363. chức tiết kiệm được khá nhiều thời gian và công sức trong vấn đề quản ỉỷ văn bản, công văn. Công văn, văn bản đến và đi hàng ngày phát sinh rất nhiều, chưa kể đến công văn nội bộ, nếu như chúng ta khơng có cách quản lý khoa học, thơng minh và hiệu quả thì sẽ rất khó trong cơng tác quản lỷ lưu trừ và tìm kiếm sau này. Vi vậy, ngoài việc lưu trừ giấy tờ gốc bên ngồi, phần mềm qn lý cơng văn là cách lựa chọn tốt nhất giúp viên chức có thê tìm kiếm thơng tin nhanh chóng và chính xác. Hệ thống cũng lưu thơng tin như lưu theo sô, phân loại thông tin,... giúp cho viên chức đảm bào công văn đến - đi, cơng văn nội bộ được xử lỷ chính xác và đúng thời hạn, hiệu quà và an toàn. Giúp viên chức trao đôi thông tin, tiếp nhận ý kiến chỉ đạo từ cấp trên một cách nhanh chóng và kịp thời. Dặc biệt là tiết kiệm thời gian, cơng sức và chi phí phục vụ cho cơng tác quản lỷ tìm kiếm và lưu trữ cơng văn.
364. Phòng Quản lỷ Dào tạo: Phần mềm PMT-EMS là một giải pháp tồng thề
quàn trị nhà trường, hệ thống quản lý cho cả hệ thống đào tạo theo học chế Tín chỉ, niên chế, đào tạo nghề cho nhiều bậc học và nhiều loại hình đào tạo khác nhau. Hệ thống được xây dựng và tích hợp nhiều module với những chức năng khác nhau nhưng chúng có mối liên hệ tương quan chặt chè thống nhất với nhau. Mồi module sè đóng vai trị là một mắc xích, giãi quyết từng vấn đề cụ thê trong một chuồi quy trình quản lý toàn diện. Hệ thống phù hợp ch một trường có một hoặc nhiều cơ sờ đào tạo ở nhừng vị trí khác nhau. Hệ thống quàn lý theo cơ chế tập trung nên sè giảm rất nhiều về chi phí đầu tư cho cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin nhưng mang lại hiệu quả rất cao về mặt kinh tế cũng như trong công tác quản lý một cách đồng bộ.
365. Dồng thời, Dại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh cần tăng cường phối
hợp với các đơn vị, tổ chức khác để tập huấn, bồi dường nâng cao trình độ cơng nghệ thông tin cho đội ngũ viên chức khối hành chính. Mặt khác, khai thác và tăng cường hiệu quả sử dụng của các thiết bị cơng nghệ thơng tin đê tránh tình trạng đầu tư rất nhiều nhưng viên chức khơng sử dụng gây lãng phí, tốn kém
6 5
366. 3.2.3. Nấng cao chất lượng công tác dào tạo, hồi dưỡng
367. Dào tạo, bồi dường là giải pháp không thê thiếu trong việc nâng cao chất
lượng viên chức khối hành chính. Từ thực tế của Khối viên chức hành chính tại Dại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh ta thấy đề nâng cao chất lượng viên chức cần tập trung vào một số vấn đề sau.
368. Trước hết, phải xác định được nhừng kỹ năng, kiến thức đã có và thiếu sót của viên chức từ đó xác định nhừng khía cạnh cần phải đào tạo, bồi dường. De xác định được năng lực đà có, điểm yếu cần đánh giá hiệu suất lao động, kết quà đạt được trong công việc hay những trải nghiệm hàng ngày...Bên cạnh đó, có thể căn cứ vào mục tiêu của tồ chức. Dồng thời, muốn xác định khoảng thiếu hụt giữa năng lực cần có và những thiếu sót, có thể phịng vấn trực tiếp hoặc phát phiếu điều tra tình hình thực tế nãng lực và nhu cầu phát triền năng lực của từng viên chức.
369. Khi lập kế hoạch đào tạo bồi dường, cần cử trên nhu cầu đào tạo, bồi dường.
370. Mục tiêu đào tạo: cần xác định rõ mục tiêu cụ thê là nhằm tạo ra đội ngũ
viên chức có trình độ, năng lực và phâm chất đáp ứng được yêu cầu công việc, phục vụ cho sự phát triên của nhà trường khơng chi hiện tại mà cịn trong tương lai.
6 7
371. Dối tượng đào tạo: Dào tạo đúng người, đúng mục đích, đúng thời diêm,
đảm bảo hiệu quà đào tạo và hiệu quà công việc của đơn vị khi viên chức đảm nhiệm cơng việc đó đi đào tạo. cần lưu ý, với mồi đối tượng cần được đào tạo nhừng kiến thức, kỹ năng phù hợp: đối với viên chức lãnh đạo, quản lý thông qua khảo sát tác giả nhận thấy một số hạn chế trong năng lực của lãnh đạo, quản lý tại cơ quan, viên chức lãnh đạo cần được tham gia thêm các khóa đào tạo về năng lực lập kế hoạch, ra quyết định, quàn lỷ sự thay đổi, tạo động lực làm việc...để vừa quản lỷ tốt công tác chuyên môn, vừa tạo dựng được đội ngũ viên chức dưới quyền làm việc hiệu quà. Dối với các viên chức chuyên môn cần xâydựng các lớp đào tạo bồi dường về kiến thức chuyên môn đúng lĩnh vực viên chức phụ trách.
372. Kế hoạch đào tạo: Phải được xây dựng rõ ràng, cụ thế, việc thực hiện không làm ảnh hường đến hoạt động hiện tại của tơ chức. Chi phí đào tạo phải được tính tốn cụ thể, hạn chế tối đa phát sinh khi thực hiện. Nội dung đào tạo: đào tạo lý thuyết phải song song với thực hành và tình tình thực tế. Nội dung kiến thức đào tạo phải phù hợp với nhu cầu và mục đích, liên tục được cập nhật, đôi mới, bẳt kịp xu thế chung. Bên cạnh việc đào tạo chuyên môn nghiệp vụ cũng cần chú ỷ đến đào tạo cho viên chức khối hành chính các kỹ năng cần thiết trong cơng việc như: kỹ năng lập kế hoạch và tô chức công việc, kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng lãnh đạo, quàn lý, tiếng Anh, tin học văn phòng,... Dây là nhừng kỹ năng rất cần thiết đối với viên chức khối hành chính trong giai đoạn mờ cửa hội nhập như hiện nay.
373. Thứ hai, chú trọng khâu đánh giá sau đào tạo bồi dường viên chức khối hành chính
374. Dánh giá sau đào tạo bồi dường viên chức khối hành chính nhầm mục đích đánh giá chất lượng viên chức sau đào tạo, sau khi được đào tạo đã tích lũy thêm được những kiến thức, kì năng gì, nó có làm tăng chất lượng, hiệu quà công việc khơng?
giá
của chính đối tượng được Dào tạo Bồi dường để nắm bắt tình hình, đối chiếu việc thực tế cả về cách thức và thái độ tiến hành sau khi đào tạo Bồi dường so với trước khi tham gia đào tạo bồi dường, về phương pháp đánh giá, có thể tiến hành thu thập báo cáo, đề xuất hoặc đánh giá sự thay đôi thông qua áp dụng các kỹ năng, kiến thức vào thực thi cơng việc của Phịng so với trước khi đi học của viên chức.
376.xếp, bốtrí viên chức đó vào những vị trí cơng việc phù hợp, liên quan đến kiến thức màhọ được đào tạo. Diều này vừa giúp viên chức áp dụng được kiến thức vừa họcSử dụng viên chức sau đào tạo: Sau khi kết thúc đào tạo, cần sắp
6 9
377. KẾT LUẬN
378. Chất lượng viên chức khối hành chính là một trong những yếu tố quan trọng quyết định đến hiệu quả hoạt động trường đại học cơng lập nói chung và Dại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh nói riêng. Hiệu quả vận hành của trường phụ thuộc rất lớn vào năng lực, trình độ, tinh thần, thái độ thực hiện cơng việc của đội ngũ viên chức hành chính. Xây dựng đội ngũ viên chức khối hành chính giỏi về chun mơn, nghiệp vụ và có phẩm chất đạo đức tốt là mục tiêu, là nhiệm vụ quan trọng của trường trong các thời kì. Xuất phát từ tầm quan trọng đó, thực hiện việc nghiên cứu đề tài chất lượng viên chức khối hành chính tại Dại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh là vơ cùng cần thiết.
379. Thứ nhất, Luận văn đà xây dựng cơ sờ lý luận về chất lượng viên chức khối hành chính tại trường đại học cơng lập. Dây được xem là tiền đề, nền tảng cho việc nghiên cứu ờ Chương 2.
380. Thứ hai, Luận văn đà tiến hành nghiên cứu thực trạng chất lượng viên chức khối hành chính tại Dại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh, có những cái nhìn khách quan về tình hình thực tiền ớ đây, đưa ra nhừng nhận xét về mặt đạt được, hạn chế cùng như nguyên nhân của những hạn chế đã đề cập.
381. Thứ ba, căn cứ vào tình hình thực tế diễn ra trong thực tiền hoạt động của
đội ngũ viên chửc khối hành chính tại Dại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh, tác giả đà đưa ra một số giải pháp mang tính khách quan nhầm nâng cao chất lượng hoạt động của đội ngũ viên chức tại đây. Tuy nhiên, muốn thực hiện được cần có sự phối hợp chặt chẽ của nhiều ban, ngành, đoàn thề cũng như sự nồ lực của viên chức khối hành chính. Các viên chức phải là người giịi chun mơn, vừng nghiệp vụ, có đạo đức tốt, hết mình vì cơng việc, xem cơng tác quản lý hành chính là yếu tố quan trọng góp phần thúc đấy hoạt động chung của nhà trường.
đề
quan trọng, có ỷ nghía đối với sự phát triên chung của nhà trường. Ngày nay,
đứng trước sự thay đồi không ngừng của khoa học kỹ thuật, sự tiến bộ của xãhội thì vấn đề này lại cần được quan tâm hơn bao giờ hết. Lành đạo, Ban Giám
hiệu nhà trường cần phải lưu tâm, xem đây là yếu tố tiên quyết cho sự phát triển
chung của nhà trường, đáp ứng hơn nừa mong mỏi của sinh viên, học viên.
7 1