Định hƣớng hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ tại Cơng ty tnhh Minh

CHƢƠNG 3 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI HÀNG TỒN KHO

4.1. Định hƣớng hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ tại Cơng ty tnhh Minh

4.1. Định hƣớng hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ tại Cơng ty tnhh Minh Long. Long.

Dựa vào nội lực sẵn c và mục tiêu phát triển của Công ty tnhh Minh Long.trong tƣơng lai để c biện pháp sắp xếp, cơ cấu, cải tổ ban KSNB cho phù hợp với điều kiện hiện tại và xu hƣớng phát triển trong tƣơng lai. Dựa vào kết quả nghiên cứu chƣơng 1,2 luận văn, kiểm sốt nội bộ hàng tồn kho tại Cơng ty TNHH Minh Long cần đƣợc hoàn thiện theo hƣớng sau:

Mục tiêu hoàn thiện KSNB hàng tồn kho tại Công ty TNHH Minh Long nhằm hƣớng đến: Thông tin trung thực và hợp l , tuân thủ đúng quy trình , quy định làm việc, đảm bảo chất lƣợng, số lƣợng hàng tồn kho

Thứ nhất, thiết lập một mơi trƣờng văn hố trung thực và đạo đức lành mạnh,

nâng cao nhận thức của từng cá nhân trong Công ty, từ đ xây dựng thƣơng hiệu, tạo lịng tin và mang lại lợi ích dài hạn.

Thứ hai, thiết lập mục tiêu rõ ràng và đầy đủ để c cơ sở xác định và đánh

giá các rủi ro phát sinh ảnh hƣởng đến việc đạt đƣợc mục tiêu của Công ty; đồng thời xác định các rủi ro cần đƣợc quản l nhƣ thế nào.

Thứ ba, cân nhắc lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát để giảm

thiểu các rủi ro, từ đ đạt đƣợc mục tiêu của Công ty; đồng thời, tổ chức triển khai hoạt động kiểm soát thơng qua nội dung các chính sách đã đƣợc thiết lập và triển khai chính sách thành các hành động cụ thể.

Thứ tư, tăng cƣờng tuyên truyền, thông tin công khai, minh bạch đến toàn hệ

thống và các đối tƣợng bên ngoài; đồng thời thực hiện tốt việc truyền đạt các thông tin kiểm sốt và nhận thơng tin phản hồi nhằm giúp cho việc kiểm soát hiệu quả và nâng cao uy tín của Cơng ty.

Thứ năm, tăng cƣờng giám sát các kiểm soát và nâng cao hiệu quả của kiểm

90

4.2. Một số giải pháp chung để hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ tại Cơng ty TNHH Minh Long

4.2.1. Các giải pháp về mơi trường kiểm sốt

Một là, nâng cao nhận thức và quan điểm đúng đắn của nhà quản lý về hệ

thống kiểm soát nội bộ

Do các qui đinh về KSNB trong doanh nghiệp nhà nƣớc có nhiều thay đổi nên ban điều hành chƣa cập nhật kịp thời. Ngoài ra ở bộ máy quản lý do nhận thức của ngƣời đứng đầu doanh nghiệp chƣa thực sự hiểu sâu về kiểm soát nội bộ nên chƣa thấy đƣợc vai trò quan trọng của nó. Khi nhận thức đƣợc nâng cao, các chính sách và thủ tục quan trọng sẽ đƣợc thiết kế đầy đủ, hợp l , đồng thời đƣợc sửa đổi, cập nhật thƣờng xuyên nhằm hạn chế tính lạc hậu của hệ thống. Sự tính tốn về chi phí so với lợi ích sẽ đƣợc giảm nhẹ.

Hai là, hoàn thiện cơ cấu tổ chức

Bổ sung nhân sự vào Ban kiểm soát để hoạt động kiểm soát đạt hiệu quả hơn. Hiện nay, hoạt động của Ban kiểm soát tập trung chủ yếu vào giám sát định kỳ còm giám sát thƣờng xuyên có thực hiện nhƣng do thiếu về mặt nhân sự nên hoạt động kiểm soát cũng bị hạn chế.

Do nguồn nhân lực trong kinh doanh c đặc điểm là số lƣợng lớn, nên hoạt động nhân sự trong quản lý cần đƣợc tổ chức, phân công phù hợp, đảm bảo phải gọn nhẹ nhƣng vẫn đủ cán bộ trong quản lý kinh doanh. Tránh tình trạng phân cơng công việc chồng chéo, cấp dƣới không hiểu đƣợc mệnh lệnh của cấp trên hoặc không truyền thông tin xuống kịp thời. Căn cứ vào quy mơ và tính phức tạp cũng nhƣ yêu cầu quản lý cần xây dựng một cơ cấu tổ chức phù hợp về cả số lƣợng và chất lƣợng.

Ba là, chú trọng chính sách nhân sự

Một chính sách về nhân sự tốt sẽ đem lại hiệu quả cao trong công việc; sự nhiệt tình, sáng tạo của nhân viên và cái nhìn thiện cảm của mọi nhà đầu tƣ đối với doanh nghiệp.

Cơng ty cần bố trí nhân sự đã đảm bảo tính hiệu quả tuy nhiên cịn chƣa chú trọng đến các ngun tắc kiểm sốt nhƣ việc một số bộ phần cịn có sự kiêm nhiệm

91

gây ảnh hƣởng đến hiệu quả kiểm soát tạo cơ hội phát triển năng lực của mỗi cá nhân nhằm sáng tạo, đảm bảo công bằng. Thực hiện tốt chính sách khen thƣởng bằng vật chất đối với những cán bộ hồn thành tốt cơng việc đƣợc giao tạo ra động lực thúc đẩy các cá nhân lao động hết mình vì Cơng ty, từng bƣớc gây dựng văn h a doanh nghiệp. Xử lý nghiêm những hành vi sai trái gây tổn thất hoặc làm xấu hình ảnh của doanh nghiệp cũng là việc cần làm.

Đồng thời bố trí nhân sự hợp l , đúng ngƣời đúng việc, khơng để tình trạng thiếu nhân sự ở Ban kiểm sốt. Tăng cƣờng cơng tác đào tạo đội ngũ cán bộ quản lý chủ chốt của doanh nghiệp tránh lạc hậu trong bối cảnh sự phát triển nhanh chóng của cơng nghệ.

Bốn là, củng cố cũng như tăng cường hiệu quả hoạt động kiểm soát nội bộ

Nâng cao năng lực, trình độ chun mơn và tính độc lập của thành viên trong ban kiểm soát: Nhân tố quan trọng nhất trong bộ máy kiểm sốt trong doanh nghiệp chủ yếu là ban kiểm sốt.Vì vậy, doanh nghiệp phải bổ sung các quy định chi tiết về tiêu chuẩn bổ nhiệm thành viên ban kiểm soát. Tăng cƣờng đào tạo nghiệp vụ, nâng cao kiến thức cho thành viên ban kiểm soát nhằm đáp ứng những thay đổi.

Tổ chức bộ phận kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp, kiểm toán nội bộ phải đảm bảo tính độc lập cần thiết để hồn thành tốt cơng việc của mình. Những quy định phải đƣợc thể hiện trong hệ thống văn bản chính thức đƣợc ban hành trong đơn vị nhƣ quy định về vị trí, chức năng, nhiệm vụ trong điều lệ hoạt động của doanh nghiệp…

4.2.2. Giải pháp về đánh giá rủi ro

Ban lãnh đạo Công ty cần nhận thức rõ ràng bất kỳ đơn vị nào cũng phải đối mặt với các rủi ro xuất hiện từ bên trong hoặc bên ngoài đơn vị; Cần xây dựng bộ phận quản lý rủi ro và duy trì hoạt động của bộ phận này với kênh thông tin đầy đủ nhằm phân tích, đánh giá, nhận diện rủi ro kịp thời để tránh, không chỉ là ngăn ngừa và phát hiện. Trong đ , điều kiện tiên quyết là phải xây dựng các mục tiêu hoạt động cụ thể và phổ biến rộng rãi trong Cơng ty. Đồng thời xây dựng bộ phận kiểm tốn nội bộ phù hợp với Cơng ty, kiểm sốt, đánh giá các hoạt động diễn ra trên

92 toàn đơn vị.

4.2.3. Các giải pháp về hoạt động kiểm soát

Cần phải quy định rõ ràng cơng việc của các vị trí trong tổ chức. Thiết kế các thủ tục kiểm soát để khắc phục kịp thời những sự kiện không mong muốn xảy ra. Ngƣời thực hiệm kiểm soát các nghiệp vụ phải độc lập với quy trình hoạt động để đảm bảo tính độc lập. Tránh tình trạng tập trung quyền lực vào một số cá nhân, điều này sẽ gia tăng nguy cơ gian lận ở các cấp quản lý.

4.2.4. Các giải pháp về thông tin và truyền thông

Một là, nên xây dựng bộ máy kế toán phù hợp với cơ cấu quản lý của tồn Cơng ty

Trƣớc hết, cần phải xác định số lƣợng nhân viên kế toán cần thiết nhằm đảm nhận khối lƣợng cơng việc kế tốn của Công ty. Sau đ , tiếp tục tìm kiếm những nhân viên kế tốn c trình độ phù hợp với quy mơ phát triển của Công ty, điều này nhằm giúp tiết kiệm chi phí và quản lý nhân lực.

Hai là, tổ chức thực hiện, vận dụng hệ thống chứng từ kế toán, luận chuyển

xử lý chứng từ

Đây là khâu rất quan trọng, mang tính quyết định đến thơng tin kế tốn. Do vậy, việc tổ chức luân chuyển đảm bảo cung cấp thông tin một cách kịp thời, nhanh ch ng, tránh chồng chéo và ứ trễ là vô cùng cần thiết.

4.2.5. Các giải pháp về hoạt động giám sát

Các cấp quản lý trong DN cần thƣờng xuyên rà soát các kiểm soát đã đƣợc thực hiện để quản lý rủi ro và tính hiệu lực của các kiểm soát, bao gồm việc thực hiện các biện pháp sửa chữa cần thiết và báo cáo các gian lận đã xảy ra. Tăng cƣờng chức năng giám sát bằng việc thiết lập bộ phận kiểm toán nội bộ. Bộ phận kiểm tốn nội bộ cần phải đảm bảo tính độc lập nhất định, các nhân viên kiểm toán nội bộ cần phải đƣợc đào tạo đúng chuyên ngành và phù hợp với hoạt động kinh doanh của DN...

Công ty cần phải giám sát các bƣớc thực hiện hoạt động để đảm bảo các thủ tục kiểm soát trên đều đƣợc thực hiện nghiêm túc nhằm hạn chế các sai phạm xảy ra

93

trong quá trình hoạt động. Định kỳ hoặc đột xuất, Ban kiểm soát tiến hành kiểm tra các hoạt động để ngăn chặn hành động không tuân theo quy định, đồng thời xác định chính xác nguyên nhân của các sai phạm nhằm quy trách nhiệm rõ ràng. Trong q trình kiểm tra, Trƣởng ban kiểm sốt cần chú ý một số thủ thuật gian lận tinh vi. Định kỳ, ngƣời giám sát cần đánh giá lại hệ thống KSNB để báo cáo cho Ban Giám đốc về những những khiếm khuyết của hệ thống.

4.3. Một số giải pháp nhằm hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ hàng tồn kho tại Công ty TNHH Minh Long tại Công ty TNHH Minh Long

4.3.1. Giải pháp hồn thiện hệ thống kiểm sốt đối với chức năng nhập kho

Kiểm sốt q trình mua hàng

Để đảm bảo cho quá trình lƣu thơng hàng hố đƣợc tiến hành liên tục và mang lại hiệu quả cao, DN cần tổ chức tốt quá trình mua hàng. Quá trình này bao gồm các bƣớc công việc nhƣ: Yêu cầu mua hàng, phê duyệt mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, đặt hàng và xác nhận cam kết mua hàng.

Trƣớc khi gửi Đơn đặt hàng ngƣời lập: Đơn đặt hàng phải chuyển thơng tin cho trƣởng phịng xét duyệt. Cuối kỳ, một báo cáo về số đơn hàng không đƣợc chấp thuận để thuận tiện trong việc kiểm tra theo dõi. Việc Công Ty không tổ chức bộ phận nhận hàng, quá trình nhận hàng do thủ kho đảm nhận, khi nhận hàng thủ kho chỉ lập một Bảng nhập hàng không đƣợc phê chuẩn bởi các bên liên quan và không c sự xác nhận của ngƣời chuyển hàng về số hàng mà thủ kho nhận nên việc gian lận và sai s t c thể xảy ra.

- Yêu cầu mua hàng

Khi nhận thấy hàng h a trong kho thấp hơn mức dự trữ tối thiểu, bộ phận kho tiến hành lập giấy đề nghị mua hàng và chuyển đến bộ phận mua hàng hoặc khi c nhu cầu, bộ phận bán hàng sẽ lập giấy đề nghị mua hàng. Công ty cần chú đến những thủ tục kiểm soát quan trọng đối với đề nghị mua hàng nhƣ sau:

Tất cả các nghiệp vụ mua hàng đều phải có giấy đề nghị mua hàng đã đƣợc phê duyệt và chỉ có những ngƣời có thẩm quyền mới đƣợc lập phiếu đề nghị mua hàng.

94

1: Lƣu tại bộ phận yêu cầu; liên 2: Lƣu tại bộ phận mua hàng để làm căn cứ đặt hàng). Cần phân công cụ thể ngƣời chịu trách nhiệm đề nghị mua hàng nhằm tránh tình trạng đề nghị mua hàng nhiều lần cho cùng một nhu cầu.

Giấy đề nghị mua hàng nên đƣợc đánh số thứ tự liên tục trƣớc khi đƣa vào sử dụng và giao cho ngƣời phụ trách bảo quản. Thủ tục này nhằm đối phó với rủi ro những ngƣời khơng có thẩm quyền vẫn có thể đề nghị mua hàng.

Cần phải thƣờng xuyên theo dõi tiến độ thực hiện của giấy đề nghị mua hàng đã phát hành nhằm đảm bảo hàng đề nghị mua có thể đƣợc xử lý kịp thời ở các bƣớc tiếp theo. Để làm đƣợc điều này, cần phải tiến hành lƣu riêng các hồ sơ: Giấy đề nghị mua hàng đã nhận đƣợc đơn đặt hàng và giấy đề nghị mua hàng chƣa nhận đƣợc đơn đặt hàng.

- Phê duyệt mua hàng

Khi nhận đƣợc giấy đề nghị mua hàng, Trƣởng phòng cung ứng sẽ yêu cầu một nhân viên lập báo cáo hàng tồn kho tại thời điểm này để làm cơ sở cho việc xét duyệt mua hàng nhằm tránh tình trạng đặt hàng quá sớm sẽ gây lãng phí, ứ đọng vốn,… do tồn quá mức cần thiết, còn nếu đặt hàng quá trễ sẽ gây thiếu hàng h a tiêu thụ, đồng thời loại bỏ những giấy đề nghị mua hàng không cần thiết hoặc mua hàng với số lƣợng lớn nhằm chiếm đoạt hàng h a.

- Lựa chọn nhà cung cấp

Mục đích là để DN c thể tiếp cận đƣợc những nguồn cung cấp c chất lƣợng cao với giá cả hợp l nhất. Sau khi nhận đƣợc giấy đề nghị mua hàng (đã đƣợc phê duyệt), bộ phận mua hàng sẽ căn cứ vào loại hàng hoá để lựa chọn nhà cung cấp cho phù hợp. Đối với các nhà cung cấp truyền thống, định kỳ bộ phận mua hàng xem xét lại chất lƣợng, giá cả của nhà cung cấp này và so sánh với giá thị trƣờng. Bên cạnh đ , Công ty cần mở rộng giao dịch với những nhà cung cấp mới nhằm đảm bảo chất lƣợng, số lƣợng hàng h a cung cấp cho khách hàng. Các thủ tục kiểm soát để quyết định lựa chọn nhà cung cấp:

Đề nghị các nhà cung cấp báo giá ngay khi có nhu cầu mua hàng nhằm giúp cho DN chọn đƣợc nhà cung cấp tốt nhất.

95

Nên hốn đổi nhân viên mua hàng để tránh tình trạng một ngƣời có quan hệ với một số nhà cung cấp trong một thời gian dài dẫn đến nhân viên này có thể chọn nhà cung cấp khơng bán hàng hóa phù hợp nhất hoặc mức giá khơng hợp lý vì họ nhận đƣợc tiền hoa hồng từ nhà cung cấp.

Ban hành các quy tắc đạo đức trong đ nghiêm cấm nhân viên mua hàng nhận hối lộ hay các lợi ích khác từ nhà cung cấp. Tiến hanh xử lý và kỷ luật nghiêm khắc nếu phát hiện nhân viên cố ý nhận tiền hoa hồng.

Mọi thông tin (giá cả, chất lƣợng, quy cách, điều kiện thanh toán, điều kiện giao hàng, mức chiết khấu,…) trong bảng báo giá đều phải đƣợc ghi chép, lƣu trữ và tổng hợp để báo cáo cho ngƣời chịu trách nhiệm phê duyệt.

Việc lựa chọn nhà cung cấp phải đƣợc ngƣời có thẩm quyền phê duyệt nhằm tránh tình trạng có sự thơng đồng giữa nhân viên mua hàng và nhà cung cấp.

Thực hiện nguyên tắc “Bất kiêm nhiệm” giữa chức năng đặt hàng và xét duyệt chọn nhà cung cấp để tránh tình trạng nhân viên đặt hàng thông đồng với nhà cung cấp. DN nên cập nhật thƣờng xuyên và quản lý danh sách các nhà cung cấp vì giúp DN thực hiện giao dịch mua hàng với những nhà cung cấp mà DN có hiểu biết, đủ năng lực cũng nhƣ hạn chế giao dịch với những nhà cung cấp có quan hệ mật thiết với nhân viên mua hàng.

- Đặt hàng

Sau khi lựa chọn đƣợc nhà cung cấp, bộ phận mua hàng c thể tiến hành lập đơn đặt hàng. Các thủ tục kiểm soát đối với khâu đặt hàng:

Đơn đặt hàng trƣớc khi thực hiện phải đƣợc phê duyệt của Trƣởng phòng cung ứng nhằm đảm bảo việc mua hàng đƣợc quản lý tập trung, tránh mua hàng tùy tiện gây lãng phí.

Đánh số thứ tự liên tục trƣớc trên các đơn đặt hàng chƣa qua sử dụng và phải bảo quản chúng cẩn thận. Phải tổ chức theo dõi chặt chẽ công việc phát hành cũng nhƣ sử dụng các đơn đặt hàng đã đƣợc in sẵn. Nếu phát hiện bị mất các đơn đặt hàng đã in sẵn, bộ phận mua hàng cần nhanh chóng thơng báo cho các bộ phận liên quan để ngừng xử l đối với đơn đặt hàng này;

96

Thông báo cho các nhà cung cấp biết những ngƣời đủ thẩm quyền đặt hàng đối với từng nhóm hàng cụ thể nhằm ngăn chặn nhân viên cấp dƣới trực tiếp thực