Thiết bị chụp microfilm là cơng cụ chính để chụp ảnh tài liệu lưu trữ lên microfilm. Bởi vậy, thiết bị chụp microfilm là một trong những yếu tố quan trọng, trực tiếp ảnh hưởng đến chất lượng của bản sao microfilm bảo hiểm.
Độ phân giải của microfilm bảo hiểm phụ thuộc chủ yếu vào khả năng phân giải của máy chụp, do vậy nếu máy chụp gặp vấn đề về khả năng phân giải, độ phân giải của microfilm có thể sẽ khơng đạt yêu cầu. Mật độ của microfilm cũng phụ thuộc rất nhiều vào sự cân bằng của hệ thống chiếu sáng, đầu máy và bàn chụp microfilm, nếu không đảm bảo được sự cân bằng này, bản sao microfilm bảo hiểm có thể sẽ gặp các vấn đề về mật độ.
Trên thực tế, khi kiểm tra chất lượng microfilm, nhiều sai sót, khiếm khuyết khác đã được phát hiện bên cạnh các vấn đề về độ phân giải và mật độ của phim đều có nguyên nhân bắt nguồn từ thiết bị chụp microfilm như: khn hình chồng lên nhau, khoảng cách giữa các khn hình khơng đều, hình ảnh bị mờ nhoè, các vết trầy xước, các vết mờ, v.v… có thể là các bộ phận bên trong thiết bị hỏng hóc, hoạt động sai chức năng, cũng có thể là do vấn đề vệ sinh các bộ phận tiếp xúc trực tiếp với phim của thiết bị chưa được đảm bảo.
Do vậy, thiết bị chụp microfilm cần được kiểm tra định kỳ, được bảo trì, bảo dưỡng, hiệu chỉnh, sửa chữa kịp thời và vệ sinh sạch sẽ để đảm bảo thiết bị ln hoạt động tốt. Bên cạnh đó, thiết bị cũng nên được lắp đặt ở nơi bằng phẳng, chắc chắn để thiết bị không bị dao động, mất cân bằng trong quá trình chụp phim. Một trong những khuyến cáo cần thiết nữa đối với máy chụp microfilm là máy nên được kết nối với thiết bị kiểm soát điện áp, thiết bị lưu điện, thiết bị tiếp đất để tránh những trường hợp điện áp tăng giảm đột ngột, các sự cố mất điện đột xuất, chập cháy thiết bị nếu xảy ra sét đánh khi đang chụp phim. Những trường hợp như vậy đều có thể là nguyên nhân ảnh hưởng đến chất lượng microfilm. Ngoài ra, thiết bị chụp phim cũng nên được lắp đặt ở trong phịng có máy điều hồ nhiệt độ và độ ẩm. Việc lắp đặt máy trong
phịng có điều hồ nhiệt độ và độ ẩm sẽ giúp cho việc bảo quản thiết bị được tốt hơn, tránh được nhiều hỏng hóc xảy ra với thiết bị, đặc biệt là đối với các thiết bị có các mảng mạch điện tử.