CHƢƠNG 3 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI HÀNG TỒN KHO
4.3. Một số giải pháp nhằm hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ hàng tồn kho
4.3.1. Giải pháp hồn thiện hệ thống kiểm sốt đối với chức năng nhập kho
Kiểm sốt q trình mua hàng
Để đảm bảo cho quá trình lƣu thơng hàng hố đƣợc tiến hành liên tục và mang lại hiệu quả cao, DN cần tổ chức tốt quá trình mua hàng. Quá trình này bao gồm các bƣớc công việc nhƣ: Yêu cầu mua hàng, phê duyệt mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, đặt hàng và xác nhận cam kết mua hàng.
Trƣớc khi gửi Đơn đặt hàng ngƣời lập: Đơn đặt hàng phải chuyển thơng tin cho trƣởng phịng xét duyệt. Cuối kỳ, một báo cáo về số đơn hàng không đƣợc chấp thuận để thuận tiện trong việc kiểm tra theo dõi. Việc Công Ty không tổ chức bộ phận nhận hàng, quá trình nhận hàng do thủ kho đảm nhận, khi nhận hàng thủ kho chỉ lập một Bảng nhập hàng không đƣợc phê chuẩn bởi các bên liên quan và không c sự xác nhận của ngƣời chuyển hàng về số hàng mà thủ kho nhận nên việc gian lận và sai s t c thể xảy ra.
- Yêu cầu mua hàng
Khi nhận thấy hàng h a trong kho thấp hơn mức dự trữ tối thiểu, bộ phận kho tiến hành lập giấy đề nghị mua hàng và chuyển đến bộ phận mua hàng hoặc khi c nhu cầu, bộ phận bán hàng sẽ lập giấy đề nghị mua hàng. Công ty cần chú đến những thủ tục kiểm soát quan trọng đối với đề nghị mua hàng nhƣ sau:
Tất cả các nghiệp vụ mua hàng đều phải có giấy đề nghị mua hàng đã đƣợc phê duyệt và chỉ có những ngƣời có thẩm quyền mới đƣợc lập phiếu đề nghị mua hàng.
94
1: Lƣu tại bộ phận yêu cầu; liên 2: Lƣu tại bộ phận mua hàng để làm căn cứ đặt hàng). Cần phân công cụ thể ngƣời chịu trách nhiệm đề nghị mua hàng nhằm tránh tình trạng đề nghị mua hàng nhiều lần cho cùng một nhu cầu.
Giấy đề nghị mua hàng nên đƣợc đánh số thứ tự liên tục trƣớc khi đƣa vào sử dụng và giao cho ngƣời phụ trách bảo quản. Thủ tục này nhằm đối phó với rủi ro những ngƣời khơng có thẩm quyền vẫn có thể đề nghị mua hàng.
Cần phải thƣờng xuyên theo dõi tiến độ thực hiện của giấy đề nghị mua hàng đã phát hành nhằm đảm bảo hàng đề nghị mua có thể đƣợc xử lý kịp thời ở các bƣớc tiếp theo. Để làm đƣợc điều này, cần phải tiến hành lƣu riêng các hồ sơ: Giấy đề nghị mua hàng đã nhận đƣợc đơn đặt hàng và giấy đề nghị mua hàng chƣa nhận đƣợc đơn đặt hàng.
- Phê duyệt mua hàng
Khi nhận đƣợc giấy đề nghị mua hàng, Trƣởng phòng cung ứng sẽ yêu cầu một nhân viên lập báo cáo hàng tồn kho tại thời điểm này để làm cơ sở cho việc xét duyệt mua hàng nhằm tránh tình trạng đặt hàng quá sớm sẽ gây lãng phí, ứ đọng vốn,… do tồn quá mức cần thiết, còn nếu đặt hàng quá trễ sẽ gây thiếu hàng h a tiêu thụ, đồng thời loại bỏ những giấy đề nghị mua hàng không cần thiết hoặc mua hàng với số lƣợng lớn nhằm chiếm đoạt hàng h a.
- Lựa chọn nhà cung cấp
Mục đích là để DN c thể tiếp cận đƣợc những nguồn cung cấp c chất lƣợng cao với giá cả hợp l nhất. Sau khi nhận đƣợc giấy đề nghị mua hàng (đã đƣợc phê duyệt), bộ phận mua hàng sẽ căn cứ vào loại hàng hoá để lựa chọn nhà cung cấp cho phù hợp. Đối với các nhà cung cấp truyền thống, định kỳ bộ phận mua hàng xem xét lại chất lƣợng, giá cả của nhà cung cấp này và so sánh với giá thị trƣờng. Bên cạnh đ , Công ty cần mở rộng giao dịch với những nhà cung cấp mới nhằm đảm bảo chất lƣợng, số lƣợng hàng h a cung cấp cho khách hàng. Các thủ tục kiểm soát để quyết định lựa chọn nhà cung cấp:
Đề nghị các nhà cung cấp báo giá ngay khi có nhu cầu mua hàng nhằm giúp cho DN chọn đƣợc nhà cung cấp tốt nhất.
95
Nên hoán đổi nhân viên mua hàng để tránh tình trạng một ngƣời có quan hệ với một số nhà cung cấp trong một thời gian dài dẫn đến nhân viên này có thể chọn nhà cung cấp khơng bán hàng hóa phù hợp nhất hoặc mức giá khơng hợp lý vì họ nhận đƣợc tiền hoa hồng từ nhà cung cấp.
Ban hành các quy tắc đạo đức trong đ nghiêm cấm nhân viên mua hàng nhận hối lộ hay các lợi ích khác từ nhà cung cấp. Tiến hanh xử lý và kỷ luật nghiêm khắc nếu phát hiện nhân viên cố ý nhận tiền hoa hồng.
Mọi thông tin (giá cả, chất lƣợng, quy cách, điều kiện thanh toán, điều kiện giao hàng, mức chiết khấu,…) trong bảng báo giá đều phải đƣợc ghi chép, lƣu trữ và tổng hợp để báo cáo cho ngƣời chịu trách nhiệm phê duyệt.
Việc lựa chọn nhà cung cấp phải đƣợc ngƣời có thẩm quyền phê duyệt nhằm tránh tình trạng có sự thơng đồng giữa nhân viên mua hàng và nhà cung cấp.
Thực hiện nguyên tắc “Bất kiêm nhiệm” giữa chức năng đặt hàng và xét duyệt chọn nhà cung cấp để tránh tình trạng nhân viên đặt hàng thông đồng với nhà cung cấp. DN nên cập nhật thƣờng xuyên và quản lý danh sách các nhà cung cấp vì giúp DN thực hiện giao dịch mua hàng với những nhà cung cấp mà DN có hiểu biết, đủ năng lực cũng nhƣ hạn chế giao dịch với những nhà cung cấp có quan hệ mật thiết với nhân viên mua hàng.
- Đặt hàng
Sau khi lựa chọn đƣợc nhà cung cấp, bộ phận mua hàng c thể tiến hành lập đơn đặt hàng. Các thủ tục kiểm soát đối với khâu đặt hàng:
Đơn đặt hàng trƣớc khi thực hiện phải đƣợc phê duyệt của Trƣởng phòng cung ứng nhằm đảm bảo việc mua hàng đƣợc quản lý tập trung, tránh mua hàng tùy tiện gây lãng phí.
Đánh số thứ tự liên tục trƣớc trên các đơn đặt hàng chƣa qua sử dụng và phải bảo quản chúng cẩn thận. Phải tổ chức theo dõi chặt chẽ công việc phát hành cũng nhƣ sử dụng các đơn đặt hàng đã đƣợc in sẵn. Nếu phát hiện bị mất các đơn đặt hàng đã in sẵn, bộ phận mua hàng cần nhanh chóng thơng báo cho các bộ phận liên quan để ngừng xử l đối với đơn đặt hàng này;
96
Thông báo cho các nhà cung cấp biết những ngƣời đủ thẩm quyền đặt hàng đối với từng nhóm hàng cụ thể nhằm ngăn chặn nhân viên cấp dƣới trực tiếp thực hiện giao dịch và tự động xét duyệt đơn hàng để gian lận.
Theo dõi những lô hàng đã quá hạn giao hàng nhƣng vẫn chƣa nhận đƣợc hàng, tìm ngun nhân và khắc phục nếu có.
- Xác nhận cam kết mua hàng
Đơn đặt hàng do DN lập chƣa phải là chứng từ chứng minh cho cam kết mua bán hàng hoá giữa bên bán và bên mua vì chƣa c sự đồng của bên bán. Thông thƣờng sau khi gửi đơn đặt hàng, DN phải theo dõi để đảm bảo nhà cung cấp đồng bán hàng theo đúng số lƣợng, chất lƣợng, giá cả và thời hạn trong đơn đặt hàng. Nếu c sự thay đổi, đơn đặt hàng sẽ đƣợc lập lại và cần phải thông báo cho các bộ phận c liên quan biết.
Sau khi đạt đƣợc sự thoả thuận giữa bên bán và bên mua, bộ phận mua hàng sẽ cử một nhân viên đến tại địa điểm theo hợp đồng để nhận hàng.
Các thủ tục kiểm sốt đối với q trình này có thể đƣợc miêu tả nhƣ sau: - Để kiểm sốt tốt, nhân viên nhận hàng khơng đƣợc thuộc bộ phận đặt hàng; - Khi nhận hàng, nhân viên nhận hàng cần lập báo cáo nhận hàng. Báo cáo nhận hàng cần ghi rõ số lƣợng, chủng loại, chất lƣợng hàng thực nhận và đƣợc lập thành ba liên gửi cho các bộ phận: Bộ phận nhận hàng, bộ phận mua hàng và kế toán. Báo cáo nhận hàng phải đƣợc đánh số liên tục và đƣợc bảo quản cẩn thận, nếu phát hiện mất báo cáo nhận hàng nhân viên nhận hàng phải thơng báo ngay cho các bộ phận có liên quan.
- Nhân viên nhận hàng bắt buộc phải từ chối nhận hàng nếu phát hiện hàng giao không đúng với đơn đặt hàng hoặc hợp đồng đã đƣợc phê duyệt.
- Để tránh tình trạng kiểm nhận hàng cẩu thả hay vơ tình bỏ sót các chi tiết quan trọng, DN cũng c thể thiết kế các bảng kiểm tra có khả năng bao quát tất cả các đặc điểm quan trọng của hàng mua, cũng nhƣ cần kiểm tra khi nhận hàng nhƣ: số lƣợng, quy cách, chất lƣợng,…và gửi kèm với báo cáo nhận hàng cho bộ phận mua hàng.
- Nhanh chóng chuyển hàng đã nhận đƣợc đến đúng vị trí tồn trữ đã đƣợc xác định hoặc chuyển ngay đến nơi cần sử dụng để tránh tình trạng đề nghị mua
97 hàng lần thứ hai đối với hàng đã nhận đƣợc.
4.3.2. Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ đối với chức năng xuất kho
Việc ghi nhận nghiệp vụ xuất kho và xuất kho chỉ căn cứ vào phiếu xuất kho do phịng Kinh doanh lập mà khơng c các chứng từ khác để đối chiếu sẽ là thiếu căn cứ và dễ phát sinh sai s t. Phòng Kinh doanh và đơn vị sản xuất liên hệ với nhau thông tin về số lƣợng và ngày xuất mà thủ kho và kế tốn khơng hề biết đến, dẫn đến trƣờng hợp nhân viên lập phiếu xuất kho ghi sai mã hàng hoặc số lƣợng xuất thì thủ kho sẽ xuất sai theo và kế tốn cũng ghi nhận sai. Ngồi ra, cần mở tài khoản theo dõi hàng gửi đi bán là một việc làm rất cần thiết nhằm quản l hàng tồn kho đƣợc tốt hơn, hạn chế đƣợc các gian lận và sai s t xảy ra.
- Kiểm tra chính xác chứng từ cần thiết trƣớc khi thực hiện việc xuất kho. Quy định thủ tục xuất hàng hóa, nguyên tắc là hàng hóa xuất kho phải phù hợp với kế hoạch, đƣợc phê chuẩn đúng đắn, phù hợp với chính sách giá, vật tƣ xuất ra phải đúng nhu cầu và đúng kế hoạch.
- Để thực hiện việc xuất kho hàng hóa cho khách hàng thì yêu cầu cần thiết phải có là phiếu xuất kho.
Khi nhận đƣợc phiếu xuất kho thì thủ kho phải kiểm tra xem phiếu xuất kho đ c đúng nhƣ mẫu quy định của Công ty hay không? Tiếp theo là xem nội dung, c đầy đủ chữ k hay chƣa? Sau khi xem xét về hình thức của phiếu xuất kho xong thì thủ kho tiến hành xuất kho hàng hóa.
- Trong quá trình xuất kho hàng hóa u cầu thủ kho phải thận trọng kiểm tra số lƣợng, chất lƣợng kỹ trƣớc khi xuất. Chỉ hạch toán những hàng h a đã c đầy đủ những chứng từ hợp l nhƣ: Hàng h a nhập kho đã c phiếu nhập kho thì mới đƣợc xuất, …
4.3.3. Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ đối với quản lý tồn kho
Quá trình kiểm kê cần đƣợc thực hiện nghiêm túc, việc không kiểm kê các công cụ dụng cụ đã xuất dùng c thể gây mất mát sử dụng khơng đúng mục đích, do đ cần thiết phải tiến hành kiểm kê. Đồng thời để quá trình kiểm kê các dụng cụ xuất dụng đƣợc diễn ra nhanh ch ng và thuận lợi, cần phải dán nhãn trên các dụng cụ đ . Cần thiết lập một bảng đánh giá chất lƣợng làm căn cứ đánh giá hàng tồn kho và quá trình kiểm kê cần c sự tham gia của phòng quản l chất lƣợng để việc đánh
98
giá đƣợc chính xác. Ngồi ra, cần c sự phối hợp giữa các phịng ban trong cơng ty để giải quyết tốt số hàng thừa ra sau quá trình sản xuất cụ thể là tìm thị trƣờng để thanh l tốt số hàng này.
- Thƣờng xuyên kiểm kho
Kiểm kho là việc các Lãnh đạo kho cần thực hiện mỗi ngày, để kiểm tra xem số lƣợng tồn kho thực tế của hàng hóa là bao nhiêu, có khớp với số liệu ghi chép hay khơng. Trƣờng hợp có sự chênh lệch thì do ngun nhân nào, do nhầm lẫn về số liệu, hay do thất thốt, gian lận… từ đ có những biện pháp kiểm tra và kiểm soát kịp thời.
Kiểm kho định kỳ còn giúp Lãnh đạo kho phát hiện các hàng hóa bị kém phẩm chất, từ đ báo cáo lên các phòng ban chức năng để xử lý.
Tính năng quản lý hàng tồn kho trên phần mềm quản lý bán hàng, với các số liệu tồn kho đƣợc cập nhật chính xác vào thời điểm giao dịch phát sinh, giúp Công ty thuận tiện trong việc đối chiếu và cân chỉnh số liệu hàng hóa thực tế so với phần mềm, đồng thời dễ dàng tra cứu lại các giao dịch xuất – nhập – tồn để tìm ra nguyên nhân dẫn đến sai lệch.
- Quản lý hàng hóa xuất – nhập – tồn
Tồn kho bằng nhập kho trừ xuất kho. Để nắm đƣợc số lƣợng hàng tồn kho một cách chính xác, Lãnh đạo các kho cần kiểm sốt đƣợc quá trình nhập hàng và xuất hàng, khi có sự chênh lệch tồn thực tế thì ngun nhân sẽ do sai sót ở q trình nhập hàng, hoặc xuất hàng. Với phần mềm quản lý bán hàng, các giao dịch nhập hàng đƣợc lƣu lại trên phần mềm, khi bán hàng thì số lƣợng tồn sẽ đƣợc trừ tự động, đảm bảo chính xác theo thời điểm phát sinh giao dịch.
- Đảm bảo nhân viên làm việc đúng quy trình
Quy trình kiểm kho phức tạp và mất khơng ít thời gian, nhƣng lại vô cùng quan trọng với mọi kho hàng. Sử dụng phần mềm quản l bán hàng để quản lý hàng tồn kho phần nào hạn chế đƣợc những bất cập trên, tuy nhiên việc thực hiện lại phụ thuộc yếu tố con ngƣời.
Một nhà quản lý thông minh sẽ hƣớng dẫn và đảm bảo nhân viên của mình thực hiện nghiêm túc các quy trình về quản lý kho, sẽ hiệu quả hơn rất nhiều so với
99 việc cố gắng tìm ra sai lệch.
4.4. Một số kiến nghị để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ hàng tồn kho tại công ty
Để HTKSNB trở thành công cụ quản lý hiệu quả, giúp doanh nghiệp đạt đƣợc mục tiêu kiểm soát đã đề ra, HTKSNB cần phải đƣợc hoàn thiện ở rất nhiều nội dung trên các khía cạnh khác nhau. Muốn thực hiện tốt các nội dung đ , phải chuẩn bị các điều kiện cần thiết, đồng bộ cả vĩ mơ và vi mơ nhƣ sau:
4.4.1. Về phía Nh nước v các cơ quan chức năng
Thứ nhất, Nhà nƣớc cần nghiên cứu, ban hành các văn bản hƣớng dẫn chi tiết
việc thiết kế và vận hành HTKSNB trong các đơn vị, giúp các đơn vị nhận thức đƣợc tầm quan trọng cũng nhƣ nội dung đầy đủ của HTKSNB, từ đ , thực hiện một cách hệ thống và có hiệu quả.
Thứ hai, Nhà nƣớc nên Thành lập Hội kiểm toán viên nội bộ nhằm tổ chức
nghiên cứu và ban hành hệ thống chuẩn mực kiểm toán nội bộ, các quy định về chuyên mơn, nghiệp vụ kiểm tốn nội nộ làm cơ sở để đào tạo cũng nhƣ tổ chức thực hiện kiểm toán nội bộ trong các đơn vị.
Thứ ba, quá trình nghiên cứu, sửa đổi và ban hành các văn bản quy phạm
pháp luật về quản lý kinh tế, tài chính, kế tốn của Nhà nƣớc cần phải tính đến mục tiêu kiểm sốt cũng nhƣ tính đồng bộ của HTKSNB.
Thứ tư, các cơ sở đào tạo và nghiên cứu cũng cần phải đƣợc tăng cƣờng việc
giảng dạy, bồi dƣỡng kiến thức về HTKSNB giúp đơn vị và các nhà quản lý nhận thức đầy đủ và chính xác về tầm quan trọng, những lợi ích mang lại từ một HTKSNB vững mạnh cũng nhƣ từ các nội dung của HTKSNB. Nghiên cứu và ban hành nhiều tài liệu, sách hƣớng dẫn tham khảo hƣớng dẫn cụ thể và chi tiết việc thiết kế và vận hành HTKSNB trong đơn vị.
4.4.2. Về phía Cơng ty TNHH Minh Long
Thứ nhất, các nhà quản lý cấp cao của Công ty phải nhận thức đƣợc tầm
quan trọng cũng nhƣ những lợi ích mà HTKSNB vững mạnh đem lại cho đơn vị và