2.1.4.1. Lưu trữ tài liệu số
a/ Phương tiện lưu trữ TLS
- Hiện nay, TLS tại TV TQB được lưu trữ trên một số phương tiện như: + Lưu trữ trên một ổ cứng riêng biệt
+ Lưu trên đĩa DVD
+ Lưu trữ dưới dạng CD-ROM cất giữ trong các tủ đựng đĩa + Lưu trên các băng casset, đĩa mềm
+ Lưu trong ổ cứng của máy chủ
b/ Chính sách lưu trữ
- Các yêu cầu đối với lưu trữ TLS tại TV TQB:
+ Chỉ sử dụng đĩa CD-ROM đĩa ghi một lần không sử dụng đĩa ghi xoá nhiều lần
+ Yêu cầu chỉ cán bộ Phịng Cơng nghệ Thư viện Điện tử, những người được giao nhiệm vụ có quyền vào kho lưu trữ đĩa
+ Chỉ Phó Giám đốc; Trưởng, Phó phịng Cơng nghệ Thư viện Điện tử mới được quyền ra vào khu vực đặt máy chủ, quản lý và chịu trách nhiệm với phần mềm, máy chủ, ổ lưu trữ dữ liệu quan trọng.
+ Sao lưu dự phòng tất cả các đĩa quang sau 5 năm. 2.1.4.2. Bảo quản tài liệu số
Bảo quản TLS là một quy trình quan trọng có vai trị quyết định đến khả năng truy cập lâu dài và tính bền vững của tài liệu. Các TLS phải được lưu trữ, bảo quản để đảm bảo có thể sử dụng lâu dài, phục vụ cho nhu cầu tin của người dùng tin. Trong phạm vi luận văn này bảo quản TLS là một loạt hoạt động quản lý cần thiết để đảm bảo việc truy cập liên tục tới TLS cho đến khi còn cần thiết.
a/ Các yêu cầu và biện pháp bảo quản TLS tại TV TQB
TV TQB đưa ra các yêu cầu và biện pháp nhằm bảo quản TLS như sau:
a1/ Các yêu cầu bảo quản TLS tại TVTQB
Thứ nhất: Về điều kiện bảo quản TLS
- TLS được bảo quản ở mơi trường thích hợp, cụ thể là:
+ TLS được bảo quản trong nhiệt độ thích hợp khoảng 20° C, độ ẩm khoảng 40%. Cán bộ thư viện không được phép, không tự ý thay đổi điều hoà nhiệt độ, chỉnh nhiệt độ đột ngột quá cao hoặc quá thấp. Trong phòng bảo quản TLS được trang bị máy điều hồ nhiệt độ, ln đảm bảo giữ nhiệt độ, độ ẩm thích hợp. Cần tránh sự thay đổi bất thường về nhiệt độ, độ ẩm, tránh bụi,.. Hiện nay, TLS tại TV TQB được lưu trữ và bảo quản ở 02 phòng: 01 phòng cho hệ thống máy chủ, phần mềm TVS và 01 phòng lưu trữ đĩa CD-ROM, DVD.
+ Đĩa được bảo quản trong các hộp có thể chống cháy nổ, nước, ẩm,.. Các đĩa được phân chia theo năm. Đĩa từ năm 2006 trở về trước được sắp xếp theo trật tự từ nhỏ đến lớn, từ 1 – n nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ thư viện có thể tìm kiếm nhanh chóng phục vụ nhu cầu tin của người dùng tin. Đĩa từ năm 2007 đến nay được sắp xếp theo trật tự tăng dần của barcode đĩa (trùng với barcode tài liệu).
+ Hộp, tủ đựng đĩa làm bằng Inox của Hoà Phát đảm bảo cho bảo quản đĩa tốt nhất.
+ Ánh sáng: Ánh sáng là một trong những tác nhân gây hại tới tuổi thọ TLS. Do vậy, TV TQB sắp xếp các đĩa CD-ROM vào trong những tủ đĩa và được đặt vào
trong phòng bảo quản đĩa. Các phịng này được trang bị kính chắn ánh sáng, tường được sơn màu vàng nhạt. TLS luôn được xếp vào nơi khô ráo, không gần cửa sổ nên tránh ánh nắng trực tiếp gây hại tới tài liệu. Bóng đèn huỳnh quang gây hư hại tới các đĩa CD-ROM, DVD tuy nhiên do được đặt trong các tủ đĩa có ngăn kéo do đó hạn chế hư hại.
+ Thường xuyên có nhân viên vệ sinh làm vệ sinh sạch sẽ khu vực lưu trữ bảo quản TLS nên hạn chế tối đa tác hại của bụi, chuột, gián gây hại tới TLS.
+ Cán bộ thư viện không được mang đồ ăn, nước uống, không hút thuốc trong khu vực lưu trữ TLS
+ Những người khơng có nhiệm vụ khơng được đến khu vực lưu trữ đĩa.
Thứ hai: Yêu cầu sử dụng TLS theo đúng quy định, đúng cách
- Các quy định khi sử dụng TLS như sau: + Không chạm vào mặt chứa dữ liệu.
+ Không để đĩa trong ổ sau khi sử dụng. Bạn đọc sử dụng đĩa xong phải mang trả tại quầy thủ thư.
+ Sử dụng phương tiện ghi 1 lần thay cho phương tiện ghi xóa nhiều lần + Sau khi bạn đọc sử dụng xong cán bộ thư viện phải đặt đĩa ngay vào hộp và cất vào kho lưu trữ.
+ Đặt chế độ bảo vệ cho máy tính tại phịng đa phương tiện khi bạn đọc sử dụng đĩa CD-ROM, DVD hạn chế virut xâm nhập gây hư hại đĩa, ví dụ: cài đặt phần mềm Deep Frezz.
+ Sáng thứ 6 hàng tuần tiến hành kiểm tra định kỳ hệ thống máy tính, định kỳ thổi bụi, vệ sinh chuột, bàn phím, quạt gió cho máy tính.
+ Định kỳ hàng tuần phải làm vệ sinh sạch sẽ khu vực lưu trữ TLS.
Thứ ba: Yêu cầu đối với cán bộ và người dùng tin
- Đối với các cán bộ thư viện:
+ TV TQB yêu cầu các cán bộ thư viện phải nâng cao ý thức trách nhiệm trong quá trình nhận, xử lý, quản lý và bảo quản TLS.
+ Yêu cầu phải thực hiện nghiêm túc, đảm bảo công tác bảo quản trong các khâu từ xử lý, phục vụ đến lưu trữ.
- Đối với người dùng tin:
+ Người dùng tin phải tham dự các lớp tập huấn sử dụng thư viện và được cấp tài khoản, thẻ thư viện.
+ Yêu cầu thực hiện đầy đủ những quy định sử dụng TLS tại phịng đa phương tiện.
+ Khơng tự ý cài đặt các phần mềm, sử dụng USB khi chưa xin phép và được phép của cán bộ quản lý phòng đa phương tiện.
a2/ Các biện pháp bảo quản TLS tại TV TQB
Thứ nhất: Sao lưu dữ liệu (backup data)
- Backup dữ liệu thường xuyên bằng cách thiết lập một hệ thống dự phòng để sao lưu thường xuyên các tệp tin trên máy tính sang đĩa CD, DVD hoặc sao sang một ổ cứng khác. Sao chép các tệp tin máy tính ra nhiều bản và lưu các bản sao ở nhiều nơi khác nhau. TV TQB đã tiến hành sao lưu dữ liệu nhằm tạo nhiều bản copy khác của tài liệu gốc, lưu trữ bản copy trên nhiều phương tiện khác nhau như đĩa CD-ROM, ổ cứng, máy chủ,...
- Copy (sao chụp) lại dữ liệu sang hệ thống hoặc phương tiện mang tin mới hơn. TV TQB thực hiện điều này khi phần mềm hoặc phần cứng cần thiết cho việc đọc dữ liệu khơng cịn được sử dụng hoặc chúng khơng có khả năng hiểu format của dữ liệu, tức là chuyển đổi những đĩa cũ sang định dạng mới khi cần tuy nhiên triển khai chỉ được số lượng ít. Ví dụ: những đĩa mềm hiện nay khơng đọc được thì cần tiến hành chuyển dữ liệu sang đĩa CD-ROM hoặc DVD.
Thứ hai: Thiết lập cơ chế “Quản trị quyền”
Cơ chế vừa đảm bảo bản quyền và có thể khai thác TLS có thể gọi là: “Quản trị quyền”. Quản trị quyền được thực hiện bằng các cách sau:
- Theo dõi việc sử dụng tài liệu trên mạng thông qua thống kê số người truy cập, số lượt dowload, quản lý qua account, IP.
- Chỉ cho phép số lượng truy cập đồng thời có giới hạn - Khơng được sao, in đĩa khi chưa xin phép
- Cài đặt phần mềm diệt virut hữu hiệu, bảo vệ tốt nội dung tài liệu