CHƢƠNG 3 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI HÀNG TỒN KHO
3.4. Đánh giá cơng tác kiểm sốt nội bộ hàng tồn kho tại Công ty TNHH Minh
3.4.2. Nhận xét về hoạt động kiểm soát nội bộ hàng tồn kho tại Công ty TNHH
3.4.2.1. Ưu điểm
Công ty TNHH Minh Long ngày càng phấn đấu và trƣởng thành về mọi mặt từ bộ máy quản lý, tổ chức SX hoạt động kinh doanh cho đến chỉ tiêu kinh tế tài chính, về trình độ cán bộ nhân viên.... Cùng với sự phát triển của cơng ty, cơng tác kế tốn nói chung và hệ thống KSNB hàng tồn kho nói riêng khơng ngừng đƣợc
84
củng cố và hồn thiện nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của công tác quản lý trong điều kiện nền kinh tế nƣớc ta hiện nay. Quy trình thủ tục nhập kho, xuất kho, kiểm kê ngày càng đƣợc hoàn thiện và hoạt động có hiệu quả. Sử dụng sổ kế tốn, tài khoản kế toán, phƣơng pháp kế toán đƣợc điều chỉnh kịp thời phù hợp với các quy định của Bộ tài chính. Về cơ bản, cơng ty đã tiến hành mọi hoạt động phát sinh liên quan đến các vấn đề về thủ tục kiểm sốt hàng hóa thể hiện mọi u cầu quản lý cao.
Nhìn một cách tổng thể, hệ thống KSNB hàng tồn kho tại Công ty TNHH Minh Long đã đạt đƣợc những kết quả sau:
Công ty đã c hệ thống kho tƣơng đối tốt, hàng h a đƣợc bảo quản phù hợp với đặc điểm tính chất của từng loại hàng hóa, cho nên việc quản lý hàng hóa ở đây cũng dễ dàng và thuận tiện xuất cho nhu cầu kinh doanh.
Quy trình thu mua hàng hóa nhờ thủ tục kiểm sốt kỹ càng nên bảo đảm cho công việc kinh doanh về số lƣợng, chất lƣợng, chủng loại, quy cách, mẫu mã của công ty tƣơng đối tốt. Hàng hóa mua về đƣợc nhập kho và phản ánh đầy đủ trên các sổ kế tốn. Trình tự nhập, xuất hàng hóa ở Cơng ty tiến hành hợp lý, hợp lệ, chi tiết. Việc vào sổ sách theo dõi tình hình nhập, xuất hàng hóa cần đƣợc tiến hành kịp thời thƣờng xuyên, đầy đủ, số liệu giữa thủ kho và kế tốn ln ln phải đuọc đối chiếu lẫn nhau, so sánh nên những sai s t đều đƣợc phát hiện và xử lý kịp thời. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đƣợc thực hiện trên các sổ tổng hợp liên quan.
Hàng quý, Công ty tổ chức tiến hành kiểm kê số hàng tồn kho thực tế trong kho, nhằm kiểm tra và quản lý số hàng tồn kho.
Cơng ty đã lựa chọn phƣơng pháp tính giá trị hàng tồn kho theo phƣơng pháp bình quân để phù hợp đặc điểm kinh doanh của mình. Đồng thời đáp ứng nhu cầu quản lý hàng hóa, phản ánh chính xác ngun giá trị hàng hóa xuất kinh doanh để xác định đƣợc chi phí hàng tồn kho trong kế tốn, tập hợp chi phí kinh doanh và tính giá thành.
Ngồi ra bộ máy quản l cũng nhƣ bộ máy kế toán của Công ty đƣợc sắp xếp, bố trí một cách phù hợp và có mối quan hệ chặt chẽ với nhau từ trên xuống dƣới cũng nhƣ cộng tác qua lại giữa các cá nhân với nhau. Điều đ giúp cho lãnh
85
đạo của Công ty thuận tiện cho việc quản l , giám sát đồng thời giữa các bộ phận có sự kiểm tra và đơn đốc lẫn nhau. Trong đ quan trọng nhất là đội ngũ cán bộ cơng nhân viên c trình độ chun mơn cao và nhiều năm kinh nghiệm, nhiệt tình trong công việc. Các nhân viên kế tốn đƣợc phân cơng đúng ngƣời đúng việc đã phát huy đƣợc năng lực của từng nhân viên kế toán.
Hơn nữa, việc kết nối mạng nội bộ nhằm quản l đƣợc chính xác và nhanh chóng. Các thơng tin tác nghiệp từ các số liệu kế tốn, đều đƣợc cung cấp kịp thời, chính xác cho các hoạt động kiểm soát, điều hành, quản lý của Lãnh đạo công ty.
3.4.2.2. Những tồn tại
Cùng với những kết quả đã đạt đƣợc, hệ thống KSNB hàng tồn kho ở Công ty TNHH Minh Long vẫn còn tồn tại một số hạn chế cần phải tiếp thu, xử lý và hoàn thiện hơn để đáp ứng nhu cầu quản lý trong nền kinh tế thị trƣờng, cụ thể là:
Về kiểm soát nhập kho:
Việc mua hàng là một khâu cực kỳ quan trọng trong quá trình nhập kho. Nếu việc mua hàng đƣợc kiểm sốt chặt chẽ sẽ góp phần làm giảm chi phí hàng tồn kho. Trong quy trình mua hàng cũng thƣờng xảy ra những rủi ro mà hiện nay tại Công ty vẫn chƣa c biện pháp nào để kiểm sốt rủi ro đ . Ví dụ nhƣ rủi ro trong việc nhân viên nhận tiền hoa hồng không đƣợc phép từ nhà cung cấp: Nhân viên mua hàng có thể lựa chọn nhà cung cấp bán hàng không phù hợp nhất hoặc ở mức giá cao so với các nhà cung cấp khác có thể vì nhân viên này nhận tiền hoa hồng không đƣợc phép từ nhà cung cấp.
Về kiểm soát xuất kho:
Rủi ro trong việc xuất kho là xuất kho không tuân thủ đúng quy trình đã đƣợc Cơng ty quy định dẫn đến việc thất thốt hàng h a mà khơng kiểm soát đƣợc.
Về kiểm soát tồn kho
Một là: Hiện tại ở công ty chƣa c hệ thống kiểm sốt hàng tồn kho sử dụng
khơng hết nhập lại kho cũng nhƣ việc không làm thủ tục nhập kho đối với các hàng hóa kém phẩm chất thu hồi. Trong kho có tất cả hàng hóa thu hồi của cơng ty đều có thể bán đƣợc. Hàng hóa ở cơng ty thu hồi đƣợc chỉ để vào kho mà không đƣợc phản ánh trên giấy tờ sổ sách về số lƣợng cũng nhƣ giá trị. Điều đ c thể dẫn tới
86
tình trạng mất mát, hao hụt, làm thất thốt nguồn thu của Cơng ty. Nhƣng việc tiết kiệm tối đa các mức chi phí sẽ góp phần làm hạ giá thành nhiên liệu, cho nên việc theo dõi và kiểm sốt tình hình xuất hàng hóa sử dụng khơng hết hoặc các hàng hóa kém phẩm chất thu hồi cũng khơng kém phần quan trọng.
Hai là: Công ty hiện tại vẫn chƣa c một hệ thống chuyên về kiểm soát nội
bộ hàng tồn kho mà chủ yếu là các nhân viên kế toán và thủ kho kiêm thêm nhiệm vụ vừa hạch toán vừa kiểm soát. Mà mỗi cơng việc đều có tính chất, đặc điểm riêng cho nên việc kiêm nhiệm nhƣ vậy sẽ không mang lại hiệu quả tối đa trong cơng tác kiểm sốt nội bộ. Ví dụ nhƣ việc xây dựng mức tồn kho tối thiểu để có thể phục vụ tốt hơn trong khâu cung cấp nguyên vật liệu để sản xuất kinh doanh
Ba là: Hiện nay trình độ khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển, việc áp
dụng công nghệ thông tin ngày càng nhiều song sự tiếp nhận những thành tựu này từ phía cơng ty vẫn cịn nhiều hạn chế. Việc kiểm soát hàng tồn kho chủ yếu là đƣợc thực hiện theo phƣơng pháp thủ công chƣa c sự hỗ trợ cũng nhƣ áp dựng những khoa học cơng nghệ vào việc kiểm sốt hàng tồn kho.
3.4.2.3. Nguyên nhân của những tồn tại trong hệ thống kiểm sốt nội bộ hàng tồn kho tại Cơng ty TNHH Minh Long
Nguyên nhân là phạm trù chỉ sự tác động lẫn nhau giữa các mặt trong một sự vật hoặc giữa các sự vật với nhau, gây ra một biến đổi nhất định nào đ .
Nguyên nhân là cái sinh ra kết quả nên nguyên nhân luôn là cái c trƣớc kết quả và kết quả chỉ xuất hiện sau khi nguyên nhân bắt đầu tác động. Tuy nhiên, không phải mọi sự nối tiếp nhau nào về mặt thời gian cũng là mối liên hệ nhân quả.
Nguyên nhân khách quan
Hạ tầng thông tin chƣa đƣợc trang bị đầy đủ do hạn chế từ chi phí của cơng ty, làm cho quá trình quản lý hàng tồn kho nhiều khi cịn mang tính thủ cơng, chƣa kịp thời, chƣa chính xác, gây kh khăn cho bộ phận quản lý kho hàng.
Chƣa thiết lập đƣợc các quy chế kiểm soát ngang – dọc hoặc kiểm tra chéo giữa hệ thống các phòng ban.
Nguyên nhân chủ quan
87
chủ quan ƣớc lƣợng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên, hoặc hiểu sai các báo cáo của cấp dƣới;
Khả năng đánh lừa, lẩn tranh trách nhiệm của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau hoặc với các cá nhân, tổ chức bên ngồi cơng ty;
Hoạt động kiểm soát thƣờng chỉ nhắm vào các nghiệp vụ thƣờng xuyên phát sinh mà ít chú đến những nghiệp vụ không thƣờng xuyên. Do đ , c trƣờng hợp các sai phạm trong các tình huống kể trên thƣờng hay bị bỏ qua;
Yêu cầu trên hết của ngƣời quản l là chi phí bỏ ra cho hoạt động kiểm sốt phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại đƣợc tính do sai s t hay gian lận gây ra.
Luôn luôn tiềm ẩn một vài khả năng các cá nhân c trách nhiệm kiểm soát sẽ lạm dụng quyền hạn của mình để phục vụ cho mƣu đồ riêng.
Điều kiện hoạt động của công ty đã thay đổi chắc chắn sẽ dẫn đến những thủ tục kiểm sốt khơng cịn phù hợp nữa.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 3
Trong chƣơng này, tác giả đã phản ánh thực trạng công tác KSNB hàng tồn kho tại Công ty TNHH Minh Long . Phần đầu tiên là giới thiệu về lịch sử hình thành, đặc điểm tổ chức bộ máy quản l hoạt động kinh doanh của cơng ty. Phần tiếp theo, trình bày thực trạng của KSNB hàng tồn kho tại Công ty. Tác giả đã đƣa ra những đánh giá chung về những kết quả đạt đƣợc cũng nhƣ một số tồn tại của công tác KSNB HTK tại công ty. Đây là những cơ sở thực tiễn giúp cho tác giả đƣa ra một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB hàng tồn kho tại Công ty TNHH Minh Long ở Chƣơng 4.
89
CHƢƠNG 4. GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HỒN THIỆN KIỂM