BẢO HIỂM TÀI LIỆU LƢU TRỮ Ở VIỆT NAM
2.1. Tình hình lập bản sao microfilm bảo hiểm
2.1.1. Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về lập bản sao microfilm bảo hiểm bảo hiểm
Việc ứng dụng công nghệ microfilm để lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ ở nước ta được nghiên cứu từ năm 2001. Học hỏi kinh nghiệm lập microfilm bảo hiểm từ Lưu trữ Quốc gia Singapore và dựa trên các tiêu chuẩn quốc tế về chụp, kiểm tra chất lượng microfilm, nước ta đã từng bước đào tạo cán bộ nghiệp vụ và xây dựng các quy định, quy trình và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lập bản sao microfilm bảo hiểm.
Các văn bản hướng dẫn chung về lập bản sao bảo hiểm, đó là:
- Cơng văn số 432/LTNN-NVTW ngày 29 tháng 8 năm 2003 của Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước) về phạm vi, đối tượng, phương thức bảo hiểm và tỷ lệ tài liệu lưu trữ cần bảo hiểm.
- Công văn số 129/VTLTNN-NVTW ngày 31/10/2003 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn xác định, lựa chọn và thống kê tài liệu lưu trữ thuộc diện bảo hiểm.
- Quyết định số 324/QĐ-VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Quy định về chuẩn thông in đầu vào và việc biên mục văn bản, tài liệu hành chính tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia.
- Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10 tháng 3 năm 2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ.
Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về lập bản sao microfilm bằng phương pháp chụp microfilm, đó là:
- Quy trình (tạm thời) lập phơng bảo hiểm trên microfilm halogen bạc, loại 35mm (đối với tài liệu lưu trữ trên nền giấy) (ban hành kèm theo Quyết
định số 71/QĐ-VTLTNN ngày 25 tháng 6 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước).
- Quy trình (tạm thời) lập bản sao bảo hiểm trên microfilm và bản sao sử dụng kỹ thuật số trên hệ thống thiết bị chụp-quét đa hệ (đối với tài liệu giấy) (ban hành kèm theo Quyết định số 417/QĐ-VTLTNN ngày 06 tháng 12 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước).
- Quy trình lập bản sao bảo hiểm trên microfilm đen trắng tráng bạc 35mm và bản sao sử dụng kỹ thuật số đối với tài liệu giấy bằng máy chụp/quét lưỡng hệ (ban hành kèm theo Quyết định số 30/QĐ-VTLTNN ngày 29 tháng 02 năm 2008 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, thay thế Quy trình (tạm thời) lập bản sao bảo hiểm trên microfilm và bản sao sử dụng kỹ thuật số trên hệ thống thiết bị chụp-quét đa hệ (đối với tài liệu giấy) được ban hành kèm theo Quyết định số 417/QĐ-VTLTNN ngày 06 tháng 12 năm 2005).
- Quy trình và Hướng dẫn thực hiện quy trình lập bản sao bảo hiểm bằng máy lưỡng hệ lưỡng hệ (ban hành kèm theo Quyết định số 35/QĐ- VTLTNN ngày 07 tháng 3 năm 2013 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, thay thế Quy trình lập bản sao bảo hiểm trên microfilm đen trắng tráng bạc 35mm và bản sao sử dụng kỹ thuật số đối với tài liệu giấy bằng máy chụp/quét lưỡng hệ được ban hành kèm theo Quyết định số 30/QĐ-VTLTNN ngày 29 tháng 02 năm 2008).
Sau một quá trình thực tiễn lập bản sao microfilm bảo hiểm, các quy trình và hướng dẫn nghiệp vụ có thay đổi. Tổng hợp lại hiện nay, việc lập bản sao microfilm bảo hiểm theo phương pháp chụp microfilm chủ yếu được thực hiện dựa vào các văn bản sau đây:
- Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10 tháng 3 năm 2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ. Hướng dẫn này có quy định lại mã các trung tâm lưu trữ quốc gia, trước đây mã các trung tâm lưu trữ quốc gia là 1, 2, 3 nay chuyển thành Q1, Q2, Q3. Mã trung tâm liên quan đến việc đặt tên cuộn phim.
- Quy trình và Hướng dẫn thực hiện quy trình lập bản sao bảo hiểm và bản sao sử dụng bằng máy chụp-quét lưỡng hệ (ban hành kèm theo Quyết định số 35/QĐ-VTLTNN ngày 07 tháng 3 năm 2013 của Cục Văn thư và Lưu
trữ Nhà nước). Quy trình này được áp dụng để lập bản sao microfilm theo phương pháp chụp microfilm bằng máy chụp-quét lưỡng hệ.
Những vấn đề nghiệp vụ quan trọng về lập bản sao microfilm bảo hiểm được quy định trong hệ thống văn bản trên gồm có:
- Hướng dẫn sắp xếp, làm phẳng tài liệu.
- Hướng dẫn làm mục lục hồ sơ được chụp trong một cuộn phim. - Hướng dẫn cách xác định số và ký hiệu cuộn phim.
- Hướng dẫn sử dụng các tiêu chụp trong một cuộn phim.
- Hướng dẫn trật tự chụp phim (thứ tự chụp phim các tiêu chụp, mục lục hồ sơ, bìa hồ sơ, các trang tài liệu trong một cuộn phim).
- Hướng dẫn chụp phim tài liệu hành chính và tài liệu khoa học kỹ thuật quá khổ.
- Hướng dẫn các bước thao tác, cài đặt các thông số kỹ thuật cần thiết để thực hiện chụp phim tài liệu và tráng rửa phim, quy định thời gian một cuộn phim cần được tráng rửa.
- Hướng dẫn cách chụp, tráng rửa và đo mật độ dải phim kiểm tra trước khi tráng rửa các cuộn phim, quy định mật độ đối với dải phim kiểm tra.
- Hướng dẫn cách làm sạch máy tráng rửa. - Hướng dẫn kiểm tra chất lượng microfilm:
+ Kiểm tra độ phân giải: cách thực hiện kiểm tra, quy định độ phân giải tối thiểu.
+ Kiểm tra mật độ: cách thực hiện kiểm tra, quy định mật độ dao động cho phép.
+ Kiểm tra hình ảnh: cách thực hiện kiểm tra, quy định tỷ lệ khn phim được phép sai sót và số mối nối trong một cuộn phim.
+ Kiểm tra độ dư thừa hoá chất trên phim: cách thực hiện kiểm tra, quy định thời gian thực hiện, quy định mức độ dư thừa hoá chất cho phép trên phim.
- Hướng dẫn chụp phim lại đối với những khn phim bị sai sót và cách nối phim, quy định số lượng khuôn phim cần chụp lại trước và sau
khn phim bị sai sót (Xem Phụ lục 2 - Quy trình lập bản sao microfilm bảo hiểm bằng máy lưỡng hệ).