề mặt phong phú (HPL, Veneer, Poly, Melamine...), đủ chủng loại từ loại thƣờng, chống ẩm, ch ng nƣớc, EO, E1, Carb P2... đến màu sắc và kích thƣớc sẵn sàng đáp ứng mọi nhu cầu đa dạng của khách hàng. Bộ SƢU tập màu sắc của Minh Long hiện nay đã vƣợt qua con số 300. Từ những màu đơn sắc, các loại vân gỗ nhƣ Sổi, c Ch , Teak, Đỏ, Mun ... truyền thống đến các màu giả da, vân đá, hiện đại giúp khách hàng thỏa sức lựa chọn cho những tƣởng thiết kế táo bạo và đa dạng và luôn là sự lựa chọn đẳu tiên cho giới kiến trúc sƣ, tniết kế, cơng ty trang trí nội thất và nhà thầu xây dựng.
Mục tiêu hoạt động
Tầm nhìn : Minh Long hƣớng tới mục tiêu phát triển là nhà cung cấp vật
liệu nội thất gỗ lớn mạnh và uy tín nhất để trở thành biểu tƣợng niềm tin số 1 tại Việt Nam.
Sứ mệnh : Kiến tạo các sản phẩm phù hợp với xu thế và mang đến
giải pháp hoàn thiện về vật liệu nội thát g6 có tính ứng dụng cao, hỏa hợp với thiên nhiên, thân thiện với môi trƣờng.
3.1.2.2. Cơ cấu tổ chức
Con ngƣời là vốn qu giá nhất của mỗi doanh nghiệp – hơn lúc nào hết, câu n i này càng c giá trị và nghĩa khi nền kinh tế Việt Nam đang ngày càng hội nhập toàn cầu một cách mạnh mẽ, sâu sắc và toàn diện. Tại Minh Long, trên con đƣờng hƣớng tới sự thành công và phát triển đã hiểu rằng chất lƣợng sản phẩm và hiệu quả dịch vụ ln gắn liền với trình độ và năng lực của đội ngũ nhân sự
47
Sơ đồ 3.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy tại Công ty TNHH Minh Long
48
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các thành viên và các Ban Giám đốc : sẽ làm nhiệm vụ quản lý và quyết định tất cả hoạt động
kinh doanh của doanh nghiệp, đại diện doanh nghiệp tham gia các quan hệ pháp luật, thực hiện các nghĩa vụ tài chính của cơng ty.
Phó giám đốc : Chức năng chung của Ph giám đốc là giúp Giám đốc
quản l , điều hành hoạt động của công ty, doanh nghiệp theo sự phân công của Giám đốc. Bên cạnh đ , chủ động triển khai, thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao, chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc về kết quả hoạt động của các phòng ban, bộ phận phụ trách. Cụ thể
Phó giám đốc Nghiên cứu và Phát triển : sẽ bao gồm các công việc
văn thƣ, phân tích dịng công việc, phân bổ việc làm cho nhân viên, điều hành chƣơng trình đào tạo cấp phịng, lập kế hoạch và cho phép dữ liệu, hệ thống kiểm soát hành chính, ngân sách, quản lý các dự án đặc biệt và chƣơng trình nghiên cứu để nâng cao hiệu quả của quá trình, giám sát nhân viên cấp dƣới, tạo điều kiện thực hiện bởi các nhà quản lý bộ phận.
Trưởng phịng Marketing là ngƣời có nhiệm vụ dẫn dắt và chịu trách
nhiệm cho sự thành công / thất bại của các hoạt động liên quan đến quảng bá và quảng cáo sản phẩm thƣơng hiệu. Tổ chức thực hiện theo các chƣơng trình kế hoạch marketing, kế hoạch quảng cáo, chƣơng trình khuyến mãi. Theo dõi việc thực hiện và báo cáo kết quả. Nghiên cứu và phân tích các dữ liệu bán hàng và thị trƣờng để xây dựng các kế hoạch marketig cho sản phầm của Công ty. Theo dõi, giám sát toàn bộ quá trình sản xuất các sản phẩm mẫu. Tiếp cận, chăm s c khách hàng hoặc phối hợp với bộ phận kinh doanh để nắm rõ trải nghiệm ngƣời dùng từ đ đƣa ra các giải pháp xử lý cần thiết.
Trưởng phòng mua h ng : c trách nhiệm tham mƣu, tƣ vấn cho Ban giám
đốc chiến lƣợc và phƣơng thức mua hàng sao cho đạt hiệu quả tối ƣu. Chịu trách nhiệm quản l bộ phận mua hàng, xây dựng và thực hiện các chính sách mua hàng. Nhiệm vụ chính của trƣởng phịng mua hàng là đánh giá và kiểm sốt, giám sát quy trình thực hiện mua hàng của cơng ty, kiểm sốt ngân sách bộ phận và quản l chi
49
phí. Đồng thời, trƣởng phịng mua hàng cũng sẽ giám sát việc đặt mua nguyên liệu và HH/NVL, đảm bảo chất lƣợng, số lƣợng và thời hạn giao hàng, không ảnh hƣởng tới hoạt động sản xuất và phân phối n i chung.
Trƣởng bộ phận Nghiên cứu và Phát triển: lên kế hoạch nghiên cứu và phát triển các sản phẩm, dịch vụ theo yêu cầu, định hƣớng và chiến lƣợc của cơng ty. Tìm kiếm và sáng tạo những tƣởng mới phục vụ cho mục đích đa dạng h a sản phẩm, kiểu dáng, chất lƣợng và phù hợp với giá cả thị trƣờng. Cập nhật công nghệ mới để áp dụng khoa học công nghệ tiên tiến vào nghiên cứu thiết kế sản phẩm và về cải tiến chất lƣợng sản phẩm của doanh nghiệp. Nghiên cứu, chế tạo và thử nghiệm các sản phẩm, dịch vụ mới theo mục tiêu của cơng ty. Hồn thiện, nâng cấp quy trình cơng nghệ, tối ƣu điều kiện sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Quản l và đƣa ra các giải pháp kịp thời cho các dự án R&D về sản phẩm mới, sản phẩm cải tiến.
Ph giám đốc Kinh doanh: là giúp Giám đốc quản l , điều hành hoạt động của công ty, doanh nghiệp theo sự phân công của Giám đốc. Bên cạnh đ , chủ động triển khai, thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao, chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc về kết quả hoạt động. Thiết lập mục tiêu, chính sách cho việc quản l các phòng kinh doanh. Nhiệm vụ của PGĐ là lập và triển khai các kế hoạch kinh doanh đến các phịng, cập nhật tình hình hàng h a, giá cả trên thị trƣờng, phân tích doanh số và khả năng tiêu thụ hàng h a, sản phẩm, dịch vụ. Bên cạnh đ giám sát theo dõi chặt chẽ những vấn đề liên quan đến cơng việc, hồn thành theo u cầu khác của cấp trên
Trƣởng phòng Kinh doanh 1: Quản l điều hành thực hiện các kế hoạch kinh doanh đã lập ra. Mở rộng thị trƣờng chủ yếu về mảng khách hàng đại l và nhà phân phối. Chịu trách nhiệm trƣớc Ban giám đốc về tình hình hoạt động và kết quả kinh doanh của phòng
Trƣởng phòng Kinh doanh 2: Quản l điều hành thực hiện các kế hoạch kinh doanh đã lập ra của phòng. Mở rộng thị trƣờng chủ yếu về mảng kho bán lẻ và khách lẻ. Chịu trách nhiệm trƣớc Ban giám đốc về tình hình hoạt động và kếy quả
50 kinh doanh của phịng
Phó giám đốc Tài chính: Phụ trách phịng Kế tốn Tài chính, có nhiệm vụ
chức năng tham mƣu cho Giám đốc Công ty trong lĩnh vực quản l tài chính, tổ chức công tác kế tốn, thống kê. Thực hiện những cơng việc về nghiệp vụ chuyên môn kế tốn tài chính theo đúng các Chuẩn mực kế toán, Luật Kế toán, các luật Thuế và các qui định nhà nƣớc về quản l tài chính trong doanh nghiệp.
Trưởng bộ phần T i chính: Lập và xúc tiến kế hoạch về tài chính, đầu tƣ tài
chính, cân đối các nguồn vốn phù hợp với tình hình hoạt động của Cơng ty trong từng thời kỳ. Xây dựng, hƣớng dẫn, theo dõi và kiểm tra việc thực hiện các quy định về tài chính và những quy định khác về chi phí áp dụng trong nội bộ Cơng ty. Phối hợp với các phòng nghiệp vụ liên quan xây dựng quy chế về quản l và chi tiêu các chi phí SXKD theo đúng quy định. Phân tích tài chính về hoạt động sản xuất kinh doanh để phục vụ công tác quản l .
Kế toán trưởng: Lập báo cáo quyết tốn tài chính hàng qu , năm của Cơng
ty. Thực hiện công tác công tác kế tốn, thuế và thống kê. Theo dõi tính tốn, cập nhật, phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình sử dụng quản l các quỹ, tài sản, HH/NVL, các nguồn vốn, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Quản l các khoản thu chi trong hoạt động sản xuất kinh doanh, các chế độ chính sách cho ngƣời lao động theo đúng quy định của Nhà nƣớc. Lƣu trữ, bảo quản, giữ gìn các chứng từ, số liệu tài chính kế tốn theo qui định hiện hành, bảo quản, giữ gìn các chứng từ, số liệu tài chính kế tốn theo qui định hiện hành.
Ph giám đốc Sản xuất
Phó giám đốc sản xuất: sẽ c nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất, tổ chức sản
xuất theo đúng quy trình cơng nghệ, đơn đặt hàng và kế hoạch đƣợc giao. Duy trì, cải thiện hệ thống chất lƣợng nhằm giảm tỷ lệ sai s t, hỏng sản phẩm, tăng hiệu quả sử dụng máy m c, HH/NVL, nhân lực. Thực hiện bảo dƣỡng thiết bị, báo cáo về hệ thống máy m c của phân xƣởng. Quản l trực tiếp phòng dự án để c thể chủ động phối hợp sản xuất các đơn hàng dự án đã k của Công ty.
51
án chung cƣ, khách sạn. Tham gia các dự thầu các dự án lớn. Ngoài ra cũng phụ trách các khách hàng lớn trọng tâm của cơng ty.
Phịng hành chính – nhân sự : Tham mƣu giúp việc cho Ban Giám đốc công ty và tổ chức thực hiện các việc trong lĩnh vực tổ chức lao động, quản l và bố trí nhân lực, bảo hộ lao động, chế độ chính sách, chăm s c sức khỏe cho ngƣời lao động, bảo vệ, quân sự theo luật và quy chế công ty. Kiểm tra, đôn đốc các bộ phận trong công ty thực hiện nghiêm túc nội quy, quy định công ty. Tuyển dụng, quản lý nhân lực, điều động, thuyên chuyển ngƣời lao động. Giải quyết các chế độ chính sách đối với ngƣời lao động theo luật định và quy chế công ty.
3.1.2.3. Hình thức kế tốn và các chính sách kế tốn áp dụng tại Cơng ty
Hình thức kế tốn áp dụng tại cơng ty:
Hình thức Nhật k chung. Công ty áp dụng phƣơng pháp tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ.
Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam đƣợc hƣớng dẫn theo thông tƣ số 200/2018/TT-BTC ngày 22/12/2017 và Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ tài chính ban hành.
Niên độ kế tốn : là một năm, bắt đầu từ ngày 01/01/N đến 31/12/N.
Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký chung :
Hàng ngày :
- Kế toán phần hành căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, trƣớc hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật k chung, sau đ căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật k chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị c mở sổ, thẻ kế tốn chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật k chung, các nghiệp vụ phát sinh đƣợc ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
- Trƣờng hợp đơn vị mở các sổ Nhật k đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật k đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lƣợng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật k đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ đƣợc ghi
52 đồng thời vào nhiều sổ Nhật k đặc biệt (nếu c ).
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm :
- Cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (đƣợc lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) đƣợc dùng để lập các Báo cáo tài chính. Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh C trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh C trên sổ Nhật k chung (hoặc sổ Nhật k chung và các sổ Nhật k đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật k đặc biệt) cùng kỳ.
Sơ đồ 3.2. Hình thức kế tốn áp dụng tại cơng ty
(Nguồn: Hố sơ qui trình kiểm sốt tại Cơng ty TNHH Minh Long)
54