137. THỤC TRẠNG CHÁT LƯỢNG VIÊN ( HỨC KHÓI HÀNH ( HÌNH TẠI ĐẠI HỌC Y DƯỢC THÀNH PHĨ HƠ CHÍ MINH
2.2.1, Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ
224. Thứ nhất, trình độ chun mơn cùa viên chức khối hành chính tại Đại
học Y
Dược Thành phố Hồ Chí Minh
225. Bảng 2.3. Trình độ chun mơn của viên chức khối hành chính
226. Trình độ chun mơn 227.lưọngSố 228.ỷ lệT (%)
229. Tiến sĩ 230.10 231. 6.21%
235. Đại học 236.93 237.57,8%
238. Cao Đẳng 239.2 240. 1,24%
241. Trung cấp 242.15 243. 9,31%
244. (Nguồn Phòng Tố chức cản hộ Đại học Y Dược TPHCM)
245. Trình độ chun mơn cùa viên chức khối hành chính tại Đại học Y Dược
Thành phố Hồ Chí Minh tương đối phù hợp với yêu cầu công việc và ngày càng được nâng cao. Trong đó có viên chức được đào tạo chính quy từ các trường đại học cùng có các viên chức trái qua quá trình học tập, nâng cao trình độ chuyên mơn bàng nhiều hình thức đào tạo khác nhau như vừa học vừa làm, liên thơng...; Có 10 viên chức có trình độ chun mơn là Tiến sì chiếm 6,21%. Có 48 viên chức có trình độ chun mơn là Thạc sĩ chiếm 29,8%. Có 93 viên chức có trình độ chun mơn là đại học chiếm 57,8%.
246. Trường và các phòng hiện nay rất quan tâm đến việc nâng cao trình độ chun mơn cua viên chức để phù hợp với mục tiêu phát triển bềnh vừng cùa trường và xây dựng một trung tâm giáng dạy và nghiên cứu khoa học mang tằm quốc tế. Để công tác vận hành trường học hiệu qua xứng tầm với việc phát triển và mờ rộng cua trường, việc đầu tư nâng cao chất lượng viên chức là công việc rất cằn thiết và gấp rút.
247. Thứ hai, Trình độ Tin học cùa cua viên chức khối hành chính tại Đại
học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh 248. Bảng 2.4. Trình độ Tin học 249. Trình độ tin học• • 250.-------—---------------- 251. Sơ lưọìig 252. Tỷ lệ (%) 253. ứng dụng Tin học 254. Micr ost íìce 255. ứng dụng Tin học 256. Micr osoữ office 257. ứng dụng Tin học 258. Micr osoít office 259. Tốt 260. Tốt 261. 78 262. 97 263. 40,2 264. 50 265. Bình thường 266. Bình thường 267. 89 268. 78 269. 45,8 8 270. 40,2 1 271. Chư a tốt 272. Chư a tốt 273. 27 274. 19 275. 13,9 2 276. 9,79 277. (Nguồn Phòng Tồ chức cán bộ Đại học Y Dược TPHCM)
279. Hiện có 164 viên chức có chứng chi tin học, bao gồm chứng chi tin học cơ
bán và chứng chì tin học nâng cao chiếm 84,5%. Có 30 viên chức có bằng tin học Trung cấp, Cao đẳng, Đại học ch iếm 15,5%. Như vậy, có thể thấy 100% viênchức tại Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh đều được đào tạo và có kiến thức căn bán về tin học.
280. về kỹ năng tin học cùa viên chức khối hành chính được đánh giá dựa trên
các tiêu chí như thành thạo Microsì íìce, ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào công việc. Theo số liệu khảo sát. về việc sư dụng Microsoít Offíce, 50% viên chức sứ dụng thành thạo, 40,21% viên chức sư dụng bình thường đáp ứng mức cơ bán, 9,79% viên chức còn hạn chế. về việc ứng dụng tin học vào cơng việc để tìm ra nhừng phương pháp làm việc hiệu quà hơn, hiện có 40,2% viên chức có thể ứng dụng tốt tin học vào cơng việc, 45,88% viên chức ứng dụng tin học vào công việc ở mức bình thường, 13,92% viên chức chưa ứng dụng tốt tin học vào cơng việc.
281. Các Phịng ban và phịng rất quan tâm và tạo điều kiện đế các viên chức tham gia các lớp đào tạo nâng cao trình độ tin học vì phần lớn cơng việc cua viên chức khối hành chính là làm việc trên các phần mềm chuyên dụng cùa máy tính.
282. Thứ ba, Trình độ Tiếng Anh cùa viên chức khối hành chính tại Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh 283. Bảng 2.5. Trình độ tiếng Anh 284. Trình độ Tiếng Anh 285. Số lượng 286. Tỷ lệ (%) 287. Giao tiếp 288. Viết 289. Giao tiếp 290. Viết 291. Giao tiếp 292. Viết 293. Tốt 294. Tốt 295. 49 296. 59 297. 25,25 298. 30,41 299. Bình thường 300. Bình thường 301. 103 302. 77 303. 53,0 9 304. 39,6 9 305. Chư a tốt 306. Chư a tốt 307. 42 308. 58 309. 21,66 310. 29,90
311. (Nguồn Phịng Tơ chức cản hộ Đại học Y Dược TPHCM)
313. Hầu hết viên chức khối hành chính tại Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí
Minh đều có chứng chỉ Anh văn A, B, c và chứng chi năng lực ngoại ngừ 6 bậc Al, A2, Bl, B2, Cl, C2 dựa trên chuẩn năng lực ngoại ngừ theo khung tham chiếuchâu Âu. Có 20 viên chức có bàng Anh văn Trung cấp, Cao Đẳng, đại học
chiếm ti
trọng khá khiêm tốn là 10,3%.
314. về kỹ năng Anh vãn cua viên chức khối hành chính được đánh giá trên các
tiêu chí về giao tiếp, đọc hiếu và viết. Theo số liệu khảo sát. về kỹ năng giao tiếp 25,25% viên chức giao tiếp tốt, 53,09% viên chức giao tiếp bình thường, 21,66% viên chức giao tiếp khơng tốt. về kỹ năng viết: 30,41% viên chức có kỹ năng viết tốt, 39,69% viên chức có kỹ năng viết bình thường, 29,90% viên chức có kỹ năng viết chưa tốt.
315. Trong bối cành xu thế hội nhập và hợp tác quốc tế cúa xà hội, ngành giáo
dục và y tế cũng thúc đấy và tăng cường hội nhập. Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh ngày càng có nhiều đối tác nước ngồi cũng như đón các du học sinh từ các nước bạn đên nghiên cứu và học tập nên việc nâng cao trình độ anh vãn cua các viên chức nói chung và viên chức hành chính nói riêng ngày càng trường nhà trường chú trọng.
2.2.2. Kỹ năng
2.2.2.1. Kỹ năng chuyên môn
316. Đây là nhóm bao gồm các kỹ năng chun mơn để thực hiện cơng việc cùa
viên chức khối hành chính Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh. Do chức năng cùa các phịng thuộc khối hành chính khác nhau và viên chức cùa mồi Phịng cũng phụ trách một công việc chuyên môn riêng nên yêu cầu kỹ năng chuyên môn cua viên chức khối hành chính rất đa dạng. Trong Luận vãn tác giả tập trung phân tích một số kỹ năng chuyên mơn chung mà bất cứ viên chức khối hành chính nào cùng cần am hiểu và thành thạo. Đó là các kỹ năng như: kỹ năng tham mưu; kỹ
năng xây dựng báo cáo; kỹ năng lập kế hoạch; kỹ tin học và kỹ năng ngoại ngừ.
318. Hiện nay 65,97% viên chức khối hành chính hiểu biết về các kế hoạch dài
hạn, trung hạn, ngắn hạn. Hiểu và trình bày được mục đích cùa việc lập kế hoạch là dự trù và lên phương án cho nhừng công việc diền ra trong thời gian tới cua cá nhân viên chức như kế hoạch làm việc, kế hoạch cơng tác. Hoặc kế hoạch cùa phịng, cua trường; nắm được các yếu tố cấu thành một kế hoạch.
319. 81,44% viên chức có lập kế hoạch làm việc cùa bản thân trong ngày, trong
tuần và trong tháng, 18,56% viên chức chi ghi chú sơ sài hoặc chi định hình cơng việc trong đầu, nên dẫn đến thường xun bo sót các đầu cơng việc.
2.2.2.2. về kỹ năng giao tiếp
320. Kỹ năng giao tiếp là kỹ năng truyền đạt thông tin đến người khác bằng một
ngôn ngừ rõ ràng, cơ đọng, dề hiều. Có khá năng lắng nghe và hiểu được những cám xúc cua người khác, dam báo hiệu qua giao tiếp. Trong mơi trường làm việc cua viên chức khối hành chính với nhu cầu phối hợp cao, để hồn thành nhiệm vụ thì giao tiếp là kỹ năng khơng thề thiếu nhàm khai thác và tận dụng thông tin cằn thiết. Kỹ năng giao tiếp cùa viên chức khối hành chính tại Đại học Y Dược Thành Phố Hồ Chí Minh thể hiện các các khía cạnh sau đây:
321. Thứ nhất, nghe và trình bày thơng tin rỗ ràng, dề hiếu
322. Theo kết quá khào sát và q trình quan qt, 70% viên chức có giọng nói
rõ ràng và cách truyền đạt thơng tin dề hiếu.
323. 70,1% viên chức cho rằng có thể tiếp nhận đầy đù chỉ đạo cua cấp trên hoặc
trao đồi thơng tin giừa các dịng nghiệp qua một lần giao tiếp.
324. 29,9 % viên chức phái xác nhận lại chi đạo lần hai để thực hiện cơng việc
chính xác nhất
325. Thứ hai, có thái độ lịch sự, hịa nhà trong giao tiếp.
5 1
326. 91,75% viên chức khối hành chính có thái độ lịch sự, hòa nhà, khi giao tiếp
với cấp trên, đồng nghiệp và sinh viên. Các viên chức này nhận thức được việc mồi người có cách nhìn nhận khác nhau đối với cùng thơng tin, sự kiện; từ đó kiểm sốt được cám xúc, lắng nghe và ghi nhận các ý kiến phán hồi.
327. Bên cạnh đó một số viên chức có thái độ khơng tốt, họ chưa kiểm sốt được
cám xúc gây ra sự phán ánh cùa sinh viên.
328. Thứ ba, thúc đẩy giao tiếp hai chiều. Hầu hết viên chức khi giao tiếp
đều đạt
ra câu hoi "Ý của anh/chị là...phái khơng?; Tơi nói như vậy anh/chị nắm được
chứ? " đế ghi nhận sực lắng nghe và thúc đây sự phán hồi cua đối tượng giao tiếp.
Q trình giao tiếp cùa viên chức khơng diền ra một cách thụ động mà có sự tương tác và chu động hai chiều.
329. Thứ tư, giao tiếp tự tin và truyền đạt thông tin hiệu quá trước đám đơng. Qua q trình quan sát, 46,39% viên chức nhận định có thể trình bày lưu lốt trong phát biêu, thuyết trình; 20,1% viên chức nhận định mình có thể lường trước thông tin phàn hồi từ đối tượng giao tiếp đề kịp thời điều chinh cách thức truyền đạt. 2.2.23. về kỹ năng làm việc nhỏm
330. Kỹ năng làm việc nhóm là một tập hợp các kỹ năng có liên quan đến nhau
cho phép viên chức làm việc hiệu quá khi hoạt động nhóm hoặc hồ trợ nhau trong công việc, đây là kỹ năng quan trọng, cơng việc cua viên chức khối hành chính ln yêu cầu sự cộng tác để hoàn thành mục tiêu chung. Kỹ năng làm việc nhóm giúp viên chức phát huy nhừng kỹ năng cá nhân cùa viên chức nhưng vần dung hịa với nhừng thành viên khác mà khơng xáy ra nhừng tranh chấp, bất đòng, xung đột. Kỹ năng làm việc nhóm cua viên chức khối hành chính được thể hiện qua một số khía cạnh sau đây:
331. Thứ nhất, hợp tác với người khác, đa số các viên chức đề cao tinh thần làm
việc nhóm, hợp tác và tuân thu nhừng nguyên tắc đặt ra khi làm việc và chu động nhận một phần việc sau khi phân công công việc, bên cạnh đó cịn chù động chia sẻ nhừng thơng tin cần thiết với các thành viên khác khi làm việc nhóm. Thề hiện thơng qua việc tồ chức các chương trình, hội nghị, hội tháo cùa trường hay các đợt đón tiếp tân sinh viên, mồi viên chức khối hành chính sè phụ trách một phần việc
5 3
332. Thứ hai, có thái độ tích cực khi làm việc nhóm và thể hiện sự kì vọng tích
cực vào người khác. Đa số các viên chức khối hành chính có thái độ tích cực với các thành viên trong nhóm và thề hiện sự kì vọng đối với các thành viên nhàm khuyến khích họ đóng góp ý kiến và sáng tạo cá nhân. Ngồi ra cịn tích cực ghi nhận nhừng đóng góp, thành qua cua các viên chức khác.
333. 2.2.2.4. về kỹ năng tô chức công việc
334. Kỹ năng tồ chức công việc là kỹ năng thề hiện sự hiểu biết, khá năng đáp
ứng nhu cầu cùa tồ chức trong thực hiện cơng việc, qua đó ngày càng nâng cao chất lượng cơng việc. Trong q trình làm việc địi hói kỹ năng tổ chức thực hiện công việc một cách khoa học và đáp ứng yêu cầu cùa mồi giai đoạn. Kỹ năng tồ chức công việc cúa viên chức khối hành chính được phân tích trên các khía cạnh sau đây.
335. Thứ nhắt, tồ chức thực hiện công việc theo các tiêu chuẩn chất lượng, quy
trình có sằn. Đa số các viên chức nhanh chóng hiểu về cơng việc được giao; xác định, thực hiện nhừng công việc cần ưu tiên đối với nhừng công việc thường xuyên đám nhận; 55,67% viên chức cập nhật các thay đồi trong chính sách, thu tục, triền khai cơng việc để thực hiện công việc hiệu quà hơn.
336. Thứ hai, linh hoạt trong việc tồ chức thực hiện công việc nhàm đám bào các
tiêu chí chất lượng đà thống nhất. 70,1% viên chức lên kế hoạch và theo dõi tiến độ công việc và tổ chức thực hiện, hồn thành cơng việc đáp ứng được yêu cầu cùa tồ chức; 59,79% viên chức chu động nhận diện nhừng vướng mắc trong tồ chức thực hiện công việc.
337. Thứ ba, tự điều chinh bán thân trong làm việc để đáp ứng tốt hơn nhu cầu
cua tồ chức, cơng dân. 29,9% viên chức có thề đề xuất nhừng phương án xứ lý đối 5
với nhừng vướng mắc trong tổ chức thực hiện công việc; 59,79% viên chức hiểu được tác động cua các quy định mới, chi đạo mới để đàm bao tiến độ và hiệu quả nhừng nhiệm vụ phức tạp.
338. Thứ tư, nhận biết trước và thích ứng với yêu cầu mới cua Phòng và cùa Trường. 70% viên chức xác định rõ nguồn lực bên trong và bên ngoài cần thiết đề hoàn thành tốt nhừng nhiệm vụ trọng yếu cua cơ quan, đơn vị; 29,9% viên chức dự đoán nhừng rào cán để đưa ra nhừng kế hoạch dự phòng đám bao được chất lượng kết quá đầu ra.
339. 2.2.2.5. về kỹ năng soạn tháo văn hãn
340. Kỹ năng soạn thảo văn bán thề hiện khả năng nắm vừng các quy định, cách
thức soạn thảo đám bào về mặt thể thức và nội dung hướng đến công việc cần giài quyết và mục tiêu cần đạt được, về tầm quan trọng, vãn bàn là phương tiện chuyển tái thông tin quan trọng trong thực thi công việc, là một trong nhừng căn cứ cốt yếu đề triển khai thực hiện công việc. Soạn thao vãn bán là kỹ năng quan trọng, đặc biệt đối với các viên chức khối hành chính tại Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh. Kỹ năng soạn thảo vãn bán cua viên chức khối hành chính tại Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh thể hiện qua các yếu tố sau.
341. Thứ nhất, nắm được các quy định về thể thức trình bày vãn bản cua nhà nước và nhừng quy định trình bày văn bàn riêng cùa trường. Hơn 90% viên chức khối hành chính nám được các quy định thể thức trình bày vãn bản hành chính theo hướng dẫn cua Bộ Nội vụ về thề thức và kỹ thuật trình bày vãn bán hành chính. 90% viên chức nắm được các quy định, quy trình, biểu mẫu đặc thù cùa trường và vận dụng tốt khi thực hiện công việc.
342. Thứ hai, hiểu rõ được tầm quan trọng cúa vãn bản đối với cơng việc trong
trường và có thể áp dụng nhừng kiến thức thực tế vào việc xây dựng các vãn ban. 343. 79,9% viên chức khối hành chính có thể soạn thảo được các văn bán đám
bào nội dung rõ ràng, truyền tái được thông tin, phù hợp với đối tượng nhắm tới; đa số các viên chức có thể nghiên cứu và áp dụng văn bản, chính sách mới cùa nhà trường vào xây dựng vãn bán trong công việc chuyên môn cùa mình
5 7
vãn ban.
Hầu hết các viên chức khối hành chính chù động rà sốt, điều chinh sai sót các loại
345. 2.3.3. Nguyên nhăn của những hạn chế
346. Thứ nhất, do chính sách, pháp luật cua Nhà nước cũng như nhà trường 347. Hiện nay, Nhà nước vẫn chưa có các chính sách hiệu qua về tuyển dụng, sứ
dụng viên chức cũng như các chính sách về phúc lợi, thúc đẩy, tạo động lực cho viên chức không ngừng nâng cao chất lượng bàn thân. Điều này đà anh hương không nho đến chất lượng cua đội ngũ viên chức khối hành chính do chưa thu hút được nhân tài, chảy máu chất xám, nhiều viên chức khơng thể tập trung gắn bó với