2.1.2.1. Biên mục tài liệu số
TV TQB đã lựa chọn sử dụng chuẩn Dublin core để biên mục TLS. Dublin core gồm có 15 yếu tố (xem phụ lục 2).
Để tiến hành xử lý TLS cán bộ thư viện cần phải được cấp phép và đăng nhập vào Website TVS của TVTQB. Quy trình biên mục TLS tại TV TQB được tiến hành như sau:
1. Truy cập vào trang web http://dlib.hut.edu.vn sau đó vào mục Đăng nhập để vào trang cá nhân
Hình 2.1: Đăng nhập vào trang cá nhân trên Website TVS
- Nhập địa chỉ thư điện tử và mật khẩu
2. Để biên mục một TLS mới ta vào các đơn vị và BST, chọn BST bao qt tài liệu đó, ví dụ: biên mục sách điện tử ta vào BST Sách điện tử - Ebook.
Hình 2.2: Vào các BST trên Website TVS
- Vào phần Sách điện tử (Ebook).
Hình 2.3: Lựa chọn một BST sách điện tử trên Website TVS
Trong phần trang chủ của BST, chọn Sách điện tử (Ebook) rồi nhấn Submit to This Collection.
Hình 2.4: Chọn submit to this colection trong biên mục TLS
Trong mục Submit: Describe this Item, chọn The item has been published or publicly distributed before nghĩa là tài liệu này đã được xuất bản hoặc công bố trước đây rồi nhấn Next.
Hình 2.5: Chọn The item has been published or publicly distributed before
Xuất hiện một Form để ta biên mục, lần lượt điền các thơng tin theo thứ tự:
Hình 2.6: Form biên mục TLS tên Website TVS
Điền tên tác giả, nhan đề tài liệu, năm xuất bản của tài liệu, tên nhà xuất bản, ISBN nếu có, nếu sách có từ hai ISBN trở lên ta nhấn vào Add more rồi thêm ISBN.
+ Mục Type, ta chọn loại hình tài liệu phù hợp, ví dụ ở đây ta chọn Book
Hình 2.8: Lựa chọn loại hình tài liệu biên mục
+ Mục language: nếu là tiếng Việt ta chọn Vietnamese, là tiếng Anh chọn English,... và chọn các ngôn ngữ khác cho phù hợp với ngôn ngữ tài liệu.
Hình 2.9: Lựa chọn ngơn ngữ biên mục TLS
Sau khi điền xong các thông tin, ta nhấn Next, tiếp tục điền một số thông tin để hồn thiện q trình biên mục.
+ Mục Subject Keywords: Ta điền vào đề mục chủ đề, nếu là từ khoá tiếng Anh ta sẽ dịch sang tiếng Việt ở ô bên cạnh. Để thêm đề mục chủ đề ta nhấn Add more.
+ Mục Abstract: nếu có tóm tắt ta điền phần tóm tắt nội dung tài liệu vào. Sau khi điền xong các thông tin, ta nhấn Next để chuyển sang bước 4 để đính kèm file
Hình 2.11: Phần Upload tài liệu trong biên mục TLS
Trong mục Document File, ta tìm tới file đính kèm của tài liệu rồi nhấn Next. Hệ thống sẽ thông báo File đã tải thành cơng ta nhấn Next
Hình 2.12: Thơng báo upload tài liệu đã thành công
Hệ thống sẽ hiển thị các thông tin ta đã thực hiện từ ban đầu, nếu cần chỉnh sửa mục nào ta vào mục đó chỉnh sửa lại bằng cách nhấn vào Correct one of these
Hình 2.13: Hiển thị và có thể chỉnh sửa những phần vừa biên mục xong
+ Nếu không chỉnh sửa ta nhấn Next để chuyển bước tiếp theo
Hình 2.14: Đồng ý với chính sách và hồn tất q trình biên mục TLS
+ Nhấn I Grant the License để đưa tài liệu lên CSDL của hệ thống. Việc biên mục hoàn tất.
2.1.2.2. Phân loại tài liệu số
Trong quá trình biên mục chưa có phần thơng tin để định ký hiệu phân loại cho tài liệu, để định ký hiệu phân loại cho tài liệu ta làm như sau :
Hình 2.15: Lựa chọn các đơn vị và bộ sưu tập tại cửa sổ thông báo
Trong phần các Đơn vị và bộ sưu tập, chọn sách điện tử (Ebook)
Hình 2.16: Lựa chọn BST chứa tài liệu vừa được biên mục
Trong mục Sách điện tử: bên phần Các đăng ký mới, chọn tài liệu ta mới biên mục ví dụ cuốn Computation Chemistry
Hình 2.17: Trong phần các đăng ký mới lựa chọn tên tài liệu vừa biên mục
Hình 2.18: Trong biểu ghi mới chọn phần chỉnh sửa
Trong mục Edit Item ở phía dưới cùng ta thêm trường kí hiệu phân loại bằng cách chọn mục dc.subject.lcc rồi nhấn Add.
Hình 2.19: Chọn và thêm ký hiệu phân loại
Quy trình phân loại TLS gồm: phân tích và xác định nội dung tài liệu, xác định vị trí mơn loại trong bảng phân loại, định ký hiệu phân loại cho tài liệu, ghi ký hiệu phân loại.
Các yếu tố để phân tích và xác định nội dung tài liệu gồm: trang bìa, trang tên sách, lời nói đầu, mục lục, danh mục tài liệu tham khảo, tóm tắt,...
Xác định ký hiệu phân loại cho nội dung tài liệu trong bảng phân loại chính là xác định chủ đề chính của tài liệu thuộc lớp nào, đề mục nào, tìm đến đề mục chi tiết cần thiết.
Điền ký hiệu phân loại: Xuất hiện trường ký hiệu phân loại, ta điền ký hiệu phân loại vào rồi nhấn Update
Hình 2.20: Điền và update ký hiệu phân loại
Như vậy, quy trình xử lý TLS đã hồn thành.
2.1.3. Tổ chức các bộ sưu tập số
Hiện nay, các TLS của TV TQB được đưa lên Website TVS và tổ chức thành 3 BST chính là: 1/ Bài giảng và giáo trình điện tử; 2/ Luận văn, luận án; 3/ Sách điện tử.
Dữ liệu của các BST này đều sử dụng 15 yếu tố của Dublin core để mơ tả. Do đó, cấu trúc dữ liệu của 03 BST chính là cấu trúc dữ liệu theo Dublin core. Chúng cịn phục vụ cho tìm kiếm TLS theo 15 yếu tố của Dublin core. Tuy nhiên, để phục vụ cho tìm kiếm thơng tin nhanh chóng, chính xác TV TQB chỉ chọn lựa và cho phép hiển thị, tìm kiếm TLS trên Website TVS theo một số yếu tố đó là: tên tài liệu, ngày xuất bản, phát hành, tên tác giả, trật tự vần chữ cái tên tài liệu, từ khố. Dưới đây xem xét từng BST đó.
2.1.3.1. Bài giảng và giáo trình điện tử
BST Bài giảng và giáo trình điện tử gồm các bài giảng do giảng viên trong Trường ĐHBK HN viết và nộp về TV TQB. Hiện nay, có khoảng 200 bài giảng và giáo trình điện tử được đưa lên Website TVS. Các bài giảng và giáo trình điện tử được phân chia theo các chuyên ngành, trong từng chuyên ngành tài liệu lại được sắp xếp theo trật tự vần chữ cái tên tài liệu. Ví dụ: giáo trình kỹ thuật phân tích vật lý, bài giảng thiết kế tàu thủy, bài giảng kết cấu tàu, cơ học thủy khí ứng dụng,…
Người dùng tin có thể chọn BST bài giảng và giáo trình điện tử sau đó tìm kiếm theo từ khoá, trật tự vần chữ cái tên tài liệu, tác giả, ngày xuất bản phát hành.
2.1.3.2 Luận văn, luận án
BST luận văn, luận án bao gồm các luận văn, luận án được bảo vệ tại Trường ĐHBK HN qua các năm. Luận văn, luận án được sắp xếp theo trật tự vần chữ cái tên tài liệu. Ngồi ra, BST này cịn có thể tìm kiếm theo tên tác giả, tên tài liệu, năm bảo vệ, từ khoá.
2.1.3.3 Sách điện tử
BST sách điện tử gồm một số sách có được từ nguồn mua và một số từ biếu tặng. Chúng được sắp xếp và có thể tìm kiếm theo từ khố, tên tài liệu, tên tác giả, năm xuất bản.
2.1.4. Lưu trữ và bảo quản tài liệu số
2.1.4.1. Lưu trữ tài liệu số
a/ Phương tiện lưu trữ TLS
- Hiện nay, TLS tại TV TQB được lưu trữ trên một số phương tiện như: + Lưu trữ trên một ổ cứng riêng biệt
+ Lưu trên đĩa DVD
+ Lưu trữ dưới dạng CD-ROM cất giữ trong các tủ đựng đĩa + Lưu trên các băng casset, đĩa mềm
+ Lưu trong ổ cứng của máy chủ
b/ Chính sách lưu trữ
- Các yêu cầu đối với lưu trữ TLS tại TV TQB:
+ Chỉ sử dụng đĩa CD-ROM đĩa ghi một lần không sử dụng đĩa ghi xoá nhiều lần
+ Yêu cầu chỉ cán bộ Phịng Cơng nghệ Thư viện Điện tử, những người được giao nhiệm vụ có quyền vào kho lưu trữ đĩa
+ Chỉ Phó Giám đốc; Trưởng, Phó phịng Cơng nghệ Thư viện Điện tử mới được quyền ra vào khu vực đặt máy chủ, quản lý và chịu trách nhiệm với phần mềm, máy chủ, ổ lưu trữ dữ liệu quan trọng.
+ Sao lưu dự phòng tất cả các đĩa quang sau 5 năm. 2.1.4.2. Bảo quản tài liệu số
Bảo quản TLS là một quy trình quan trọng có vai trị quyết định đến khả năng truy cập lâu dài và tính bền vững của tài liệu. Các TLS phải được lưu trữ, bảo quản để đảm bảo có thể sử dụng lâu dài, phục vụ cho nhu cầu tin của người dùng tin. Trong phạm vi luận văn này bảo quản TLS là một loạt hoạt động quản lý cần thiết để đảm bảo việc truy cập liên tục tới TLS cho đến khi còn cần thiết.
a/ Các yêu cầu và biện pháp bảo quản TLS tại TV TQB
TV TQB đưa ra các yêu cầu và biện pháp nhằm bảo quản TLS như sau:
a1/ Các yêu cầu bảo quản TLS tại TVTQB
Thứ nhất: Về điều kiện bảo quản TLS
- TLS được bảo quản ở mơi trường thích hợp, cụ thể là:
+ TLS được bảo quản trong nhiệt độ thích hợp khoảng 20° C, độ ẩm khoảng 40%. Cán bộ thư viện không được phép, không tự ý thay đổi điều hoà nhiệt độ, chỉnh nhiệt độ đột ngột quá cao hoặc quá thấp. Trong phòng bảo quản TLS được trang bị máy điều hồ nhiệt độ, ln đảm bảo giữ nhiệt độ, độ ẩm thích hợp. Cần tránh sự thay đổi bất thường về nhiệt độ, độ ẩm, tránh bụi,.. Hiện nay, TLS tại TV TQB được lưu trữ và bảo quản ở 02 phòng: 01 phòng cho hệ thống máy chủ, phần mềm TVS và 01 phòng lưu trữ đĩa CD-ROM, DVD.
+ Đĩa được bảo quản trong các hộp có thể chống cháy nổ, nước, ẩm,.. Các đĩa được phân chia theo năm. Đĩa từ năm 2006 trở về trước được sắp xếp theo trật tự từ nhỏ đến lớn, từ 1 – n nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ thư viện có thể tìm kiếm nhanh chóng phục vụ nhu cầu tin của người dùng tin. Đĩa từ năm 2007 đến nay được sắp xếp theo trật tự tăng dần của barcode đĩa (trùng với barcode tài liệu).
+ Hộp, tủ đựng đĩa làm bằng Inox của Hoà Phát đảm bảo cho bảo quản đĩa tốt nhất.
+ Ánh sáng: Ánh sáng là một trong những tác nhân gây hại tới tuổi thọ TLS. Do vậy, TV TQB sắp xếp các đĩa CD-ROM vào trong những tủ đĩa và được đặt vào
trong phòng bảo quản đĩa. Các phịng này được trang bị kính chắn ánh sáng, tường được sơn màu vàng nhạt. TLS luôn được xếp vào nơi khô ráo, không gần cửa sổ nên tránh ánh nắng trực tiếp gây hại tới tài liệu. Bóng đèn huỳnh quang gây hư hại tới các đĩa CD-ROM, DVD tuy nhiên do được đặt trong các tủ đĩa có ngăn kéo do đó hạn chế hư hại.
+ Thường xuyên có nhân viên vệ sinh làm vệ sinh sạch sẽ khu vực lưu trữ bảo quản TLS nên hạn chế tối đa tác hại của bụi, chuột, gián gây hại tới TLS.
+ Cán bộ thư viện không được mang đồ ăn, nước uống, không hút thuốc trong khu vực lưu trữ TLS
+ Những người khơng có nhiệm vụ khơng được đến khu vực lưu trữ đĩa.
Thứ hai: Yêu cầu sử dụng TLS theo đúng quy định, đúng cách
- Các quy định khi sử dụng TLS như sau: + Không chạm vào mặt chứa dữ liệu.
+ Không để đĩa trong ổ sau khi sử dụng. Bạn đọc sử dụng đĩa xong phải mang trả tại quầy thủ thư.
+ Sử dụng phương tiện ghi 1 lần thay cho phương tiện ghi xóa nhiều lần + Sau khi bạn đọc sử dụng xong cán bộ thư viện phải đặt đĩa ngay vào hộp và cất vào kho lưu trữ.
+ Đặt chế độ bảo vệ cho máy tính tại phịng đa phương tiện khi bạn đọc sử dụng đĩa CD-ROM, DVD hạn chế virut xâm nhập gây hư hại đĩa, ví dụ: cài đặt phần mềm Deep Frezz.
+ Sáng thứ 6 hàng tuần tiến hành kiểm tra định kỳ hệ thống máy tính, định kỳ thổi bụi, vệ sinh chuột, bàn phím, quạt gió cho máy tính.
+ Định kỳ hàng tuần phải làm vệ sinh sạch sẽ khu vực lưu trữ TLS.
Thứ ba: Yêu cầu đối với cán bộ và người dùng tin
- Đối với các cán bộ thư viện:
+ TV TQB yêu cầu các cán bộ thư viện phải nâng cao ý thức trách nhiệm trong quá trình nhận, xử lý, quản lý và bảo quản TLS.
+ Yêu cầu phải thực hiện nghiêm túc, đảm bảo công tác bảo quản trong các khâu từ xử lý, phục vụ đến lưu trữ.
- Đối với người dùng tin:
+ Người dùng tin phải tham dự các lớp tập huấn sử dụng thư viện và được cấp tài khoản, thẻ thư viện.
+ Yêu cầu thực hiện đầy đủ những quy định sử dụng TLS tại phòng đa phương tiện.
+ Không tự ý cài đặt các phần mềm, sử dụng USB khi chưa xin phép và được phép của cán bộ quản lý phòng đa phương tiện.
a2/ Các biện pháp bảo quản TLS tại TV TQB
Thứ nhất: Sao lưu dữ liệu (backup data)
- Backup dữ liệu thường xuyên bằng cách thiết lập một hệ thống dự phòng để sao lưu thường xuyên các tệp tin trên máy tính sang đĩa CD, DVD hoặc sao sang một ổ cứng khác. Sao chép các tệp tin máy tính ra nhiều bản và lưu các bản sao ở nhiều nơi khác nhau. TV TQB đã tiến hành sao lưu dữ liệu nhằm tạo nhiều bản copy khác của tài liệu gốc, lưu trữ bản copy trên nhiều phương tiện khác nhau như đĩa CD-ROM, ổ cứng, máy chủ,...
- Copy (sao chụp) lại dữ liệu sang hệ thống hoặc phương tiện mang tin mới hơn. TV TQB thực hiện điều này khi phần mềm hoặc phần cứng cần thiết cho việc đọc dữ liệu khơng cịn được sử dụng hoặc chúng khơng có khả năng hiểu format của dữ liệu, tức là chuyển đổi những đĩa cũ sang định dạng mới khi cần tuy nhiên triển khai chỉ được số lượng ít. Ví dụ: những đĩa mềm hiện nay khơng đọc được thì cần tiến hành chuyển dữ liệu sang đĩa CD-ROM hoặc DVD.
Thứ hai: Thiết lập cơ chế “Quản trị quyền”
Cơ chế vừa đảm bảo bản quyền và có thể khai thác TLS có thể gọi là: “Quản trị quyền”. Quản trị quyền được thực hiện bằng các cách sau:
- Theo dõi việc sử dụng tài liệu trên mạng thông qua thống kê số người truy cập, số lượt dowload, quản lý qua account, IP.
- Chỉ cho phép số lượng truy cập đồng thời có giới hạn - Không được sao, in đĩa khi chưa xin phép
- Cài đặt phần mềm diệt virut hữu hiệu, bảo vệ tốt nội dung tài liệu
2.2. Khai thác tài liệu số
Sau khi TLS được tổ chức cần có chính sách, các hình thức, cách thức quản lý khai thác TLS hiệu quả.
2.2.1. Chính sách khai thác
Trong bất cứ hoạt động nào chính sách cũng mang tính định hướng và giữ vai trị quan trọng quyết định đến sự thành cơng, phát triển của hoạt động đó.
- Chính sách khai thác TLS tại TV TQB như sau:
+ Cho phép khai thác miễn phí TLS tại phịng đa phương tiện và trên Website TVS. Người dùng tin có thể đến phòng đa phương tiện tại TV TQB hoặc truy cập bằng các máy tính có kết nối Internet trong dải IP của Trường ĐHBK HN để dowload tài liệu về máy tính dễ dàng. Người dùng tin được cấp phép sử dụng thư viện có thể sử dụng các đĩa lưu trữ có tại phịng đa phương tiện tầng 2 của TV TQB và sử dụng internet tại 02 phòng đa phương tiện tối đa 60 phút/1 lần. Tại các phịng này bạn đọc có thể truy cập tới các CSDL online, mượn đĩa đi kèm sách học tiếng