2.3. Thực trạng điều kiện ứng dụng giải pháp công nghệ của công ty TNHH
2.3.3. Hạ tầng pháp lý
- Luật và các quy định:
Hiện nay, chưa có văn bản luật nào quy định rõ về việc ứng dụng công nghệ vào các hoạt động logistics. Cho nên, công ty chỉ đang vận dụng theo phạm vi các hoạt động thuộc lĩnh vực logistics được quy định trong Luật Thương mại 2005 nhưng vẫn đảm bảo tuân thủ Luật Giao dịch điện tử 2005 và Luật Công nghệ thông tin 2006. Bên cạnh đó, FTN VN nói riêng và các văn phịng đại diện của FTN ở châu Á nói chung, hầu như đều phụ thuộc vào bộ luật chính tại Hong Kong.
Về phía cơng ty, cơng ty có quy định một số lưu ý khi ứng dụng các phần mềm hệ thống. Tuy nhiên, việc tiêu chuẩn hóa vẫn chưa thực sự được lập thành một văn bản riêng biệt. Các nhân viên chỉ dựa vào các hướng dẫn cơ bản trên tài liệu kỹ thuật của phần mềm mà nhưng chưa thực sự có sự thống nhất.
- Phương thức thực hiện hợp đồng điện tử:
FTN VN tuân thủ chặt chẽ điều 14 và 34 về Luật Giao dịch điện tử 2006 khi thực hiện các giao dịch. “Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử không thể bị phủ nhận chỉ vì hợp đồng đó được thể hiện dưới dạng thơng điệp dữ liệu” và “Thông điệp dữ liệu khơng bị phủ nhận tính pháp lý chỉ vì đó là một thơng điệp dữ liệu. Giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu được xác định căn cứ vào độ tin cậy của cách thức khởi tạo, lưu trữ hoặc truyền gửi thông điệp dữ liệu; cách thức bảo đảm và duy trì tính tồn vẹn của thơng điệp dữ liệu; cách thức xác định người khởi tạo và các yếu tố phù hợp khác”.
- Thông tin dữ liệu và chữ ký số:
Công ty hiện đã đăng ký chữ ký số do BKAV cung cấp để thực hiện các giao dịch đóng thuế, ký hóa đơn, nộp hoặc chỉnh sửa manifest trên cổng thông tin một cửa
quốc gia,… Điều này cho phép cơng ty có thể ứng dụng các thông tin thuộc chữ ký số này vào trong các hoạt động logistics vận hành hàng ngày.
- Thủ tục giải quyết tranh chấp và xử lý vi phạm:
Trong khu vực AMEA, bộ phận IT được đặt duy nhất ở đầu não APAC, chính là FTN Hong Kong. Nên tất cả mọi thủ tục giải quyết tranh chấp và xử lý vi phạm liên quan đến các phần mềm sử dụng nội bộ đều sẽ được đưa về Hong Kong thụ lý. 2.3.4. Sở hữu trí tuệ và bảo vệ người tiêu dùng
- Khung pháp lý về sở hữu trí tuệ và bảo vệ người tiêu dùng:
Hiện tại, FedEx Việt Nam đang áp dụng Luật sở hữu tuệ 2005 và Luật Bảo vệ Người tiêu dùng 2010 để đảm bảo quyền lợi của công ty khi sử dụng các ứng dụng công nghệ vào hoạt động.
- Tính an tồn và độ bảo mật thơng tin khách hàng:
Tính an tồn và bảo mật của hệ thống công ty đạt mức rất cao. Mỗi ID nếu truy cập cùng lúc trên nhiều thiết bị hoặc truy cập ở nhiều thiết bị lạ sẽ bị đánh cảnh báo và gửi về cho bộ phận IT kiểm sốt. Trong trường hợp nghi ngờ ID bị rị rỉ có thể khóa tài khoản cho đến khi quản lý duyệt cho mở lại.
Ngoài ra, hệ thống mạng nội bộ của FedEx còn chặn hết tất cả những trang web không liên quan đến công việc như YouTube, Facebook, Zalo,… hoặc các trang web nghi ngờ nhiễm virus để chặn đứng việc hệ thống bị xâm nhạ6p bất hợp pháp hoặc rị rỉ thơng tin ra bên ngồi.
- Thương hiệu và nhãn hiệu của doanh nghiệp:
Tất cả các chứng từ xuất ra từ hệ thống phần mềm hoặc các trang web chủ dành cho khách truy xuất thơng tin đều có tên và logo FedEx. Logo được đồng nhất tại tất cả các giải pháp công nghệ và đơn giản khiến khách hàng dễ dàng ghi nhớ về thương hiệu của công ty, tăng mức độ nhận thức của khách hàng.
Tất cả các vi phạm về bản quyền và lộ bí mật thơng tin sẽ được báo cáo và đưa về bộ phận IT và Pháp lý tại Hong Kong xử lý. FedEx Việt Nam không trực tiếp xử lý và cũng khơng có thẩm quyền xử lý các vấn đề này.
2.3.5. Hệ thống thanh toán điện tử
- Hình thức thanh tốn phù hợp với khách hàng:
Khách hàng có 2 lựa chọn để thanh tốn. Có thể đến quầy đóng tiền trực tiếp hoặc chuyển khoản bằng tài khoản cá nhân hoặc công ty (chiếm gần 88%).
- Cơng nghệ hỗ trợ thanh tốn:
Hiện tại, hệ thống của FTN mới chỉ có các giải pháp cơng nghệ để xuất các hóa đơn nháp và hóa đơn điện tử chứ chưa có cơng nghệ nào riêng biệt để hỗ trợ chuyên sâu cho việc thanh toán.
- Hệ thống mạng lưới thanh toán:
FTN hiện chưa áp dụng việc thanh tốn hóa đơn liên kết với các ngân hàng trên web nên hệ thống thanh tốn chưa được tích hợp và vẫn phải làm từng bước riêng biệt.
2.3.6. Nguồn nhân lực
- Số lượng nguồn nhân lực đảm nhận vận hành các giải pháp công nghệ:
Số lượng nhân sự ở mỗi chi nhánh TPHCM và Hà Nội so với lượng hàng tương đối rất ít. Trung bình một người sẽ thực hiện trung bình từ 50 đến 200 Teus mỗi tháng. Mỗi cá nhân sẽ phụ trách theo từng khách hàng riêng biệt nên đều phải sử dụng các ứng dụng cơng nghệ xun suốt q trình làm hàng.
- Trình độ nguồn nhân lực vận hành:
Nguồn nhân lực được tuyển dụng thường được u cầu có trình độ đại học trở lên và phải biết sử dụng các công cụ Microsoft cơ bản như Word, Excel, Outlook,… và phải có tinh thần học hỏi và khả năng thích nghi cao đối với các phần mềm cơng nghệ và các máy móc hiện đại.
Cơng ty mỗi tháng đều có các khóa học bắt buộc để nâng cao kiến thực nghiệp vụ cũng như phổ cập việc sử dụng thông thạo các phần mềm, dần đưa ra các điều kiện đồng bộ buộc phải đạt được khi nhập liệu và sử dụng các phần mềm tại FTN.
- Tính chuyên nghiệp của nguồn nhân lực vận hành:
Do nguồn nhân lực hầu như phải thực hiện hầu hết các hoạt động thuộc quá trình logistics, nên các cá nhân đều thơng thạo việc ứng dụng công nghệ để phục vụ cho công việc chứ không chỉ thành thạo một hoạt động riêng lẻ nào.
2.4. Đánh giá về việc ứng dụng giải pháp công nghệ vào các hoạt động logisticscủa công ty TNHH FedEx Transport & Brokerage Việt Nam của công ty TNHH FedEx Transport & Brokerage Việt Nam
2.4.1.Kết quả đạt được
Bảng 2.5: So sánh hiệu quả đạt được trước và sau khi ứng dụng các giải pháp công nghệ của công ty FedEx Transport & Brokerage Việt Nam
Yếu tố Trước khi ứng dụng Sau khi ứng dụng
Tốc độ xử lí một chứng từ Mất từ 5-15 phút Mất từ 1-5 phút Tính chính xác khi đồng
bộ tự động
66% 87%
Độ tin cậy của các sự kiện 85% 92%
Mức độ kiểm sốt lơ hàng 70 - 80% 89%
Khả năng chấp nhận của báo giá điện tử
79% 80%
Mức độ hài lòng của khách về thời gian nhận hóa đơn
63% 92%
Nguồn: Tổng hợp từ báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo năm tài chính từ 2018 đến 2021, Bộ phận Kế Tốn cơng ty TNHH FedEx Transport &
Sau khi ứng dụng các giải pháp công nghệ vào trong các hoạt động logistics của mình, FTN VN được đánh giá là có chất lượng dịch vụ phục vụ khá tốt, các thông tin cung cấp đến khách hàng có mức độ tin cậy cao, tốc độ xử lý cho từng lô hàng đạt mức nhanh và không gây trễ nãi, các báo giá điện tử được chấp nhận cao hơn do sát với giá cả trên thị trường. Từ đó, mức độ hài lịng của khách được tăng cao và có lợi thế hơn so với các cơng ty hiện chưa áp dụng cơng nghệ vào trong hoạt động.Cịn đối với các đối thủ cạnh tranh lớn đã và đang ứng dụng các phần mềm mang tính hiện đại hơn và chun sâu hơn, thì FTN VN vẫn chưa có lợi thế cạnh tranh nổi bật. Nghĩa là sau khi ứng dụng công nghệ, FTN VN chỉ dừng lại ở mức duy trì sự tồn tại và thích nghi của ddoanh nghiệp trước những biến động của mơi trường bên ngồi chứ chưa có khởi sắc nổi bật hơn so với các đối thủ mạnh hơn.
Cải thiện mối quan hệ với khách hàng: Cung cấp dịch vụ với tiêu chí nhanh hơn, chính xác hơn, đầy đủ hơn khiến khách hàng có cái nhìn tốt với dịch vụ của công ty. So với rất nhiều những cơng ty losgistics có cùng quy mơ trên thị trường, chất lượng luôn là thế mạnh vững chắc nhất để giữ chân khách cũ và thu hút lượng khách mới đến với công ty. Thông qua bảng khảo sát các khách hàng hiện tại của FTN VN về trải nghiệm hệ thống truy xuất thông tin (phụ lục 1), kết quả như sau:
Bảng 2.6: Bảng mơ tả mẫu theo giới tính
Giới tính Tần số Tỷ lệ % Tỷ lệ % hợp lệ
Nam 38 21,1 21,1
Nữ 142 78,9 78,9
Tổng cộng 180 100 100
Nguồn: Số liệu khảo sát, phân tích theo bảng hỏi của cơng ty TNHH FedEx Transport & Brokerage năm 2021
Trong tổng số 180 khách hàng tham gia khảo sát, số lượng nữ nhiều hơn số lượng nam rất nhiều. 78,9% là nhân viên nữ trong khi chỉ có 21,1% là nhân viên nam. Đó là vì vị trí tham gia khảo sát thường thuộc các bộ phận Thu mua, bộ phận Chứng từ của các doanh nghiệp sản xuất,… yêu cầu cần phải có độ xử lý chính xác, nhanh
nhẹn nên phù hợp với nữ hơn. Các nhân viên nam hầu như thuộc bộ phận Xuất nhập khẩu hoặc vị trí Giao nhận cần sự linh động trong di chuyển.
Biểu đồ 2.7: Mô tả mẫu theo độ tuổi
Nguồn: Số liệu khảo sát, phân tích theo bảng hỏi của cơng ty TNHH FedEx Transport & Brokerage năm 2021
Đa số các nhân viên hoạt động trong lĩnh này nằm trong khoảng từ 35 - 50 tuổi vì đặc thù ngành yêu cầu các nhân viên phải có kinh nghiệm nhiều để có thể theo dõi sát sao lơ hàng và xử lý kịp thời khi lơ hàng gặp bất kì tình huống khẩn cấp nào. Tuy nhiên, lượng nhân viên mới ra trường cũng chiếm một tỷ lệ không nhỏ.
Biểu đồ 2.8: Mô tả mẫu theo nhận thức khách hàng
Nguồn: Số liệu khảo sát, phân tích theo bảng hỏi của công ty TNHH FedEx Transport & Brokerage năm 2021
FTN vẫn cịn chưa chú trọng quảng bá thương hiệu hình ảnh và các ứng dụng công nghệ trên các phương tiện truyền thông như FedEx Express đã làm rất tốt trước đó. 75% khách hàng của FTN xác nhận rằng họ biết đến hệ thống truy xuất của FTN chủ yếu thông qua sự giới thiệu từ bạn bè, những người đã từng làm hàng với FTN hoặc sự hướng dẫn và giới thiệu trang web của các nhân viên phụ trách. Trong đó,
81% lượng khách hàng cho biết họ sử dụng hệ thống truy xuất thông tin trên trang web của FTN VN hàng ngày vì hầu như hàng tuần họ đều có hàng qua FTN VN và các lơ hàng cần được cập nhật thông tin mỗi ngày.
Sau khi trải nghiệm ứng dụng truy xuất thông tin trên trang web của FTN VN, 94% cho rằng hệ thống truy xuất này nằm ở mức bình thường, khơng q hài lịng và độ tin cậy cũng khơng có gì đặc sắc và nổi trội so với các hệ thống truy xuất khác trên thị trường. Vì hầu hết các dữ liệu trên hệ thống được nhập tay từ trang web nội bộ Galaxy và đồng bộ sang hệ thống truy xuất dành cho khách hàng nên chỉ giới hạn 1-2 lần cập nhật từ nhân viên phụ trách. Điều này được cho là mức độ tạm ổn chứ chưa thực sự đáng tin cậy và kịp thời từ các con số này.
Khi gặp sự cố với hệ thống, khách hàng sẽ liên hệ trực tiếp với nhân viên phụ trách để được hỗ trợ giải quyết. Với kinh nghiệm và chuyên môn cao từ bộ phận nhân viên phụ trách, 86% lượng khách hàng đánh giá là hài lòng, 5% đánh giá là rất hài lòng và vẫn cịn 1 lượng nhỏ cảm thấy bình thường về chất lượng dịch vụ.
Khả năng thích ứng với đại dịch Covid: Đại dịch Covid kéo theo giai đoạn giãn cách xã hội hơn 6 tháng kéo dài liên tục khiến nhân lực khơng thể đến văn phịng trực tiếp làm việc. Các giải pháp công nghệ ứng dụng thay thế cho các phương pháp giấy tờ truyền thống đã hỗ trợ giải quyết gần như 80% lượng công việc và làm giảm tương đối lượng công việc của các nhân viên phụ trách, giúp gia tăng thêm năng suất làm việc của nhân viên. Khách hàng cũng có thể theo dõi và nắm rõ tình hình các lơ hàng của mình khi làm việc từ xa nhưng vẫn đảm bảo xử lý thuận tiện việc làm hàng.
Thuận tiện hơn khi giải quyết công việc: Các phần mềm cho phép sử dụng trên nhiều phương tiện điện tử giúp khách hàng thuận tiện hơn trong việc kiểm tra thông tin và nhân viên linh động hơn khi cần giải quyết công việc khi đang bên ngồi cơng ty. Sự đổi mới này giúp cho công việc diễn ra một cách suôn sẻ hơn, các việc gấp được đảm bảo giải quyết khi khơng cần mở máy tính.
Khả năng bảo mật cao: Hệ thống bảo mật của công ty được đánh giá ở mức cao, đảm bảo cho việc hạn chế tối đa rị rỉ thơng tin, bí mật kinh doanh ra bên ngồi. Điều này góp phần bảo vệ được lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, điều
này khiến khách hàng cảm thấy an tâm hơn vì thơng tin cá nhân sẽ khơng bị lộ ra bên ngồi khi sử dụng các ứng dụng cơng nghệ trên trang web của FedEx.
Trình độ nguồn nhân lực cao: Nguồn nhân sự đảm bảo trình độ cho việc thực hiện các nghiệp vụ và ứng dụng các giải pháp cơng nghệ trong cơng việc. Đầu vào có trình độ chun mơn càng cao thì cơng việc càng được xử lý hiệu quả.
Tính trực quan: Các cơng cụ phân tích trực quan giúp cho việc quản lý công việc dễ dàng nắm bắt hơn. Nhìn vào các bảng báo cáo, các biểu đồ tài chính đơn giản, có thể dễ hình dung được hiệu quả cơng việc. Các bảng báo cáo phản ánh rõ nét tiến độ làm hàng là kịp thời hay chậm trễ, từ đó có những điều chỉnh kế hoạch thực hiện nhanh hay giữ vững tốc độ cho phù hợp. Bảng biểu tài chính phản chiếu các con số và tình trạng kinh tế của lơ hàng. Nó cho thấy rõ nếu lỗ thì sẽ do chi phí nào gây ra, do ngun nhân gì dẫn đến. Đối với trang web truy xuất thơng tin, nhìn vào các sự kiện, khách hàng sẽ cơ bản nắm bắt được thông tin cần thiết của các lơ hàng của mình, chủ động hơn trước đây.
Tính minh bạch: Được thể hiện qua các dịng tài chính. Việc hệ thống yêu cầu cần phải có xác nhận của khách hàng trước khi xuất hóa đơn và xác nhận của các cấp quản lý trực tiếp trước khi tiến hành chuyển khoản hoặc ứng tiền mặt khiến cho các con số mang tính đáng tin cậy hơn.
Khả năng lập kế hoạch: Nhìn vào danh sách các lô hàng đang và sẽ đến giúp cho các nhân viên phụ trách dễ dàng theo dõi và lập ra kế hoạch làm việc phù hợp cho chính bản thân, giúp hoàn thành kịp các thời hạn, tránh gây trễ nãi, phát sinh thêm nhiều khoản phí cao vì trễ thời gian cắt máng.
Kiểm soát chất lượng tốt: Việc ứng dụng các chức năng báo cáo của phần mềm khiến công việc trở nên nhẹ nhàng và hiệu quả hơn. Các báo cáo góp phần phân tích một cách rõ ràng nhất tình trạng các lơ hàng, giúp nhân viên kiểm soát được kết quả mà các lơ hàng mang lại, tìm ra được ngun nhân cho các sai sót để