14. Khuôn phim chồng lên nhau
3.1. Nhóm giải pháp về xây dựng, hoàn thiện các văn bản về lập bản sao bảo hiểm tài liệu lƣu trữ
bản sao bảo hiểm tài liệu lƣu trữ
3.1.2. Xây dựng tiêu chuẩn trong nước về lập bản sao microfilm bảo hiểm
Để nâng cao chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ, trước hết cần xác định được mục đích sản xuất bản sao bảo hiểm, sản xuất chỉ nhằm mục đích dự phịng hay vừa nhằm mục đích dự phịng, vừa nhân sao và sử dụng. Từ đó mới xác định yêu cầu về chất lượng của một bản sao microfilm bảo hiểm cần được tạo lập như thế nào. Trên cơ sở đó, hướng dẫn cách thực hiện để nhằm đạt được yêu cầu chất lượng đã đặt ra.
Chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm phụ thuộc vào phim sống, quá trình sản xuất (gồm: chuẩn bị tài liệu, chụp phim và tráng rửa phim) và cách thức kiểm tra phim. Do vậy, kiểm soát được tất cả các yếu tố này là kiểm sốt được chất lượng microfilm.
Quy trình và hướng dẫn thực hiện quy trình của nước ta mới chỉ nêu được các bước cơ bản để có thể sản xuất ra một cuộn phim bảo hiểm. Mục đích, yêu cầu về chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm chưa được xác định rõ ràng. Rất nhiều thuật ngữ chuyên mơn được sử dụng nhưng khơng được giải thích nên khi đọc hướng dẫn, khơng phải ai cũng có thể hiểu được và hiểu
một cách thống nhất. Hướng dẫn không đề cập đến các biến số ảnh hưởng đến chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm và cách thức để có thể kiểm sốt các biến số đó trong q trình chụp phim và tráng rửa phim. Hướng dẫn về cách thức kiểm tra phim còn sơ sài, chung chung, khiến cho người thực hiện nếu khơng phải là người trong nghề, đã có kinh nghiệm, sẽ khơng biết cách thực hiện như thế nào. Hướng dẫn không liệt kê và phân loại các khiếm khuyết để người kiểm tra có cơ sở loại bỏ hay khơng loại bỏ phim, v.v… Tất cả những điều này không chỉ là trở ngại cho những người đã và đang thực hiện công việc lập bản sao bảo hiểm mà cịn là vấn đề khó khăn đối với những ai mới bước vào nghề.
Vì vậy, để có thể kiểm sốt được các biến số có thể ảnh hưởng đến chất lượng microfilm bảo hiểm, cần thiết phải xây dựng tiêu chuẩn trong nước về công việc này. Việc xây dựng tiêu chuẩn vừa là một cách thống nhất về cách hiểu, thống nhất về mục đích, yêu cầu chất lượng và cách thức thực hiện các bước công việc để tạo lập ra một cuộn microfilm bảo hiểm đảm bảo được chất lượng đặt ra. Bên cạnh đó, việc xây dựng tiêu chuẩn cũng là cơ sở để quy định về giá trị pháp lý của bản sao microfilm khi được dùng để thay thế bản gốc, được pháp luật và xã hội thừa nhận sau này.
Việc xây dựng tiêu chuẩn trong nước cần tham khảo một số các tiêu chuẩn như: Tiêu chuẩn quốc tế ISO, đây là tiêu chuẩn quan trọng vì tiêu chuẩn của các nước hầu hết được xây dựng phù hợp với tiêu chuẩn quốc tế. Ngồi ra, có thể tham khảo Tiêu chuẩn Singapore, vì việc lập bản sao bảo hiểm ở nước ta được học tập nhiều từ Singapore, hơn nữa thực tế công việc lập bản sao microfilm bảo hiểm ở nước ta cũng có nhiều điểm tương đồng với Singapore nên việc áp dụng tiêu chuẩn của Singapore thuận lợi hơn. Bên cạnh đó, cũng có thể tham khảo Tiêu chuẩn của Mỹ, một trong những nước phát triển về lĩnh vực này sao cho phù hợp với tình hình thực tế trong nước, phù hợp với trình độ nhân lực, kỹ thuật sản xuất, tính chất, mục đích lập bản sao bảo hiểm ở nước ta.
Nội dung tiêu chuẩn trong nước cần phải quy định những vấn đề sau:
Mục đích: Tiêu chuẩn quy định các đặc điểm về chất lượng của microfilm tráng bạc thế hệ thứ nhất được tạo lập bằng máy chụp tĩnh và các phương pháp để đạt được, duy trì và đo mức độ chất lượng của sản phẩm.
Phạm vi: Tiêu chuẩn này không áp dụng đối với phim COM, vi phim màu và vi phim xử lý nhiệt.
* Thứ hai, nêu khái niệm các thuật ngữ trong lập bản sao microfilm bảo hiểm để thống nhất về cách hiểu:
Các thuật ngữ cần được nêu khái niệm (hoặc giải thích) có thể tham khảo ở Danh mục các thuật ngữ được sử dụng trong luận văn này (ở phần đầu luận văn).
* Thứ ba, xác định mục đích, yêu cầu của việc lập bản sao microfilm bảo hiểm:
Trước tiên, cần xác định rõ việc lập bản sao microfilm bảo hiểm ở nước ta chỉ mang tính dự phịng rủi ro, khơng có nhu cầu nhân sao để sử dụng. Chỉ sử dụng các bản sao microfim bảo hiểm này trong trường hợp đặc biệt vì các bản gốc sau khi được lập bản sao microfilm bảo hiểm sẽ không bị tiêu huỷ mà vẫn được bảo quản song song với bản sao microfilm bảo hiểm nên đơi khi vẫn có thể khai thác trên bản gốc. Trong trường hợp không nhân sao, chất lượng của bản sao microfim bảo hiểm (thế hệ thứ nhất) có thể xem xét ở mức độ thấp hơn so với mức độ chất lượng đối với bản sao microfilm bảo hiểm (thế hệ thứ nhất) phục vụ để nhân sao.
Bên cạnh đó cũng cần xác định rõ trình độ kỹ thuật, bảo trì máy móc và trình độ lập bản sao microfilm ở nước ta vẫn còn chưa tốt nên yêu cầu về mức độ chất lượng cần phải xem xét phù hợp so với tiêu chuẩn của quốc tế. Nếu đặt ra yêu cầu chất lượng cao mà tình hình kỹ thuật trong nước khơng đáp ứng được thì sản phẩm làm ra khơng có khả năng đạt được chất lượng như mong muốn.
Xác định được những vấn đề trên, các nội dung khác của tiêu chuẩn liên quan đến vấn đề chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm sẽ được xây dựng phù hợp.
Trên cơ sở xác định mục đích chụp phim và mục đích sử dụng phim cuối cùng, người ta sẽ phải tính tốn thiết kế tồn bộ hệ thống để nhằm cho ra sản phẩm cuối cùng đạt mục đích. Các vấn đề cần xem xét trong hệ thống bao gồm: loại phim, cỡ phim, tuổi thọ, mức độ chất lượng mong muốn, loại tài liệu, mật độ thích hợp, vị trí hình ảnh, tỷ lệ thu nhỏ, cách thức lập thư mục phim, đoạn đầu và cuối phim. Các yếu tố có liên quan đến nhau ở một mức độ nhất định, do vậy tồn bộ các yếu tố cần được tính tốn trước để sản phẩm đạt được chất lượng và mục đích như đã định.
* Thứ năm, quy định cụ thể về thiết bị và vật dụng đi kèm trong chụp phim và kiểm tra chất lượng phim:
- Thiết bị chụp phim (loại tĩnh) và các thiết bị, vật dụng đi kèm gồm: thiết bị đo độ phơi sáng, thiết bị đo mật độ phản chiếu, đèn máy chụp, thiết bị đo và kiểm soát điện áp, thiết bị tiếp địa, thiết bị lưu điện, biểu đồ kiểm tra độ phân giải, bảng trắng phản xạ, phim sống, điều kiện lắp đặt và bảo quản.
- Thiết bị tráng rửa và các thiết bị, vật dụng đi kèm gồm: thiết bị chụp dải phim kiểm tra (còn gọi là thiết bị đo độ nhạy sáng), thiết bị đo và kiểm soát điện áp, thiết bị tiếp địa, thiết bị lưu điện, băng dính chun dụng khơng thấm nước, thước đo độ dài phim, kính lúp có bảng đo, ánh sáng an toàn, dung dịch tráng rửa, dung dịch làm sạch máy tráng rửa, vải để làm sạch phim, điều kiện lắp đặt và bảo quản.
- Thiết bị và vật dụng đi kèm trong kiểm tra chất lượng phim và hoàn thiện phim, bao gồm: kính hiển vi, máy đo mật độ, bảng hiệu chỉnh mật độ, máy tua phim, hộp đèn, nguồn sáng phản chiếu, kính lúp, găng tay, thước đo hệ mét, thiết bị nối phim, điều kiện lắp đặt và bảo quản.
Ngồi ra, có thể đưa thêm vào tiêu chuẩn cả những thiết bị và vật dụng đi kèm sau sản xuất phim vì trong quá trình lập bản sao microfilm bảo hiểm, những vật dụng này ít nhiều liên quan đến chất lượng phim thành phẩm, bao gồm: hộp bảo quản phim, nhãn mác, keo dán, mực in, dây cao su, nút buộc và nút bấm, dải băng vinyl, băng dính nối phim.
* Thứ sáu, quy định tiêu chuẩn về chất lượng của một cuộn phim bảo hiểm:
Tiêu chuẩn về chất lượng của một cuộn phim bảo hiểm được đánh giá theo 4 tiêu chí: đảm bảo về độ phân giải tối thiểu, đảm bảo về mật độ theo yêu cầu đối với từng loại tài liệu, đảm bảo chất lượng hình ảnh ở một mức độ nhất định và đảm bảo lượng dư thừa hoá chất trên microfilm không được vượt quá quy định. Trong phần này, tiêu chuẩn sẽ giải thích rõ tại sao một cuộn microfilm phải đảm bảo được các tiêu chí trên và nêu rõ chỉ số mức độ chất lượng cụ thể của từng tiêu chí.
- Tiêu chí về mật độ: bảng mật độ, mật độ mờ nền, độ tương phản của phim, sự đồng đều về mật độ.
- Tiêu chí về độ phân giải: tỷ lệ thu nhỏ, độ phân giải, chỉ số chất lượng.
- Tiêu chí về hình ảnh: các đặc điểm vật lý, hố học (các vết xước, mép quăn, cạnh khía, vệt nước, chất nhuộm dư thừa…) và biên tập tài liệu (sự hoàn thiện, xác định tiêu chụp…).
- Tiêu chí về mức độ dư thừa hố chất trên phim.
* Thứ bảy, quy định các quy tắc thực hành và các yếu tố liên quan đến từng khâu công việc gồm: việc chuẩn bị tài liệu, chụp phim, tráng rửa phim, kiểm tra chất lượng phim, chụp lại và ghép nối phim.
- Chuẩn bị tài liệu: trật tự sắp xếp của tài liệu, bố trí tài liệu trên cuộn phim, xác định tài liệu hoặc hồ sơ bị thiếu, xác định và chèn các tiêu chụp, báo quyển, tháo bỏ ghim kẹp, tu sửa tài liệu, chất lượng tài liệu, kiểm tra tài liệu lần cuối.
- Chụp tài liệu: môi trường chụp (sự dao động, nguồn điện, độ ẩm tương đối, nhiệt độ, ánh sáng xung quanh, sự thơng gió), lắp đặt máy chụp (sự cân bằng ánh sáng, tỷ lệ thu nhỏ, xác định tiêu điểm, chiều sâu tiêu điểm, thiết lập chế độ phơi sáng, kiểm soát phơi sáng tự động, định dạng hình ảnh, khoảng cách giữa các hình ảnh, đoạn đầu, đoạn cuối phim, mã hố ảnh), tiến trình chụp phim (trình tự chụp phim, chụp tài liệu rời/đóng quyển/quá khổ, điều chỉnh mức độ phơi sáng theo tình trạng tài liệu, đặt tiêu chụp, kỹ thuật tính tốn thời gian chụp), ngun nhân các vấn đề về chất lượng (sự cân bằng ánh sáng của máy chụp, giới hạn của ống kính, tắc nghẽn đường dẫn phơi sáng, nguồn điện của máy chụp, đèn của máy chụp, sự khác nhau về độ nhạy
sáng của phim, sự đồng đều về độ phản chiếu của tài liệu, sự tiếp xúc của các bề mặt phản chiếu, ánh sáng phân tán, bóng đổ, sự phản chiếu, sự chuyển động của tài liệu trong quá trình phơi sáng, vết mờ do ánh sáng), kiểm sốt máy chụp (bảng tham chiếu, biểu đồ phân giải).
- Tráng rửa phim: tiến trình tráng rửa (hiện ảnh, hãm ảnh, rửa ảnh và sấy khơ), kiểm sốt nhiệt độ, tốc độ vận chuyển, chuyển động của dung dịch tráng rửa, mức độ bổ sung hố chất, ánh sáng an tồn), các chất hoá học trong máy tráng rửa (chất lượng nước, pha trộn hoá chất, bảo quản hoá chất, bổ sung hoá chất, thu hồi bạc), xem xét chất lượng (các vết nước, xước, hoá chất dư thừa), kiểm soát tráng rửa (dải phim kiểm tra, biểu đồ kiểm soát máy tráng rửa, vệ sinh máy tráng rửa), xử lý sau tráng rửa (xử lý hoá chất dư thừa, chất nhựa dẻo, chụp và tráng rửa lại phim).
- Kiểm tra chất lượng phim: kỹ thuật kiểm tra (độ phân giải, mật độ, hình ảnh, độ dư thừa hố chất), các loại sai sót/khiếm khuyết (về hình ảnh, vật lý, hố học, biên tập), đánh giá chủ quan của người kiểm tra, dạng thức ký tự, kiểm tra thực tế.
- Chụp lại phim: kiểm tra phần phim phải chụp lại, loại phim phù hợp, tỷ lệ thu nhỏ phù hợp, hình dạng phù hợp, mật độ phù hợp, vị trí.
- Ghép nối phim: ảnh hưởng của mối nối, số lượng các mối nối, kích thước mối nối, các vấn đề về pháp lý.
Tiêu chuẩn trong nước không chỉ được sử dụng như một bản cẩm nang thực hiện công việc lập bản sao microfilm bảo hiểm, giúp người thực hiện lập bản sao bảo hiểm có thể hiểu được tồn bộ q trình sản xuất ra bản sao microfilm bảo hiểm như thế nào; yêu cầu cụ thể của từng cơng việc trong q trình sản xuất ra sao; nắm được ý nghĩa, nội dung, cách thức thực hiện cụ thể công việc; cách thức kiểm soát được các biến số ảnh hưởng đến chất lượng của bản sao microfilm bảo hiểm v.v… mà cịn là một cơng cụ hữu hiệu đối với những người thực hiện việc bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị khi xem xét các yếu tố liên quan đến chất lượng sản phẩm, các nguyên nhân gây ra các sai sót/khiếm khuyết trên phim, để từ đó có hướng sửa chữa, hiệu chỉnh thiết bị một cách hợp lý.
Việc xây dựng tiêu chuẩn là việc cần thiết nhưng cần nhiều thời gian để nghiên cứu và xây dựng. Vì vậy, trước mắt để có cơ sở cho người kiểm tra có thể thực hiện tốt việc kiểm tra chất lượng phim, cần bổ sung vào hướng dẫn thực hiện quy trình lập bản sao bảo hiểm những nội dung sau:
- Bổ sung hướng dẫn thực hiện kiểm tra chất lượng phim:
+ Các thao tác tiến hành kiểm tra độ phân giải, mật độ và hình ảnh; + Cách thức đánh giá chất lượng dựa trên loại và mức độ nghiêm trọng của khiếm khuyết.
Cụ thể, trong hướng dẫn thực hiện quy trình hiện thời nêu cách kiểm tra độ phân giải như sau: “dùng kính hiển vi soi vào biểu đồ phân giải ở đầu và cuối cuộn phim tại 5 điểm: điểm chính giữa và 4 góc để xem độ phân giải của cuộn phim. Chỉ số phân giải tối thiểu của cuộn phim phải đạt được như sau: tương ứng với khổ A3, yêu cầu tối thiểu về độ phân giải là 8.0; tương ứng với khổ A2, yêu cầu tối thiểu về độ phân giải là 6.3; tương ứng với khổ A1, yêu cầu tối thiểu về độ phân giải là 5.0 và tương ứng với khổ A0, yêu cầu độ phân giải tối thiểu là 4.0”. Tuy nhiên làm thế nào để xác định được độ phân giải cuối cùng của máy chụp trong khi mỗi biểu đồ phân giải có 5 mẫu (giữa và 4 góc), 5 chỉ số này có thể cho kết quả khác nhau, vậy lấy chỉ số nào để làm chỉ số cuối cùng để đánh giá một cuộn microfilm đạt hay không đạt về độ phân giải? điều này chưa được hướng dẫn cụ thể. Do vậy, hướng dẫn cần bổ sung một cách chi tiết hơn về vấn đề này.
Về phần kiểm tra hình ảnh, hướng dẫn nêu: “dùng thiết bị kiểm tra hình ảnh để kiểm tra từng khuôn phim để phát hiện các sai sót/khiếm khuyết về hình ảnh như: lỗi tiêu chụp, lỗi đánh số khn phim, ảnh có vết mờ, phim có vết xước, khn hình lệch… Số khn phim bị sai sót/khiếm khuyết đó khơng được vượt quá 20% của tổng số khn phim có trong một cuộn phim…” . Nếu khơng có danh mục các loại khiếm khuyết và phân loại khiếm khuyết, người kiểm tra không thể xác định loại khiếm khuyết nào cần bị loại bỏ. Theo lý thuyết, những khiếm khuyết lớn/nghiêm trọng mới cần loại bỏ, còn khiếm khuyết nhỏ/khơng nghiêm trọng thì khơng cần loại bỏ. Bởi vậy để thực hiện tốt việc kiểm tra hình ảnh, cần bổ sung bảng các loại khiếm khuyết và phân loại khiếm khuyết trên cơ sở những loại khiếm khuyết làm ảnh hưởng đến khả năng rõ ràng, dễ đọc thuộc loại khiếm khuyết lớn/nghiêm trọng và ngược lại
những khiếm khuyết không làm ảnh hưởng đến khả năng rõ ràng, dễ đọc thuộc loại khiếm khuyết nhỏ hoặc không nghiêm trọng. Cần quy định rõ những khiếm khuyết lớn/nghiêm trọng không được vượt quá 20% tổng số