CHƢƠNG 3 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI HÀNG TỒN KHO
3.3. Thực trạng cơng tác kiểm sốt nọi bộ hàng tồn kho tại công ty
3.3.1. Kiểm sốt qui trình mua hàng và nhập kho
Mục tiêu kiểm soát: nhằm hạn chế tối đa những sai phạm c thể xảy ra trong
quá trình mua hàng giúp cho công ty đạt đƣợc cả 3 mục tiêu: Hoạt đông; Báo cáo; Tuân thủ.
Các thủ tục kiểm soát trong từng giai đoạn :
3.3.1.1. Kiểm sốt quy trình mua hàng
Mục tiêu của hoạt động mua hàng: nhằm đảm bảo đáp ứng đúng và đủ nhu cầu hàng cho hoạt động sản xuất kinh doanh đƣợc liên tục, hàng mua phải bảo đảm chất lƣợng, đúng nhu cầu, gía cả, điều kiện mua hàng hợp l . Thủ tục kiểm soát này nhằm đảm bảo việc mua hàng đúng nhu cầu, xác định rõ và quy trách nhiệm cho ngƣời liên quan nếu sau này c phát hiện các sai phạm xảy ra. Bên cạnh đ tránh đƣợc sự thông đồng để đảm bảo hàng mua chất lƣợng, đúng nhu cầu, tiêu chuẩn, tránh trƣờng hợp giá cả cao hơn thị trƣờng. Đối với những mặt hàng tiêu chuẩn kỹ thuật, việc tính tốn mua hay nhập hàng khơng đúng thơng số kỹ thuật hay không theo kịp với sự đổi mới công nghệ sẽ dẫn đến việc hàng mua về sai quy cách, không sử dụng đƣợc và phải mua lại, gây lãng phí và thiệt hại
57
58
Mơ tả quy trình mua hàng.
Tên cơng
việc
Ngƣời thực
hiện Mô tả chi tiết Tài liệu
Thời gian thực hiện Lập phiếu yêu cầu mua hàng Bộ phận có nhu cầu
Bộ phận c nhu cầu mua vật tƣ hàng h a lập phiếu yêu cầu mua hàng trình Lãnh đạo công ty xem xét, phê duyệt.
Phiếu yêu cầu mua hàng M01- BM01 Kiểm tra, duyệt Lãnh đạo
Lãnh đạo kiểm tra, phê duyệt yêu cầu mua hàng. Bộ phận c nhu cầu chuyển phiếu đƣợc duyệt qua bộ phận mua. Lập p/án lựa chọn NCC PXNK
Nếu là NCC truyền thống không cần đánh giá.
Nếu là NCC mới đánh giá theo quy trình đánh giá NCC. Kiểm tra, duyệt TBP TBP kiểm tra bảng so sánh NCC và đƣa ra quyết định lựa chọn. Lập đơn hàng (hợp đồng) PXNK - Bộ phận mua lập đơn hàng (hợp đồng) gửi nhà cung cấp xác nhận đơn hàng và theo dõi tiến độ thực hiện giao hàng Đơn hàng MH01-BM02 Nhận hàng Bộ phận có yêu cầu mua/ thủ kho
- Tiến hành kiểm tra chất lƣợng và nhận hàng. Nếu c phát sinh về chất lƣợng và số lƣợng do mua hàng thì xử l theo quy trình “Xử l hàng lỗi hỏng do mua hàng”. Xác nhận số lƣợng thực nhận, nhập liệu số lƣợng trên phần mềm (nếu là mặt hàng chính c theo dõi tồn kho trên phần mềm). Nếu là mặt hàng khơng theo dõi phần mềm thì nhập dữ lieu vào “Bảng theo dõi mua vật tƣ, thiết bị”. Gửi BCT đầy đủ cho BPMH gồm: - Biên bản bàn giao c chữ k của NCC và ngƣời nhận (ngƣời yêu cầu mua vật tƣ/thủ kho).
- H a đơn GTGT (nếu c ) - Phiếu bảo hành (nếu c )
Biên bản bàn giao NS05- BM12 (nếu do Minh Long lập hoặc theo mẫu của NCC. Bảng theo dõi mua vật tư, thiết bị
59 Tên công việc Ngƣời thực
hiện Mô tả chi tiết Tài liệu
Thời gian thực hiện
- Phiếu cập nhật thông tin hàng lỗi hỏng do mua hàng. Đề nghị thanh toán PXNK Nhận BCT, kiểm tra, k xác nhận, cập nhật giá vào hệ thống, in chứng từ “phiếu nhập mua” kẹp cùng BCT làm đề nghị thanh toán gửi vào kế toán.
Thanh
toán Kế toán
Nhận đề nghị thanh toán kèm BCT của BPXNK, kiểm tra nếu khơng OK trả lại BPXNK trong vịng 03 ngày để BPXNK hoàn thiện, nếu OK thực hiện theo quy trình thanh tốn.
Các m n đến hạn khơng thanh tốn đƣợc cần báo trƣớc cho mua hàng tại các thời điểm: 02 ngày trƣớc khi đến hạn thanh toán, tại ngày đến hạn thanh tốn đồng thời cung cấp thơng tin ngày sẽ thực hiện thanh toán.
Kết thúc
Giám đốc, Kế
toán
Giám đốc k thanh toán, kế toán thực hiện thanh toán cho NCC. BPXNK thực hiện lƣu hồ sơ gồm hợp đồng (bản cứng) và bảng theo dõi vật tƣ (bản mềm).
Kết thúc trình. Các biểu mẫu kèm theo
Phiếu yêu cầu mua hàng - Phụ lục 01 Đơn hàng - Phụ lục 02
Biên bản bàn giao - Phụ lục 03
Rủi ro của việc mua hàng :
Ngƣời lên bảng kê cố tình tăng thêm số lƣợng hàng tồn kho cần mua không đúng với nhu cầu; chất lƣợng không đạt hoặc không đúng loại cần sử dụng; Việc tính tốn mua, kiểm tra, phê duyệt và trách nhiệm các bên dựa trên cơ sở kế hoạch c sát với thực tế, đúng với nhu cầu và thời điểm không.
60
a. Lựa chọn nhà cung ứng
Mục tiêu kiểm soát : lựa chọn nhà cung ứng và nhằm bảo đảm nhà cung ứng
đạt các yêu cầu mà công ty cần : bảo đảm chất lƣợng, thời gian giao hàng, chính sách bảo hành, giá cả tốt, điều kiện thanh toán.
Giấy đề nghị mua hàng phục vụ sản xuất sau khi đã đƣợc PGĐ phê duyệt. Trƣởng phòng mua chịu trách nhiệm mua hàng, tìm NCC thích hợp dựa trên các báo giá chào hàng, hoặc tự tìm đến các NCC c uy tín trên thị trƣờng để tìm NCC hợp l phù hợp với yêu cầu công ty. Từ đ đề xuất, tham mƣu cho GĐ xem xét phê duyệt. Mục đích là để đảm bảo công ty c thể tiếp cận đƣợc các nguồn hàng c chất lƣợng, giá cả hợp l .
Hiện nay, do nguồn HH/NVLcủa công ty hầu nhƣ là HH/NVL kỹ thuật và thời trang decor phục vụ trang trí nội thất. Nên c nhiều HH/NVLđƣợc nhập khẩu từ các nƣớc EU, Thailand, Malaysia. Ấn Độ., Công ty cũng c một danh sách các NCC ổn định uy tín lâu dài, do vậy việc lựa chọn NCC sẽ đơn giản hơn.
Đối với các NCC lâu năm đã đƣợc GĐ phê duyệt, công ty không phải ký mới hợp đồng liên tục với mỗi đơn hàng, mà thông qua hợp đồng nguyên tắc đã k giữa hai bên trong đ cũng quy định rõ ràng trách nhiệm, nghĩa vụ, quyền lợi, phƣơng thức, thời gian giao nhận...giữa các bên, đơn đặt hàng sẽ đƣợc thực hiện khi cơng ty có nhu cầu. Trong trƣờng hợp nếu c thay đổi so với hợp đồng đã k , nhƣ tiêu chuẩn thay đổi, hay khi c báo giá lại của NCC, Trƣởng phịng mua trình lại GĐ phê duyệt về giá cả hay các điều kiện khác. Việc đặt hàng sẽ vẫn đƣợc thực hiện kèm theo phụ lục hợp đồng bổ sung của đơn đặt hàng đã đặt giữa hai bên.
Đối với các NCC lâu năm và uy tín, định kỳ Phịng mua và Phịng Kỹ thuật của công ty cũng cần kiểm tra xem xét lại chất lƣợng HH/NVLdựa trên thực tế hoạt động sản xuất hay định kỳ kiểm tra thực tế chất lƣợng hàng h a thông qua việc kiểm tra trực tiếp hay đột xuất. Về giá cả, phòng mua cũng thƣờng xuyên xem xét, so sánh với giá trên thị trƣờng, tìm hiểu thị trƣờng các NCC khác, trƣờng hợp khi c các NCC khác với giá cả, chất lƣợng mang tính cạnh tranh và c lợi cho cơng ty phịng mua sẽ trình xin kiến của Giám đốc.
61
Phê duyệt lựa chọn nhà cung cấp để đảm bảo nhà cung cấp c năng lực đáp ứng tốt đề nghị mua hàng, tránh sự thông đồng, kiêm nhiệm trong nhiều khâu.
Lựa chọn NCC không c năng lực, chất lƣợng, dịch vụ, hàng kém, giá cao, khả năng tài chính yếu ảnh hƣởng tiến độ giao hàng, về lâu dài sẽ ảnh hƣởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của tồn cơng ty khi mà hậu quả để lại lớn.
Do vậy kim sốt trong cơng tác đặt mua HH/NVLtại cơng ty ln có sự tách biệt giữa chức năng của ngƣời đặt mua hàng và ngƣời xét duyệt, tránh tình trạng bất kiêm nhiệm để tránh trƣờng hợp thông đồng để
b. Lập đơn đặt hàng (ĐĐH)
Mục tiêu kiểm soát : Bảo đảm đơn đặt hàng đƣợc lập đúng theo đề
nghị mua hàng đƣợc duyệt.
Căn cứ trên giấy đề nghị mua hàng đã đƣợc duyệt và kết quả của việc lựa chọn nhà cung cấp. Đơn đặt hàng đƣợc lập.
Đơn đặt h ng được lập làm 4 liên :
1 liên giao cho NCC để thông báo đặt hàng
1 liên lƣu tại Bộ phận kế hoạch sản xuất để biết đề nghị mua hàng đã thực hiện, nhân viên Bộ phận kế hoạch sản xuất c trách nhiệm kiểm tra đối chiếu lại với Giấy đề nghị mua để xem c đúng với hàng cần mua, nếu c sai s t thì kiểm tra báo lại TP KHSX. ĐĐH sẽ lƣu lại với Giấy đề nghị mua hàng đã đƣợc đặt hàng và sắp xếp lƣu. Việc theo dõi riêng các đề nghị mua hàng đã đƣợc đặt hàng hay chƣa nhằm giúp cho việc đảm bảo theo dõi tiến độ cung ứng hàng, để tránh mua hàng bị trùng lặp.
1 liên + bản sao Giấy đề nghị mua hàng phục vụ sản xuất : giao cho Phòng mua để theo dõi tiến độ thực hiện và sắp sếp theo thứ tự ngày đặt hàng. Liên này sau khi đã hoàn tất việc đặt và nhận đủ hàng sẽ đƣợc chuyển qua lƣu ở hồ sơ là đơn đặt hàng đã thực hiện xong để tiện cho việc kiểm soát, kiểm tra, đối chiếu, đối với các đơn đặt hàng hoặc hợp đồng k kết khi c sự điều chỉnh về chất lƣợng, số lƣợng hay đơn giá thì các văn bản này cũng phải đƣợc chuyển lại cho nhân viên cung ứng
62
NCC NV mua
Thủ kho P. kỹ thuật(KCS)
K.T Kho để làm căn cứ kiểm nhận hàng đặt mua.
1 liên + bản sao Giấy đề nghị mua hàng phục vụ sản xuất : giao cho kế toán hàng h a để làm căn cứ đối chiếu với h a đơn GTGT để làm cơ sở cho việc thanh toán tiền hàng. Đối với các đơn đặt hàng c sự điều chỉnh trên hợp đồng hay phụ lục hợp đồng, kế toán hàng h a công ty cũng đƣợc gửi một bộ để theo dõi, kiểm tra, và bổ sung vào hồ sơ thanh toán.
Nếu c thay đổi nhân sự trong công tác thu mua, công ty sẽ c thông báo đến ngay cho nhà NCC nhằm tránh tình trạng nhân viên khác hoặc khơng cịn chức năng tự động tạo lập và xét duyệt và làm giả các đơn đặt hàng để thực hiện các giao dịch.
Đối với các đơn hàng chƣa nhận đƣợc báo cáo nhận hàng từ nhân viên cung ứng, ngƣời chịu trách nhiệm mua hàng cần theo dõi riêng để đốc thúc NCC giao hàng trong trƣờng hợp quá hạn hợp đồng mà chƣa nhận đƣợc hàng.
Nếu NCC vì lí do mà khơng thể giao hàng theo đúng thỏa thuận, nhân viên cung ứng phải báo cáo lại cho P. Giám đốc sản xuất để xin kiến chỉ đạo. Trong trƣờng hợp khi hủy đơn hàng, thì ngƣời mua hàng phải thơng báo ngay cho các bộ phận liên quan để ngừng xử l các việc kế tiếp
Rủi ro trong quá trình đặt hàng :
Đơn đặt hàng đƣợc lập và gởi cho nhà cung cấp để đặt hàng chƣa thực hiện đúng với Phiếu đề nghị mua hàng phục vụ sản xuất về mặt số lƣợng, chủng loại
Nhà cung cấp không đủ năng lực về nguồn hàng cung cấp liên tục, chất lƣợng, đáp ứng đúng và kịp thời hạn đặt và giao hàng cho bên đạt mua.
Đơn đặt hàng số lƣợng chƣa đúng với nhu cầu thực tế cần sử dụng, còn phát sinh các trƣờng hợp đặt thừa, thiếu hàng hóa nguyên vật liệu.
3.3.1.2. Kiểm sốt qui trình nhập kho
Mục tiêu kiểm soát: bảo đảm hàng nhập đúng với đơn đặt hàng, đúng chủng
loại, chất lƣợng, số lƣợng, c biên bản giao nhận kèm theo. Kiểm soát việc chấp hành
đúng các thủ tục nhập kho theo quy định. Hàng tồn kho nhập mua là HHNVL
63
Sơ đồ 3.4. Qui trình nhập h ng
(Nguồn: Nguồn qui trình nhập hàng tại Cơng ty TNHH Minh Long)
Khi nhận đơn hàng và các giấy tờ liên quan đến việc điều chỉnh đơn hàng (nếu c ) từ bộ phận đặt hàng, nhân viên cung ứng sẽ lƣu theo
Khi nhận đƣợc thông báo của NCC ngày, giờ hàng về, nhân viên mua hàng sẽ thông báo cho bộ phận nhận hàng chuẩn bị công tác tiếp nhận hàng, Ban Kỹ thuật (nếu c theo yêu cầu của công ty) sẽ cử ngƣời xuống cùng tham gia vào công tác kiểm tra giao nhận hàng.
Hiện nay, với nhiều đơn hàng NCC cho cơng ty là uy tín lâu năm, ngoại trừ với những lô hàng cần thiết hoặc k hợp đồng nhập hàng lần đầu hoặc hàng đòi hỏi đặc tính kỹ thuật cao, hoặc những lô hàng lớn phẩm chất phức tạp mà nhân viên mua hàng và nhân viên cung ứng không đánh giá đƣợc theo quy định công ty là
Giao hàng Kiểm tra số
lượng chất lượn hàng Hàng trả lại NCC Biên bản giao nhận Biên bản giao nhận Biên bản giao nhận Biên bản giao nhận Nhập kho hàng PNK D PNK PNK Nhập liệu Thẻ kho Hóa đơn GTGT Hóa đơn GTGT D Hóa đơn GTGT
64
phải c nhân viên kỹ thuật trực tiếp tham gia vào việc kiểm tra. Còn những đơn đặt hàng liên tục đôi khi không cần thiết nên bộ phận này sẽ không tham gia. đối với các đơn hàng k hợp đồng với NCC, với mỗi đơn hàng khi c sự thay đổi về phẩm chất công ty đều yêu cầu NCC cung cấp đầy đủ giấy kiểm định, nguồn gốc xuất xứ (nếu là hàng nhập từ bên thứ 3), giấy kiểm định do một đơn vị độc lập kiểm định.
Dựa trên Phiếu giao hàng: phiếu do NCC lập, c đầy đủ thông tin cần thiết bên giao, nhận, nội dung, hàng h a... và cả các chứng từ kèm theo (giấy chứng chất lƣợng, nguồn gốc xuất xứ (nếu c ), giấy chứng nhận đã thử nghiệm, h a đơn GTGT, giấy bảo hành.., nhân viên mua hàng, nhân viên kỹ thuật công ty (nếu c ), nhân viên của bên bán, bộ phận nhận hàng cùng nhau kiểm tra lại thực tế hàng giao với đơn đặt hàng để bảo đảm hàng nhập về c đúng với đơn hàng không.
Biểu mẫu: Phiếu giao hàng (Phụ lục 04)
Nếu hàng giao đúng thỏa thuận trong đơn đặt hàng giữa các bên, bộ phận nhận hàng sẽ tiếp nhận hàng. Sau khi hoàn tất thủ tục giao nhận hàng và các bên tiến hành k vào Biên bản giao nhận giữa các bên, mỗi bên giữ một bảng. Biên bản giao nhận đƣợc sao thành 4 liên:
1 liên lƣu tại bộ phận nhận hàng (kho nhà máy) 1 liên Bên bán giữ
1 liên giao Kế toán kho
1 liên lƣu lại Phòng mua hàng
Phần k nhận Biên bản giao nhận đƣợc thực hiện bởi ngƣời thực hiện giao hàng của nhà cung cấp và nhân viên mua hàng của công ty.
Rủi ro trong quá trình nhập hàng:
Hàng kém chất lƣợng, sai quy cách vẫn cho nhận và nhập kho.
Không c biên bản kiểm tra chất lƣợng, số lƣợng dẫn đến hàng c thể nhập sai quy cách, chủng loại, số lƣợng.
Giá trị hàng nhập kho c thể khác với giá trị h a đơn
Việc kiểm sốt q trình nhập hàng nhằm bảo đảm việc nhập hàng phải đúng theo quy định công ty, đúng theo hợp đồng, phiếu giao nhận và c sự tham gia đầy
65
đủ của các bên trong việc giao nhận và chữ k đầy đủ trên các chứng từ. Các cá nhân sẽ chịu trách nhiệm chính phần việc mình.
a. Lập phiếu Nhập kho
Mục tiêu kiểm soát: phiếu nhập phải đƣợc lập kịp thời sau mỗi lần nhập,
phiếu nhập phải c đầy đủ thông tin và chữ k của các bộ phận cá nhân liên quan.
Qui trình: Nhân viên mua hàng, trong ngày giữ 1 liên Biên bản giao nhận +
hồ sơ chứng từ, các giấy tờ h a đơn kèm theo cho nhân viên tạo Phiếu Nhập kho kiểm tra và lập Phiếu Nhập kho hàng h a theo Phiếu giao nhận. PNK đƣợc lập thành 3 liên và các giấy tờ kèm theo của NCC đƣợc trả lại cho nhân viên mua hàng giao lại cho thủ kho nhà máy kiểm tra và đối chiếu với Phiếu giao nhận, thủ kho và nhân viên mua hàng sau khi kiểm tra cùng k vào PNK và trình lại cho P. GĐ nhà máy k nhận, để báo cáo tình hình nhập hàng đã hồn tất.
1 liên PNK đƣợc giao lại cho thủ kho làm cơ sở để thủ kho mở thẻ và vào thẻ kho chi tiết từng mặt hàng
1 liên đƣợc trả lại cho nhân viên Nhập kho của Phòng mua, ngƣời nhập