Tài liệu được chụp microfilm là một trong những yếu tố chi phối đến toàn bộ thiết kế của hệ thống chụp microfilm bảo hiểm do yếu tố này liên quan và quyết định đến rất nhiều công việc như: cách làm phẳng tài liệu, sắp xếp đúng trật tự tài liệu, xác định tỷ lệ chụp phim, định hướng ảnh chụp, xác định số lượng tài liệu trong một cuộn phim, xác định việc sử dụng các tiêu chụp, lập danh mục tài liệu trong một cuộn phim, cách thức chụp tài liệu, đặc biệt là cách thức kiểm soát mật độ đối với từng loại tài liệu để đạt được chất lượng như yêu cầu.
Bởi vậy, trước khi bắt đầu việc chụp microfilm, phải đánh giá đặc điểm và chất lượng của tài liệu để có hướng xử lý và quyết định đúng về các vấn đề liên quan. Các chú ý về tài liệu bao gồm:
- Kích thước, hình dáng và tình trạng vật lý của tài liệu; - Độ trắng và sự phản quang của giấy;
- Sự đồng nhất về độ tương phản; - Độ chắn sáng của giấy;
- Độ rõ của mực, cỡ và phông chữ; - Chiều rộng của các nét mảnh nhất. - Sự thấm mực sang trang sau;
- Các vết bẩn hoặc giấy bị ơxy hố (màu nâu); - Các biểu đồ, sơ đồ, tranh ảnh hoặc mực màu.
Mỗi sự kết hợp của các vấn đề trên sẽ đòi hỏi một chút khác nhau trong cách xử lý, kỹ thuật chụp tài liệu hoặc cả hai. Nếu không đánh giá đúng về tài
liệu, có thể quyết định sai trong việc xử lý như xác định sai tỷ lệ chụp phim, sử dụng sai tiêu chụp, đặt thiếu hoặc khơng đúng tiêu chụp, khơng kiểm sốt được mật độ thích hợp đối với tài liệu… dẫn đến chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm không đạt như mong muốn.