2.1.1. Tạo lập tài liệu số
2.1.1.2. Số hoá tài liệu
Số hoá tài liệu là một trong những phương thức cơ bản, được sử dụng rộng rãi trong các cơ quan TT-TV để tạo lập TLS nhanh chóng và hiệu quả.
a/ Thực thi các quy định về bản quyền
Để tiến hành số hóa tài liệu TV TQB rất quan tâm đến vấn đề bản quyền tài liệu. Vì vậy, TV TQB đã nghiên cứu kỹ và thực hiện theo đúng các quy định về bản quyền [1] và [14]. Do chỉ số hoá luận án, luận văn đã được sự đồng ý của tác giả, chỉ phục vụ trong giới hạn phạm vi Trường ĐHBK HN nhằm mục đích phục vụ học tập, nghiên cứu. Cụ thể trong giấy biên nhận luận văn, luận án có mục TV TQB xin
phép tác giả được sử dụng tài liệu này: “Thư viện sẽ sử dụng các tài liệu này phục vụ cho mục đích học tập và nghiên cứu”. Do đó, TV TQB khơng vi phạm bản quyền.
b/ Phương thức tạo lập TLS
Hiện nay, có ba phương tức tạo lập TLS được sử dụng rộng rãi là: - Tạo lập TLS thông qua xử lý các file văn bản
- Số hoá bằng máy Scanner
- Tạo các file TLS dạng đa phương tiện (các phim khoa học)
TV TQB đang tạo lập TLS theo hai phương thức là tạo lập TLS thông qua xử lý các file văn bản và số hoá bằng máy scanner. Tuy nhiên, trong hai phương thức trên TV TQB chủ yếu sử dụng phương thức thứ nhất.
b1/ Phương thức thứ nhất: Tạo lập TLS thông qua xử lý các file văn bản
Các luận án, luận văn khi làm hồ sơ bảo vệ phải nộp về thư viện Trường nên TV TQB tận dụng tối đa nguồn dữ liệu sẵn có này. Theo quy định khi nộp luận án, luận văn ngoài 01 bản in phải kèm theo file điện tử dạng word ghi trên 01 đĩa CD- ROM. Do vậy, BSTS luận án, luận văn TV TQB chỉ cần tiến hành chuyển dạng file.
Quá trình chuyển đổi dữ liệu thực hiện theo quy trình sau:
- Khi nhận luận văn, luận án cán bộ Phịng Xử lý Thơng tin đã kiểm tra và đảm bảo đĩa theo đúng yêu cầu: các tiêu đề nằm trên đầu trang, thống nhất về font văn bản và kiểu chữ.
- Sau khi đĩa được giao về Phịng Cơng nghệ Thư viện Điện tử cán bộ thuộc Phòng này sẽ kiểm tra lại và tiến hành chuyển đổi dữ liệu
+ Chuyển đổi từ file word sang PDF;
+ Tạo Bookmark cho tài liệu – tạo mục lục, chương, phần, trang sách, hình ảnh minh hoạ, phụ lục,... giúp người dùng dễ dàng di chuyển đến các thành phần của tài liệu;
+ Lưu trữ dữ liệu và tiến hành mô tả tài liệu theo các trường biên mục Dublin core.
b2/ Phương thức thứ hai: Số hoá bằng máy scanner
Đối với các luận văn, luận án chưa có bản mềm TV TQB tiến hành số hóa tài liệu sau đó tạo bookmark cho tài liệu (quy trình tạo bookmark như tạo bookmark đối với quy trình xử lý file văn bản trên), mô tả và lưu trữ dữ liệu. Hiện nay, hoạt động số hóa tại TV TQB mới chỉ tiến hành thí điểm ở một số luận văn chưa có file mềm. Do chính sách của Nhà trường và TV TQB ưu tiên chuyển dạng file các luận văn, luận án đã có file mềm sau đó mới đến những tài liệu khác nên số lượng luận văn, luận án số hố bằng máy scanner cịn rất ít.
- Quy định số hoá tài liệu tại TV TQB
Trước khi tiến hành số hoá tài liệu TV TQB đã nghiên cứu, xem xét một số quy định ở các cơ quan TT-TV khác và các tiêu chí được nhiều hội nghị, hội thảo về TLS đưa ra. Sau đây là một số câu hỏi, quy định số hố và các tiêu chí để làm căn cứ lựa chọn tài liệu số hóa tại TV TQB:
+ Một số câu hỏi như sau:
Tài liệu nào cần số hoá?
Số lượng số hoá là bao nhiêu?
Bản quyền tài liệu thuộc về ai?
Số hoá bằng cách nào?
Định dạng sản phẩm đầu ra là gì? (ảnh/văn bản)
- Một số tiêu chí làm căn cứ lựa chọn tài liệu số hóa tại TV TQB gồm: + Tiêu chí bản quyền tác giả
TV TQB đã xin phép tác giả trước khi số hóa luận án, luận văn đưa lên Website TVS, chỉ sử dụng các tài liệu này trong phạm vi dải IP Trường ĐHBK HN, khơng nhằm mục đích thương mại hay làm ảnh hưởng tới quyền tác giả do đó khơng vi phạm bản quyền. Về tiêu chí bản quyền trong số hố tài liệu TV TQB đã cân nhắc kỹ và đảm bảo thực hiện theo đúng các văn bản về bản quyền, đảm bảo quyền lợi cho người dùng tin, khơng ảnh hưởng tới lợi ích của tác giả.
+ Theo tiêu chí nhóm người dùng TVTQB xác định mức độ ưu tiên phục vụ: * Cán bộ lãnh đạo;
* Giảng viên, cán bộ nghiên cứu; * Học viên cao học, nghiên cứu sinh * Sinh viên;
+ Theo tiêu chí nội dung tài liệu: Trên cơ sở xác định người dùng tin là cán bộ lãnh đạo, giảng viên, học viên nên TV TQB lựa chọn luận án, luận văn là nguồn tài liệu nội sinh có giá trị phục vụ mục đích giảng dạy, nghiên cứu khoa học và học tập trong tồn Trường.
+ Theo tiêu chí điều kiện bảo quản hiện tại: ưu tiên các tài liệu nội sinh cần bảo quản lâu dài.
+ Theo tiêu chí các loại tài liệu đặc biệt: Tài liệu độc bản, tài liệu quý hiếm, thời gian xuất bản (luận án Tiến sỹ, tài liệu cổ,...) Đối với TV TQB luận án, luận văn là tài liệu có giá trị khoa học cao, độc bản, tài liệu nội sinh giá trị mà chỉ có riêng Trường ĐHBK HN có. Do đó, đây được coi là tài liệu ưu tiên hàng đầu để tiến hành số hóa [tr.27, 12]
- Quy trình số hố tài liệu bằng máy scanner gồm ba bước như sau:
+ Bước 1: lựa chọn tài liệu để số hoá + Bước 2: quét tài liệu và xử lý kỹ thuật; + Bước 3: lưu trữ các file dữ liệu đầu ra.
+ Bước 1: Lựa chọn tài liệu để số hoá
Đây là công việc đầu tiên và rất quan trọng trong quy trình số hố tài liệu quyết định tới nội dung, chất lượng BSTS được xây dựng. Số hoá tài liệu tốn kém rất nhiều thời gian, cơng sức, kinh phí do đó TV TQB khơng thể số hố tất cả các tài liệu trong kho. Lựa chọn tài liệu để số hoá phải quan tâm tới một số tiêu chí số hố và chính sách của TV TQB. TV TQB đã xem xét và kết hợp giữa các tiêu chí trong quy định số hoá tài liệu để chọn một số luận án, luận văn từ năm 2008 trở về trước khơng có bản mềm để số hố. Tuy nhiên, trong thời gian qua TV TQB mới chỉ tiến hành số hóa thử nghiệm được khoảng 50 tài liệu.
+ Bước 2: Quét ảnh và xử lý kỹ thuật
- Tiến hành quét ảnh. Tạo ảnh gốc lưu dưới dạng file .TIEF trên đĩa CD- ROM để lưu trữ, bảo quản. Tạo file phái sinh từ file gốc dùng để xử lý và đưa lên Webserver và phổ biến trên Internet. Cần lưu ý khi quét ảnh để đảm bảo màu sắc của ảnh tốt nhất.
- Xử lý các file PDF và file ảnh sau khi scan.
+ Bước 3: Lưu trữ các file dữ liệu đầu ra
Sau khi hoàn thiện các thao tác kỹ thuật tạo ra các file PDF, lưu trữ những file này trên server, ổ cứng và xuất ra đĩa CD-ROM để lưu trữ lâu dài.