CHƢƠNG 3 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI HÀNG TỒN KHO
3.3. Thực trạng cơng tác kiểm sốt nọi bộ hàng tồn kho tại công ty
3.3.3. Kiểm soát nghiệp vụ tồn kho
74
Mục đích của KSNB của quản l hàng tồn kho giúp cho việc lập BCTC đáng tin cậy nhằm tổ chức tốt hệ thống sổ sách, chứng từ, báo cáo đầy đủ hợp l . Bảo đảm các khoản mục phải đƣợc trình bày trung thực hợp l , hệ thống sổ sách đƣợc tổ chức tốt, chứng từ báo cáo đƣợc lập đầy đủ, các nghiệp vụ.
Kiểm soát thực tế kiểm kê hoặc đối chiếu sổ sách định kỳ, thƣờng xuyên giúp cho công ty dễ dàng, nhanh ch ng phát hiện ra các sai phạm để sớm tìm ra nguyên nhân và hƣớng giải quyết. Sai phạm đâu giải quyết đ và rà soát trách nhiệm của những bên liên quan để c biện pháp chấn chỉnh, xử l .
Kiểm soát định kỳ tồn kho đƣợc thiết lập nhằm hạn chế vấn đề hàng nhập mua nhiều nhƣng không hiệu quả nhƣ hàng mua về không sử dụng đƣợc do sự thay đổi về công nghệ, hàng lỗi… việc kiểm tra lập báo cáo hàng tồn định kỳ giúp cho việc so sánh đối chiếu xem xét lí do lƣợng hàng và giá trị tồn là do đâu, liệt kê những mặt hàng tồn quá mức, từ đ đƣa ra nguyên nhân. Bên canh đ , định kỳ so sánh danh sách hàng lỗi do ban kiểm tra cung cấp với danh sách HH/NVL tồn kho đã đƣợc thanh l .
Qui trình
Định kỳ, theo quy định hàng tháng P. tài chính kế tốn, thủ kho, cùng tất cả các kho đơn vị đối chiếu báo cáo lƣợng tồn kho thực tế và đối chiếu sổ sách, thẻ kho. 6 tháng và một năm, các kho cùng Ban kế tốn tài chính cử nhân viên cùng kiểm kê, xác nhận số lƣợng tồn kho trên sổ sách và kiểm đếm thực tế và c thể là đột xuất theo chỉ đạo của BGđ.
Việc kiểm kê định kỳ nhằm xác định chính xác số lƣợng hàng tồn thực tế đối chiếu với số liệu trên sổ sách kế toán, từ đ phát hiện sự chênh lệch để c biện pháp kiểm tra, rà soát và xử l . Việc chênh lệch khi đƣợc phát hiện trong kiểm kê phải đƣợc điều tra rõ ràng, xác định nguyên nhân và c cách xử l theo đúng quy định và pháp luật.
Bộ phận kế toán cụ thể là thủ kho chịu trách nhiệm số liệu báo cáo tồn kho. Trong trƣờng hợp số liệu thực tế c sai lệch với báo cáo tồn kho Bộ phận kế toán chịu trách nhiệm giải trình và đề xuất với TGđ biện pháp giải quyết.
75
Việc kiểm kê đột xuất c thể đƣợc thực hiện bất cứ khi nào khi c chỉ đạo của BGĐ, khi c dấu hiệu HH/NVL hàng h a c dấu hiệu thất thốt. Việc kiểm kê nhƣ là một cơng cụ giám sát thƣờng xuyên của nhà quản l .
Thông thƣờng, trƣớc khi kiểm kê định kỳ hay thƣờng xuyên, công ty sẽ lên kế hoạch cụ thể, c thông báo trƣớc đến các đơn vị liên quan về thời gian và địa điểm, các thủ tục kiểm kê nhƣ kh a sổ vào cùng thời điểm, hay các thủ tục kiểm soát cấp phát hàng trong thời gian kiểm kê để các đơn vị sắp xếp thời gian, kho hàng, con ngƣời để thuận lợi cho việc kiểm kê, bảo đảm kết quả kiểm kê phản ánh đúng số lƣợng và chất lƣợng HH/NVL tồn kho. Việc kiểm kê đối với các kho nhỏ tại các kho bán lẻ sẽ c thủ kho kho bán lẻ, kế toán kho bán lẻ, một nhân viên của Bộ phận kế toán nhà máy là ngƣời giám sát độc lập do công ty chỉ định. Còn việc kiểm kê định kỳ các kho lớn, yêu cầu c thêm kế tốn kho của cơng ty.
Rủi ro:
Hàng hóa trong kho c thể sai lệch với sổ sách.
Thời điểm chốt sổ kiểm kê phải quy định rõ, vì trong thời gian kiểm kê hàng h a vẫn phải nhập xuất ra khỏi kho.
Hệ thống kho bãi c bảo đảm không, lƣợng ngƣời đi lại ra vào kho nhiều. Hàng trong kho dễ lẫn lộn, nếu sắp xếp không c khoa học hay sơ đồ
Hàng h a lẫn lộn giữa hàng tồn kém chất lƣợng sắp xếp trên thực tế và trên sổ sách chƣa đƣợc xuất ra.
Việc theo dõi kiểm kê HH/NVL định kỳ hay đột xuất giúp cho việc kiểm soát HH/NVL đƣợc tốt, nhanh ch ng nhận diện các trƣờng hợp HH/NVL bị thất thoát hay hƣ hỏng. Theo dõi kiểm tra đƣợc chu trình mua hàng, tồn trữ, thanh tốn cho ngƣời bán, số lƣợng và giá trị tồn kho cuối kỳ, giá vốn….
sử dụng đƣợc b c tách và theo dõi thống kê thủ cơng để cung cấp số liệu. Ví dụ minh họa: r ủi ro -> x ử l