Những tài liệu đã được lựa chọn để lập bản sao microfilm bảo hiểm hầu hết là những tài liệu thuộc những phơng q, hiếm, có tần xuất khai thác sử dụng cao, được lựa chọn trong số nhiều phông tài liệu đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III (thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước)
Những tài liệu được lập bản sao microfilm bảo hiểm bao gồm:
- Mục lục 1 phông Phủ Thủ tướng (từ hồ sơ 878 đến hồ sơ 1877);
- Phơng Uỷ ban Kháng chiến Hành chính Nam Bộ (từ hồ sơ 01 đến hồ sơ 1163, trong đó có khoảng 100 hồ sơ khơng được lập bản sao microfilm bảo hiểm);
- Phông Hệ thống Cơng trình Tải điện 500KV Bắc Nam (từ hồ sơ 01 đến hồ sơ 1850).
Tài liệu của các phông trên đều đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Tài liệu của mỗi phơng có những đặc điểm riêng biệt:
- Tài liệu phông Phủ Thủ tướng, mục lục 1: thời gian của tài liệu tương đối lâu, vài chục năm về trước nên tình trạng vật lý của tài liệu khơng cịn tốt, một số tài liệu đã được tu bổ bồi nền. Chất liệu giấy rất đa dạng: giấy mỏng dạng poluya, giấy dày lẫn lộn. Không chỉ đa dạng về chất liệu giấy mà màu sắc của giấy cũng rất phong phú: từ nâu nhạt đến nâu đậm, đỏ, xanh, xám, rất
ít tài liệu có màu ngà trắng vì tài liệu được sản sinh từ lâu… Rất nhiều màu mực được sử dụng để ghi trên giấy: đen, tím, đỏ, xanh lúc mảnh và nhạt, lúc đen và đậm, gồm các kiểu chữ: đa phần là chữ đánh máy, ngồi ra có chữ viết tay. Kích cỡ tài liệu hầu hết là A4 và nhỏ hơn A4. Khối tài liệu này được lập bản sao microfilm bảo hiểm từ năm 2007 đến năm 2009.
- Tài liệu phông Uỷ ban Kháng chiến Hành chính Nam Bộ: tài liệu thuộc phơng này được hình thành từ hàng chục năm trước đây, chưa được tu bổ phục chế nên hầu hết tài liệu có tình trạng vật lý kém, rách nát, mờ nhoè, mất thông tin…. Màu sắc tài liệu đa số là ngà vàng, nâu nhạt đến nâu đậm. Kích cỡ từ A4 đến A3, nhiều tài liệu có kích cỡ rất nhỏ (chỉ bằng 1/8 – 1/4 của A4) xen kẽ với nhiều kiểu chữ viết: đánh máy, viết tay, in. Phông tài liệu này được lập bản sao bảo hiểm vào năm 2010. Có khoảng 100 hồ sơ khơng được lập bản sao microfilm bảo hiểm do tài liệu quá cũ nát, chưa được tu bổ, bồi nền; chưa được sắp xếp, đánh số tờ, các công việc thuộc về chỉnh lý tài liệu chưa được hoàn thiện.
- Tài liệu phơng Hệ thống Cơng trình Tải điện 500KV Bắc nam: tài liệu thuộc phơng này được hình thành trong thời gian gần đây hơn nên tình trạng vật lý tốt hơn, có nhiều tài liệu giấy trắng bên cạnh những tài liệu ngà vàng. Đặc biệt tài liệu trong phơng này bên cạnh tài liệu hành chính thơng thường cịn có rất nhiều các bản vẽ kỹ thuật và bản đồ với nhiều kích cỡ khác nhau, từ nhỏ hơn A4 đến lớn hơn A0. Đặc biệt các bản vẽ kỹ thuật được in rất mảnh với những ký tự nhỏ trên nền giấy ngà vàng kích cỡ A4 – A3, những bản vẽ khổ to hơn từ A2 đến lớn hơn A0 thường được vẽ bằng tay với các nét to đậm hơn. Có nhiều tài liệu phơtơ nên chất lượng nội dung kém, mờ nhoè, khó đọc. Đây là một phơng tài liệu lớn, chỉ tính riêng mục lục 1 của phơng đã bao gồm hơn 6000 hồ sơ. Mục lục 1 của phông này đã và đang được lập bản sao từ năm 2011 đến nay.
Đa số các tài liệu trong các phông này chưa được tháo chỉ, ghim, kẹp. Nhiều tài liệu ở dạng đóng quyển, dán hoặc dập ở góc hoặc ở lề trái của tài liệu. Thứ tự đánh số tờ của tài liệu không liên tục, nhiều tờ không được đánh số thứ tự hoặc bị đánh nhảy số, trật tự sắp xếp của tài liệu nhiều chỗ không đúng, số tờ thì liền mạch nhưng số trang lại bị đảo lộn, khiến cho nội dung thông tin trong một số văn bản bị lộn xộn, không đúng trật tự, dẫn đến thông tin về số lượng trang tài liệu ghi ở bìa hồ sơ và ghi ở mục lục kết thúc có thể
khơng chính xác. Điều này thể hiện chất lượng của việc chỉnh lý tài liệu chưa đảm bảo.